Este documento presenta una guía para planear proyectos de manera efectiva mientras se mantiene el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Explica nueve principios clave para lograr grandes resultados en los proyectos sin sacrificar el tiempo, incluyendo tomar responsabilidad total, descentralizar tareas, y enfocarse en proyectos de alto valor. También proporciona instrucciones y formatos para definir metas, estrategias, fases y actividades de un proyecto, optimizar los recursos, y desarrollar nuevos hábitos de seguimiento

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- Un guí cort ar -
Planear tus
Proyectos
Y alcanzar
grandes resultados
en menos tiempo y sin sacrificar tu vida,
tu tiempo y tu libertad
Sergio Sedas, PhD
Una guía para lideres y equipos sumamente ocupados
que quieren lograr resultados sobresalientes
rápidamente y sin sacrificar
su tiempo, su vida y su libertad
We help leaders achieve breakthrough results
by helping others succeed while enjoying their
life, their time and their freedom.

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INTRODUCcIóN
¿Quiéres tener tiempo para llevar a cabo todos tus proyectos y
obtener resultados sobresalientes?
9 principios hacen que la gente altamente efectiva logre grandes resultados y que se
terminen todos sus proyectos a tiempo y sin sacrificar a su equipo.
En esta guía de trabajo te voy a compartir los principios, y un proceso muy simple
mediante el cual tu puedes:
definir y comunicar el proyecto,
optimizar tiempo y recursos,
planear el proyecto de principio a fin,
involucrar a todo tu equipo,
enfocarte y eliminar distractores,
y, desarrollar nuevos hábitos que te permitiránlograr grandes resultados yllevar el
proyecto a su fin en menos tiempo ysin sacrificar tu vida,tu tiempo ytu libertad.
El proceso es muysimple. Sigue las instrucciones, involucra a tu equipo y llena los
formatos.
__________________
Hace mucho tiempo alguien me enseñó que es preferible que 100 personas hagan una
sola tarea a que tu solo tengas que hacer las 100. Pero a veces así nos sentimos, como
que nosotros tenemos que hacer las 100 cosas y que no hay tiempo suficiente para
realizarlas. Y comenzamos a lanzarlas a diestra y siniestra esperando que alguien los
haga. Y lo único que logramos es saturar a nuestros equipos y al final sacrificamos
nuestro tiempo, nuestras vidas, y nuestra libertad para alcanzar los resultados.
Yo estuve ahi. Y sé que con estos simples pasos tu puedes liberar tu tiempo, recibir mas
colaboración, y obtener resultados que aportan mucho mas valor a tu organización.
Nos vemos en la cima.
Sergio Sedas
Ayudamos a líderes a amplificar sus resultados ayudando a otros a sobresalir
disfrutando su vida, su tiempo y su libertad.
Solution Center Group | www.SergioSedas.com | ssedas@SergioSedas.com

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ÍNDICE
1. Los 9 Principios
2. Elige tus Proyectos
3. Plan Estratégico
4. Limitaciones y Soluciones
5. Divide tu Proyecto en Fases
6. Acciones
7. Lista de Actividades
8. Aprovecha la Tecnología
9. Desarrolla Nuevos Hábitos
10. Una Rutina Efectiva Para Llevar Tus Juntas de
Seguimiento
11. Sobre el Autor
12. Contáctanos

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Los 9 PRINCIPIOS
El Motivo por el que los proyectos se estancan es simplemente porque
no se toman las decisiones y no se hacen las cosas que se tienen que
hacer para hacerlo realidad.
El siguiente paso
Con mayor detalle te comparto los 9 principios que hacen que la gente altamente
efectiva logre grandes resultados y que se terminen todos sus proyectos a tiempo y sin
sacrificar su tiempo, su vida y su libertad. Adóptalos y veras venir grandes resultados
con mucho menos esfuerzo.
Toma 100% Responsabilidad.El proyecto es tuyo. La responsabilidad también. Asume 100% la
responsabilidad, involúcrate, prepara a tu equipo, ayuda a que avance, dale seguimiento y ya
sea que le dediques 5 minutos o varias horas - manténlo siempre al centro de tu atención.
Descentraliza.No es lo mismo que una persona haga 100 cosas, a que 100 personas cada quien
haga una. Aprovecha a tu equipo y a tus proveedores e involúcralos en la toma de decisiones,
la planeación y la ejecución de tu proyecto.
Clarifica. Asegúrate de que el objetivo, la meta, la estrategia y el plan están claros en la mente
de todo tu equipo y de todas las personas que estén involucradas directa e indirectamente.
Optimiza tu tiempo y recursos. Elige únicamente los proyectos que generan gran valor para tu
empresa y deja de hacer los demás. Esto te dará mas tiempo para enfocarte en los proyectos y
actividades que brindan mayor valor a la organización.
Elabora un plan estratégico, e incluye las acciones necesarias para que quede firmemente
implementado
Enfócate y elimina todos los distractores.
Comprométete. Una vez tomada una decisión y elaborado un plan ¡ Comprométete ! Avanza
hasta que llegues, y evita regresar a cuestionar, replantear y rediseñar tu plan y tus
desiciones.
Toma Decisiones. En todo proyecto hay incertidumbre. Toma la decisión y comprométete a ella
hasta que llegues a la meta.
Desarrolla Nuevos Hábitos que te permitan tener el proyecto siempre presente, comunicarte,
anotar las actividades en tu agenda y dar buen seguimiento con tu equipo.
Habiendo compartido los 9 principios, estamos listos para comenzar. En las siguientes páginas te
comparto instrucciones y formatos que tu y tu equipo pueden ir llenando. Al finalizar, vas a tener
un proyecto bien definido y comunicado, y un sistema simple para que tu y tu equipo le puedan
dar un seguimiento efectivo.

