Los stocks son una parte importante del activo de la empresa; puede llegar a ser del 50%. ¿Conocemos las implicaciones del stock en la rentabilidad de la empresa? El stock tiene sus costes…muy altos, por cierto. ¿Sabemos calcular los costes de los stocks? ¿Dónde están los costes de los stocks? ¿En el balance, en la cuenta de explotación,…? El coste total anual del aprovisionamiento de una materia prima, componente,…es una herramienta que nos permite disminuir los costes de aprovisionamiento. ¿Sabemos de qué variables depende el coste total anual de un aprovisionamiento? Además, en muchas ocasiones, es necesario pone un stock de seguridad…más stocks. ¿Sabemos cuantificar estadísticamente el stock de seguridad? Si no has respondido “si” a estas preguntas, tienes la oportunidad de conocer las respuestas y gestionar mejor los stocks con este curso de “Aprovisionamientos y stocks. Gestión y técnicas”.

1. APROVISIONAMIENTO Y
STOCKS:
GESTIÓN Y TÉCNICAS
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1

2. FLUJO DE LAS COMPRAS
1.
Descripción de la necesidad :

1.
Búsqueda de la fuente adecuada :

1.
reaprovisionamiento, gestión del plazo, del transporte, del almacén, de los stocks.
Garantizar las prestaciones acordadas:

1.
petición y análisis de ofertas y precios, negociación, redacción de los acuerdos.
Puesta a disposición :

1.
auscultación del mercado y de los proveedores, tipo de compra a realizar.
Ejecución de la compra :

1.
¿ hacerlo o comprar ?
Preparación de la compra :

1.
diseño, redacción de especificaciones, previsión y programa de necesidades.
cumplimiento de la calidad y demás prestaciones, recepción.
Estadios finales :

almacenaje, embalaje y envío de productos terminados.
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3. LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTOS (I)

Definición:

Aunque la palabra “aprovisionamiento” puede significar en términos generales
la acción de suministrar cosas necesarias o útiles, en la gestión de Compras
se denomina así a la función de:
Conseguir el abastecimiento de los materiales, componentes, bienes y servicios
del exterior de la empresa, de unos proveedores y en unas condiciones
establecidas en los pedidos o contratos cursados o pactados con ellos.

Se le llama también “administración de los contratos” en el sentido de aplicar
sus acuerdos, o “puesta a disposición” en la acepción de materializar los
pactos consiguiendo que tales materiales, componentes, bienes o servicios
los pueda utilizar el usuario en la cantidad, lugar y tiempo que los precise.

Con este último significado se podría llamar también “logística”, aunque bajo
esta palabra se acentúa el sentido de transporte y avituallamiento. Así
“logística distributiva” sería el aprovisionamiento de productos terminados por
la empresa a sus clientes.
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4. LA FUNCIÓN APROVISIONAMIENTOS (II)

Acciones operacionales:
1.
Programación de materiales y suministros, de acuerdo con la planificación
general de la empresa.

Los soportes típicos son:




Programa de producción o de ventas:
 Se derivan los requerimientos de materiales específicos y plazos de entrega.
Sistema de gestión de stocks:
 Genera necesidades de compras de reposición.
Proyectos especiales de inversión u operativos:
 El programa de ejecución determina bienes y servicios que se deben adquirir y
fecha de requerimiento.
Otros requerimientos operativos que desprendan necesidades de compra:
 Ejemplo el plan de mantenimiento.
Gestión material y administrativa de las entregas de materiales, equipos y
servicios.
2. Seguimiento de las prestaciones de plazos, calidad, etc. pactadas.
3. Gestión de stocks de los productos comprados.
4. Conformación de las facturas de los proveedores.
1.
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4

5. Factores que condicionan el aprovisionamiento (I)
a.
Factores externos:
1.
Coyuntura del mercado:


1.
Los problemas de seguimiento de los pedidos son menores en los
momentos de baja actividad económica.
En momentos de expansión, los proveedores pueden estar
sobrecargados de pedidos y es preciso prestar una atención constante
para evitar retrasos.
Imagen de la empresa:

Una empresa con imagen de cumplidora y exigente suele tener menos
problemas con sus proveedores.

