Unidad II. Proceso Administrativo. Tema 3. Etapa II Organización de la Unidad Curricular Organización y Sistemas.

1. Universidad de Oriente
Núcleo Sucre Carúpano
Escuela de Ciencias
Departamento de Informática
Unidad II Proceso administrativo
Etapa 2. La organización y su aplicación en las áreas funcionales
Naturaleza y propósito
El hombre desde la Antigüedad ha estado consciente de que la obtención de
eficiencia sólo puede ser a través del orden y la coordinación de los recursos de operación
de un organismo social. Todos hemos pertenecido alguna vez a una institución educativa,
religiosa, deportiva, etc., que sin duda nos dejó la idea de ser “muy organizada” o “poco
organizada”. Este aspecto de organización influyó mucho respecto a su eficiencia en la
respuesta al servicio que se nos otorgó, y es bien cierto que para dar una excelente o mala
imagen ante los usuarios, la organización interna tuvo mucho que ver.
La naturaleza de la organización como función dentro de la institución se genera
como una necesidad de coordinación, de disciplina, de orden. En la función de planeación

2. fijamos objetivos, después formulamos estrategias y un conjunto de planes para alcanzar
estos objetivos, pero se requiere de gente para lograrlo. Se necesita asignar tareas a las
personas y estas tareas deben coordinarse. La función organizadora crea líneas definidas
de autoridad y responsabilidad en una institución, mejorando así las funciones de
activación y control del gerente. La organización promueve la colaboración y negociación
entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las
comunicaciones en la institución. Algunos de los propósitos que persigue toda institución al
implementar un mecanismo de organización son los siguientes:
• Resolver los conflictos entre individuos por cuestiones de jurisdicción.
• Evitar la duplicidad del trabajo.
• La función organizacional hace que las comunicaciones sean más fáciles al
mantener los cauces limpios.
• Muestra, a través de los organigramas, posibilidades de ascenso, que son
útiles para el desarrollo de los trabajadores.
• Es la base de nuevas corrientes del pensamiento administrativo como la
reingeniería, downsizing, outsourcing, resizing, empowerment, etcétera.

3. Conceptos básicos
Organización
Organizar, estructurar, reorganizar, diseñar, son algunos de los conceptos que se
manejan en la práctica administrativa. Sin duda, son elementos esenciales en la tarea
organizacional, a veces crean confusión, otras tantas se utilizan como sinónimos; por eso,
a continuación nos daremos a la tarea de definir y diferenciar estos conceptos básicos.
La función de organización corresponde a la segunda etapa del proceso
administrativo, al igual que planeación sigue siendo una fase poco dinámica, de escritorio,
pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura idónea, conjugando lógica y
eficiencia para que la institución trabaje como una sola, logrando así el propósito común. A
través de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos
los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de
trabajo.
A continuación, veremos una serie de definiciones sobre la función administrativa de
la organización, que seguramente nos dará un margen amplio para comprender su
concepto, su función y sus objetivos generales.
Samuel L. H. Burk: “La organización es el análisis y el agrupamiento de todas las
actividades necesarias para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, con el fin de
proporcionar una estructura de deberes y responsabilidades”.
O. Sheldon: “Es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben
efectuar con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores
que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática,

4. positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles”
Koontz y Weihrich: “Una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos”.
Terry y Franklin: “Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento
entre las personas, de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan
satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas
por el propósito de realizar alguna meta u objetivo”.
Principios generales de la organización
Los principios de la organización son un conjunto de principios que constituyen la base
para que una empresa opere de forma adecuada y esto le ayude a que pueda alcanzar los
objetivos establecidos en forma rápida y eficaz.
Fundamentalmente, estos principios ayudan a la empresa a que utilice todos
los recursos de la organización de una forma ordenada y coherente para que le facilite

5. alcanzar los objetivos propuestos. Además, permite que la consecución de los objetivos se
logre en el tiempo especificado, con los niveles de eficiencia y eficacia exigidos.
También implica que los esfuerzos de todo el personal que forma parte de la
organización se desempeñen y realicen de manera coordinada. De esta forma todos los
esfuerzos se enfocan al logro eficiente de los objetivos, que se orientan según la filosofía de
cada empresa.
Los principales principios de organización son los siguientes:
1. Objetivo
Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar
en función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la
empresa.
Sobre todo, el objetivo propuesto debe ser general, para que la meta por alcanzar
sea común para todos los departamentos de la organización. Si no se tiene un
objetivo común se puede correr el riesgo que cada departamento establezca sus
propias metas. Las cuáles podrían resultar contradictorias y afectar el buen
desempeño de la organización.

