Este documento describe el proceso de compras de una empresa. El objetivo del proceso es adquirir bienes y servicios de forma eficiente para asegurar el abastecimiento continuo de la empresa y maximizar su rentabilidad, cumpliendo con la legislación aplicable. El proceso incluye recibir y entregar pedidos, seleccionar, monitorear y evaluar proveedores, medir indicadores de gestión, aplicar acciones correctivas y atender quejas.

1. PROCESO COMPRAS

2. OBJETIVO
Atender de forma eficiente los requerimientos de la empresa usuaria y los procesos,
asegurando su continuo abastecimiento, así mismo la rentabilidad de la
organización a través de la adquisición de bienes y servicios, dentro del
cumplimiento de la legislación aplicable y las directrices del SGI.

3. •Cada vez que se recibe o entrega
un pedido.
•El cumplimiento de los requisitos
para Selección, Monitoreo y
seguimiento al desempeño de
los proveedores (Evaluación y
Reevaluación).
•Medición y Verificación
Cumplimiento de los indicadores
de gestión del proceso para
generar información de entrada
para la revisión y la mejora.
•Aplicación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de
mejora al proceso y a los
proveedores de mutuo
acuerdo y ser necesario.
•Atención de Quejas, Reclamos
y No Conformidades
relacionadas con su proceso.
•Revisión y Validación de
Objetivos, indicadores y
metas.
•Planificación de Compras de
acuerdo con las necesidades del
cliente.
•Planeación de la Evaluación y
Reevaluación de Proveedores.
• Planeación de Actividades para
mejora del proceso
• Cumplir con las directrices para la
selección, monitoreo seguimiento y
registro de proveedores.
• Gestionar las solicitudes de los procesos
y empresas usuarias.
• Cumplir con el monitoreo, Evaluación y
reevaluación de proveedores
programadas.
• Realizar la Calificación de Proveedores
de Productos/Servicios Críticos y el
control de calidad del servicio de estos
proveedores.
• Controlar existencias y compras de los
insumos.
• Control Base de Datos Proveedores.
• Gestionar ordenes de compra, recibo y
entrega pedidos.

4. CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO DE
COMPRA
INFORME DE LA ENTREGA PERFECTA
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
MAQUINARIA Y EQUIPO
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
INFRAESTRUCTURA
INFORME DE ENTREGA PERFECTA

5. EQUIPO DETRABAJO
Coordinador Nacional Compras-
Cali
Analista de compras- Cali
Gerente Corporativo-Cali
Asistente de Compras-
Bogotá
Auxiliar de Almacen- Bogota Auxiliar de Almacen- Cali

6. Responsable Requerimientos
Coordinador Nacional de
Compras
Solicitudes de Empresas usuarias: Insumos, maquinaria,
dotación, Epps, equipos computo, comunicaciones, compras
de reinversión y todas las solicitudes de clientes.
Analista de Compras Solicitud Gastos internos: papelería y elementos internos,
equipos computo y comunicación, publicidad, insumos aseo
planta, reparaciones locativas, apoyo en gestión de gastos de
viaje.
1. Detectar la necesidad de compra y gestionar visto bueno de jefe inmediato para
gastos internos
2. Toda solicitud de compra debe ser tramitada teniendo en cuenta el cronograma de
solicitud de gastos internos
3. Para las solicitudes de Elementos, Materiales, Insumos, Equipos, Dotación deben
diligenciar el formato COM-FOR-001, para la solicitud de servicios debe tramitarse
por escrito a través de un correo electrónico
4. Toda compra debe ser aprobada por el responsable SAC para cada empresa usuaria y
por la Gerencia Corporativa para gastos internos, las entregas se realizarán de
acuerdo a esta aprobación.
5. Toda compra debe ser soportada con el recibido a satisfacción a través del COM-
FOR-001 para todos los requerimientos.
PROCESO DE LA COMPRA
RESPONSABLES DE REQUERIMIENTOS

