El documento describe la herramienta de mejora continua PDCA (Plan, Do, Check, Act). PDCA es un ciclo de cuatro pasos para la mejora de procesos que incluye planificar cambios, implementarlos, verificarlos y actuar sobre los resultados. El documento explica cada paso del ciclo PDCA y cómo usarlo para identificar y resolver problemas a través de la participación del equipo.

1. PDCA – Plan, Do, Check, ActHerramienta de Mejoramiento de Procesos de Negocio

2. ¿Qué es PDCA?Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).El ciclo PDCA, también conocido como "Círculo de Deming" (de Edwards Deming), es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua.

3. ¿Qué es PDCA?Plan (Planificar)Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados de acuerdo con el resultado esperado. Al tomar como foco el resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la precisión de la especificación es también parte de la mejora.DO (Hacer) Implementar los nuevos procesos. Si es posible, en una pequeña escala.CHECK (Verificar)Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada ACT (Actuar)Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior Documentar el proceso

4. ¿Cuándo se utiliza?Cada vez que..Se presenta una desviación de un resultado esperado, de un proceso controlado, de un presupuesto.Se presenta una situación que no se contempla en el proceso establecido.Exista una queja del cliente externo.Exista una queja de los clientes internos.Los integrantes de la organización quieran externar problemas que requieran solución.Los integrantes de la organización quieren externar ideas para desarrollar e implementar mejora contínua.

5. ¿Quién lo utiliza?Todo integrante del equipo que tenga colaboradores a su cargo.Los responsables de algún proceso de la organización.Cuando se requiere trabajar entre dos áreas u unidades de negocio.Tanto el contacto del cliente externo y el que lo atienda, para poder solucionar desviaciones.Todo integrante de la organización que detecta áreas de oportunidad o de mejora continua.

6. ¿Cuáles son los beneficios de usar la herramienta?Se le da seguimiento a todas las acciones planeadas para resolver desviaciones.Se considera a todos los integrantes para proponer ideas de solución.Todos los integrantes se sienten considerados por todos los niveles de la organización en la toma de decisiones de la organización.Se desarrolla el liderazgo en los colaboradores, porque asumen la responsabilidad de sus áreas o sus unidades de negocio.Se facilita detectar las desviaciones en todos los niveles de la organización por la participación activa de todos los integrantes.

7. ¿Cómo usarlo?

8. ¿Cómo usarlo?Se anota el proceso o la actividad en la que se va a trabajar.

9. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónSe anota el proceso o la actividad en la que se va a trabajar.Se anota el responsable del PDCA

10. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezSe anota el proceso o la actividad en la que se va a trabajar.Se anota el responsable del PDCA

11. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezSe anota el problema o la desviación

12. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezSe incrementó en 30% el gasto telefónicoSe anota el problema o la desviación

13. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezSe incrementó en 30% el gasto telefónicoSe anota el problema o la desviación.Todos los colaboradores, en una sesión de lluvia de ideas, o utilizando técnicas de calidad, aportan las posibles causas raíz de la desviación

14. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe incrementó en 30% el gasto telefónicoSe anota el problema o la desviación.Todos los colaboradores, en una sesión de lluvia de ideas, o utilizando técnicas de calidad, aportan las posibles causas raíz de la desviación

15. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónSe anota el problema o la desviación.Todos los colaboradores, en una sesión de lluvia de ideas, o utilizando técnicas de calidad, aportan las posibles causas raíz de la desviación

16. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaSe anota el problema o la desviación.Todos los colaboradores, en una sesión de lluvia de ideas, o utilizando técnicas de calidad, aportan las posibles causas raíz de la desviación

17. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaSe discuten entre todos las posibles medidas o acciones para atacar la causa raíz.

18. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaSe discuten entre todos las posibles medidas o acciones para atacar la causa raíz.

19. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaSe discuten entre todos las posibles medidas o acciones para atacar la causa raíz.

20. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.Se discuten entre todos las posibles medidas o acciones para atacar la causa raíz.

21. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónicoEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.

22. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico09/Feb/10El plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.09/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.

23. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico09/Feb/10El plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.09/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.

24. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico09/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.09/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10L. GarcíaSe anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.

25. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico09/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.09/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10L. GarcíaSe anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.Se anota la fecha meta de implementación de la medida o acción.

26. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.20/Feb/1009/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10L. García25/Feb/10Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.Se anota la fecha meta de implementación de la medida o acción.

27. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control.Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio.20/Feb/1009/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc.09/Feb/10L. García25/Feb/10Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.Se anota la fecha meta de implementación de la medida o acción.Se anota “1” en avance.

28. ¿Cómo usarlo?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 1 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 1 09/Feb/10L. García25/Feb/10Se anota la fecha cuando se decidió la medida o acción.Se anota el responsable por implementar la medida o acción.Se anota la fecha meta de implementación de la medida o acción.Se anota “1” en avance.

29. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 1 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 1 09/Feb/10L. García25/Feb/10En la siguiente reunión el controlador trabaja como moderador y solicita los avances de cada acción a cada responsable.

30. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan LópezCualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. RossSe le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 309/Feb/10L. García25/Feb/10Si el responsable tuvo avance, se cambia a “2” si hay avance hasta un 50%, “3” hasta un 75% y “4” hasta el 100% del cumplimiento.

31. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan López11/Feb/10Cualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. Ross16/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 309/Feb/10L. García25/Feb/10Si el responsable tuvo avance, se cambia a “2” si hay avance hasta un 50%, “3” hasta un 75% y “4” hasta el 100% del cumplimiento.Se anota la fecha en la que se efectuó el avance.

32. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan López11/Feb/10Cualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. Ross16/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 309/Feb/10L. García25/Feb/10En caso de que un Responsable avise que no se cumplirá con la acción en la fecha meta acordada, se le pide la nueva fecha meta y se anota en Revisado.

33. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan López11/Feb/10Cualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. Ross10/Mar/1016/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 309/Feb/10L. García25/Feb/10En caso de que un Responsable avise que no se cumplirá con la acción en la fecha meta acordada, se le pide la nueva fecha meta y se anota en Revisado.

34. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan López11/Feb/10Cualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. Ross10/Mar/1016/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 309/Feb/10L. García25/Feb/10Cuando se cumplan una acción al 100%, el Controlador coloca la fecha en la que se Verificó su implementación

35. ¿Cómo se le da seguimiento?Gastos de AdministraciónJuan López11/Feb/10Cualquier persona puede hacer llamadas de larga distancia y a celularSe debe bloquear el acceso y asignarle una cuenta a los lideres de área para llevar un control. 2 Se incrementó en 30% el gasto telefónico16/Feb/1009/Feb/10J. OrtizEl plan contratado no es el adecuado para la operaciónBuscar opciones adecuadas al la operación entre los distintas proveedores de servicio. 1 20/Feb/1009/Feb/10G. Ross10/Mar/1023/Feb/10Se le llama mucho a los supervisores que se encuentran fuera de la oficinaBuscar la opción adecuada de uso frecuente, como radios, amigos frecuentes, etc. 427/Feb/1009/Feb/10L. García25/Feb/10Cuando se cumplan una acción al 100%, el Controlador coloca la fecha en la que se Verificó su implementación

36. ¿Qué se debe cuidar en el PDCA?Cuidar que…Se cumplan las fechas acordadas como Meta.Se den avances parciales, y que no pase mucho tiempo desde el último avance reportado.Detectar a integrantes que constantemente solicitan cambio de fecha metaLos controladores sean los responsables del proceso..

37. ¡Gracias!