Gsi t12 (erpâ´s)

ERP: situación actual y
tendencias

Gonzalo Grau

2

Índice

1. Introducción
2. Selección ERP
3. Gestión proyecto implantación
4. Papel empresa consultora externa
5. Tendencia

ERP: actualidad y tendencias

3 1. Introducción

Introducción

1. Introducción
 Definición
 Características generales
 Análisis tipos de necesidades
 Implantación


4 1. Introducción

Definición ERP
E nterprise
R esource
P lanning

Sistema de Planificación de Recursos y Gestión
de la Información que, de una forma
estructurada, satisface la demanda de
necesidades de la Gestión Empresarial

Programa de software integrado que permite a las
empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente un
negocio / organización en todos sus ámbitos


5 1. Introducción

Proceso de Puesta en Marcha

Planificación
de Sistemas
¿Qué necesitamos? Análisis de
Sistemas
Soporte de
Sistemas ¿Qué características
debe tener el programa?
¿Qué problemas
aparecen en el Diseño de
funcionamiento? Sistemas
Implantación
de Sistemas ¿Qué opción elegimos?

¿Cómo se implanta
el programa?

6 1. Introducción

Contenido ERP
 Módulos básicos / elementales

 Módulos adicionales / opcionales
 Necesidades concretas de la organización

 Módulos a medida

 Tecnología cliente / servidor (escalable)

 Base de datos propia / estandarizada


7

Módulos administrativo-financieros Módulos de Gestión Operativa

Contabilidad General Contratos

Tesorería Servicios

Clientes / ventas Producción

Proveedores / compras Proyectos

Existencias / almacenes Recursos

Activos fijos Nóminas

RR HH


8 1. Introducción

Áreas funcionales

Accounting

Product Data Repair Maintenance
Management Overhaul

original Manufacturing

ERP
Sales Force Automation
Distribution Synchronization


9

ERP típico


10 1. Introducción

Niveles ERP
Tipos programas Características empresa Características consultora

ERP máximo  Empresa de gran tamaño y  Empresas muy
nivel envergadura especializadas, con gran
cantidad de recursos (t y h)

ERP nivel medio  Empresas de cierta envergadura  Empresas especializadas,
 Pymes con necesidades específica con recursos más limitados

Otros programas  Empresas tamaño medio  Elegir programa estándar
 Empresas tamaño pequeño con  Recursos muy limitados
necesidades muy estándares


11 1. Introducción

ERP v.s. sw “a medida”
Sw “a medida” ERP estándar

Elevados costes económicos implantación Costes fijos de implantación (depende
tamaño empresa)
Crear manuales y documentación soporte Existencia manuales, actualización
constante
Mantenimiento y desarrollo a cargo pocas Mantenimiento a cargo empresas extern.
personas
Diseño depende tecnologías a utilizar Diseño estándar, indepentiente de la
tecnología
Desarrollo depende cambios en Cubre en su mayoría las necesidades de
necesidades de usuarios / departamentos los usuarios
Freno a la modificación / actualización SI Sistemas de Información totalmente
accesibles a los usuarios
Es posible que no exista un sw único Sistema integrado y completo, aunque
vinculable a sw externo


12 1. Introducción

Situación actual / futura ERP
Actual
 Existen empresas que desarrollan sw de tipo ERP
 Existen empresas que desarrollan SGBD
 Existen empresas que desarrollan S.Op.
 Existen empresas que implantan ERP como servicio

Futuro
 Pocas empresas que desarrollen sw tipo ERP,
SGBD, S.Op.
 Empresas instaladoras de TODO lo anterior, como
un paquete, con un valor añadido para el cliente


13 1. Introducción

Características generales sw ERP
 Procesar transacciones generadas en cualquier
departamento de la empresa
 Papel clave en el control de resultados
 Informes para evaluar cumplimiento de planes
 Medida, seguimiento, información evolución
acontecimientos en la empresa
 Dar soporte a actividades básicas del negocio
 Dar respuesta a cambios en los procesos
 Permite solucionar gestión integral de todas las
áreas de una empresa
 Debe ofrecer alta adaptabilidad en la situación
específica de cada empresa