6. 2. Especialización
Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor,
aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este
proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.
Como resultado, si cada persona realiza una tarea específica, las personas van
desarrollando destrezas y habilidades, que le permiten maximizar su rendimiento y
esfuerzo.
3. Jerarquía
Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de donde
surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales que se deben
seguir para la consecución de los objetivos.
En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control tanto de las
tareas que se tienen que realizar como de los resultados obtenidos. Permite que
los principios de autoridad y responsabilidad se manejen de manera adecuada.

7. 4. Responsabilidad
Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad,
porque muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere
tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá de la
posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.
Por supuesto, dentro de una organización se puede delegar autoridad, pero no se
puede delegar responsabilidades, porque una vez asignada una tarea a un
empleado, este la tiene que realizar.
5. Unidad de mando
Generalmente, cuando una organización establece una unidad de mando, cada
función debe asignarse a un solo jefe. Dado que, si no se asignan de forma correcta
las funciones no se puede posteriormente deducir responsabilidades.

8. 6. Difusión
Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y responsabilidades
que le corresponden a cada puesto, se logra maximizar las ventajas y el uso de los
recursos de la empresa. En el proceso de difusión participan todos los miembros de
la organización. Empezando con los altos mandos, hacia los niveles más bajos de
autoridad.
Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma escrita, porque esto
facilita tanto la verificación como el control de los procedimientos y de las
actividades.
7. Extensión del control
Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que
dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo
recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo cinco
empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.

9. 8. Coordinación
De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr
mantener el equilibrio dentro de la organización. El equilibrio resulta necesario para
que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los
objetivos.
9. Continuidad
También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Se
debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del tiempo, pero que debe
irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
Por ello es recomendable que los procesos queden documentados, para que se logre
la continuidad, aunque cambien las personas de la organización que ejecutan estas
tareas.

10. 10. Flexibilidad
Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo
cambia para una empresa. Cambian los métodos de producción y de
comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y realizar
los ajustes necesarios.
Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los cambios, por
ello tiene que ser dinámica y ser suficientemente flexible para no afectar su
desempeño.
11. Eficiencia
Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción con
los costos más bajos posibles. Esto se puede lograr coordinando adecuadamente
todos los esfuerzos, pero también es necesario que los empleados se encuentren a
gusto dentro de la empresa. Puesto que esto favorece el aumento de la productividad
del trabajo.

11. 12. Comunicación
Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante,
para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia
abajo y de abajo hacia arriba.
Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas y
sugerencias de los clientes, los programas empresariales y cualquier tipo de
información que es necesario que todos conozcan.
Los principios de organización son parte importante para cualquier empresa, dado que
proporciona los lineamientos o las pautas de acción para que logren un desempeño eficiente
con la coordinación adecuada de esfuerzos y actividades.
Además, se logra reducir o eliminar por completo la duplicidad de esfuerzos, al asignar
y determinar claramente las funciones y responsabilidades.
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

12. Una organización es una asociación de personas que se relacionan entre sí y utilizan
recursos de diversa índole con el fin de lograr determinados objetivos o metas.
Una organización es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan personas
con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo particular.
La organización usualmente cuenta con normas (formales o informales) que especifican
la posición de cada persona en la estructura y las tareas que debería llevar a cabo.
Componentes esenciales de una organización
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se
encuentran:
• Un grupo de personas que interactúan entre sí.
• Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin
de alcanzar algún objetivo.
• Objetivos y metas.
• Recursos o materiales.
• Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en la
organización.

13. Tipos de organizaciones
Las organizaciones se pueden clasificar de diversas formas. A continuación, vemos
algunas de las más relevantes:
• Según la estructura: Las organizaciones pueden clasificarse
en formales e informales. A grandes rasgos, la primera es planificada y cuenta con
una estructura jerárquica definida junto con normas de funcionamiento. La segunda,
en tanto, nace de manera espontánea por la afinidad de las personas y el
descubrimiento de intereses comunes. Es decir:
a.- Organización Formal
La organización formal de las empresas está basada en la división del trabajo
establecida y aprobada por la gerencia de la compañía. Este tipo de organización
es la que se encuentra por escrito en el organigrama y los documentos de la
empresa.
b.- Organización Informal,
Es la que surge espontáneamente entre los trabajadores de la empresa, entre
esas personas que ocupan una posición determinada según la organización
formal. Se trata de relaciones de amistad, antagonismo y grupos informales.
Evidentemente estas relaciones no aparecen en los documentos de la empresa.

