Proyecto Final para obtener la especialidad en Administración de Proyectos tocando los tema de Acta Constitutiva de Proyecto Work Breakdown Structure (WBS) Análisis del Riesgo en el Trabajo Análisis de los Involucrados (Stakeholders)

1. [GESTIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS] ITESM
Gestión Profesional de Proyectos
Reporte de Proyecto
Proyecto:
Presentan:
1
Implementación del sistema de protección contra incendio para un
archivo documental
Ricardo Evani Rosas Jardón

2. Contenido
I. Fase de Inicio del Proyecto
i. Acta Constitutiva (Project Charter)
ii. Análisis de los Interesados
II. Fase de Planeación del Proyecto
i. Plan de Gestión del Alcance del Programa
a. Definición del Alcance
b. WBS (workbreakdown structure)
ii. Plan de Gestión de Recursos
a. Recursos del proyecto
b. Cronograma del proyecto
iii. Plan de Gestión del Costo
a. Estimaciones de costo
b. Línea Base de Costo
iv. Plan de Gestión de Riesgos
a. Registro de riesgos
b.RBS (Risk Breakdown Structure)
III. Fase de Ejecución del Proyecto
a. Reporte de Estado del Proyecto
IV. Fase de Monitoreo y Control del Proyecto
b. Reporte de Rendimiento del Proyecto
V. Fase de Cierre del Proyecto
c. Reporte de Cierre de Proyecto
d. Lecciones aprendidas
2

3. I. FASE DE INICIO
Acta Constitutiva (Project Charter)
Propósito:
Justificación:
Beneficios:
3
Los incendios son situaciones inevitables, lo que sí se puede hacer es minimizarlos mediante
acciones adecuadas de protección activa y pasiva contra incendios.
Los sistemas contra incendio son un conjunto de medidas que se disponen en los edificios y
cualquier tipo de construcción para protegerlos contra el fuego.
El presente proyecto está orientado a la implementación de un Sistema contra incendio que
permita salvaguardar la vida de las personas asegurando su evacuación, así como proteger la
estructura del edificio.
.
1) Mitigar cualquier evento que ponga en riesgo los activos de la empresa y estar en todo
momento con posibilidades de actuar con antelación.
2) Detectar y localizar automáticamente con la mayor brevedad posible cualquier conato
de incendio, con el fin de intervenir oportunamente para combatirlo y dar la alarma para
la evacuación parcial o total de áreas
.
1) Los sistemas de detección automática se encargarán de dar la alarma ante un
incendio.
2) Minimizar los daños ocasionados por el fuego.
3) Tener un extintor cerca nos ayudará a combatir un incendio en los primeros minutos
desde que se produce, consiguiendo en muchos casos extinguirlo.
4) Reducción de pérdidas de bienes materiales.
5) Restablecer en el menor tiempo las operaciones del negocio.

4. Riesgos de Alto Nivel:
Restricciones:
Supuestos:
Planeación Inicial:
Autoridad del Gerente de Proyecto:
Aprobaciones:
4
1) Requerimientos de cambio por parte del Cliente.
2) Aumento de los costos de material por parte de algún proveedor.
3) Retraso en la entrega del proyecto.
1) La descarga de agentes halogenados (Novec-1230, FM-200 y similares)
2) La utilización de un solo agente, el gas Inerte Inergen.
1) Conclusión del proyecto en tiempo, suponiendo que la aprobación de las propuestas no
sea mayor a dos semanas.
Fecha esperada de inicio del proyecto: 18 Octubre del xxx
Fecha esperada de terminación del proyecto: 31 de Julio del xxx
Costo esperado: NA
Ricardo Rosas
Gerente de Proyectos de Digy TI
Validación de propuestas, comunicación con directa con el Patrocinador.
Líder Funcional: Nombre: Alejandro Martínez Villamil Firma:
Project Manager: Nombre: Ricardo Rosas Firma:
Patrocinador: Nombre: Raúl Fuentes Firma:

5. Análisis de los Interesados:
Interesado Información
de Contacto
Nivel de
involucramiento
y participación
(ej. Alto-moderado-
bajo)
Requerimientos
específicos,
incluyendo
información
Expectativas Responsable
del equipo
asignado para
su gestión
Raúl
Fuentes
Ext. 2073 Alto  Reporte
 Ahorros
 Mejora de la
calidad
 Concluir el
proyecto en
Julio del
xxx
 Reducción
de costos
en un 30%
Ricardo Rosas
Alfredo
Martínez
Villamil
Ext. 3196 Medio  Reporte
 Ahorros
 Mejora de la
calidad
 Concluir el
proyecto en
Julio del
xxx
 Reducción
de costos
en un 30%
 Mejor
administraci
ón de los
enlaces
 Mejorar el
nivel de
servicio
Ricardo Rosas
Ricardo
Rosas
Ext. 2063 Alto  Reporte
 Ahorros
 Mejora de
calidad en los
servicios
 Concluir el
proyecto en
Julio del
xxxx
 Reducción
de costos
en un 30%
Ricardo Rosas
Juan Pérez
Gerente
ANSUL
Ext 3013 Medio  Mejora de la
calidad de los
servicios
 Concluir el
proyecto en
Julio del
xxxx
Ricardo Rosas
David
Chávez
(Equipo de
Proyecto)
Ext 2146 Medio  Mejora de la
calidad de los
servicios.
 Concluir el
proyecto en
Julio xxx
Ricardo Rosas
Sandra M.
(Equipo de
Proyecto)
Ext. 1698 Medio  Mejora en la
calidad de los
Servicios
 Concluir el
proyecto en
Julio xxx
Ricardo Rosas
5

6. II. FASE DE PLANEACIÓN
Plan de Gestión del Alcance
Alcance del Proyecto (inclusiones y exclusiones):
Entregables:
Criterios de Aceptación:
6
 Minimizar los daños ocasionados por el fuego.
 Restablecer en el menor tiempo las operaciones del negocio.
 En la aplicación del agente, las áreas abiertas mencionadas y el piso de rejilla son un serio
inconveniente para la descarga de agentes halogenados (Novec-1230, FM-200 y similares), puesto
que siendo significativamente más pesados que el aire (el Novec es 11 veces más pesado) la falta de
confinamiento en los niveles superiores y un tiempo máximo de descarga de diez segundos de
acuerdo a diseño, impedir que se mantenga la concentración apropiadamente. Esto dificultaría el
á
́
poder extinguir en el primero y segundo nivel, siendo la mejor alternativa un gas cuya densidad es de
1.1 comparada con la del aire (de 1.0) permitiendo que exista una mejor distribución en el ambiente
(en los tres niveles). El agente seleccionado es el gas Inerte Inergen.
 Reducir el impacto ambiental con el uso del gas seleccionado “Inergen”.
 El sistema se complementará en la parte de detección y control con un tablero direccionable
(inteligente) asociado a detectores de dos tipo: puntuales en donde exista techo o plafón y detectores
de humo por aspiración en las áreas abiertas.
 El alcance incluye la carpeta de proyecto en la que se incluyen: descriptivo de operación, cálculos,
catálogo de conceptos, fichas técnicas de los componentes y materiales y planos en Autocad (a partir
de los que en el mismo formato nos sean proporcionados) con la ubicación de dispositivos en planta e
isométrico para la supresión.
- Planos del diseño del sistema, memoria descriptiva y especificaciones técnicas.
- La obtención de materiales, equipos y componentes para la instalación.
- La instalación del sistema contraincendios.
- Instalación de un tablero direccionable (inteligente) asociado a detectores de dos tipos:
puntuales y detectores de humo.
- Sistema funcionando de acuerdo a especificaciones.
- Evitar mas de 3 cambios de solicitudes en el proyecto
- No exceder el cronograma con tiempo mayor a 1 mes.
- Monitoreo en tiempo real, para validar las políticas establecidas

7. WBS (Work Breakdown Structure):
7

8. Plan de Gestión de Recursos
Recursos del Proyecto
8
MATRIZ DE IMPACTO
StakeHolder
Desconocedo
r Reticente Neutral Partidario Líder
STK 1 C D
STk 2 D
StK 3 C D
Stk 4 C D
Stk 5 C D
ANSUL C D