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Meta Pre-Análisis
Puedes ocupar tu tiempo haciendo muchos proyectos o
puedes ocupar tu tiempo haciendo únicamente esos proyectos que te
llevan rápidamente a alcanzar tus metas y objetivos.
Para optimizar tu tiempo y el de tu equipo y lograr mejores
resultados, enfócate en esos cuantos proyectos que están alineados
con tus metas y objetivos y que generen un alto valor para ti, tu
equipo y tu organización.
A través de estas preguntas, evaluarás la efectividad de este proyecto.
Y si encuentras que no está alineado con tus metas y objetivos o que
genera poco valor, considera si debes de abandonarlo o cambiar su
definición.
Nombre del Proyecto
Answer here
¿A que meta o propósito mayor beneficia?
Answer here
¿Qué tanto valor contribuye a está meta a tus objetivos y metas?
¿Qué tanto valor contribuye a tus objetivos y metas?
▢ Alto
▢ Medio
▢ Bajo
¿Continúas, redefines o cancelas este proyecto?
_____ Continúar _____ Redefinir _____ Cancelar

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Plan estratégico
meta
estrategia
Ya que has identificado un buen proyecto, es momento de
elaborar un plan estratégico.
Este plan incluye: una descripción de la meta, la estrategia, una lista de factores que
pueden limitar o frenar que logres tu meta y alternativas para solucionarlos, las
diferentes etapas para llevar tu proyecto de acción a resultados, y acciones concretas
y fechas para las cuales las vas a realizar.
Describe la meta que deseas alcanzar. Asegúrate de tener una meta específica y
medible. "Producir 2,000 piezas por hora" es mas claro y específico que simplemente
"incrementar el número de piezas por hora"
Diseña una estrategia para alcanzar tu meta. Dependiendo de tu meta, esta estrategia
puede incluir personas clave y expertos a quienes vas a invitar, estrategias para
recaudar fondos, alianzas, subcontrataciones, y otros.

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Limitaciones y Soluciones
En todo proyecto, hay factores que pueden limitar u obstaculizar tu
camino. Puede ser que en este momento tu o tu equipo no tengan
tiempo, dinero, conocimiento, o experiencia. O puede ser que te
falte conseguir algo. En este documento deseas predecir las cosas
que pudieran impedir que tu proyecto tenga éxito, y proponer
algunas alternativas y soluciones a fin de que las contemples en tu
plan.
¿Cuales son algunas de las cosas que te
pueden limitar o impedir que logres tu
meta?
Describe algunas alternativas para
solucionarlo

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Divide tu proyecto en fases
Divide tu proyecto en las fases o etapas que lo llevarán desde
definición y conceptualización hasta tener resultados.
Por ejemplo:
Fase 1. Entendimiento. En esta etapa vamos a recaudar información para
comprender el problema, el contexto, las limitaciones y restricciones y los
"stakeholders" o personas interesadas.
Fase 2. Definir el problema. Ya que entendemos el problema, el contexto, las
limitaciones y restricciones, procedemos a definir el problema que queremos
resolver y elaboramos las especificaciones. Por ejemplo producir 2,000 piezas por
hora en un turo de 8 horas. Llevar a cabo un evento anual de reconocimientos el 14
de Noviembre. Etc.
Fase 3. ....
Fase 4. ....
Fase 5. Implementar en piso. Capacitar al personal. Compartir indicadores. Y
establecer rutinas para medición.
Enumera y describe las fases para llevar a cabo tu proyecto. Recuerda incluir fases
desde definición y conceptualización hasta implementación.

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Acciones
Para cada de las fases elabora una lista de personas a quienes tienes
que involucrar y una lista de cosas que tienes que aprender, hacer y
conseguir. Cada una de estas se convierte en una acción que tienes
que realizar.
Fase 1. Personas a quienes tienes que involucrar y Cosas que tienes que aprender,
conseguir y hacer.
Fase 2. Personas a quienes tienes que involucrar y Cosas que tienes que aprender,
conseguir y hacer.

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Fase 3. Personas a quienes tienes que involucrar y Cosas que tienes que aprender,
conseguir y hacer.
Fase 4. Personas a quienes tienes que involucrar y Cosas que tienes que aprender,
conseguir y hacer.
Fase 5. Personas a quienes tienes que involucrar y Cosas que tienes que aprender,
conseguir y hacer.

