El documento habla sobre la producción en empresas rurales. Brevemente describe: 1) La relación entre las funciones de producción y marketing, y cómo la estrategia debe definir qué, para quién y cómo producir. 2) Algunos obstáculos comunes en la producción como falta de espacio, inventarios excesivos, y desorden; y cómo aplicar las 5S puede ayudar a mejorar la eficiencia. 3) La importancia de definir objetivos claros de producción en cuanto a cantidad, calidad, tiempo y costo para satisfacer las necesidades del cliente.

1. Módulo 3 Producción Diplomado en Servicios de Desarrollo Empresarial Rural 2009

2. SESIÓN 1 CONTEXTUALIZACIÓN DE LA FUNCIÓN PRODUCCIÓN

3. 1.1 Esquema General

4. Esquema del MóduloGeneral

5. Operación del Negocio Gestión del Negocio Marketing Desarrollo de Capacidades Tareas Críticas Producción Desarrollo de Capacidades Tareas Críticas Objetivos Marketing Clientes actuales Clientes de la competencia No Clientes Rentabilidad Objetivos Producción Cantidad Tiempo Costo Calidad Definiciones Estratégicas Definición del negocio Posicionamiento – Segmentación Validación y Verificación de la Estrategia Transacciones Obtener – Entregar - Cobrar Gestión de Recursos Planificación – Organización – Ejecución - Control Recursos Humanos Activos Físicos y Financieros Contactos y Relaciones Información y Conocimiento Ciclo Estrategi a Ciclo Capacidades Ciclo Transacciones 1.2 Modelo de Gestión BMS

6. “ ¿Podrá cumplirse lo propuesto en la estrategia?” Marketing: Análisis de los mercados competidor, distribuidor, proveedor y consumidor permite determinar: Cantidad Calidad Oportunidad Precio 1.3 La Estrategia y la relación entre las funciones de Producción y Marketing

7. La estrategia se determina en función a la Definición del Negocio Qué producir ? Para quién ? Cantidad Oportunidad/Tiempo Costo Calidad Clientes actuales Clientes de la competencia No clientes Asegurar Rentabilidad QUE SE VA A PRODUCIR? La estrategia se encuentra en: Estrategia de Negocio Competitiva Marketing Producción Clientes actuales Clientes de la competencia No clientes Asegurar Rentabilidad Cantidad Tiempo Costo Calidad Análisis & Planificación Control & Coordinación Supervisión & Mejora PLANIFICAR EJECUTAR CONTROLAR Financieros & Físicos Humanos Contactos & Relaciones Recursos Información y Conocimiento

8. Ejemplo de Estrategia La Asociación Bellavista (asociación de productores), produce y comercializa flores a cinco florerías importantes de CBBA y LP.: Características y condiciones para entregar las flores: Durables (hasta un mes después del corte) Con tallos florales largos (50 cm) para que destaquen en arreglos Exclusivas (el lisianthus lo produce solamente la Asociación) Libres de insectos para ser presentados en eventos especiales. Entregadas en las florerías a pedido telefónico con un día de anticipación En cantidades requeridas por los clientes Con envases que permiten transportar y conservar las flores Con precios 10% menores que la competencia

9. Producir con la calidad requerida Producir en la cantidad necesaria Producir en el tiempo previsto Producir con costos competitivos (Estos objetivos son genéricos, se deben especificar para cada negocio, a fin de orientar mejor las tareas de esta función) Objetivos de la Función de Producción

10. Hace 3-4 décadas, la demanda era superior a la oferta Por tanto el objetivo era producir la mayor cantidad posible sin analizar otras necesidades de los clientes. Fue el inicio de la ingeniería industrial para sacar el “mayor provecho” de las capacidades físicas del personal , sin importar aspectos como calidad, oportunidad y precio.

11. Ahora la situación es diferente. La oferta es superior a la demanda , Las empresas tienen mayor preocupación por el cliente Entregan productos con la calidad requerida, en la cantidad necesaria, en el tiempo previsto y a precios ( costos ) competitivos. Si no lo hacen, no podrán vender lo que produzcan. No podrán ser competitivas.

