2. ¿Cuál es el objetivo de la
etapa de seguimiento?
• Programar la reunión de seguimiento.
• Brindar retroalimentación permanente.
• Recabar evidencias del logro de las metas.
• Proponer acciones de mejora.
• Reconocer e incentivar el buen desempeño
• Capitalizar las buenas practicas
• Velar por el cumplimiento de las acciones de mejora.
El objetivo de esta etapa es la observación, orientación,
retroalimentación y apoyo del evaluador al evaluado, con
el fin de alcanzar y cumplir con las metas y compromisos
establecidos.
Responsabilidades del
evaluador en la etapa de
seguimiento
3. Pasos para a considerar en el
seguimiento:
1.
2.
3.
¡Prepárate para el seguimiento!
¡Reúnete con el evaluado!
Completa el formato de seguimiento
Informar al menos 5
días antes.
CONVOCATORIA REVISIÓN SOLICITAR
Analizar la ficha de
Fijación de Factores.
Las evidencias de los
avances al evaluado.
PRIMERO: ¡Prepárate para el
seguimiento!
Convoca a la reunión de seguimiento con al menos 5 días hábiles
de anticipación.
4. ¿Qué son lasevidencias?
Es el medio físico o virtual a través del cual se corrobora el
cumplimiento de las metas fijadas.
Correos
electrónicos
Archivos
digitales o
físicos
Informes o
reportes
Documentos
(conformidades,
OS, etc.)
Meta
85% de acciones
de capacitación
realizadas en las
fechas programadas
en el PDP 2019.
TDR, listas de
asistencia, PDP,
Informe de cada
acción.
Reporte de
los avances de
implementación.
Evidencia
Ejemplo de evidencia:
¿Debo almacenar todas las evidencias?
Es responsabilidad del evaluador recopilar y almacenar
la información que sirva como evidencia; sin
embargo si su dirección u oficina tiene un sistema de
almacenamiento no es necesario generar uno paralelo
para GdR; sólo basta con referir la fuente.
5. SEGUNDO: ¡Reúnete con el evaluado!
Elegir un lugar privado: Puede ser una oficina,
sala u otro ambiente privado.
Buscar un ambiente libre de distractores: Evitar
ruidos molestos, interrupciones frecuentes, etc.
Brindar la comodidad para el evaluado y
evaluador durante la reunión.
Seleccionar la fecha más oportuna para reunión.
Considerar los eventos, actividades programadas
y otros compromiso de ambos.
Elegir la hora más oportuna: se recomienda que
sea dentro del horario laboral.
Agendarlo y convocar con cinco días de
anticipación (tiempo mínimo)
¿Qué debo considerar antes de la reunión?
Puedes usar la técnica del sandwich
1° Comunicar a la persona lo que
está haciendo bien. (POSITIVO)
2° Decirle lo que debería mejorar.
(OPORTUNIDAD DE MEJORA)
3° Resaltar los aspectos positivos
de su desempeño en general.
(POSITIVO)
¿Cómo brindar feedback positivo?
6. Juzgar la experiencia del interlocutor.
Comparar al interlocutor con otro individuo.
Brindar respuestas y/o consejos desde
una postura autoritaria.
Emitir juicios basadas en las
percepciones (quejas, opiniones, etc.)
de otro único interlocutor.
Comenzar la reunión con quejas, críticas
o reclamos.
Involucrar a un tercer interlocutor en la
reunión.
Durante el Feedback debemos evitar:
Apóyate en evidencias para brindar tu
feedback (mails, informes, etc.)
Escucha las percepciones de otras personas
para ganar perspectivas.
Fija oportunidades para un seguimiento
regular futuro.
Realiza preguntas que te permitan indagar
sobre el desempeño del evaluado respecto a
las metas establecidas.
TIPS
No sacar conclusiones apresuradas.
Enmarcar la crítica en términos del resultado esperado.
Considera brindarle un tiempo de “reflexión” al receptor del
feedback.
Brinda feedback adecuado con comentarios objetivos, cuidando
la relación interpersonal con el evaluado.
Recomendaciones
7. TERCERO: Completa el formato de
seguimiento
Si las dificultades son relacionadas a las capacidades del servidor
o a recursos que pueden conseguirse se proponen acciones
como capacitaciones, asignación de nuevos recursos, o similares.
Si las dificultades son ajenas a la responsabilidad del servidor, se
podrían modificar las metas, siempre que la situación se refiera
a uno de los siguientes supuestos:
• Cambios en el Plan Operativo Institucional que afecten
directamente a las metas establecidas.
• Cambios de puesto por movilidad temporal o definitiva.
• Reasignación significativa de recursos.
¿Qué hacer si surgen dificultades para el
cumplimiento de las metas?
8. Y en caso no se concreten reuniones de seguimiento por:
Inasistencia Justificada del Evaluador El
evaluador coordina con su superior para
que lo reemplace, previo traslado de
información
Falta injustificada del Evaluado
El evaluador convocará a otra reunión,
correspondiente al segundo hito intermedio.
Si sólo tuviese 1 se da por sentado que no
hubo problemas en el avance.
Falta de convocatoria a reunión por parte
del Evaluador
El evaluado puede observar ante la OGRH
la situación
Falta Justificada del Evaluado
El evaluador reprogramará nuevamente la
reunión en un plazo de 3 días luego de
concluido el motivo de la falta.
En todo momento lo ideal es
buscar una reprogramación
de acuerdo a las fechas
manejadas
LA OGRH puede: Remitir al
superior jerárquico del Evaluador
el expediente para que actúe como
evaluador.
Recuerda:
Enviar las fichas d ebid amente firmad as por
el evaluado y el evaluador, vía SINAD y en físico
a tu sectorista de gestión del rendimiento.
9. Plan de mejora
Propuesta, proyecto o idea a
implementar que contribuya
a la gestión interna
Acción formativa que
contribuya a la mejora del
desempeño.
Iniciativa Capacitación
Presentar propuesta de
sistema de información que
organice los archivos
digitales del equipo.
Ejemplo
Las acciones de mejora se plantean en la etapa de
"Planificación y definición de factores", pero si no
lo hiciste, este momento también es pertinente.
Ejemplo
Participar en el curso de
nueva ley de
Contrataciones del Estado
Pasos para completar la sección Plan de mejora
Acción de
mejora
Tipo de
acción
Fecha de
realización
Estatus
Comentarios
Recuerda:
