2. La mejor evaluación que
puedes hacer a un jugador de
baloncesto es mirarle a los ojos
y ver lo asustado que está.
Michael Jordan
3. índice
Variables de control: Cuantitativas y cualitativas
Criterios y métodos de evaluación y control
Fijación de estándares de evaluación
Evaluación de las actividades de ventas
Control estadístico de las ventas
Control por ratios
Evaluación de la calidad y el desempeño
Control ABC de los clientes
Evaluación del plan de ventas y satisfacción del cliente
Acciones correctoras para rectificar las desviaciones
Requisitos mínimos de un plan de control
Elaboración de informes de seguimiento
4. Variables de control cuantitativas y
cualitativas
El sistema de control de una organización comercial es:
Conjunto de procedimientos
Que buscan evaluar y orientar a los vendedores
Siendo percibidos por los vendedores
Influyendo en sus:
Conocimientos
Actitudes
Comportamientos
5. Variables de control cuantitativas y
cualitativas
Los sistemas de control determinan:
La elección de medidas de evaluación del rendimiento
La información que se utilizará para orientar el comportamiento de los vendedores
La retroalimentación de estos
6. Variables de control cuantitativas
Volumen de ventas
Cuotas de ventas
Margen bruto
Pedidos
Clientes
Visitas por día
Días trabajados por el vendedor
Gastos directos
Tiempo dedicado a cada venta
Otros: Comunicaciones enviadas, llamadas telefónicas…
7. Variables de control cuantitativas
Ventajas:
Sencillo de aplicar
La evaluación es objetiva
Se trata de información continua.
Inconvenientes:
No se diferencian las circunstancias (zonas, problemas del vendedor…)
No se considera el esfuerzo y recursos para evaluar el resultado
8. Variables de control cualitativas
Se valora en función del modo en que se realiza la actividad de ventas
Se utilizan medias cualitativas vinculadas a la conducta del vendedor:
Actitud
Conocimiento del producto
Habilidades
Apariencia…
Se analizarán de modo subjetivo por el responsable de ventas.
Es un sistema eficaz cuando:
La fuerza de ventas no es muy amplia
Los sistemas cuantitativos no son muy justos
Inconveniente:
Excesiva subjetividad
Dificultad de establecer incentivos
9. Variables de control cualitativas
Esfuerzo de los vendedores
Conocimiento de productos, clientes…
Relaciones con los clientes
Aspecto personal
Rasgos de la personalidad
Alto compromiso de los vendedores en tareas encomendadas
Incremento de la motivación de la fuerza de ventas
Mayor aceptación de las líneas de autoridad y trabajo en equipo
Incidencia positiva sobre comportamiento y resultados
Mayores probabilidades de satisfacción de los clientes
10. Criterios y métodos de evaluación y
control de la fuerza de ventas
Destacar la importancia de establecer criterios para lograr obtener metas
Se suelen asignar objetivos de venta a los vendedores (cuotas de venta)
El proceso de control puede mostrar la necesidad de:
Ajustar la estrategia comercial
Ajustar la capacitación de la fuerza de ventas
Resaltar la necesidad de evaluación continua de los planes de venta.
11. Fijación de estándares de evaluación y
control
Se necesita la observación y medida por comparación frecuente
De unas magnitudes previstas
Y sus consecuentes realizaciones
Posibilitando disponer de unas diferencias
Para poder ajustar las decisiones
Que se deberán tomar para lograr los objetivos planificados
Previamente es necesario analizar:
Datos de ventas
Zonas, clientes, canales, productos…
Gastos de los vendedores
12. Fijación de estándares de evaluación y
control
Para fijar los estándares:
Fase 1: Establecer un criterio predeterminado para valorar de modo constante el
resultado y la evolución de la actividad
Fase 2: Medir los resultados conseguido y la actividad en curso
Fase 3: Comparación entre los resultados efectivos y los criterios prestablecidos,
pudiendo detectarse desviaciones.
Fase 4: Acciones dirigidas a corregir desviaciones
14. Fijación de estándares de evaluación y
control
Debemos definir unos estándares de referencia
Los estándares han de ser:
Factores cuantitativos
Medibles
Posibiliten visión objetiva de la situación
15. Fijación de estándares de evaluación y
control
Clases de estándares:
Fijos o absolutos: Ej. Cuota anual de ventas
Variables: Comparan resultados reales con objetivos periódicos. Evidencian
desviaciones aunque no la causa
Analíticos o de diagnósticos: Analizan las causas por las que el vendedor no logra
objetivos
Se suelen usar:
Número de visitas
Frecuencia de visitas
Clientes visitados
Contenido de las visitas
16. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Se trata de una evaluación basada principalmente en resultados cuantitativos
Dicha evaluación se materializa en cuotas
Relacionados con los objetivos reales relacionados con la planificación.
Las evaluaciones se centran en las actividades reales que desempeñan los
vendedores:
Número de ventas
Ingresos generados
Relación de ventas respecto a años anteriores
Se pueden utilizar medidas más subjetivas:
Atención al cliente
Apariencia del vendedor…
17. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Tanto se utilicen elementos cuantitativos o cualitativos
Interesa ver si se ha cumplido la previsión realizada con la planificación de
objetivos.
Cuando no se cumple surgen las desviaciones:
Los resultados reales diferencian de los estimados
Según se conocen los datos reales, estos se deben compararse con los
previstos
Es preciso conocer las causas de las desviaciones:
Causas justificadas
Causas injustificadas, ej. objetivos irrealizables.
18. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Las desviaciones deben analizarse para establecer parámetros de corrección.
Y establecer las causas de esas desviaciones
Si son controlables o no
Si las desviaciones se corresponden con motivos:
Internos: Se producen en la organización, son controlables y pueden ser corregidas
Externos: Ajenas a la empresa, son difíciles de prever y evitar
Aleatorias: Por motivos imprevistos.
19. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Para poder realizar la comparación de resultados previstos con los reales:
Los objetivos han de ser fiables
Los resultados analizables han de ser controlables
Sistema de información fiable y veraz
Diferenciar desviaciones de la mala estimación en la previsión
Las desviaciones producidas deben ser asignadas a los centros de responsabilidad que las han producido
20. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Calculo de desviaciones
En valor absoluto:
Desviación =Cantidad prevista- cantidad real
En valor porcentual:
% de desviación= Desviación/Planificado %
21. Evaluación de la actividad de ventas en
función de los resultados
Tipos de desviaciones:
De ventas
Ventas presupuestadas - reales
De coste de ventas
Coste de ventas estimado -real
En composición
Considera el coste estimado, ventas reales y estimadas
Económicas
Coste previsto- coste real
Técnica
Consumo previsto – ventas realizadas
Otros tipos de gastos
Comparación entre gastos estimados con los que se han producido realmente
22. Control estadístico de las ventas: Total
anual móvil y total mensual móvil
Las cifras que arrojan las ventas pueden variar por motivos estacionales,
puntuales…
Se busca un medio para absorber las diferencias temporales
Por eso se utilizan:
Total Anual Móvil
Suma de las ventas del mes actual más las acumuladas en los últimos doce meses a lo que
ser resta la cifra de ventas del año anterior durante ese último mes
Total Mensual Móvil
Se divide el TAM obtenido cada mes entre doce
Se obtiene la medida mensual de ventas del último año
23. Control por ratios
Permite la comparación en periodos diferentes
Permite efectuar un seguimiento de la actividad y resultados de cada
vendedor
Las empresas fijan un nivel de ratio:
Y es este nivel el nivel de aceptación del vendedor
Determina el rendimiento de los comerciales
Los ratios han de referirse a requisitos:
Alcanzables
Objetivos
Flexibles
Igualitarios
25. Evaluación de la calidad del trabajo y
desempeño comercial
En la evaluación de la calidad del trabajo y desempaño comercial
Participan tanto el vendedor como el responsable comercial
Se analiza el trabajo y la conducta de cada uno de los vendedores
Para ello se han de seguir las pautas y la política establecida por la empresa
Características:
Es una revisión formal
Debe ser periódica
Se analiza el trabajo realizado, si se han logrado los objetivos planteados
Se establecen áreas de mejora y se establecen planes de formación
26. Evaluación de la calidad del trabajo y
desempeño comercial
Ventajas:
Destacar la motivación para lograr una buena evaluación
Las espera de mejor retribución
Mejores resultados
Informa de cómo se esta realizando un trabajo…
Inconvenientes:
El evaluado puede no percibir justicia en su evaluación
27. Control abc de clientes
Es un control de comportamiento de los vendedores y no de las ventas
Se refiere a:
Visitas realizadas, forma de atender clientes
Se comprueba si los clientes más importantes están bien atendidos
Se clasifican los clientes por categorías
Decidiendo tiempos, esfuerzos y estrategias
Partiendo de un listado de clientes y su facturación del año. Se ordenaran:
A: Clientes que más aportan (70%)
B: Clientes que continúan (20%)
C: Resto de clientes
El objetivo es que los clientes B y C suban de categoría
28. Evaluación del plan de ventas y
satisfacción del cliente
Se debe realizar:
Periódica
Formal
Continua
Los resultados obtenidos se deben evaluar en función del momento para
considerar la distancia respecto a los objetivos estimados
29. Evaluación del plan de ventas y
satisfacción del cliente
Considerar en la evaluación:
Objetivos fijados
Puntos débiles y fuertes de la fuerza de ventas
Media y valor de la fuerza de ventas
Sistemas de remuneración
Control y reducción de los gastos de venta
En relación al cliente:
mejor preguntárselo mediante encuestas
Considerar devoluciones, incidencias…
30. Acciones correctoras para rectificar
desviaciones
Cuando existen desviaciones de los estándares fijados
Si los objetivos no eran realistas se deberán replantear de nuevo
Si existen cambios inesperados se deberán considerar
Cabe volver a formar, cambiar responsabilidades, despedir…
La corrección ha de realizarse tan pronto posible.
31. Requisitos mínimos de un plan de
control comercial
Permite detectar posibles fallos y desviaciones
Pudiendo aplicar soluciones y medidas correctoras
No es necesario esperar a cerrar un periodo para realizar el control
Mediante el control se pueden conocer las realizaciones parciales
Permite una capacidad de reacción casi inmediata
Conviene establecer un plan de contingencia para cuestiones eventuales
32. Elaboración de informes de seguimiento
y control de los comerciales
Los informes han de recoger los resultados logrados por los vendedores
Deben recoger información relacionada con la visita, resumen de lo tratado,
medidas a implementar, información de los clientes…
Informe diario o report
Remisión diaria en la oficina.
Informe mensual.
Se emite para los directivos de la empresa
Por los jefes de ventas y responsables comerciales.
Recoge información facilitada por los vendedores.