14. Ahora que ya conoces ambos tipos de organización, veremos lo que caracteriza a cada
una de ellas.
Características de las organizaciones formal e informal en el ámbito empresarial
Comenzamos con las características de la organización formal empresarial, que son las
siguientes:
• En una organización formal todos los empleados conocen el objetivo general de
la empresa y colaboran con él desde su puesto de trabajo.
• Cada trabajador conoce donde empiezan y terminan sus responsabilidades y
compromisos éticos dentro de la compañía.
• El espacio de la empresa se encuentra definido, así como la distribución de las
oficinas y otros pequeños espacios.
• La organización formal es explícita y conocida por todos los empleados, así
como los horarios, días de cobro y organigrama.
• Las figuras de autoridad ocupan un lugar determinado y tienen unas funciones
que el resto de los trabajadores entiende.
• La compañía tiene reglas definidas que todo trabajador tiene que interiorizar
para lograr sus objetivos.
• La comunicación será por medios escritos, nunca en conversaciones
informales.
• Los reconocimientos y ascensos están ligados a los méritos del trabajador, no a
la amistad que se pueda tener con un superior.
Pasamos ahora a detallar las características de la organización informal:
• Los relaciones entre las personas se rigen por la simpatía mutua o por el
antagonismo.
• La organización informal no tiene las limitaciones de horarios y lugar físico.
• En todas las empresas hay grupos informales que pueden alterarse con la
modificación de los grupos formales. Por ejemplo, si se cambia a un trabajador

15. de departamento puede perder algo de relación informal con los del antiguo
departamento y ganarla con los del nuevo.
• La organización informal puede oponerse a la formal, especialmente en el caso
de que las prácticas de los superiores no estén generando buena relación entre
los trabajadores.
• La existencia de una organización informal debe servir en una empresa para
que los empleados colaboren entre ellos, lo cual favorece a la compañía.
• En ocasiones, los grupos informales son promovidos por la organización formal
porque fomentan la autoestima, la motivación de los trabajadores, estimulan la
ejecución de tareas y mitigan las tensiones emocionales que se generan en el
ambiente laboral.
Diferencias entre organización formal e informal
Por lo que vamos viendo, las diferencias entre organización formal e informal son
evidentes, pero aún así vamos a verlas en detalle:
• La organización informal es espontánea y la formal es impuesta por la empresa.
• En la relación informal los grupos son amistosos mientras que en la formal,
dichos grupos son los departamentos creados por los directivos.
• La organización formal está marcada por la posición jerárquica de cada
empleado, mientras que la informal son sentimientos de indiferencia, amistad,
enemistad o afinidad.
• La organización formal va en pos de los intereses de la empresa pero la
informal no tiene por qué.
• En las organizaciones siempre existen los líderes, que en una empresa
coinciden con los directivos. En la organización informal estos líderes surgen
espontáneamente.
• Hemos visto anteriormente que la comunicación en la organización formal es
escrita y definida por la empresa. La comunicación en una organización
informal no tiene cauces establecidos pero normalmente se basa en contactos y
rumores.

16. • El hecho de que exista una organización informal tiene sus ventajas en
inconvenientes para cualquier empresa, que te mostramos ya mismo.
Ventajas y Desventajas de la existencia de organización formal e informal
El hecho de que una empresa tenga una organización formal es sumamente
necesario. Los inconvenientes de la organización formal surgen por una gestión deficiente
que provoca insatisfacción en los trabajadores. También sabemos que la organización
informal está en todas las empresas. Es inevitable que surja, con sus ventajas y sus
inconvenientes. Las ventajas de la existencia de grupos informales es que promueven el
buen clima laboral y motivan a los trabajadores. Estos irán más contentos al trabajo, lo cual
incide en los resultados de la empresa. Pero no es oro todo lo que reluce, ya que la
organización informal también tiene los siguientes inconvenientes:
• Pueden ser resistentes al cambio, incluso ejercer presión contra los directivos.
• Algunos llegan a tomarse más a la ligera sus obligaciones profesionales.
• A veces en los grupos informales se transmite información falsa.
Casos. Por ejemplo, una empresa que produce calzado es una organización formal ya
que está definida por la administración central. Los cargos y responsabilidades se
encuentran detallados en documentos escritos y deben ser conocidos por todos. Al mismo
tiempo, en la misma empresa, podemos encontrar una organización informal, en donde
surgen afinidades y enfrentamientos entre las personas. Cada persona tiene una posición en
el grupo social, pero esta es informal (no explicitada en documentos).
Estructura de la organización
La estructura es una variable dependiente de acuerdo con las funciones y objetivos que
se persiguen en una institución. En la práctica administrativa, la organización como
función requiere una estructura de trabajo, una estructura organizacional que sea lógica
y adecuada a los objetivos, necesidades y potencialidades de la institución.