Influyen además las expectativas de puntualidad de cobro y de
continuidad futura de relaciones comerciales.
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6. Factores que condicionan el aprovisionamiento (II)
b.
Factores internos:
1.
Tipo de producto fabricado:

1.
Grado de ocupación de los recursos productivos:

1.
Cuanto más complejo sea el producto a fabricar, con muchos
componentes y subconjuntos específicos comprados, la empresa tendrá
que ejercer con más intensidad la función de seguimiento y activación.
Unas instalaciones trabajando a tope tienen unas exigencias de
cumplimiento de prestaciones superiores a cuando existen recursos
inactivos.
Planificación financiera:

Si la empresa trata con poco cuidado el cumplimiento de sus
obligaciones de pago, la desmotivación de los proveedores puede ser
significativa.
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7. Factores que condicionan el aprovisionamiento (III)
b.
Factores internos (continuación) :
4.
Planificación de las necesidades:


La reiteración de las urgencias, por otra parte, desanima al proveedor a
intentar mejorar su propia planificación.

4.
Los proveedores pueden conocer muy bien nuestras necesidades reales
y la exageración en las fechas de suministro pueden llevar a una falta de
interés en su cumplimiento.
Es interesante acostumbrar a los proveedores a efectuar entregas
regulares y ajustadas a nuestras necesidades reales.
Grado de estandarización:

Adaptarse a los productos estandarizados por las normas o por el
mercado nos ahorrará mucho dinero en demoras y stocks innecesarios.
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8. Objetivos y responsabilidades del
aprovisionamiento (I)
a.
Material necesario en la cantidad, el momento y lugar requeridos:

Debe existir una coordinación entre las planificaciones de ambos y evitar efectuar
prácticas distorsionadoras tales como:


Imponer plazos de entrega de difícil cumplimiento.

a.
Emplear un tiempo exagerado en las recepciones.
Exigir la entrega antes de los plazos pactados.
Criticidad de información fiable:

En función del historial del proveedor, de la importancia del suministro y de la dificultad
de cumplimiento de las prestaciones acordadas será preciso intensificar más o menos
las acciones de seguimiento:


Hitos de seguimiento como recepción de materias primas, inicio y terminación de la
fabricación, ensayos y pruebas, noticias de envío, etc.
Es importante mantener actualizada la base de datos de las realizaciones de los
proveedores para:
1.
Decidir las acciones de seguimiento necesarias.
2.
Mantener la homologación de los proveedores.
3.
Evaluar ofertas futuras.
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9. Objetivos y responsabilidades del
aprovisionamiento (II)
c.
Optimización del coste del aprovisionamiento:

Los modernos enfoques hacia:


Establecimiento de entregas JIT.

Compra a proveedores de “servicio completo”.

Realización de contratos de cobertura y órdenes de entrega.

Intercambios electrónicos de información y documentos (EDI)

Utilización de códigos de barras EAN 128.

c.
Homologación del cumplimiento de sus prestaciones.


Intensificación de las relaciones con los proveedores (“partenariado”)
Etc.
Están consiguiendo realizar la función de aprovisionamientos de manera eficiente y
eficaz a la vez, con la utilización de muchos menos, aunque más calificados, recursos
personales.
Responsabilidades del aprovisionamiento:

Comprenden desde la expresión exacta de las necesidades, hasta su control y
seguimiento, incluyendo el establecimiento de sus prioridades y las reclamaciones
directas, cuando sean necesarias:

Es una función esencialmente de tipo relacional y a nivel humano individual.
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(sigue)
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10. Objetivos y responsabilidades del
aprovisionamiento (III)
d.
Responsabilidades del aprovisionamiento (continuación) :

En las actuaciones debe tenerse en cuenta:

Actuar con autoridad, seriedad y responsabilidad.

Las comunicaciones deben ser breves, claras y precisas.

Proceder con conocimiento de causa:

¿Qué y a quién se reclama?

¿Por qué se reclama?

Saber el margen de maniobra y nuestras propias limitaciones.

No pedir imposibles, ya que si no se es serio no se podrá exigir seriedad.

Es más efectivo un control o una reclamación a tiempo que muchas a destiempo.

Informarse mutuamente con suficiente antelación, porque cualquier problema detectado a
tiempo es solucionable.

Las urgencias continuadas dejan de serlo.

Hay temas que no pueden resolverse a distancia y precisan una visita personal.

Una amenaza incumplida o una mentira detectada implican falta de credibilidad y respeto.

La confianza mutua es adecuada, siempre que las decisiones se tomen pensando, primero,
en el interés de nuestra empresa.

El aprovisionamiento transmite la imagen de nuestra empresa al mercado proveedor.
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