cuenta gastos

1. Perspectivas de la función de Auditoría Interna sobre gastos
Las dificultades económicas de nuestro tiempo han llevado a muchas empresas a evaluar sus
operaciones para buscar oportunidades de reducir gastos. Pero una reducción indiscriminada de gastos
pudiera terminar por perjudicar a las empresas.
Los ahorros propuestos a la carrera se diluirán, dejando a su paso a una empresa que lucha por superar
una infraestructura corporativa dañada, una cultura viciada y una reputación golpeada, incluso después
de que la economía se haya recuperado.
Ante el desalentador clima global actual de caída del consumo y restricciones crediticias, muchas
compañías necesitan saber cómo hacer cambios fundamentales que les permitirán reducir gastos ahora,
obtener beneficios inmediatos y conservar su solidez para superar la actual crisis económica.
¿Por qué fracasan muchos esfuerzos por reducir gastos?
Cuatro de los principales errores que cometen las compañías a la hora de reducir gastos y que les
impiden lograr sus objetivos de manera eficiente y sustentable son:
1. No tener una base sólida
La disciplina financiera, prácticas estables de administración de gastos y un profundo conocimiento de la
base de costos de la compañía son las claves que les permitirán a los líderes empresariales identificar y
aprovechar las oportunidades de reducción de gastos que sean apropiadas para el negocio.
2. Concentrarse en las mismas áreas
Las compañías tienden a reducir repetidamente en las áreas más obvias, como los gastos generales,
administrativos y de ventas, y las funciones administrativas, y se olvidan de los gastos operativos y los
gastos de terceros, áreas en donde se pudieran obtener ahorros significativos.
3. Ignorar la administración y el control de gastos
A la hora de reducir gastos, la compañía debe revisar su cultura de gastos preguntándose:
• ¿Quién está autorizado para gastar?
• ¿En qué se gasta?
• ¿Cómo se controla el gasto?
4. No medir los resultados
Las actividades destinadas a la reducción de gastos con frecuencia se pierden de vista entre los
resultados operativos anuales. Su compañía necesita un proceso de monitoreo sólido para determinar si
los planes para reducir gastos están dando los resultados esperados.

2. AUDITORIA DE GASTOS
Objetivo principal de una auditoria de Gastos
El Objetivo de la revisión de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza de su correcta
realización y que estos cumplan con los requisitos administrativos y fiscales que le den su validez.
Para eso sería necesario lo siguiente:
-Verificar que los gastos registrados sean reales.
-Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.
-Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto.
-Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados.
Control Interno
Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar con dos puntos
fundamentales:
a) Política de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la realización de un gasto.
Desde su origen gasta su aplicación en la contabilidad.
b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las variaciones resultantes en relación
con los gastos reales. Explicaciones de las mismas.
Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de autorizar el gasto, los documentos
comprobatorios necesarios y su aplicación contable según corresponda.

3. Procedimientos
Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la siguiente:
1. Análisis de Variaciones.
Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el
presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda.
2. Verificación Documental.
Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación
comprobatoria de las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la
que corresponde a las compras. La base para esta revisión sería el Manual de Políticas de
Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base a la relevancia de las partidas a
revisar ya sea por su monto o por su cantidad de veces que se realiza.
3. Conexión contra otras cuentas.
La revisión de los gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta
correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que se está
viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.
4. Pruebas Globales.
Hay algunas cuentas de gastos que por su naturaleza es posible hacer una revisión global para
verificar su correcta aplicación. Entre las más relevantes podemos considerar el renglón de las
comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas realizadas.
El reporte que se elabore deberá detallar las fallas detectadas y los asientos de corrección para que el
trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.