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Componentes Administrativas y Coordinación
- 1. ©_mta 1/24 Objetivos Unidades Administrativasy Coordinación en la Organización Comprender la organización a través de las unidades administrativas y sus funciones Comprender los fundamentos de la coordinación en la organización Diferenciar los mecanismos de coordinación en la organización (H. Mintzberg) Proponer modalidades para coordinar efectivamente Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 2. ©_mta Componentes Administrativasy Coordinación en la Organización 2/24 Componentes Administrativas de la Organización (Henry Mintzberg) La organización está estructurada para captar y dirigir sistemas de flujos (autoridad, material de trabajo, información y procesos de decisión) a través de la interrelación de cinco unidades administrativas básicas. Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones
- 3. ©_mta 3/24 1. El ÁpiceEstratégico Director y gerencias de responsabilidad estratégica con apoyo de asistentes y secretarios Roles interpersonales, informativos y decisorios Asegurar cumplimiento de la misión de manera efectiva y satisfacer las necesidades de quienes la controlan y tienen algún tipo de poder sobre ella (accionistas, dueños, sindicatos, dependencias gubernamentales, etc.) Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 4. ©_mta 4/24 Funciones del ápiceestratégico • Desarrollar las estrategias de la organización e interpretar el ambiente • Diseñar los sistemas de decisión organizacional y autorizar decisiones estratégicas • Administrar las condiciones fronterizas de la organización e informar a accionistas • Establecer negociaciones con agentes externos, relaciones públicas y de representación • Asignar recursos y resolver conflictos • Diseñar cargos, nombrar al personal y evaluar desempeños • Fomentar la motivación y recompensas • Emitir órdenes de trabajo Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 5. ©_mta 5/24 2. El Núcleode Operaciones Son las personas que realizan el trabajo básico (operarios u operadores) relacionado directamente con la fabricación de los productos y/o la prestación de los servicios que la entidad entrega a la comunidad Funciones principales: • Aseguran los insumos para la producción • Transforman los insumos en producto o servicio • Distribuyen los productos y servicios • Proveen apoyo directo a las funciones de entrada, transformación y salida Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 6. ©_mta 6/24 3. La LíneaMedia Es la cadena de directivos provistos de autoridad formal que vincula al ápice estratégico con el núcleo de operaciones para ejercer la supervisión directa Capataces que van desde la cumbre estratégica hasta el núcleo operativo, formando la cadena de autoridad Se forma a medida que la organización crece y aumenta la necesidad de ejercer supervisión directa sobre un límite de personas o ámbito de control Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 7. ©_mta 7/24 Funciones de lalínea media • Recopilar información de feedback respecto al rendimiento de su unidad • Comunicar y transmitir la información a superiores • Influir en las decisiones (propuestas de cambios, anomalías en la unidad, autorización de decisiones, etc.) • Informar y asignar recursos en su unidad, definir reglas, poner en práctica proyectos y planes de acción • Gestionar actividades de coordinación horizontal y establecer red de contactos de enlace con otros directivos, analistas, miembros del staff de apoyo y personas externas que interactúan con su unidad Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 8. ©_mta 8/24 4. La Tecnoestructura Son los analistas que estudian la adaptación de la organización al entorno y dan pautas para estandarizar o normalizar los procesos de trabajo A medida que la organización continua en su proceso de elaboración tiende a buscar más la “estandarización” para coordinar el trabajo, y se generan las asesorías o staff Sirven a la organización afectando el trabajo de otros, pero están fuera de la jerarquía y la corriente de trabajo operacional Pueden diseñar, planear, cambiar, o entrenar al personal para que lo haga, pero no ejecutan ellos mismos Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 9. ©_mta 9/24 Funciones de losanalistas de la tecnoestructura Colaborar en la planeación estratégica Diseño del control de gestión Aseguramiento de calidad Estudios de métodos de trabajo • Ingeniería industrial • Organización y métodos Planificación y control • Programación y control de calidad Gestión de personal Estandarizaciones • Generación de normas, reglas y reglamentos Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 10. ©_mta 10/24 5. El Staffde Apoyo Son unidades especializadas que proporcionan servicios indirectos a toda la organización, se encuentran fuera de la corriente operacional Funciones: • Consejería o asesoría legal • Personal y remuneraciones • Central telefónica • Seguridad • Servicios generales • Cafetería y alimentación casino Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 11. ©_mta 11/24 Ejemplo: empresa industrial P.Estratégica Controlador Capacitación de Personal Investigación Operativa Programación Producción Estudio de trabajo Staff de empleados Tecnocráticos Consejo Legal Relaciones públicas Relaciones industriales Investigación y desarrollo Evaluación Nómina de pagos Recepción Correspondencia Cafetería Directorio, Presidente Comité Ejecutivo Staff del Presidente Gerentes de Planta Gerentes Regionales de Ventas Capataces Gerentes de distrito