Este documento establece las líneas generales para el proceso de recolección de información sobre el ausentismo laboral en una empresa. Describe las definiciones clave como accidente de trabajo, enfermedad general y permiso de maternidad. Explica que es responsabilidad de los trabajadores reportar cualquier ausencia en las primeras 24 horas y de los coordinadores registrarla en el sistema. También presenta indicadores como el ausentismo global y el porcentaje de ausentistas para realizar un seguimiento estadístico.

1. TÍTULO
PROCESO PARA LA RECOLECCION DE INFORMACIÓN EN EL AUSENTISMO LABORAL
EMPRESA XXXX
Código: P-CC-XXX Fecha de Actualización: d/m/a
Número de Páginas: X Elaborado por:
Revisado por : Vicepresidencia de
Mejoramiento y Cambio Aprobado por: Jefe del Proceso
1. OBJETO
Establecer los lineamientos sobre la estructura y proceso de recolección de información del
registro y seguimiento estadístico del ausentismo laboral (salud y no salud) en la empresa
EMPRESA XXXX. Para el presente documento usamos como guía básica la NTC 3793 del
ICONTEC
2. ALCANCE
Aplica a todos los procedimientos, relacionados con la recolección de información y estadística
del componente Ausentismo Laboral por causas relacionadas y no relacionadas con la salud.
3. DEFINICIONES
3.1 AUSENTISMO LABORAL
Es la suma de los periodos en los que los empleados de una organización no están en el
trabajo según lo programado con o sin justificación (Norma NTC 3793). La OIT define el
ausentismo laboral como La no asistencia al trabajo por parte de un empleado del que se
pensaba que iba a asistir, quedando excluidos los períodos vacacionales y las huelgas .
Mientras que la OMS lo define como La falta de asistencia de los empleados a sus puestos de
trabajo por causa directa o indirectamente evitables, tales como: Enfermedad, cualquiera que
sea su duración y carácter común, profesional, accidente laboral, no incluidas las visitas
médicas, así como las ausencias injustificadas durante toda o parte de la jornada laboral, y los
permisos circunstanciales dentro del horario laboral
3.2 ACCIDENTE COMUN
Evento de salud repentino no relacionado con el trabajo, incluye sucesos en el hogar, vía
publica recreativos, entre otros.
3.3 ACCIDENTE DE TRABAJO
Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en
el trabajador lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas
de trabajo.

2. Igualmente el que se produzca durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a
los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador
3.4 ACCIDENTE DE TRANSITO
Es un hecho ocasionado por un vehículo automotor en tránsito en una vía pública o privada Y
con acceso al público que tiene el potencial para causar lesiones físicas a una persona o la
muerte.
3.5 ENFERMEDAD PROFESIONAL
Todo estado patológico permanente o temporal o que sobrevenga como consecuencia obligada
y directa de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto
obligado a trabajar.
3.6 ENFERMEDAD GENERAL
Todo estado patológico de origen multicausal que genera inhabilidad física y/o mental de un
individuo y que le impide desempeñar en forma eficiente temporal o definitiva su profesión, oficio
o actividades cotidianas de la vida diaria.
3.7 LEY MARIA
La ley 755 del 23 de julio de 2002 hace referencia sobre las licencias de Maternidad y
paternidad.
3.7.1 LICENCIA DE MATERNIDAD
Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de maternidad por
ochenta y cuatro días, remunerada con el salario que devengue al disfrutar el descanso, el
cual estará a cargo de la EPS respectiva donde se encuentre afiliada.
3.7.2 LICENCIA DE PATERNIDAD.
El esposo o compañero permanente tendrá derecho a cuatro (4) días de licencia remunerada
de paternidad, en el caso que sólo el padre esté cotizando al Sistema General de Seguridad
Social en Salud. En el evento en que ambos padres estén cotizando al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia
remunerada de paternidad. Esta licencia de paternidad sólo opera para los hijos nacidos del
cónyuge o de la compañera permanente y estará a cargo de la EPS, para lo cual se requerirá
que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las cien (100) semanas previas al
reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.
3.8 AUSENTISMO NO RELACIONADO CON LA SALUD
Incluye aquellas ausencias incluidas dentro de permisos personales, o por calamidad, que no
tiene relación con causas de salud.

