2. “SOMOS LO QUE HACEMOS CADA DÍA. ASÍ QUE LA
EXCELENCIA NO ES UN ACTO, SINO UN HÁBITO.”
ARISTÓTELES
3. EL TIEMPO: RECURSO NO RENOVABLE.
Cuando se optimiza: se optimizan las funciones y se
eliminan tiempos muertos.
Mejora del desempeño organizacional.
Es un recurso.
4. CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
Es un recurso “Sui géneris”: es una locución adverbial procedente del latín que
significa ‘de su propio género o especie’, y que se usa en español para
denotar que aquello a lo que se aplica es de un género o especie muy
singular y excepcional. (Wikipedia).
Equitativo. Todos recibimos las mismas 24 horas.
Inelástico. No se puede acumular, ni ahorrar, ni tomar prestado.
Indispensable. Todo se paga con tiempo.
Insustituible. No se puede sustituir el tiempo por otro.
Inexorable. No se puede cambiar el sentido ni la velocidad al tiempo. O se
utiliza o se desperdicia.
5. LEYES BÁSICAS DEL TIEMPO
Principio de Pareto. “Los elementos críticos de cualquier
conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría”.
Regla del 80/20.
20% del tiempo de trabajo, contribuye al 80% de los resultados.
Ley de Parkinson. “Todo trabajo se tarda indefinidamente
hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa
realización”.
Trabajar sin plazos es un error. El reto es asignar a cada tarea un
tiempo suficiente, pero no excesivo.
6. LEYES BÁSICAS DEL TIEMPO
Leyes de Murphy.
Primera Ley: Nada es tan sencillo como parece al principio.
Segunda ley: Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio.
Tercera ley. Si algo puede salir mal, saldrá mal.
Leyes de Acosta. (José María Acosta-Ing Industrial español).
El tiempo que requiere una tarea crece, cuando la interrumpimos y la
reanudamos.
Para una tarea corta, siempre hay un minuto; para una tarea larga, nunca
hay tiempo.
Lo perfecto, rara vez es rentable.
7. LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD:
“El pan se ha de ganar con el sudor
de la frente”.
Cuando nos sorprenden en un
estado de reflexión o posición
inmóvil: ¿qué hacemos?
8. EFICIENCIA Y EFICACIA
Eficiencia: Hacer bien lo que se hace, al menor costo
posible. El individuo se limita a hacer bien su tarea…
Eficaz. El individuo hace lo que debe hacer. Sabe cuáles
son los resultados preferidos y hace lo que sea ara llegar
allí.
9. HERRAMIENTAS PARA EL USO DEL TIEMPO
El uso del tiempo solo adquiere importancia cuando hay objetivos por alcanzar.
Los objetivos bien definidos son:
Propios. Nadie lucha por los objetivos de otros. Si el equipo no los siente como propios, no lucha por
ellos.
Concretos y específicos. Delimitados y detallados en términos claros.
Pocos y muy importantes. No deben restar fuerza unos a otros.
Compatibles entre sí.
Alcanzables, pero con cierta dificultad.
Mensurables y cuantificables en lo posible. Seguimiento, comprobación periódica.
Definidos en términos de tiempo. Plazos de cumplimiento.
Asentados por escrito. Si están escritos, son una brújula que orienta la acción.
Los objetivos solo se alcanzan a través de actividades.
10. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PLANEACIÓN
Todos recomiendan, pero pocos utilizan.
La planeación es la función consistente en establecer PREVISIONES,
con la intención de alcanzar los OBJETIVOS DESEADOS, en lugar de
limitarse a reaccionar ante los sucesos que se vayan presentando.
La planeación, debe convertirse en un estilo de dirección dirigido a
evitar los problemas anticipándose a ellos, para no tener que
dedicar mucho más tiempo y esfuerzo para resolverlos.
11. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PROGRAMACIÓN
Programar implica decidir cuándo se han de realizar las
actividades.
Programar implica asignar recursos, entre ellos, el tiempo.
Programe actividades con flexibilidad suficiente para imprevistos.
Registre el tiempo: ayudará a evaluar cuántas cosas inesperadas le
suceden a diario y cuánto tiempo le ocupan.
Los asuntos más importantes para los períodos en que se sienta
más eficaz y menos probabilidades de ser interrumpido.
12.
13. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PLANES A LARGO PLAZO
Cuando se establecen planes a largo plazo se establecen otros
objetivos intermedios y para alcanzar a estos últimos, se requieren
actividades de corto plazo.
Objetivos a más largo plazo
14. NORMAS PARA PROGRAMAR TIEMPO: DEBEN CONVERTIRSE EN UN HÁBITO
Haga un programa antes de iniciar la jornada.
Programe en función de los objetivos a alcanzar. No es estar muy ocupado, es terminar lo que se inicia.
Elabore su programa partiendo de los temas esenciales.
Las actividades se programan de acuerdo a los ciclos corporales. Uno no es eficaz todo el día.
El horario debe ser por escrito.
Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí, siempre que sea posible.
Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.
No vacile en dedicar largos períodos a tareas importantes.
Asigne un tiempo a cada actividad, suficiente, pero no excesivo.
Flexibilidad para asuntos no previstos.
Espacio para pensar.
Tiempo para realizar lecturas profesionales: fuente para formar el trabajo de cada uno y nuevas oportunidades de
negocios.
15. NORMAS PARA PROGRAMAR TIEMPO: INTERRUPCIONES
Técnicas para utilizar contra las interrupciones:
Evitarlas en lo posible.
Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan.
Visitas inoportunas: El jefe debe estar de puertas abiertas, pero en plazos
razonables. Horas fijas para ver a los miembros de su equipo. Escritorio no
frente a la entrada. En caso de entrar al salón, tome las visitas de pie y
asertivamente, exprese que se encuentra ocupado.
Esperas: Le citaron a una reunión, pero no inició a tiempo. Úselo a su favor.
El escritorio. Documentos para tramitar, no para almacenar. No debe fatigar
por colores o reflejos.