9. Matriz de Roles y Responsabilidades
Entregable o
Componente
Interesado
(Nombre)
Interesado
(Nombre)
Interesado
(Nombre)
Interesado
(Nombre)
Interesado
(Nombre)
Planos del
diseño del
sistema,
memoria
descriptiva y
especificacion
es técnicas
David Chávez
(Arq.
Proyectista)
R
Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
I
Alejandro
Villamil (Líder
Funcional)
I
Ricardo Rosas
(Project
Manager)
A
Juan Pérez
(Gerente
ANSUL)
C
La obtención
de materiales,
equipos y
componentes
para la
instalación.
David Chávez
(Arq.
Proyectista)
I
Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
R
Alejandro
Villamil (Líder
Funcional)
I
Ricardo Rosas
(Project
Manager)
A
Juan Pérez
(Gerente
ANSUL)
R
La instalación
del sistema
contraincendio
s.
David Chávez
(Arq.
Proyectista)
I
Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
R
Alejandro
Villamil (Líder
Funcional)
I
Ricardo Rosas
(Project
Manager)
A
Juan Pérez
(Gerente
ANSUL)
R
Instalación de
un tablero
direccionable
(inteligente)
asociado a
detectores de
dos tipos:
puntuales y
detectores de
humo.
David Chávez
(Arq.
Proyectista)
I
Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
R
Alejandro
Villamil (Líder
Funcional)
I
Ricardo Rosas
(Project
Manager)
A
Juan Pérez
(Gerente
ANSUL)
R
Sistema
funcionando
de acuerdo a
especificacion
es.
David Chávez
(Arq.
Proyectista)
I
Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
R
Alejandro
Villamil (Líder
Funcional)
I
Ricardo Rosas
(Project
Manager)
A
Juan Pérez
(Gerente
ANSUL)
R
Claves:
R = Responsable de la Ejecución
A = Aprobación final
C = Debe ser consultado
I =Debe ser informado
9

10. Cronograma del Proyecto
Plan de Gestión del Costo
Entregables Costo Estimado ($)
Planos del diseño del sistema, memoria
descriptiva y especificaciones técnicas
$19,999.20
La obtención de materiales, equipos y
componentes para la instalación.
$311,331.20
La instalación del sistema contraincendios. $74,997.60
Instalación de un tablero direccionable
(inteligente) asociado a detectores de dos tipos:
puntuales y detectores de humo.
$52,498.80
Sistema funcionando de acuerdo a
especificaciones.
$38,498.88
TOTAL $497,325.68
10

11. Línea base de costo
11

12. Plan de Gestión de las Comunicaciones
Tipo de
Comunicación
Objetivo de la
comunicación
Medio Frecuencia Audiencia Propietario Entregable Formato
Reunión de
Kickoff
Introducción del
equipo de trabajo al
proyecto, revisar
objetivos
Junta
presencial
Única Sponsor
Equipo de
trabajo
Stakeholders
Project
Manager
 Agenda
 Minuta de
reunión
 Formato en Word
Juntas con el
equipo de trabajo
Revisión de
avances con el
equipo
Conference
call
Catorcenal Equipo de
trabajo
Project
Manager
 Agenda
 Minuta de
reunión
 Avances en
plan de
trabajo
 Formato en Word
 Avances en
Project
Juntas técnicas Diseño e la solución
e implementación
Junta
presencial,
conference
call
Cuando
sea
necesario
Staff técnico
Proveedores
Project
Manager
 Agenda
 Minuta de
reunión
 Notificación
vía correo
electrónico
 Formato en Word
 Gmail
 Drive Google
Status de
proyecto,
avances
Reporte del estado
del proyecto,
avances,
problemas, riesgos
Conference
call
Cuando
sea
necesario
Stakeholders Project
Manager
 Agenda
 Minuta de
reunión
 Correo
electrónico
 Formato en Word
 Gmail
Status de
proyecto,
avances
Reporte del estado
del proyecto,
avances, costos,
problemas, riesgos
Portal de
reportes
Semanal Project sponsor
PMO
Project
Manager
 Reporte del
estatus del
proyecto
 Agenda del
proyecto
 Portal de PMO
12