3. 4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Es responsabilidad del trabajador de EMPRESA XXXX, radicar la incapacidad generada
por EPS, IPS o ARP tanto por enfermedad general, Licencia de Maternidad, Enfermedad
profesional, Accidente común, SOAT o Accidente de trabajo en las primeras 24 horas
siguientes a la generación de dicha incapacidad, a los coordinadores SOGA o a su jefe
inmediato
4.2 Es responsabilidad del Personal coordinador SOGA o jefes inmediatos la Recolección de
información de ausentismo laboral relacionado con la salud después de radicada la incapacidad
por el trabajador generando la siguiente información:
 Recibido y Radicado de la incapacidad.
 ingreso al programa de ausentismo laboral
 Generar el reporte diario de incapacidades
 Comunicación al jefe de área o supervisor del trabajador sobre la incapacidad del
trabajador.
 Registro y estadísticas de Ausentismo laboral.
 Envió de la incapacidad a Nomina.
 Recolección y sistematización del ausentismo no relacionado con la salud
4.3 Todos los registros se enviaran mensualmente desde cada proyecto, a la dirección SOGA
en casa matriz Bogota para su respectivo análisis, consolidación y emisión estadística
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 CODIFICACIÓN DE AUSENTISMO LABORAL EMPRESA XXXX
5.1.1 Ausentismo cuya causa esta relacionada con la salud:
 Ausentismo ocasionado por accidente común (AC)
 Ausentismo ocasionado por accidente de trabajo (AT)
 Ausentismo ocasionado por Accidente de transito (SOAT)
 Ausentismo ocasionado por Enfermedad general (EG)
 Ausentismo ocasionado por Enfermedad profesional (EP)
 Ausentismo ocasionado por Ley María (LM)
5.1.2 Ausentismo cuya causa no esta relacionada con la salud
 Permisos Personales (problemas interpersonales, problemas familiares etc.) (PP)
 Descansos Obligatorios (DO)

4. 5.2 FORMATO DE REGISTRO DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN
Debe tener los siguientes datos.
 Identificación
 Apellidos y Nombres
 Edad
 Genero
 Numero de Incapacidad
 Prorroga
 Fecha de Radicación de la Incapacidad.
 Fecha de Inicio
 Fecha Final.
 Días
 Días Mes siguiente.
 Cargo
 Frente de Trabajo
 Responsable del área
 Entidad que emite la incapacidad.
 Tipo de Ausentismo.
 Código CIE 10.
 Diagnostico.
 Sistema.
Para el correcto diligenciamiento dirigirse al formato instructivo Ausentismo.
5.3 INDICADORES
5.3.1 Ausentismo Global (A LG)
También llamado ausentismo general, indica la severidad del evento y es una relación que
contempla el tiempo perdido por ausencias con respecto al tiempo programado, en un periodo
determinado.
ALG = Tiempo de trabajo perdido en el periodo x 100
Tiempo de trabajo programado en el mismo periodo.
Este indicador se llevara en forma mensual en las estadísticas generadas.
5.4 GENERAL DE AUSENTISTAS
Hace referencia a la proporción de ausentistas con respecto al total de trabajadores en el
periodo estudiado.
IGA = Numero de ausentistas en un periodo X 100
Total de trabajadores en el mismo periodo.

5. El X % de los trabajadores en un periodo determinado son ausentistas laborales o de cada 100
trabajadores se ausentan X en un periodo determinado.
5.4.2 Otros
5.4.2.1 Promedio de Ausencias por ausentistas
Numero de Ausencias en el periodo
X = ------------------------------------------------------------
Numero de Ausentistas en el mismo periodo
Se interpreta:
El Promedio de ausencias por cada ausentista es “X”
5.4.2.2 Promedio de tiempo por ausencias.
Tiempo de trabajo perdido en el periodo
X = ------------------------------------------------------------
Numero de Ausentistas en el mismo periodo
Se interpreta:
El Promedio de tiempo perdido por cada ausencia es “X”
6. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS OCUPACIONALES (No Aplica)
7. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES (No Aplica)
8. ANEXOS
F-AAL-086
INSTRUCTIVO FORMATO DE AUSENTISMO E INDICADORES
9 REGISTROS.
 F-AAL-086 FORMATO AUSENTISMO LABORAL
 INSTRUCTIVO FORMATO DE AUSENTISMO E INDICADORES

6. 10 FLUJOGRAMA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

7. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
TRABAJDORES EMPRESA
EMPRESA XXXX CON
INCAPACIDAD
COORDINADOR SOGA
COORDINADOR SOGA
COORDINADOR SOGA
NOMINA
LA INCAPACIDAD DEBE
ENTREGARSE AL
COORDINADOR SOGA
DENTRO DE LAS
PRIMERAS 24 HORAS
LUEGO DE HABER SIDO
EXPEDIDA.
ARCHIVO EN MEDIO
MAGNETICO YFISICO
INCAPACIDAD EN
ORIGINAL CON EL VISTO
DE COORDINADOR SOGA
INICIO
INCAPACIDAD POR
CAUSAS RELACIONADAS
CON LA SALUD (AT. EG. EP.
AC. SOAT. LM)
Y NO RELACIONADAS CON
LA SALUD (PP, DO)
RADICADO DE LA
INCAPACIDAD A
COORDINADOR SOGA
GENERACION DEL REPORTE DIARIO
DE LA INCAPACIDAD AL AREA
RESPECTIVA
REGISTRO EN PROGRAMA DE
AUSENTISMO LABORAL
RELACIONADO CON LA SALUD
REGISTRO EN NOMINA
INCAPACIDAD
SISTEMATIZADA
FIN