17. A continuación, de acuerdo con varios autores, definiremos a la estructura
organizacional:
Blau, Peter M.: “Estructura organizacional es la distribución de las personas, en
diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus
relaciones”.
Ranson, Hinings y Greenwood: “Es un medio complejo de control que se
produce y se recrea continuamente por la interacción, pero que determina, al mismo
tiempo, esa interacción: las estructuras son constituidas y constitutivas”.
En fin, podemos definir la estructura como “conjunto de elementos relacionados
entre sí mediante unas reglas determinadas y que se organizan en planos, formando un
sistema”.
Las instituciones definen su estructura organizacional internamente y responden
a ciertas necesidades de orden: autoridad, responsabilidad, comunicación y división de
trabajo son algunos ejemplos de ello; pero también existen influencias externas, con las
cuales interactúan. Así, tenemos ciertos factores como el tamaño, la tecnología y el
medio ambiente que definen su estructura.
La estructura organizacional desempeña tres funciones básicas:
a) Las estructuras están para producir resultados organizacionales y alcanzar
objetivos organizacionales.
b) Las estructuras están diseñadas para minimizar la influencia de las diferencias
individuales sobre la organización.
c) Las estructuras son el medio a través del cual se ejerce el poder, en el cual se
toman decisiones.
La estructura de las organizaciones produce impacto sobre los individuos por
encima, y más allá, de la determinación sobre la cuantía de libertad que se ejerza; de
igual forma, la satisfacción del individuo en su trabajo está relacionada con la estructura
organizacional. Por ejemplo, la capacidad para innovar está más ligada al factor tamaño
y a la complejidad de la organización que a los factores de edad, sexo, educación.
Por último, es importante considerar que la estructura organizacional debe reflejar
en primera instancia los objetivos y planes, ya que de ellos se derivan las actividades;

18. en segundo lugar, debe reflejar la autoridad y, finalmente, debe reflejar su ambiente, sin
olvidar las limitaciones y las costumbres de las personas. De esta manera, una
estructura organizacional nunca debe considerarse en forma estática, ya que debe estar
diseñada para responder en cualquier momento a las perspectivas de sus miembros en
un futuro incierto.
Diseño de la organización
Anteriormente habíamos comentado que las estructuras organizacionales son
esquemas dinámicos y los administradores son los responsables directos de estas “obras”,
entonces, cuando se elabora una estructura o se modifican dichas estructuras de la
organización, se dice que el administrador está diseñando la organización. El concepto de
diseño de la organización no es simplemente el elaborar mapas organizacionales y
distribuir funciones, va más allá de los organigramas y los manuales administrativos, debe
definir el diseño de puestos, la creación de relaciones de autoridad y la provisión de
recursos humanos para la organización.
El diseño organizacional está influido por ciertos factores, tales como la tecnología, el
ambiente, y el tamaño de la organización. Más adelante hablaremos ampliamente sobre
estos puntos.
El proceso de organizar
Sabemos que la Organización ordena, El orden precisa los órganos que hacen falta y
los acomoda en tal forma que aseguren el funcionamiento de la institución. Un órgano
comprende las tareas comunes en un área, que con la colaboración de distintas personas
permiten el respeto a las políticas y a los objetivos.
En el proceso se siguen los siguientes pasos:
1. Reflexionar sobre los planes y Objetivos
2. División del trabajo

19. 3. Agrupación de actividades:
4. Definir actividades
5. Asignar recursos físicos
6. Asignar recursos humanos
7. Informar funciones y relaciones
Según Harold Koontz y Heinz Weihrich, en su libro Administración, una perspectiva
global, mencionan los siguientes puntos que conforman el proceso de organización:
a) Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
b) Agrupamiento de actividades de acuerdo con los recursos y las situaciones.
c) Delegación de autoridad.
d) Coordinación horizontal y vertical de las relaciones de autoridad einformación.
Este proceso comprende desde el análisis de las funciones, puestos y
actividades que necesita la institución para su desempeño diario, hasta la elaboración,
coordinación y control del esquema organizacional.
En primera instancia, es importante tener bien definidos nuestros objetivos y
nuestra misión para crear una estructura idónea; por ejemplo, tal vez en este momento
no necesitemos un área de ingeniería de procesos pero, al identificar y clasificar
nuestras actividades, debemos respetar y promover los escenarios que permitan crear
estas áreas estratégicas más tarde. Esto incluye vislumbrar y generar líderes de
proyectos, así como la correspondiente capacitación del personal necesario a nuestras
aspiraciones. Dentro de estas primeras etapas del proceso es importante recalcar
principios como la división de trabajo, especialización y la consecuente
departamentalización.