de ventas Agentes compradores Operarios de máquina Armadores TransportadoresVendedores Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 12. ©_mta 12/24 Fundamentos dela Coordinación La división de tareas y especialización requiere un aglutinante que integre el trabajo de las unidades organizacionales Síntomas de coordinación deficiente • Pérdida de control • Conflictos excesivos • Separación de autoridad y competencia • Descuido de las responsabilidades Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 13. ©_mta 13/24 Principios deorganización y coordinación • Cadena de mando Conjunto interconectado e indivisible de relación superior subordinado del nivel superior al inferior • Unidad de mando Un subordinado es responsable ante un solo superior • Tramo de control o esfera de competencia Número de personas o unidades que el administrador puede supervisar efectivamente Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 14. ©_mta 14/24 Poder (P) Capacidadde ejercer influencia cambiar conductas, opiniones, decisiones • Poder de premio Expectativas de satisfacción de necesidades • Poder coercitivo Bloquea expectativas, inflige castigos y amenazas • Poder legítimo Propio de su posición, exigencias del trabajo, directrices • Poder de referencia Virtudes equidad, transparencia, competencia, modelo • Poder de experto Fuente de crecimiento y desarrolloComponentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 15. ©_mta 15/24 Empowerment Los empleados,administradores o equipos de trabajo poseen el poder para tomar decisiones sin requerir la autorización de sus superiores. Deben aceptar la responsabilidad de sus acciones y tareas • Responsabilidad (R): deber sobre el que se debe responder, no se delega • P = R equilibrio • Si P > R autocracia sin responsabilidad • Si P < R frustración, carecen del poder para desempeñar las tareas de las que son responsable Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 16. ©_mta 16/24 Autoridad delínea Relación de supervisión directa superior/subordinado Staff Asesoría especializada y calificada a los administradores de línea. Relaciones de servicio; asesoría control; inspección Autoridad funcional Derecho que se delega a un individuo o unidad para controlar procesos, prácticas, políticas, o labores relativas a otros departamentos Delegación de autoridad funcional Una pequeña parte de la autoridad de un superior de línea se le asigna a otra unidad para instruir algo específico Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 17. ©_mta 17/24 Modalidades deCoordinación H. Mintzberg distingue cinco mecanismos de coordinación: 1. Adaptación o ajuste mutuo 2. Supervisión directa 3. Estandarización de los procesos de trabajo 4. Normalización de los productos u output 5. Normalización de las habilidades o destrezas Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 18. ©_mta 18/24 1. Adaptación oajuste mutuo La integración de las tareas se logra por el simple proceso de la comunicación informal entre dos empleados no siendo determinante un eventual supervisor para que se logre el desempeño Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones Cultura Cultura Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 19. ©_mta 19/24 2. Supervisión directa La integración se logra a través de la supervisión que ejerce el superior mediante su responsabilidad por el trabajo que ejecutan otros Emite órdenes e instrucciones, supervisa las acciones, solicita informes, resultados y sugerencias Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones Cultura Cultura Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 20. ©_mta 20/24 3. Estandarización delos procesos de trabajo La integración se logra a través de especificar o programar los contenidos de los trabajos. Se establece el “cómo” deben realizarse las labores (procedimientos, métodos, normas y reglas) Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones Cultura Cultura Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 21. ©_mta 21/24 4. Normalización delos productos (output) La integración se logra al definir los resultados del trabajo y sus especificaciones: dimensiones, desempeños, tiempos, costos, etc. (“qué debe hacerse”) Evaluar el desempeño a través de esos resultados Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones Cultura Cultura Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 22. ©_mta 22/24 5. Normalización delas habilidades o destrezas La integración se logra al precisar las habilidades o destrezas requeridas para desarrollar el trabajo Lo importante es determinar “quién” es el más apto (perfil) para desempeñar una tarea Ápice Estratégico Tecno- estructura StaffLínea Media Núcleo de Operaciones Cultura Cultura Cultura Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 23. ©_mta 23/24 Tres formas denormalización en las organizaciones Ápice Estratégico Tecno- estructura Staff Línea Media Núcleo de Operaciones Procesos de Trabajo Habilidades (inputs) Resultados (outputs) Adaptación mutua Adaptación mutua Supervisión directa N. del Trabajo N. de Resultados N. de Habilidades Mecanismos de coordinación: continuum de complejidad Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización
- 24. ©_mta 24/24 ¿Qué aprendiste sobre? Las diferencias de funciones de las unidades administrativas de la organización Los impactos de la coordinación en el proceso administrativo El uso de los principios de organización en la coordinación Los distintos mecanismos para ejercer una buena coordinación Componentes Administrativas y Coordinación en la Organización