12. DINAMICA DE LOS AVIONES

13. Tareas de la función de Producción Para producir con la cantidad requerida Para producir en la calidad necesaria Para producir a tiempo Para producir con costos competitivos ( Los objetivos de Producción son diferentes en cada empresa, según lo que el cliente quiere, desea o necesite) Ejem.: Si los clientes quieren un producto de bajo costo, se deberá priorizar el objetivo y las tareas que posibiliten abaratar el costo de producción

14. Tareas de la función de Producción derivadas de una estrategia Tareas de la función de Producción: Durabilidad de las flores, Tallos florales de más de 50 cm Libres de insectos Cantidades requeridas por los clientes Precios 10% menores a los de la competencia. Tareas de la función de marketing: Indicaciones que se encuentran en el envase Entrega realizada en las mismas florerías, A pedido telefónico y con un día de anticipación, Envases que permitan transportar y conservar las flores.

15. Diseño e instalación de la planta El diseño de planta (disposición de máquinas y de personas) implica desarrollar acciones para una nueva planta o realizar cambios en la planta existente Procesos de producción Determinar la secuencia necesaria de actividades, para producir de forma eficiente Considerar factores, como fechas de envío, equipo, flujo de material, disponibilidad de trabajadores y capacidades Para producir en las cantidades requeridas:

16. Ubicación y evaluación de la planta Determinar la mejor ubicación para una planta, oficina o depósito, para alcanzar los objetivos de la empresa o cubrir las necesidades del negocio Herramientas Definir y diseñar herramientas, plantillas, etc., para la fabricación de un producto Esta tarea, es distinta a la de procesos de producción, dado que el énfasis está puesto en los dispositivos o accesorios de herramientas, para el proceso de producción.

17. Desarrollo de normas de calidad Análisis del producto y sus componentes, para fijar un nivel de calidad basado en normas de calidad, la competencia, aceptación del consumidor, estándares de la industria, etc. Desarrollo de procesos de control de calidad Establecer procesos para mantener el nivel de calidad dentro límites determinados. Creación de servicios de posventa y similares Establecer normas para la devolución de productos, servicio de garantía, reparaciones, mejoras, soporte técnico, etc. Para producir con la calidad que requieren los clientes:

18. Determinación de necesidades de inventario Desarrollar un sistema, para determinar y mantener las cantidades óptimas de materiales necesarios para el negocio Manejo de materiales Desarrollar medios eficaces para trasladar materias primas, repuestos, herramientas, trabajos en proceso, productos terminados y otros materiales, necesarios en la producción Para producir a tiempo:

19. Compras y suministros Mejorar la forma de compra, acelerar entregas, mantener registros, Realizar investigación sobre proveedores, para asegurar los insumos y materiales necesarios en la cantidad, calidad, tiempo y costo requeridos en el proceso de producción Mantenimiento de inventarios Llevar registros y ordenar procedimientos que aseguren la provisión adecuada y oportuna de insumos a mínimo costo Considerar aspectos de almacenaje

20. Nivelación de la producción Desarrollar procesos que permitan un flujo continuo en la producción para reducir y/o eliminar cuellos de botella que originan los almacenamientos intermedios Desarrollo de sistemas de mantenimiento Diseñar y perfeccionar el mantenimiento de activos físicos de la empresa Incluye el mantenimiento preventivo e inspecciones periódicas de activos en la planta. Para producir a un costo aceptable:

21. Mejora de métodos Consiste en hacer un análisis detallado de cada operación de manufactura, para identificar cuáles son las tareas necesarias a mejorar y eliminar las innecesarias Programas de reducción de costos Que tengan en cuenta la mejora de las técnicas de producción, la disminución de los residuos o desperdicios y uso eficiente de los recursos disponibles

22. Sin una adecuada distribución en planta, las personas que transforman materias primas, realizan recorridos largos e innecesarios que aumentan costos y demoran la producción En muchas microempresas, que iniciaron actividades en una vivienda, adaptan secciones de trabajo en habitaciones, obligando a que algunos procesos se desarrollen en forma discontinua (requiriendo para ello bandejas, estanterías, etc. que encarecen el producto y demandan mayores inversiones)

