Proceso administrativo y sus funciones

ADMINISTRACION

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN
•OBJETIVO

•ESTRUCTURA

DIRECCIÓN
.TOMA DE
DECISIONES

CONTROL

•FUTURO

•SISTEMATIZACION

•INTEGRACION

•RELACION CON LO
PLANTEADO

•RECURSOS

•JERARQUIA

•MOTIVACION

•MEDICION

•ALTERNATIVAS

•SIMPLIFICACION DE
FUNCIONES

•COMUNICACIÓN

•ESTABLECER
MEDIDAS
CORRECTIVAS

•SUPERVISION

1

MANUEL HUMBERTO PAEREZ BAQUERO

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION


MECANICA

• DIVISION DE TRABAJO
• COORDINACION

FASE

ORGANIZACION

•CONOCIMIENTO OPORTUNIDAD
•ESTABLECIMINIENTO DE OBJETIVOS
•ESTABLECER PREMISAS
•ESTABLECER ALTERNATIVAS
•EVALUACION ALTERNATIVAS
•SELECCIÓN ALTERNATIVAS
•PLANES DERIVADOS

PROCESO ADMINISTRATIVO
DIRECCION

ESTANDARES
MEDICION - COMPARACIÓN
AJUSTES

MUNUEL HUMBERTO PAEREZ BAQUERO

DINAMICA

•
•
•

FASE

CONTROL

TOMA DE DECISIONES
INTEGRACION
MOTIVACION
COMUNICACIÓN
SUPERVISION

Función administrativa que
consiste
en formular
el
estado futuro
deseado,
basado en la existencia de
unos recursos disponibles y
a través de un proceso de
selección
de
alternativas
alcanzar
los
objetivos
globales.


PRINCIPIOS

ELEMENTOS CONCEPTO
• OBJETIVOS
(Resultados)
• CURSOS ALTERNOS DE
ACCION (Alternativas)
• RECURSOS (Medios)
• FUTURO (Visión)

• FACTIBILIDAD
(Realizable)
• OBJETIVIDAD Y
CUANTIFICACION
(Precisión)
• FLEXIBILIDAD
• UNIDAD (Integrarse)
•CAMBIO ESTRATEGIAS


COMO FUNCION BASICA EN LA ADMINISTRACION

FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

PLANEACION
ORGANIZACIÓN
DIRECCION
CONTROL

AREA FUNCIONAL
FINANCIERA

MERCADOS / VENTAS
PRODUCCION
ADMINISTRATIVA


TOMA DE
DECISIONES

MEJORA
COORDINACION

SISTEMA DE
APRENDIZAJE

REDUCE
INCERTIDUMBRE

IMPORTANCIA
DE LA
PLANEACION

RELACIONA EL
PRESENTE FUTURO

APROVECHA
OPORTUNIDADES
EVITA AMENAZAS

RACIONALIZA
RECURSOS

FACILITA EL
CONTROL

MEJORA
INFORMACION

DELIMITA
RESPONSABILIDADES

FORMALIZACION DE LA
PLANEACION
1. EXISTENCIA OFICINA DE
PLANEACION
2.RECURSOS HUMANOS
MATERIALES Y FINANCIEROS
3. DISPOSICION DE SISTEMAS
ESPECIALIZADOS DE
INFORMACION


PLANEACION
EFECTIVA

Taller 2
1. Seleccione 3 aspectos por los cuales considera

importante la Planeación y relaciónelo con una
vivencia empresarial.
importante la Planeación y evidéncielo con su
profesión.
importante la Planeación y proyéctelo con la formación
Postgradual que está adelantando.

Conocimiento
de la
oportunidad
Mercado,
Fuerzas,
Debilidades

Selección
Escogencia
Curso de
acción

Establecimiento de
objetivos
Donde se quiere
estar, que se quiere
lograr y cuando.

Comparación
Jerarquización
Ventajas y desventajas

Planes
de
apoyo

Premisas
En que ambiente
se logran
nuestros
objetivos

Alternativas
Identificación de
posibles soluciones

Presupuesto
Financiación de
la solución

No.

PASOS

1

Integrante 4

Establecimiento de Premisas

4

Integrante 3

Establecimiento de Objetivos

3

Integrante 2

Conocimiento de la Oportunidad

2

Integrante 1

Establecimiento de Alternativas
Alternativas

5

Evaluación de
Alternativas

Ventajas
Desventajas

6

Selección de Alternativa

7

Planes Derivados

8

Presupuesto

1

2

3

4

5

6

7

8

Taller 3
1. Considere el proceso de la Planeación (cada

paso) y fundaméntelo o ejemplarice con una
vivencia empresarial.
2. Considere el proceso de la Planeación (cada
paso) y fundaméntelo o ejemplarice con la
formación Postgradual que está adelantando.