13. Plan de Gestión de Riesgos
WBS Actividad Eventos de
Riesgo
Respuesta Responsable Fecha Costo Efecto
esperado
Planos del
diseño del
sistema,
memoria
descriptiva y
especificacione
s técnicas
Retraso en la
entrega del
Proyecto
Asignar un recurso
humano extra para
la correcta
ejecución de los
trabajos
Arq. Proyectista $ 1000
usd
Entrega de los
planos de diseño
antes del tiempo
esperado.
La obtención de
materiales,
equipos y
componentes
para la
instalación.
Incremento de
costo de los
materiales por parte
del proveedor.
Negociar por
adelantado lo
precios con el
proveedor.
Project Manager $ 2000
usd
Evitar desviación
al presupuesto
con los precios
negociados.
La instalación
del sistema
contraincendios
Mala ejecución de
los trabajos.
Capacitación del
Ing. Residente de
acuerdo a las
especificaciones
de los sistemas
que maneja el
proveedor.
Ing. Residente 0% Evitar desviación
al presupuesto
por realización
de retrabajos.
Cumplir con la
calidad
especificada.
Instalación de
un tablero
direccionable
(inteligente)
asociado a
detectores de
dos tipos:
puntuales y
detectores de
humo.
Mala ejecución de
los trabajos.
Capacitación del
Ing. Residente de
acuerdo a las
especificaciones
de los sistemas
que maneja el
proveedor.
Ing. Residente $ 1000
usd
Disminuir errores
en las
especificaciones
requeridas con el
objetivo de
garantizar los
alcances y
objetivos
establecidos en
el proyecto
Sistema
funcionando de
acuerdo a
especificacione
s.
Retraso en la
entrega de
servicios.
Establecer un
contrato de
implementación,
que especifique
que la demora del
proyecto, tendrá
una penalización
del 10% en la
facturación anual
de los nuevos
servicios
Project Manager $0 Cumplir con el
cronograma y
evitar
penalización.
13

14. Risk Breakdown Structure
Matriz de probabilidad e impacto (Riesgos)
14
WBS Actividad Eventos de
Riesgo
Causas Efectos Categoría
Planos del
diseño del
sistema,
memoria
descriptiva y
especificacione
s técnicas
Retraso en la
entrega del
Proyecto
Cambios en las especificaciones
del proveedor.
Incremento del costo del proyecto
en un 5% del valor total del
proyecto
Externo
La obtención de
materiales,
equipos y
componentes
para la
instalación.
Incremento de
costo de los
materiales por parte
del proveedor.
El proveedor hizo una alza en
los costos de los materiales
Desviación del presupuesto. Externo
La instalación
del sistema
contraincendios
Mala ejecución de
los trabajos.
Personal no capacitado para la
ejecución de los trabajos.
Impacto en la calidad del producto
y desviación al presupuesto.
PM
Instalación de
un tablero
direccionable
(inteligente)
asociado a
detectores de
dos tipos:
puntuales y
detectores de
humo.
Mala ejecución de
los trabajos.
Personal no capacitado para la
ejecución de los trabajos.
Impacto en la calidad del producto
y desviación al presupuesto.
PM
Sistema
funcionando de
acuerdo a
especificacione
s.
Retraso en la
entrega de
servicios.
Falta de expertise del Ing.
Residente en las tareas
establecidas en el proyecto
Re trabajo y desfase de 3 días en
la fecha de terminación del
proyecto
Técnico

15. Alto impacto (8)
Riesgo medio
(1x8=8)
Riesgo alto
(2x8=16)
Riesgo alto
(3x8=24
Moderado impacto
(4)
Riesgo bajo
(1x4=4)
Riesgo medio
(2x4=8)
Riesgo alto
(3x4=12)
Bajo impacto (2) Riesgo bajo
(1x2=2)
Riesgo bajo
(2x2=4)
Riesgo medio
(3x2=6)
Impacto / Probabilidad Baja
probabilidad (1)
Moderada
probabilidad (2)
Alta
probabilidad (3)
Registro de Riesgo Actualizado
WBS Actividad Eventos de
Riesgo
Causas Efectos Categoría Probab
ilidad
Impact
o
Nivel
de
riesg
o
Planos del
diseño del
sistema,
memoria
descriptiva y
especificaciones
técnicas
Retraso en la
entrega del
Proyecto
Cambios en las
especificaciones
del proveedor.
Incremento del costo del
proyecto en un 5% del
valor total del proyecto
Externo 2 4 8
Medio
La obtención de
materiales,
equipos y
componentes
para la
instalación.
Incremento de
costo de los
materiales por parte
del proveedor.
El proveedor hizo
una alza en los
costos de los
materiales
Desviación del
presupuesto.
Externo 2 8 16
Alto
La instalación
del sistema
contraincendios
Mala ejecución de
los trabajos.
Personal no
capacitado para la
ejecución de los
trabajos.
Impacto en la calidad del
producto y desviación al
presupuesto.
PM 2 8 16
Alto
Instalación de un
tablero
direccionable
(inteligente)
asociado a
detectores de
dos tipos:
puntuales y
detectores de
humo.
Mala ejecución de
los trabajos.
Personal no
capacitado para la
ejecución de los
trabajos.
Impacto en la calidad del
producto y desviación al
presupuesto.
PM 3 2 6
Medio
Sistema
funcionando de
acuerdo a
especificaciones
Retraso en la
entrega de
servicios.
Falta de expertise
del Ing. Residente
en las tareas
establecidas en el
proyecto
Re trabajo y desfase de
3 días en la fecha de
terminación del proyecto
Técnico 2 4 8
Medio
15