23. La carencia de herramientas adecuadas, puede demorar ( tiempo ) la realización de un trabajo (Por ej., no contar con una herramienta simple “embudo”, exige que una operaria llene manualmente de galletas un envase una por una) La falta de normas de calidad o deficiencias en su establecimiento, ocasiona un producto final heterogéneo (microempresas) Esta heterogeneidad o falta de calidad , ocasiona, insatisfacción en los clientes y le resta competitividad frente a otros productos

24. La errónea creencia de que tener inventarios es igual a seguridad y “solvencia financiera”, inmoviliza recursos en algunas MyPES Es bueno contar con sistemas de inventarios, con el principio de que los mismos son costo y se deben establecer en niveles mínimos La persistencia de controlar calidad en el producto terminado, en lugar de controlar durante el proceso, influye en el costo que se añade a desechos o productos a bajo precio La inexistencia de programas de reducción de costos, ocasiona pérdidas de competitividad

25. La calidad , cantidad , tiempo de entrega y/o el costo se verán afectados por: No conocer bien al cliente Muchos proveedores Inventarios en proceso excesivos Tiempos de flujo largos Tiempos de preparación y cambio de máquinas Recorridos y espacios más allá de los necesarios Obstáculos que dificultan cumplir los objetivos de producción:

26. Elaboración de productos con “fallas” Lugares de trabajo desordenados No tener registros en el trabajo, sobre producción, calidad y problemas No existe mantenimiento y mejora de equipos No disponer de equipos sencillos, baratos y móviles No existe automatización para reducir procesos (cuando sea conveniente)

27. “ En ninguna de las empresas se observaron cuadros o pizarras de registro (datos o información de resultados de su trabajo), anotados por los propios trabajadores No se observaron registros de causas por las que no se cumplieron determinadas metas, demoras o accidentes de cualquier naturaleza, sucedidos en un período La ausencia de esta información, impide que los empleados puedan observar tales resultados y poder mejorarlos, analizando las causas posibles con relación a lo deseado “dirección por los ojos” , que posibilita mejoras por los mismos empleados Estos cuadros, ubicados en lugares visibles, permiten “ convertir a los trabajadores de controlados a facultados ” Algunos reportes sobre situaciones observadas en algunas microempresas :

28. Según la opinión de un microempresario, una de las principales limitaciones es “supuestamente”, la falta de espacio En tal sentido se observaron panaderías, carpinterías con poco espacio, talleres de confección estrechos, que esperan oportunidades para aumentar la superficie disponible (en opinión de sus propietarios) Sobre el tema, de importante influencia en los costos de producción, ninguno de los visitados vio a la falta de espacio como una oportunidad , antes que una dificultad, para aplicar métodos de producción más eficientes.

29. Por ejemplo: En una panadería, la falta de espacio hacía que el que preparaba la masa, estaba a lado del que hacía esferas con la masa ( x falta de espacio ) y este a su vez, debía estar ( x falta de espacio ) junto al que aplanaba las esferas, colocarlas en bandejas y enviarlas al horno que ( x falta de espacio ) estaba a lado. Por esto, en dicha unidad de producción, no se veían bandejas para transportar la masa hacia el lugar donde se preparaban las esferas, tampoco estanterías para trasladar las esferas donde debían ser aplanadas, tampoco personas trasladando estanterías con los “panes” hasta el horno

30. Es decir, NO se observaron: transportes innecesarios , inversiones innecesarias , personal innecesario que aumentan los costos de producción Esto se relaciona con una de las dimensiones de los Objetivos de Producción: Producir con costos convenientes para los clientes

31. También se observaron en varias empresas, almacenamientos de materias primas, productos en proceso y terminados, por encima de volúmenes mínimos necesarios . Este almacenamiento, resalta problemas en materia de producción y comercialización. En producción, pueden ser: falta de sincronización con proveedores de materia prima o de flujo, ausencia de herramientas para lograr flujos de producción equilibrados, o falta de sistemas de mantenimiento /almacenamiento de máquinas y equipos En otras empresas, se observó desorden y falta de limpieza, causas de descrédito, falta de seriedad y responsabilidad. ¿Quién hace arreglar su vehículo en un taller sucio y desordenado? ¿Cuánto tiempo pierden en ese taller para encontrar una herramienta?