MISION: Declaración duradera de Objetivos que
Distinguen
una Organización de Otras Similares

¿Cuál es nuestro Negocio?
Qué es y lo
que aspira
ser la
Organización

Especifica
Amplia

Distinguir


Base para
actividades
presentes
futuras

Clara

COMPONENTES DE LA MISION
•CLIENTES
• PRODUCTOS O SERVICIOS
• MERCADOS
• TECNOLOGIA
• PREOCUPACION SUPERVIVENCIA,
CRECIMIENTO Y RENTABILIDAD.
•FILOSOFIA
• CONCEPTO DE SI MISMA
• PREOCUPACION POR IMAGEN PUBLICA
• EFECTIVIDAD RECONCILIATORIA
• CALIDAD INSPIRADORA

No.

Componentes

1

Producto

2

Cliente

3

Mercado

4

Tecnología

5

Filosofia

6

Concepto de si misma

7

Preocupación por supervivencia,
crecimiento y rentabilidad

8

Efectividad Reconciliatoria

9

Imagen Pública

10 Calidad Inspiradora

Si

No

Observación

MISIÓN EMPRESARIAL
No.

Componentes

Definición

SI NO

Ejemplo
Es una empresa dedicada a la
producción y comercialización

1

Concepto de si misma

Naturaleza, a lo que se dedica la empresa

2

Productos

Bien o sevicio que se ofrecerá

de postres de arazá,

3

Mercados

Cobertura geográfica

con cubrimiento regional,

4

Clientes

5

6

7
8
9
10

Clientes institucionales o consumidores
finales a quien va dirigido el bien o servicio
Reconocimiento al personal interno
Efectividad reconciliatoria
integrante de la empresa
Apoyo de maquinaría, herramientas,
elementos, técnicas y proceso, entre otros
Tecnología
que contribuyen al logro del funcionamiento
empresarial
Valores, principios que caracterizan o dan
Filosofía
identidad institucional
Reconocimiento externo de la comunidad
Imagen pública
hacia la empresa
Preocupación por supervivencia, Aspecto diferenciador y contribuye al
crecimiento y rentabilidad
sostenimiento empresarial
Calidad Inspiradora

dirigido a los hogares,
contamos con personal calificado
con maquinaria y equipo que
garantiza
cumplimiento y responsabilidad
como atributo diferenciador
público,
y posicionamiento a un bajo
precio

Términos operativos claros y entendibles

Es una empresa dedicada a la producción y comercialización de postres de arazá, con
cubrimiento regional, dirigido a los hogares, contamos con personal calificado para
su elaboración, maquinaria y equipo que garantiza cumplimiento y responsabilidad,
así como el posicionamiento a un bajo precio siendo un atributo diferenciador
público.

METAS
COMPONENTES
LOGRO A SER ALCANZADO
EL RESULTADO (LOGRO)
ES MEDIBLE

INCREMENTAR

EL 10% DE LAS VENTAS

PERIODICIDAD

A 31 DE ABRIL DE
2010

FACTOR COSTO

SIN INCURRIR EN
GASTOS ADICIONALES
EN EL PRESUPUESTO


OBJETIVOS
CARACTERISTICAS
CLAROS

PRECISOS Y CONCISOS
MEDIBLES
REALIZABLES

PERIODICIDAD

POLITICAS
GRIEGO POLITIKE (Arte de gobernar una nación)
Son guías que sirven para orientar la acción, también
definidas como criterios o lineamientos con
características generales a tener en cuenta durante el
proceso de toma de decisiones.

CLASIFICACION (NIVEL JERÁRQUICO)

ESTRATEGIAS O GENERALES: (Alta gerencia, establecen y
emiten lineamientos que guíen la empresa como un sistema)
TACTICAS O DEPARTAMENTALES: (Cada departamento)
OPERATIVAS O ESPECIFICAS:
mandos inferiores)

(Decisiones de ejecución en


Taller 4
1. Redacte una misión empresarial considerando los

componentes (puede tomar como ejemplo la
empresa donde labora).
2. Formule metas/objetivos considerando la misión
empresarial redactada (mínimo uno por área
funcional).
3. Formule POLÍTICAS considerando las
metas/objetivos formulados (mínimo una por
meta/objetivo formulado)

REGLAS Y POLÍTICAS
ESTRICTAS

FLEXIBLES

• SON RIGIDAS Y DETERMINAN
PARÁMETROS MUY PRECISOS TAL Y
COMO SE ESTABLECEN; SU
INCUMPLIMIENTO SE AMONESTA O
SANCIONA

• SON CRITERIOS DE EJECUCION QUE
COLABORAN CON EL ALCANCE DE LOS
OBJETIVOS Y PERMITEN LA PUESTA EN
MARCHA DE LAS ESTRATEGIAS

