Este documento trata sobre técnicas elementales de administración. Explica la función de la administración en la empresa, los sistemas de información y organización, las comunicaciones escritas y el archivo y gestión documental. Describe los procesos de administración como la planificación, organización, dirección y control. También cubre temas como la clasificación de documentos, tipos de comunicación y barreras a la comunicación efectiva.

1. Técnicas
Elementales de
Administración

2. Índice
1.- La Función de la Administración en la Empresa
2.- Sistemas de Información y Organización
3.- Las comunicaciones escritas
4.- Archivo y gestión documental
Anexos
2

3. 1.- La Función de la Administración
1.-
3

4. 1.- La Función de la Administración
1.-
DIAGNOSTICO
OBJETIVOS
POLITICAS
PLANES
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
4

5. 1.- La Función de la Administración
1.-
Ser específico para la solución de un problema o meta de una situación.
Estar expresado en términos concretos.
Debe estar cuantificado en alguna unidad de medida contrastable, lo que permitirá
medir las desviaciones.
Tener una fecha de realización.
Ser realizable o alcanzable.
Debe estar dotado de los medios necesarios, proporcionales al objetivo.
Estar participado por quien ha de llevarlo a cabo.
Ser poco numerosos para cada persona o colectivo responsable.
Los diferentes objetivos de las Áreas deben estar coordinados.
Los diferentes objetivos deben ser Compatibles entre sí.
Los dos puntos anteriores se deben entender tanto
horizontal (entre las diferentes Áreas de la Empresa), como
verticalmente (a distintos niveles de cada Área).
Los objetivos prioritarios deben alcanzar a todas la Áreas Claves de la Empresa.
Deben ser Coherentes en el tiempo: entre el Corto Plazo y el Largo Plazo.
5

6. 1.- La Función de la Administración
1.-
DIVISION DEL TRABAJO:
FUNCIONES
ACTIVIDADES
OPERACIONES
6

7. 1.- La Función de la Administración
1.-
Tipos de la delegación.-
Actividades, tareas, trabajos concretos.
Funciones.
Responsabilidades.
Objetivos.
Decisiones.
7

8. 1.- La Función de la Administración
1.-
Urgente
Mucho Poco
Importante y Importante y
Mucho Urgente Poco urgente
Importante
Poco Importante y Poco Importante y
Poco Urgente poco urgente
8

9. 1.- La Función de la Administración
1.-
¿Eres víctima de ¿Qué puedes hacer para eliminarlos?
estos ladrones
del tiempo?
Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planéala con anticipación
No planear por escrito. Antes de hacer algo siempre define: QUÉ, PARA QUÉ, CÓMO,
QUIÉNES, CON QUÉ, CUÁNDO.
Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual es más importante,
No Jerarquizar. numéralos y dale prioridad y tiempos a cada uno.
No saber decir NO. Sé asertivo. Piensa que no tienes obligación de cumplir los deseos de los
demás, confía en que puedes hablar con claridad con las personas y ellos
entenderán tus razones.
No delegar o Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las
aceptar ayuda personas para compartir el trabajo.
9

10. 1.- La Función de la Administración
1.-
La Dirección en la empresa:
empresa:
Conocimiento de hechos.-
hechos.
Fijación de metas.-
metas.
Ordenación y valoración de medios.-
medios.
Organización.
Organización.-
Dirección de personas.-
personas.
Control.
Control.-
10

11. 1.- La Función de la Administración
1.-
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL:
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea
lograr.
1.- Establecimiento de La administración enfocada a procesos se basa en mejorar
normas o estándares de procesos más que en perfeccionar funciones.
ejecución. Con este enfoque se marcan estándares que comprenden
sistemas, procedimientos, métodos de trabajo, seguimientos
operacionales y auditorias que deben formar parte de un
sistema de calidad.
2.- Medición de la Requiere que la información sea procesada, interpretada y
ejecución real en relación comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer
con los estándares conclusiones sobre la ejecución real.
establecidos.
3.- Aplicación de la acción Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o
correctiva. ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario
conocer las causas de desviación.
11

12. 1.- La Función de la Administración
1.-
TIPOS DE INDICADORES:
Permiten determinar cuantitativamente el grado de cumplimiento de las
metas en un período determinado.
DE EFICIENCIA La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados
con los recursos disponibles en un tiempo determinado.
Determinan el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de
una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.
La productividad puede medirse en función de los recursos humanos,
DE PRODUCTIVIDAD materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizar las tres
relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo más relevante a
considerar en el proceso que mida.
Manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos
de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el
DE CALIDAD servicio, tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface
plenamente al usuario.
12

13. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Elementos que intervienen en el proceso de
comunicación.-
Emisor.-
Código.-
Mensaje.-
Canal
Receptor.-
Decodificar.-
Situación.-
Contexto.-
Retroalimentación.-
La escucha activa.- 13

14. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Principios Generales de la comunicación.-
comunicación.-
a.- Integridad
b.- Comprensibilidad
c.- Transparencia
d.- Concisión
14

15. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Etapas en la elaboración
de la Información.-
Información.
-Recogida de Datos.
-Depuración de los Datos.
-Almacenamiento de los Datos.
-Procesamiento de los Datos.
-Distribución de la Información Elaborada.
15

16. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Tipos de comunicación en el interior de la Empresa.-
Empresa.
-Información ascendente:
Comunicación de problemas e incidencias.
Informes de desempeño.
Quejas y reclamaciones.
Sugerencias de mejora.
-Información descendente:
Comunicación de objetivos.
Instructivos de trabajo.
Procedimientos de trabajo.
Corrección del desempeño.
Aprendizaje y enseñanza.
-Información lateral:
Resolución conjunta de problemas.
Actividades en equipo. 16

17. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Interferencias o barreras a la comunicación.-
a.- El enmascaramiento de la conducta.-
b.- Interpretación personal del mensaje.-
c.- Falta de atención en emisor o receptor.-
d.- Objetivos poco claros y comunicaciones no estructuradas.-
e.- Las expectativas.-
f.- Percepciones erróneas.-
g.- Errores en el uso del código.-
h.- Olvidos y modificaciones.-
1.- Ha olvidado parte de los que se le ha comunicado.
2.- El orden del mensaje ha sido alterado.
3.- Aparecen elementos que no pertenecen al mensaje.
i.- Excesiva información para procesar en poco tiempo.
j.- Uso discriminatorio del lenguaje.
17

18. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
Estrategias para mejorar la comunicación.-
comunicación.
a.- Empatía.-
b.- El respeto positivo incondicional.-
c.- La retroalimentación.-
Verbal: emisor-receptor; receptor-emisor.
Escrita: prueba de evaluación inicial.
Gestual: miradas, señales, etc.
d.- Escucha activa.-
* No interrumpir a la persona que habla.
* Mostrar una actitud receptiva gestual y corporal.
* No juzgar o valorar lo que diga el interlocutor.
* No ofrecer soluciones antes de que el interlocutor haya acabado.
* No pensar en lo que vamos a decir mientras la otra persona habla.
* No contra argumentar. 18

19. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
El estilo de comunicación asertivo o positivo.-
positivo.
Aserción es el arte de expresar clara y concisamente los deseos y necesidades
manteniéndose respetuoso con el punto de vista de la otra persona.
Sus características son las siguientes:
* Comportamiento firme con una comunicación clara y directa sin ser ofensiva.
* Utilización de mensajes en los que se indica claramente el origen personal no
impositivo, de los deseos, opiniones o sentimientos.
* Expresión social adecuada, relajada, tono de voz firme y espacio interpersonal
correcto.
* Se orienta por los objetivos y solución de problemas, si no es posible
conseguirlos, la persona se siente mejor al haber sido capaz de expresar sus
sentimientos.
* Utiliza la escucha activa.
19

20. 2.- Sistemas de Información
y Comunicación
La comunicación no verbal.-
verbal.-
La comunicación no verbal es aquella que no emplea el lenguaje
como medio de comunicación.
Expresiones faciales.
Movimientos corporales.
Aspecto físico.
20

21. 3.- Las Comunicaciones Escritas.-
Escritas.
Las Comunicaciones escritas.-
1.- Brevedad y concisión.
2.- Claridad del mensaje.
3.- En la comunicación manual, claridad de la escritura.
4.- Orden expositivo.
5.- Corrección ortográfica y gramatical.
6.- Eficacia: Por qué se escribe
Para quién se escribe.
Qué se escribe.
21

22. 3.- Las Comunicaciones Escritas.-
Escritas.
Tipos de comunicaciones escritas.
*Instancias o solicitudes.
*Certificados, declaraciones.
*Ruegas, invitaciones, peticiones.
*Listados de datos, tablas, etc.
*Albaranes, pedidos, facturas, documentos de pago, etc.
*Presupuestos, proyectos, borradores, estudios, etc.…
22

23. 3.- Las Comunicaciones Escritas.-
Escritas.
Informes.-
Informes.
a.- Carta de presentación, dirigida a la persona.
(Omisible cuando se entrega en mano).
b.- Portada. Debe constar de:
-Título del informe.
-Nombre de la persona a quién va destinado.
-Nombre del autor del informe.
-Fecha de terminación del informe.
c.- Índice.
d.- Resumen.
e.- Cuerpo, texto o contenido.
f.- Anexos: documentos, escritos, etc.
23

24. 4.- El Archivo y la
Documental.
Gestión Documental.-
En función de la información almacenada:
*Archivos necesarios para la gestión empresarial.
*Archivos a mantener por imperativo legal.
*Documentación histórica.
En función del tipo de gestión que se realiza del archivo:
*Centralizado.
*Descentralizado.
Desde el punto de vista de la existencia física de los documentos.
*Físicos.
*Virtuales (Informáticos)
24

25. 4.- El Archivo y la
Documental.
Gestión Documental.-
La clasificación constituye la base del sistema de archivo empresarial. Sin una
clasificación, o con una clasificación defectuosa, los datos, la información, los
documentos, se perderán o serán difíciles de encontrar.
La clasificación documental es una técnica para la identificación y reagrupación
sistemática de documentos, datos e información, según características comunes
que pueden ser diferenciadas.
Para clasificar, previamente hay que codificar. La codificación consiste en asignar
números, letras o símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático,
previamente definido, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada
documento pertenece y diferenciarlos entre sí.
Los métodos de clasificación pueden ser alfabéticos, numéricos, simbólicos,
temáticos, geográficos, cronológicos, colores, etc., o cualquier mezcla de varios
sistemas.
25

26. Anexos
26

27. Anexos
27

28. Anexos
http://informesuniversitarios.com/consejos/como-hacer-un-informe
http://www.ejemplosde.net/tag/informes/
http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-informe.html
http://modelode.com/modelos/modelos-de-informes.php
http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml
http://es.scribd.com/doc/26034748/Principios-para-la-organizacion-
de-archivos-administrativos
http://es.scribd.com/doc/46579931/TECNICAS-DE-
CODIFICACION-Y-ARCHIVO
28

29. 29

30. 30