14 1. Introducción

Ventajas de la implantación ERP
 Se dispone de una solución integrada
 Garantía actualización continua
 Permiten compartir las BD
 Trabajan en entornos cliente / servidor
 Agilizan procesos de trabajo al disponer de inf. rápida
 Disponibilidad / accesibilidad de datos
 Conectividad del sw
 Mejora calidad información  ahorro
 Visualizar y gestionar el concepto empresa extendida
 Mejora gestión interna
 Compartir información  mejorar conocimiento

15 1. Introducción

Analizar impactos ERP

en:
 Sistemas de trabajo / procesos de negocio
 Cultura de la empresa
 Planificación estratégica de la empresa
 Normas / procedimientos existentes
 Forma de obtener información
 Organigrama
 Relaciones con clientes, proveedores, etc.


16 1. Introducción

Aspectos necesarios éxito (I)
Evaluación previa / posterior de:
 Apoyo Dirección de la Empresa
 In/Formación usuarios / participación en implantación
 Estandarización procesos de negocio / aplicación
 Adaptar usuarios al programa
 Objetivos definidos previamente
 Objetivos alineados con estrategia de la empresa
 Traslado datos previos / plazo
 Plan de contingencias previo
 Recursos técnicos adecuados
 Experiencia de la consultora en producto / implantación


17 1. Introducción

Aspectos necesarios éxito (II)

 Planificación previa al proceso implantación
 Jefe del proyecto / equipo implantación (de la empresa)
 Experiencia en SI / TI (responsable equipo)
 Conocer implantación real en empresa similar
 Software estable / bien desarrollado (estructurado)
 Escoger personal clave en la empresa para implantación
 No subestimar tiempos / recursos necesarios
 Software adecuado tamaño de la empresa
 Seguimiento posterior a la implantación


18 1. Introducción

Efectos implantación en las personas

 Reducción / eliminación de tareas
 Reducción documentación en soporte papel
 Consistencia / integridad de la información
 Mejora calidad de la información
 Mejora disponibilidad / fiabilidad de la información
 Ayuda a la T.D. de los usuarios a cualquier nivel
 NO CUBRE EL 100% de las necesidades (adaptación)


19 1. Introducción

Evaluación necesidades (I)
Importacia:
 Presupuesto ¿? •Alta
 Mantenimiento anual •Media
 Coste actualizaciones futuras •Baja
 Existencia medios humanos / materiales funcionamiento
 Personal de la empresa especialista en SI / TIC
 Cambios en las funciones / sistemas actuales
 Hardware actual adecuado
 Perfil jefe del proyecto
 Impacto en trabajo usuarios
 Tiempo adicional personas implicadas
 Traslado de datos actuales (personas / tiempo)

20 1. Introducción

Evaluación necesidades (II)

 Necesidad ERP específico ¿?
 Programas / B.D. actuales a mantener
 Tiempo formación / pruebas + trabajo actual / nuevo
 Calidad datos antiguos a conservar / trasladar
 Cambio del sistema sin trabajo en paralelo
 Objetivos y mejoras nuevo sistema definidos
 Nivel seguridad datos
 Plazos / fecha de puesta en marcha
 Implantación ERP por módulos
 Coste actualización / nuevo hardware
 Coste personal adicional necesario puntual / permanente

21 1. Introducción

Fases

Planificación
de Sistemas
Análisis de
Cierre proyecto Sistemas
Soporte de
Sistemas Selección ERP
Puesta en marcha ERP

Implantación ERP
Diseño de
Sistemas
Implantación
de Sistemas


22 2. Selección ERP

Selección ERP

2. Selección ERP
 Valoración situación actual
 Búsqueda nuevo ERP
 Ofertas proveedores sw
 Pruebas / demostraciones
 Valoración ofertas
 Formalización contrato
 Selección hw



Informe necesidades

 Detallar lo que se quiere cambiar
 Requisitos válidos sistema actual
 Requisitos nuevo sistema
 Funciones nuevas no implantadas actualmente
 Funciones actuales a mejorar
 Necesidades información de cada área de la empresa
 Comunicar necesidades a proveedores sw