32. En algunos negocios que venden “artesanías” para turistas fue observado el hecho de que nadie de la empresa sabía “hablar en inglés” (uno de los recursos, conocimiento, reconocidos por el BMS) En consecuencia, no podían conocer cuáles eran las expectativas y necesidades de los clientes respecto a sus productos

33. En otras empresas se observó la alta incidencia en los costos de producción de pequeñas tareas repetitivas realizadas manualmente , como el llenado manual de galletas, papas fritas, cereales molidos, pastillas, etc. en bolsas de pequeñas En tales casos fueron sugeridos, dispositivos de bajo costo y altamente efectivos para “mecanizar” tales tareas Se supone que su aplicación podría lograr importantes disminuciones en los costos de producción

34. Aplicación de tecnología costosa y complejas metodologías y herramientas de alta inversión Utilización de herramientas de sentido común , técnicas y listas de verificación con bajo costo y de fácil aprendizaje por los trabajadores de una empresa Enfoques para solucionar obstáculos en las empresas

35. SESIÓN 2 ORDENAR Y MEJORAR EL LUGAR DE TRABAJO

36. Eliminar del lugar de trabajo lo innecesario (seiri = separar) Ordenar lo que queda (cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa). (seiton = ordenar) Limpieza y mantenimiento (seiso = limpiar) Hábito (mantener las tres anteriores). (seiketsu = sistematizar) Estandarización (shitsuke = estandarizar) Las 5 S’s japonesas

37. Una parte importante de la solución a los problemas en las micro y pequeñas, empieza con ordenar el lugar de trabajo o la planta de producción. Ejemplos de la vida real: Algunos talleres dónde se reparan artículos de línea blanca, Pequeñas empresas que transforman alimentos, Carpinterías, talleres de modistas, escritorios, carteras, archivos en computadoras, etc.

38. Cuando falta orden, se pierde mucho tiempo, el trabajo cuesta más y la entrega puede tener fallas que el cliente reclama. Con las 5S’s los empleados aprenden autodisciplina Los empleados sin autodisciplina hacen que sea imposible entregar productos de calidad al cliente. La aplicación de las 5 S’s, en el trabajo, reduce el porcentaje de fallasen 50%

39. Operaciones Transportes Almacenamientos Inspecciones Demoras Clasificación estándar de actividades Cualquier trabajo que se realice en una empresa, consta de estas cinco actividades

40. Sólo las operaciones agregan valor . Las demás actividades, agregan costo En consecuencia, una de las principales tareas de los empresarios debe ser eliminar o reducir las actividades, tanto como sea posible. ¡Agregar valor y no costo para mejorar la productividad! debiera ser el lema de Producción.

41. Las personas en una empresa agregan o no valor????. Cualquier actividad que no agregue valor es desperdicio y su eliminación puede ser la forma más eficaz y sencilla para reducir costos y mejorar la productividad . Por tanto, es mejor eliminar el desperdicio en lugar de aumentar inversiones para agregar valor

42. Existen herramientas específicas para disminuir y/o eliminar transportes (células de trabajo), almacenamientos (compras justo a tiempo, kambanes), inspecciones (poka yokes) y demoras (reducción de tiempos de preparación de máquinas)

43. Una adecuada distribución en planta, organizada alrededor de productos antes que por procesos (recomendación para disminuir el transporte de materias primas, o productos en proceso, de una actividad a otra) Si esa distribución se la realiza en forma de “U” mejor todavía, permitirá que los operarios puedan realizar más de una actividad a la vez, reduciendo así el número de personas. La colocación de ruedas en las patas de mesas de trabajo, estantes, máquinas de reducido peso, es importante para facilitar su reubicación de acuerdo al producto que se esté elaborando, buscando siempre reducir la distancia entre las unidades de trabajo.

44. Es errónea la idea de que una pronta respuesta a los clientes depende simplemente de que se mantengan los depósitos llenos de productos terminados. Un excesivo inventario de materias primas, aparte de una mala gestión de compras, puede significar la existencia de problemas en la capacidad de producción. Una excesiva cantidad de productos en proceso (almacenamientos intermedios) puede significar deficiencias en el flujo de producción (cuellos de botella) Inventarios de productos terminados es un síntoma de problemas de comercialización.

