Un informe eficaz utiliza un lenguaje denotativo y técnico para orientar el mensaje de manera imparcial hacia el contexto, evita el uso de la primera persona y prefiere verbos en pretérito o presente, sustantivos a adjetivos, y una sintaxis y puntuación precisas con párrafos cortos y frases concretas para transmitir claridad, exactitud y precisión sin solecismos ni ambigüedades.