• SON ÓRDENES PRECISAS QUE ESPECIFICAN LA ACTITUD A SEGUIR O EVITAR EN OCASIONES
• Ej. Las operaciones de ventas se rearizarán únicamente de contado.
• Ej. Los pedidos foráneos no se
surtirán si antes no se ha cubierto el
importe de los mismos

•POSEEN LIBERTAD DE PENSAMIENTO

• Ej. Las comisiones de los vendedores
se pagarán de acuerdo con el
volumen de ventas que estos efectúen
• Ej. Al seleccionar agentes vendedores
serán preferible de sexo
femenino.


ESTRATEGIAS
CARACTERISTICAS

IMPORTANCIA
• LOGRAN OBJETIVOS

• CONSIDERACION COMPETITIVA

• GENERAN LINEAMIENTOS

• ESTABLECEN ALTERNATIVAS

• DURABILIDAD SEGÚN LOGRO DE
OBJETIVOS
• ESTRATEGIA ESPECIFICA PARA
CADA AREA
• ESTABLECEN NIVELES ALTOS

• DESARROLLAN CRATIVIDAD EN
LOS PROBLEMAS

• RENOVADAS SEGÚN CAMBIOS DE
MERCADO

• BASE PARA DECISIONES


ORIGENES POLITICAS Y ESTRATEGIAS

• FORMULADAS

• CONSULTADAS

( Nivel alto )
( Casos Específicos Especiales )

• IMPLICITAS

( Dentro de la empresa )

• IMPUESTAS EXTERNAMENTE
Accionistas )

( Gobierno – Sindicatos –


POLITICAS
IMPORTANCIA
•
•
•
•
•
•
•
•

FACILIDAD DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
MOTIVAN Y ESTIMULAN EL PERSONAL
REDUCEN PÉRDIDAS DE TIEMPO
LIBERTAD PARA TOMA DE DECISIONES
CONTRIBUYEN A LOS OBJETIVOS
INDICAN LA REALIZACIÓN DE OPERACIONES
FACILITAN INDUCCIÓN
UNIFORMIDAD Y ESTABILIDAD DE DECISIONES

PLANES SEGÚN AMPLITUD POR AREAS FUNCIONALES
Empresa y/o Idea
de Negocio:
Misión:

Plan
Area Funcional

ADMINISTRATIVA

MERCADOTECNIA

FINANCIERA

PRODUCCIÓN
/OPERATIVA

OBJETIVOS

POLITICAS

ESTRATEGIAS

REGLAS

PROGRAMAS
• REPRESENTACION ESQUEMÁTICA DONDE SE RELACIONA LA
SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES ESPECIFICAS, Y EL TIEMPO
NECESARIO PARA LA EJECUCIÓN DE CADA UNA DE LAS PARTES.

PASOS
1. IDENTIFICAR Y DETERMINAR LAS ACTIVIDADES
2. ORDENACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
3. INTERRELACIÓN DE ACTIVIDADES (ANTES , PARALELAS,
Y POSTERIOR)
4. ASIGNACIÓN TIEMPO MAS RECURSOS DE LA ACTIVIDAD
CLASIFICACION
1. TÁCTICOS
2. OPERATIVOS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES / GRÁFICA DE GANTT
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Actividad

MES 1
1 2 3 4

MES 2
1 2 3 4

MES 3
1 2 3 4

MES 4
1 2 3 4

MES 5
1 2 3 4

1
2
3
4
5
6
7
8
9
Convenciones:
Planeado
Ejecutado

RESPONSABLE

MES 6
1 2 3 4

PROCEDIMIENTOS
REQUERIMIENTOS

1. CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL
2. FÁCILES DE INTERPRETAR
3. REPRESENTACION GRÁFICA
4. EVITAR MAQUINIZACIÓN
5. SITUACIONES REALES Y
FACTIBLES
6. REVISION PERIODICA
7. SEGÚN NECESIDADES
8. FEXIBLES
9. ESTABLES

IMPORTANCIA
• ORDEN LÓGICO DE LAS
ACTIVIDADES
• EFICIENCIA Y
ESPECIALIZACIÓN
• DELIMITAN
RESPONSABILIDADES

•COMO, CUANDO Y QUIÉN
REALIZA ACTIVIDADES


Taller 6
1. Formule el (los) procedimiento(s) por cada actividad a
realizar; considere:
Procedimiento
Actividad

Pasos
1

1

2
3
1

2

2

3
1
3

2
3
1

4

2
3
1

5

2
3

Tiempo

Recursos

Responsables

Observaciones

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