45. Los kambanes (tarjetas) son una herramienta para disminuir los almacenamientos, aunque, en nuestro medio, son todavía difíciles de aplicar. El verdadero sentido de las Compras Justo a Tiempo, JAT, puede ser de mucha utilidad para disminuir los niveles de inventarios y mejorar la calidad del aprovisionamiento. Las Compras JAT se basan en la selección de uno o dos de los mejores proveedores, el establecimiento de relaciones a largo plazo y que, además, sean de mutua conveniencia. Este sistema de compras está muy “emparentado” con el Desarrollo de Proveedores

46. La “teoría del Titanic”: barco que se hundió en su primera travesía por no divisar oportunamente un iceberg constituido por 1/3 visible (los desperdicios que comúnmente vemos) y 2/3 que no se ven por estar bajo el nivel del agua (los desperdicios que no estamos acostumbrados a ver) El “mata empresas”: peligroso personaje cuya foto debiera ser colocada en las parte más visibles y concurridas de una empresa que se presenta con los símbolos de almacenamiento, transporte, inspecciones y demoras.

47. Diagrama causa-efecto (6M’s) Diagrama de Pareto Gráfico de control Diagrama de frecuencias (histograma) Gráfico de tendencias Diagrama de actividades Herramientas para mejorar la calidad

48. Con el fin de que un problema se entienda y resuelva en forma correcta, el problema debe reconocerse, reunirse los datos relevantes relacionados con el problema, y luego analizarlos. Tratar de solucionar un problema sin “datos” sólidos es similar a recurrir a “tincazos” y sentimientos, carentes ciertamente de objetividad. Isaac Newton manifestaba al respecto: “ Algo que no se puede medir, no se puede controlar, y lo que no se puede controlar, no se puede mejorar”

49. Estas herramientas o gráficos debieran ser utilizadas permanentemente por los empleados de producción para que ellos mismos puedan detectar problemas, analizarlos y luego adoptar las medidas necesarias frente a algún problema que ellos mismos detectaron. De esa manera, los empleados realizarán aportes y sugerencias para mejorar los procesos a su cargo antes que los jefes o mandos medios.

50. Estos diagramas y gráficos son importantes para obtener información sobre las causas de un determinado efecto (diagrama causa-efecto), de cuáles de tales causas son las más importantes para “atacarlas” (priorización según diagrama de Pareto), si el proceso está bajo control (gráfico de control) y cómo van las tendencias de determinadas variables (gráfico de tendencias).

51. El administrador del lugar de trabajo “descubrirá” los puntos fuertes y débiles si hay datos medidos y colocados en lugares visibles de la planta de producción (en las paredes). Si estos datos faltan, sólo obtendrá impresiones subjetivas basadas en experiencias. No es común observar en las paredes de los lugares de trabajo este tipo de gráficos, insinuando su desconocimiento y hasta una posible falta de utilidad de tan importantes y útiles gráficos

52. Enfoque orientado al producto Enfoque orientado al proceso Es importante diferenciar entre enfoques que controlan la calidad de lo producido con aquellos enfoques que producen con calidad . Enfoques de control de calidad

53. Con el primero, la calidad es controlada cuando el producto ha sido elaborado. El control, en este caso, lo único que hace es separar los productos malos de los buenos. Los productos malos se los descartan, se los rehace o se los vende a menor precio aumentando siempre el costo de los productos buenos. Esta forma de control de calidad está a cargo del departamento, sección o persona respectiva, teniendo además un carácter correctivo.

54. Con el segundo enfoque, el control se realiza en cada una de las actividades del proceso para la fabricación del producto. No es necesario el control del producto terminado. El control, bajo este enfoque, está a cargo de los que participan en la elaboración del producto; reemplaza al departamento de Control de Calidad, aparece el departamento de Aseguramiento de la Calidad . Desde el punto de vista de este enfoque, es más útil que una persona dedique su atención a realizar acciones que aseguren que los productos salgan siempre buenos, antes que a controlar la calidad de lo producido

55. Debe quedar claro que no es lo mismo controlar lo producido que producir con calidad Este enfoque es normalmente asistido por dos herramientas: la autonomación y los poka yoques

56. La autonomación consiste en dar atribuciones a un operario para parar e l proceso productivo inmediatamente reciba de la sección o paso anterior materia prima o productos en proceso defectuosos. Para ello accionar un timbre o una luz roja visible en la sección de trabajo; señales ante las cuáles todo el personal de producción, además de interrumpir su trabajo debe acercarse a la unidad de dónde salió el producto en proceso malo para ayudar a encontrar las causas del defecto que originó el paro de la unidad. “ La lógica de este paro, es no volver a parar” por la misma causa, por estar supuestamente eliminada.