Selección proveedores

Capacidad realización trabajo de:
 análisis y consultoría
 Implantación / trabajo de campo
 Programación / adaptación del programa
 Resolución problemas implantación

Para:
 ERP estándar / sin cambios procesos de la empresa
 ERP casi estándar / cambios procesos de la empresa
 Adaptar ERP / cambios procesos de la empresa



Búsqueda nuevo ERP

 Consulta revistas / publicaciones especializadas
 Consulta a otras empresas del sector
 Contratar una consultora para la búsqueda
 Utilizar Internet para buscar proveedores de servicios



Solicitud ofertas
Proveedor Proveedor Proveedor Proveedor

Contenido 1 2 3 4

Carta de solicitud

Instrucciones para cumplimentar oferta

Información general de la empresa

Cuestionario de evaluación

Detalle de costes

Requisitos del programa

4 ↔ 8 solicitudes



Pruebas / demostraciones

1. Reunión para conocer funcionamiento global del
programa. Complejidad funcionamiento
2. Prueba con programa “demo” por parte de
diversas personas de la empresa, probando todas
las prestaciones
3. Reunión aclaratoria con proveedor para clarificar
dudas
4. Visita a otras empresas que han implantado el sw



Cuestionario a otras empresas

 Plazos generales ¿?
 Capacidad respuesta proveedor en implantación
 Capacidad respuesta actual de la atención al cliente
 Plazos modificaciones / adaptaciones
 Nivel de apoyo prestado
 Experiencia proveedor en el sector
 Continuaría con el proveedor
 Capacidad técnica del proveedor
 Software fiable
 Coincidencia entre coste presupuestado y coste final



Dossier oferta proveedor

 Datos resumidos empresa proveedora ERP
 Datos empresa consultora implantadora
 Objetivos y alcance del proyecto
 Descripción propuesta ERP
 Descripción adaptaciones necesarias
 Descripción implantación
 Contenido y organización del proyecto
 Planificación global del proyecto
 Resumen condiciones económicas
 Detalle referencias de otras empresas
 Especificaciones técnicas módulos a adquirir


Valoración ofertas (I)
Costes Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4

Coste consultoría

Coste sw por módulos

Coste licencias

Otros costes implantación

Coste mantenimiento anual

Coste actualización anual

Coste total



Valoración ofertas (II)

Otras preguntas:
 Desviación coste real
 Coste nuevo hw
 Coste modificaciones del resto sw
 Adecuación ERP
 Experiencia proveedor en sector
 Capacidad financiación proyecto
 Metodología de implantación utilizada
 Grado de confianza del proveedor
 Plazos
 Soporte técnico
 Valoración opiniones de otras empresas


Formalización contrato

 Definir responsabilidades proveedor en la instalación
 Recoger en contrato todos los aspectos pactados
 Revisar contrato por asesor legal
 Revisar contrato por personal SI / TIC
 Definir necesidades hw y responsable
 Especificar todo tipo de costes
 Especificar condiciones de la garantía
 Especificar propiedad intelectual de las modificaciones



Selección hw

 Seguir especificaciones del fabricante de sw
 Prestaciones servidor / ordenadores usuarios
 Analizar posibilidad futuras ampliaciones
 Sistema abierto / sistema propietario
 Experiencia proveedor hw
 Verificar funcionamiento hw respecto ERP


34 3. Gestión proyecto

Gestión proyecto implantación

3. Gestión proyecto implantación ERP
 Herramientas gestión proyectos
 Control gestión riesgos
 Éxito en la implantación ERP
 Traspaso de datos



Herramientas gestión proyectos

 Documentar por escrito alcance proyecto
 Plan de trabajo detallado
 Tiempo (duración)
 Responsable
 Plazo
 Informes de situación
 Diario de problemas
 Reuniones del proyecto
 Detalle de cambios / modificaciones del proyecto
 Responsable autorización
 Documentos del proyecto