7. CRONOGRAMA SOLICITUD REQUERIMIENTOS INTERNOS
1. Todos los pedidos deben solicitarse a través del COM-FOR-
001, si no viene en el formato no serán tomados en cuenta.
2. Todas las solicitudes deberán ser tramitadas a través de
serviticket dirigidas al Analista de Compras Cali y/o al correo:
lvelasquez@serviasesorias.com.co con copia a
algomez@serviasesorias.com.co
3. Se debe realizar un pedido por proceso y en las ciudades
(Pereira, Medellín, Barranquilla, Ibagué y Bucaramagna) enviar
un pedido consolidado por el director de oficina.
4. Todos los pedidos serán aprobados por la Gerencia
Corporativa y se realizarán las entregas de acuerdo a esta
aprobación.
5. Para proceder a realizar el pedido deberán entregar el soporte
del mes anterior
Ruta cronograma: Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO
COMUN14-GESTION PROCESOSCOM0. PLANEACION PROCESO COM
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2 3 4
8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 5 6 7 8 9 10 11
15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 12 13 14 15 16 17 18
22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 19 20 21 22 23 24 25
29 30 31 26 27 28 26 27 28 29 30 31
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 1 2 3 4 5 6 1 2 3
2 3 4 5 6 7 8 7 8 9 10 11 12 13 4 5 6 7 8 9 10
9 10 11 12 13 14 15 14 15 16 17 18 19 20 11 12 13 14 15 16 17
16 17 18 19 20 21 22 21 22 23 24 25 26 27 18 19 20 21 22 23 24
23 24 25 26 27 28 29 28 29 30 31 25 26 27 28 29 30
30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 1 2 3 4 5 1 2
2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12 3 4 5 6 7 8 9
9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19 10 11 12 13 14 15 16
16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26 17 18 19 20 21 22 23
23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30 31 24 25 26 27 28 29 30
30 31
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2
8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11 3 4 5 6 7 8 9
15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 13 14 15 16
22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25 17 18 19 20 21 22 23
29 30 31 26 27 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30
31
1
2
3
SOLICITUD GASTO INTERNO PROCESO COMPRAS AÑO 2018
Realización y envío de pedido en formato COM-FOR-001, enviar por ticket ó correo electrónico
Consolidación, visto bueno, aprobación y compra de los requerimientos de gasto interno
Entrega de requerimientos a solicitantes
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
ENERO FEBRERO MARZO
ABRIL MAYO JUNIO

8. SOPORTES DE ENTREGA DE REQUERIMIENTOS
Ruta Copia Controlada: Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN14-GESTION
PROCESOSCOM7. COPIAS CONTROLADAS COM
COM-FOR-001

9. Naturaleza Documentación requerida
Persona
Jurídica
Cámara y comercio
RUT
Certificación bancaria (si la certificación no
está a nombre del proveedor debe enviar
carta autenticada autorizando el pago a otro
tercero)
Cedula Representante Legal
Validar con Compras si el proveedor aplica
para realizar registro (COM-FOR-002
Registro Proveedor) y otros requisitos.
Persona
Natural
RUT/Cámara y Comercio
Certificación bancaria (si la certificación no
está a nombre del proveedor debe enviar
carta autenticada autorizando el pago a otro
tercero)
Cedula Representante Legal
Validar con Compras si el proveedor aplica
para realizar registro (COM-FOR-002
Registro Proveedor) y otros requisitos.
Las cuentas de cobro deben tener todos los
datos requeridos por el modelo de cuenta de
cobro suministrado por el proceso de
compras.
Si se requiere realizar compra a un proveedor puntual se debe validar con el proceso de compras que el
proveedor se encuentre registrado en el sistema, en caso contrario se debe solicitar y enviar los
siguientes documentos:
• En caso de que el proveedor entregue la factura/cuenta de
cobro directamente al solicitante, debe enviarla de
manera inmediata a compras teniendo en cuenta los
tiempos de envío para asegurar que el documento sea
radicado en la oficina principal dentro de las fechas
establecidas
• Cada solicitante debe verificar las condiciones de entrega
de los productos o servicios y firmar recibido a
satisfacción en la remisión que el proveedor presenta
como soporte de facturación
• Ningún colaborador está autorizado para informar fechas
de pago a proveedores, deben consultar con el proceso de
tesorería para brindar esta información
• Deben radicar las facturas sólo en original en la sucursal
principal, de acuerdo al cronograma de cierre de
facturación proveedores
TRAMITES DE PROVEEDORES

10. CIERRE DE FACTURACION PROVEEDORES
Sólo se radicaran facturas correspondientes al mes en curso en la ciudad de Cali, hasta las fechas
indicadas para cada periodo:
RUTA CRONOGRAMA:
:ARCHIVOS DE CONSULTA
SGIDOCUMENTOS USO
COMUN14-GESTION
PROCESOSCOM0. PLANEACION
PROCESO COM
ENERO FEBRERO MARZO
MARTES JUEVES VIERNES
ABRIL MAYO JUNIO
MARTES MIERCOLES VIERNES
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
MARTES VIERNES LUNES
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
MIERCOLES VIERNES VIERNES

11. GRACIAS!