57. Los poka yokes, o dispositivos a prueba de errores, son mecanismos mediante los cuáles se asegura el no cometer errores y lo que se hace, siempre salga bien. El pito de una caldera, por ejemplo, nos asegura que no cometeremos el error de dejar una caldera con agua hirviendo antes de que se consuma toda el agua. El cinturón de seguridad de un vehículo asegura a los ocupantes que, en caso de accidente, no golpearán sus cabezas contra el parabrisas.

58. Un maple asegura que, cuando está lleno, siempre tendrá 30 huevos. El orificio que tienen los lavamanos en la parte superior aseguran que, en caso de olvido y se encuentre con la tapa colocada, no rebalsará agua al piso del baño. Que el “dispenser” siempre colocará una misma cantidad de producto. Que un “timer” nos recordará que se cumplió un tiempo establecido, etc., etc.

59. SESIÓN 3 DESCRIPCIÓN Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS

60. Describir el proceso según: Actividades Personas/secciones encargadas Grado de mecanización Tipo de actividad Duración de la actividad Descripción del proceso Proceso: Conjunto de actividades en serie y/o paralelo, que tienen por objetivo transformar determinadas entradas en salidas o productos

61. Símbolos gráficos de procesos 2. INSPECCION

62. DINAMICA DESCRIPCION DE PROCESOS

63. Bajo el principio de que cualquier proceso puede ser mejorado, identificar oportunidades en: Número y secuencia de actividades Personas o secciones que están a cargo de ellas Mecanizar algunas actividades Reducción del tiempo de duración de actividades que agregan costo Disminución de tiempo de duración del proceso Actividades con variación significativa entre tiempos máximos y mínimos de duración Verificar la regla 85/15 Identificación de oportunidades de mejoramiento

64. DINAMICA : IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

65. Priorizar las oportunidades de mejoramiento del proceso, detectadas Identificar las herramientas adecuadas para aplicarlas, en las oportunidades priorizadas Identificar otras herramientas si fueran necesarias Aplicar las herramientas Comparar el proceso inicial con el final, observar diferencias en número de actividades y tiempo de realización del proceso mejorado Identificación de herramientas y mejoramiento del proceso

66. No es conveniente Planificar la Producción si los procesos no están estandarizados y libres de desperdicios. En otros términos, el cumplimiento de los planes fracasa en muchas empresas simplemente porque fueron ignorados los procesos

67. SESIÓN 4. PLAN DE PRODUCCIÓN

68. Definir un proceso mediante el diagrama de actividades es útil porque ayuda en la identificación ordenada de todos los recursos que serán necesarios para la producción de un bien o prestación de un servicio. Diagrama del proceso

70. Terreno Infraestructura Máquinas y equipos Instalaciones Servicios personales Conocimiento e información Contactos y relaciones Identificación y cuantificación de recursos

71. Se deben identificar los recursos necesarios para realizar cada actividad Ejemplo: si se trata de una máquina, debe: identificarse al personal que estará a cargo, tipo de energía que utilizará (si es energía eléctrica debe identificarse la instalación) como toda máquina, tendrá algún componente mecánico que utilizará lubricante, insumo que también debe ser registrado, así como también los servicios de mantenimiento necesarios.

72. Si la actividad se refiere a un transporte, debe identificarse a que medio de transporte se refiere, los repuestos necesarios, el personal a cargo, etc. Asignar valores a los recursos identificados

73. Fijos y variables Operacionales y de inversión Una vez identificados todos los recursos necesarios, estos tendrán que valorarse Costos de producción

74. Con tales valores los costos deberán ser ordenados y clasificados por su naturaleza; es decir, si son fijos o variables , o si son costos de inversión (para establecer sus costos de depreciación) u operacionales . Todos los datos obtenidos deberán ser incorporados en los cuadros que correspondan de acuerdo con el menú del software proporcionado para formular el Plan de Negocios

75. Ingresos Cantidad Precio Egresos Costos fijos Costos variables Plan de Producción