Control gestión riesgos proyecto

 Control riesgo global del proyecto
 ¿qué pasa si no se alcanzan los objetivos?
 Control gestión del cambio
 Resistencia al cambio por parte de la empresa
 Cambios dentro del proyecto
 Control calidad del proyecto
 Medidas preventivas a priori (aseguramiento)
 Medidas a posteriori (control)



Éxito implantación ERP
 La Dirección entiende alcance implantación ERP
 La Dirección participa y lidera el cambio
 La Dirección se implica en el ERP
 No considerar el proyecto como sólo informático
 Entender / conocer los procesos y sistemas actuales
 Comunicación eficaz en la selección / implantación
 Relación fluida entre Jefe y equipo del proyecto
 Formación usuarios en el nuevo sistema
 Planificación de la integración ERP con otras aplic.
 Control del proyecto
 Tener en cuenta los procesos clave de la empresa
 Priorizar necesidades frente a costes


Traspaso de datos

 Analizar estructura datos a traspasar
 Identificar todos los campos que necesita el ERP
 Traspaso automático + carga manual nuevos datos
 Controla exactitud / totalidad traspaso
 Definir reversibilidad datos:
 Bloquear sistema antiguo
 Trabajar en paralelo
 Plazos de los traspasos:
 Todos a la vez (o los más importantes)
 Por módulos
BIG BANG

39 4. Consultora externa

Papel empresa consultora externa

4. Papel empresa consultora externa
 Funciones empresa consultora externa
 Plan de implantación: metodología
 Datos organización proyecto
 Cuestionario calidad implantación ERP



Tipos empresas
Implantación directa Consultoría Implantación indirecta

Fabricante sw


Implantadora ERP
 
Consultoras
+
 
implantadoras



Funciones principales

 Preparación del proyecto
 Diseño del proyecto
 Realización del proyecto
 Preparación del programa
 Puesta en marcha



Plan de implantación

 Selección sw propuesto
 Sistema de implantación
 Análisis funcional
 Confección requerimientos finales
 Diseño del programa
 Puesta en marcha / arranque ERP
 Soporte posterior



Datos organización proyecto (I)

 Funciones equipo proyecto:
 Comité del proyecto
 Aprobar contenido
 Aprobar presupuesto
 Dotar medios materiales / humanos
 Revisar situación proyecto
 Aprobación y control de cambios
 Jefe del proyecto de la consultora
 Control y coordinación
 Jefe del proyecto de la empresa
 Responsable operativo



Datos organización proyecto (II)

 Equipo consultora:
 Jefe del proyecto
 Consultor funcional
 Consultor técnico
 Analistas
 Programadores
 Equipo empresa:
 Dirección general
 Jefe del proyecto
 Responsable de SI / TIC
 Usuarios avanzados
 Resto usuarios


Datos organización proyecto (III)

Recursos a aportar por la empresa:
 Servidor dedicado para desarrollo / explotación ERP
 Equipos de usuarios para trabajar con ERP
 Conexión a red local
 Espacio físico para el equipo de trabajo
 Acceso a comunicaciones externas
 Tiempo disponible componentes equipo trabajo empresa
 Participación usuarios en tareas programadas
 Dedicación exclusiva / prioritaria del Jefe del proyecto



Cuestionario calidad implantación

 Presentación del producto •Bien
 Análisis requerimientos •Normal
•A mejorar
 Demostraciones
 Alternativas de financiación
 Formación
 Soporte en la implantación
 Errores asumidos
 Capacidad de resolución de problemas
 Atención a usuarios
 Adecuación asesoramiento para valorar sw y hw


47 5. Tendencias

Tendencias

5. Tendencias
 Posición actual en el SI de la empresa
 Conexiones entorno


48 5. Tendencias

Posición dentro de los SI

datos información conocimiento

EDP
EDP MIS
MIS DSS, EIS
DSS, EIS DW, ES
DW, ES

ERP


49 5. Tendencias

Conexiones entorno

Clientes
SIO
clientes

ERP CRM

SIO
proveedores Proveedores


t

en
em
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Pe i s
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Evolución ERP

+GRC

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+ CPM

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GR
+ BI
ERP

BI +CPM
ERP +

ERP
50

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