16. III) FASE DE EJECUCIÓN
Reporte de Estado del Proyecto
Entregables Terminados:
Entregables en Progreso:
Registro de Incidentes:
Entregable o
Componente
Interesado
afectado
Descripción de
polémica
Plan de
Respuesta
Responsable
Obtención de
materiales, equipos y
componentes para la
instalación.
Juan Pérez
(ANSUL)/Sandra
Mauricio (Ing.
Residente)
Retraso en el
suministro de
materales y equipos
por parte de ANSUL.
Comunicación con
PM asignado por
proveedor
PM, Ing. Ricardo
Rosas
Instalación de un
tablero direccionable
(inteligente) asociado
a detectores de dos
tipos: puntuales y
detectores de humo.
Sandra Mauricio (Ing.
Residente)
Afectación a la
Calidad en el
Servicio, por fallas en
la instalación del
mismo.
Revisión con el Ing.
Residente.
Ing. Ricardo Rosas
16
Planos del diseño del sistema, memoria descripitva y especificaciones técnicas.
La obtención de materiales, equipos y componentes para la instalación.
La instalación del sistema contraicendios.
Instalación de un tablero direccionable asociado a detectores de 2 tipos: Puntuales y
Detectores de Humo.

17. 1) FASE DE CONTROL
Reporte de Rendimiento
Entregable o
componente
PV AC EV CV SV SPI
Planos del diseño
del sistema,
memoria
descriptiva y
especificaciones
técnicas
$20,000.00 $15,000.00 $20,000.00 $20,000.00 $20,000.00
100%
La obtención de
materiales, equipos
y componentes
para la instalación.
$300,000.00 $200,000.00 $300,000.00 $300,000.00 $300,000.00
60%
La instalación del
sistema
contraincendio.
$74,000.00 $74,000.00 $74,000.00 $74,000.00 $74,000.00
88%
Instalación de un
tablero
direccionable
(inteligente)
asociado a
detectores de dos
tipos: puntuales y
detectores de
humo.
$52,000.00 $52,000.00 $52,000.00 $52,000.00 $52,000.00
50%
Sistema
funcionando de
acuerdo a
especificaciones.
$38,000.00 $38,000.00 $38,000.00 $38,000.00 $38,000.00
50%
Total =
$484,000.00 $379,000.00 $484,000.00 $484,000.00
$484,000.00
70%
17

18. Acciones Correctivas y/o Preventivas
Riesgos
18
Aplicación de técnicas de compresión de tiempos en la Instalación de los equipos:
Crashing:
 Reducción de tiempos en el suministro del material
 Configuración y puesta a punto del Tablero direccionable
Fast-tracking
 Configuración y puesta a punto del Tablero direccionable
- Seguimiento puntual al Plan de Comunicación, para evitar retrasos durante el ciclo
ejecución del proyecto.
- Implementar Plan de Contingencia que determine la clasificación de la incidencia y dar
una pronta respuesta en fallas del Sistema Contraincendios..
Indique aquí los riesgos nuevos que se han presentado en la ejecución del proyecto, así como
sus planes de respuestas correspondientes y responsables.
Fallas en el funcionamiento del Tablero direccionable debido a la nueva tecnología
implementada ocasionando un retraso en la detección de humo.
Plan de Respuesta. Realizar simulacros para detectar fallas de los equipos e instalaciones para
evitar que fallen en un incendio.

19. 2) FASE DE CIERRE
Reporte de Cierre del Poyecto
Objetivos
Lecciones Aprendidas
19
Los objetivos del proyecto fueron alcanzados tras documentar lo siguiente:
 Generación del 15 % de ahorros en la compra anticipada de los materiales y equipos.
 Sistema funcionando de acuerdo a especificaciones.
 Buen diseño del sistema lo que redujo las órdenes de cambio y a su vez las
desviaciones al presupuesto..
- Validar que la instalación como los equipos funcionen correctamente para evitar
reparaciones.
- La compra anticipada de materiales y equipos puede generar un ahorro considerable a los
gastos del proyecto.