Este documento presenta un instructivo para realizar entrevistas de selección de personal para cargos relacionados con la gestión documental. El instructivo describe la preparación, evaluación y conclusiones de las entrevistas. El objetivo es seleccionar candidatos calificados evaluando aspectos técnicos y humanos a través de una entrevista y formato de evaluación.

1. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 1 DE 7

2. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 2 DE 7
INDICE
1. INTRUDUCCION
2. JUSTIFICACION
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
4. PREPARACION DE LA ENTREVISTA
5. EVALUACION ENTREVISTADO
6. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA
7. ANEXO (FORMATO DE ENTREVISTA)
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

3. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 3 DE 7
1. INTRODUCCION
En la labor archivística es importante tener en cuenta que el personal para
laborar en el área debe poseer características claves para el desarrollo de la
misma y así alcanzar los objetivos que se requieren para el buen
funcionamiento de la Gestión Documental, razón por la cual se realiza la
selección de los aspirantes a los diferentes cargos dentro de la empresa.
2. JUSTIFICACION
Teniendo en cuenta la ley 594 y las leyes y decretos vigente sobre la gestión
documental se requiere de personal capacitado y con experiencia en el
manejo de los documentos tanto en el momento de la producción hasta la
disposición final de los mismos.
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

4. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 4 DE 7
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Seleccionar el personal apto para las distintas actividades relacionadas con la
gestión documental.
3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar comportamiento del entrevistado.
 Habilidades y destrezas en el proceso de gestión documental
 Experiencia laboral en el manejo de archivos
 Conocer el concepto, los tipos, las etapas básicas y generalidades de la
gestión documental por parte del entrevistado.
4. PREPARACION DE LA ENTREVISTA
Antes de efectuar la entrevista se deben preparar /revisar las pruebas según el
perfil deseado ya sea Auxiliar, Técnico Tecnólogo o profesional en gestión
documental, mediante el cual se obtiene el resultado deseado para la vacante
requerida.
Ambiente Físico: El lugar de la entrevista debe reunir condiciones que
predispongan favorablemente al entrevistado: acogedor y cómodo. Conviene
que la atmósfera no esté cargada y tiene que causar sensación de orden y
limpieza.
La iluminación, discreta, han de evitarse los ruidos y las molestias ocasionadas
por la presencia de personas ajenas, así como las interrupciones provocadas
por el teléfono. Debe concertarse la entrevista con fecha y hora fija, evitar las
demoras y contar con el tiempo necesario para su realización.
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

5. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 5 DE 7
5. EVALUACION ENTREVISTADO
ASPECTOS A EVALUAR
PRESENTACION PERSONAL PRIMERA IMPRESIÓN PORCENTAJE EVUALUADO
DEL ENTREVISTADO
(VESTIDO)
RELACIONES MEDIANTE UNA BREVE 60%
CHARLA SE PODRA VER
INTERPERSONALES
COMO ES SU RELACION
CON OTRAS PERSONAS
Y DETERMINAR COMO ES
SU ACTITUD FRENTE A
FACTOR HUMANO LOS DEMAS
EXTROVERTIDO
INTROVERTIDO
EXPONTANEO
RASGOS DE CARÁCTER AMABLE
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

6. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA GESTION DOCUMENTAL MPG-01-04
VERSION 0 28-02-2011 PAG 6 DE 7
CONOCIMIENTOS TERMINOS RELACIONADOS PORCENTAJE EVUALUADO
CON EL AREA(ARCHIVO,TABLA
TECNICOS DEL AREA
DE RETENCION,CICLO VITAL
ENTRE OTROS
NORMATIVIDAD 40%
LEYES,ARTICULOS,DECRETOS
APLICADOS A LA GESTION
DOCUMENTAL
AÑOS/MESES DE
EXPERIENCIA
FACTOR
TECNICO CARGO EJERCIDO EN LA
EXPERIENCIA LABORAL ANTERIOR EMPRESA
LOGROS EN SU EXPERIENCIA
LABORAL ANTERIOR.
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

7. INSTRUCTIVO DE ENTREVISTA MPG-01-04
GESTION DOCUMENTAL
VERSION 0 28-02-2011 PAG 7 DE 7
6. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA
En primer lugar, se interpretan los datos significativos del candidato; después
se emite un juicio de evaluación sobre los factores o requisitos exigidos por el
puesto: Puntos fuertes y débiles del entrevistado con relación al trabajo
vacante. Por último, se redacta una justificación del juicio sobre la idoneidad del
candidato.
7. ANEXO(Formato de Entrevista)
Mediante este procedimiento el entrevistador podrá tomar datos relevantes al
personal entrevistado y determinar quien cumple con el perfil indicado de
acuerdo al cargo requerido por el proceso.
ELABORO APROBO AUTORIZO
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

8. PROCESO DE GESTION MPG-01-04
DOCUMENTAL FORMATO
VERSION 0 DE RESULTADO DE FECHA PAG 1 DE 2
ENTREVISTA
FECHA: CIUDAD:
PROGRAMA: GESTION DOCUMENTAL CARGO REQUERIDO/PERFIL
ASPECTOS HUMANOS Y/O PERSONALES PORCENTAJ
PRESENTACION EXCELENTE BUENA REGULAR INACEPTABLE E
PERSONAL :
HABILIDADES /DESTREZAS:
RASGOS DE CARACTER
CREATIVIDAD INCIATIVA INTROVERTIDO EXTROVERTIDO LIDERAZGO
TRABAJO EN TOLERANCIA RECURSIVO(A) INCIATIVA ORDEN
EQUIPO
ASPECTOS FISICOS
ESTATURA RESISTENCIA FLEXIBILIDAD FUERZA CONTEXTUR
A
FACTOR HUMANO FACTOR TECNICO TOTAL
PORCENTAJE
OBSERVACIONES_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander

9. PROCESO DE GESTION MPG-01-04
DOCUMENTAL FORMATO
VERSION 0 DE RESULTADO DE FECHA PAG 2 DE 2
ENTREVISTA
ASPECTOS TECNICOS PORCENTAJE
CARGO AUXILIAR TECNICO TECNOLOGICO Y /O
PROFESIONALES
CONOCIMIENTOS TERMINOS EN CLASIFICACION Y ELABORACION Y
ARCHIVO ORGANIZACIÓN EJECUCION DE
DE ARCHIVOS PROYECTOS EN
GESTION
DOCUMENTAL
EXPEPERIENCIA LABORAL
TIEMPO LABORADO AÑOS MESES
QUE CARGO DESEMPEÑO EN LA ULTIMA EMPRESA?
COMO FUE SU ULTIMA EXPERIENCIA LABORAL
OBSERVACIONES_______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Elaboró Aprobó Autorizó
Avenida 7 N. 5AN 220 teléfono 5824444 Sevilla Cúcuta-Norte de Santander