Este documento describe el proceso de compras de una empresa, incluyendo la búsqueda de proveedores, la solicitud y evaluación de ofertas, y la selección del proveedor. Explica los tipos de compras, las relaciones con otros departamentos, y el uso de boletines de compras para centralizar las solicitudes internas. También cubre métodos para calcular presupuestos como el prorrateo de gastos comunes y el uso de una constante de proporcionalidad.

1. PROCESO DE COMPRAS: BÚSQUEDA DE
PROVEEDORES.
TEMA 4

2. GESTIÓN DE LAS COMPRAS.

3. RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS
 Financiero.
 Técnico.
 Administración.
 Dirección.
 Almacén.

4. DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

7. RRHH DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
JEFE DE COMPRAS.
COMPRADORES.
COMPRADORES.
COMPRADORES.

8. Inicio
PLANIFICAR LAS
COMPRAS.
Solicitar ofertas y
presupuestos
Evaluar las ofertas
recibidas.
Seleccionar al
proveedor
Negociar las
condiciones
Analizar
Las necesidades
Solicitar el pedido
Realizar un
seguimiento del
pedido y los
acuerdos.
Fin
PROCESO DE COMPRAS

9. TIPOS DE COMPRA (EN FUNCIÓN DE LAS
NECESIDADES)
CÍCLICAS
O
RUTINARI
AS
ESPECIA
LES
ANTICIIPA
DAS
ESTACIO
NALES
DE
OPORTU
NIDAD
DE
URGENCI
A
Pequeñas
cantidades
. Entrega
diaria o
semanal.
Baja
inversión.
Establecim
ientos de
artículos
de
consumo.
Contrato
de
compraven
No se trata
de
materiales
para su
transforma
ción.Gran
inversión.
Decisiones
no sólo del
dpto
comercial,t
ambién
dpto
técnico,
fro, etc.
Se
realizan
antes de
que surja
la
necesidad,
bien para
aprovecha
r antes de
subidas de
precios o
cuando se
conoce lo
que se va
a necesitar
Productos
de
temporada
para
atender la
demanda
estacional.
Productos
muy
rebajados.
La
inversión
supone un
riesgo.
Siempre
que los
artículos
cumplan
los
requisitos
del dpto
técnico.
Para cubrir
necesidad
es
urgentes.
Suelen ser
más caros
porque no
se pueden
aprovecha
r
descuento
s y
rappels.

10. BÚSQUEDA DE PROVEEDORES.
Normalmente las empresas tienen un fichero con información
sobre proveedores, actuales y potenciales.
Estos últimos se pueden encontrar en:
• Internet. (on line)
• Guías telefónicas.
• Organismos Oficiales (Cámaras de comercio)
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones.
• Bases de datos cedidas por empresas especializadas.
Nota: el resto se trata de búsqueda off line

11. Si se necesita contacto directo con el proveedor:
• Entrevista con representantes del proveedor,
• Visitar Mercados centrales.
• Ferias y exposiciones.
• Oficinas de compra (Centros de venta que el proveedor
tiene en determinadas ciudades para acercar sus
productos a los posibles clientes. Los servicios que
ofrecen son: información sobre precios y presupuesto,
sobre cambios o actualizaciones en el diseño del
producto, gestión de pedidos...
• Importadores mayoristas. Son empresas que, dentro del
país, ofrecen productos de una marca extranjera a
precios razonables. Estos proveedores, normalmente, se
ubican en grandes ciudades y venden a comerciantes y
consumidores los artículos que importan del extranjero.

12. BOLETÍN DE COMPRAS.
Generalmente, las empresas centralizan las compras a
través de su departamento de compras o aprovisionamiento
utilizando para ello un documento interno denominado
“boletín de compras”·.
La sección o departamento que emite el documento detalla en
él las características del material que necesita y cuándo tiene
que estar disponible.
El departamento de compras, una vez recibidos los boletines,
procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del
encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o
información de los materiales solicitados.

13. El proceso suele ser el siguiente:
Dar preferencia a las solicitudes
de materiales cuyas existencias
se encuentren bajo mínimos.
Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad
o se trata de un bien que se compra por primera vez.
Cuando el material se ha comprado otras veces, se
trata de una compra rutinaria, pero si no es así hay
que solicitar varias ofertas y elegir al proveedor.
Clasificar los boletines por materiales homogéneos
o adquiridos del mismo proveedor.
También se pueden agrupar por artículos
que suministra un proveedor en exclusiva,
materiales que suministran varios proveedores
o productos importados.
Consultar con el futuro usuario antes
de hacer el pedido.
Este paso es necesario cuando se trata
de un bien para el uso de un departamento
o sección.

14. BOLETÍN DE COMPRAS
DISEÑAR BOLETÍN DE COMPRAS EN EXCEL.
ACTIVIDAD PROPUESTA 4.2. PÁGINA 101

15. El siguiente paso será decidir la calidad que deben
reunir los materiales, la cantidad que hay que
solicitar, el plazo de entrega, las condiciones
financieras, etc.
Cuando en el aprovisionamiento están implicadas
las secciones de fabricación, almacén y ventas, la
respuesta a preguntas del tipo qué cantidad
comprar, cuándo solicitar el pedido, a qué
precio, generalmente se resuelven en el
departamento técnico o en el de ventas; la solución
que ellos aportan a la gestión de compras puede
hacer referencia a las necesidades para un
proceso concreto, una temporada o un año.

16. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO

17. QUÈ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR

18. Además de la información anterior, hay que pedir
catálogos, muestras..., indicando la fecha límite
para que envíen la respuesta.
También es conveniente indicar que se está
solicitando la misma información a otros proveedores
y cuál es el criterio que utilizará la empresa para
evaluar las ofertas recibidas

19. SOLICITUD DE INFORMACIÓN

22. MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL
PRESUPUESTO

23. CUANDO EL CLIENTE RECIBE EL PRESUPUESTO
NECESITA CALCULAR EL COSTE UNITARIO PARA
COMPARARLO CON OTRAS OFERTAS.
MÉTODOS:
1. Prorrateo de gastos comunes.
El prorrateo de gastos comunes consiste en repartir
proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc.
entre los distintos artículos.
Para conseguirlo se podrían utilizar repartos proporcionales
mediante reglas de tres directas, pero esto supone tener que
repetir el procedimiento para cada uno de los artículos y
elementos.

24. GASTOS DE COMPRA O ADQUISICIÓN.
 Envases y Embalajes: Se reparten en
función de las unidades. (Siempre que no
sean retornables)
 Transportes: Se reparten en función del peso
o del volumen.
 Carga y Descarga: En función del peso o
grado de dificultad para manejarlos.
 Seguro y Aranceles: Según el valor neto de
la mercancía.

25. 2. CONSTANTE DE PROPORCIONALIDAD K
K = (Coste Neto/Importe Bruto),
Coste Neto = Importe Bruto – Descuentos + (Gastos
Comunes)
Importe Bruto = Q x P (de cada uno de los
productos)
Una vez conocida K, el coste unitario de cada
producto será igual al K por el precio de compra de
cada unidad.
Una forma de reducir el cálculo consiste en utilizar la
denominada constante de proporcionalidad (k), que
se aplica así:

28. Fuente: GESTIÓN LOGÍSTICA Y COMERCIAL.
Paraninfo.