11. 11/6/2018 Solution Center Group, SA de CV | Project Management for Very Busy People
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Fase 6. (opcional)
Fase 7. Opcional
Fase 8. (opcional)

12. 11/6/2018 Solution Center Group, SA de CV | Project Management for Very Busy People
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LISTA DE ACTIVIDADES
Ahora, convierte tu lista de personas a quienes tienes que
involucrar y tu lista de cosas que tienes que aprender, hacer y
conseguir en una lista de actividades. Divídela en fases e incluye
información como el tiempo estimado para llevarlo a cabo (T Estim),
la fecha de entrega, el líder o dueño de la actividad, y el Status
(Terminado, Retrasado, En Proceso, Esperando o sin iniciar)

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Refina tu lista de Actividades
Revisa tu lista de actividades e identifica aquellas que son metas. Y
para cada meta, asegúrate de detallar las actividades que necesitas
hacer para lograrlas.
El llevar tu lista de actividades a ese nivel de detalle te permitirá convertir las
actividades en tareas específicas que puedes agendar en tu lista de actividades
diarias y/o en su momento delegar.

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Aprovecha la Tecnología
Aunque puedes llevar tu lista en EXCEL, yo he encontrado una
herramienta en línea que me permite coordinar mis actividades mas
eficientemente con mi equipo - Monday.com.
Esta herramienta permite que todos los del equipo veamos el avance
de cada proyecto y actividad, asignemos prioridades, registremos
una bitácora diaria del avance, compartamos archivos y nos
comuniquemos. Puedes adquirirla en Monday.com.
Yo utilizo dos listas. La primera es una lista de todos los proyectos en la que puedo visualizar
fácilmente el avance de las diferentes fases del proyecto. Esta nos sirve para una revisión general
de proyectos y para nuestra planeación diaria o semanal.
La segunda lista es un desglose detallado de actividades por fase. Esta permite que todos los del
equipo demos seguimiento a los pendientes, compartamos el avance y archivos, y nos
comuniquemos.

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Desarrolla Nuevos HáBitos
El Motivo por el que los proyectos se estancan es simplemente porque
no se toman las decisiones ni se hacen las cosas que se tienen que hacer
para hacerlo realidad.
Para que tus proyectos se hagan realidad, tu y todos los miembros de tu equipo
tienen que desarrollar nuevos hábitos y rutinas.
Dá seguimiento frecuente (diario, semanal, quincenal)
Anótalo en tu agenda. Todos los días revisa el plan y agenda las actividades mas importantes.
Asigna un dueño. Un solo dueño para cada actividad.
Establece fechas claras.
Documenta. Lleva un registro de la información mas relevante y una bitácora de todas las
actividades.
Comunica. Comunica el avance y notifica a los demás cuando ya terminaste
Levanta la mano cuando tu o alguien mas necesita ayuda.
Capacita a quien tengas que capacitar en las diferentes etapas de tu proyecto.
Enfócate y Persiste a pesar de nuevos retos, nuevas iniciativas, y nuevas adversidades
Descarga la guía de Planeación para el Seguimiento de Proyectos Claves
AQUI

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una Rutina Efectiva para Llevar tus Juntas
de Seguimiento
Una buena junta de avance logra energizar a tu equipo, enfocarlos en llevar a cabo las
cosas mas importantes, y asegurar que las cosas que están atorando o que pudieran
atorar al proyecto se resuelvan.
A continuación te quiero compartir una rutina que a mi me ha servido para enfocarnos
y avanzar los proyectos mas importantes.
La metodología consiste en llevar a cabo 5 rondas en una junta de 40-55 minutos. Cada ronda tiene un
objetivo particular. La secuencia asegura la participación activa de todos e implementa una técnica de
creatividad que ayuda a resolver problemas, aumentar el nivel de "adueñamiento" y avanzar los proyectos.
Ronda 1. Eleva la Frecuencia con una ronda de "¿Qué hayde nuevo ybueno?"
Ronda 2. "¿Qué está atorado,cómo puedes solucionarlo yque puedes hacer diferente la próxima
vez?"
Según Wayne Dyer, en su libro "El Poder de la Intención",
Cuando la gente está en lo que el llama alta frecuencia, fluye la creatividad, el compromiso, la sinergia, la
harmonía, y las soluciones. En contraste, cuando la gente está en baja frecuencia domina el miedo, el
ego, la evasión, las culpas, la resistencia y la indiferencia.
Al inicio de tu junta, eleva la frecuencia. ¿Cómo? Realiza una ronda en la que cada una de las personas
del equipo toma 1 a 2 minutos para compartir 2 o 3 logros que hayan tenido desde la última reunión.
Comienza con una persona y avancen hacia su izquierda. Después de cada intervención, aplaudan ...
celebrar los logros te energiza a ti y energiza a tu equipo.
Comentario. Nuestra tendencia natural es a decir "logré esto, pero no hice esto o no salió esto". Si te
fijas, el "logré esto" eleva la frecuencia, la cual es inmediatamente cancelada por la palabra "pero"
seguida por lo que no salió. Enseña a tu equipo a que en esta ronda celebre únicamente logros y lo que
hicieron bien por mas pequeños que parezcan. En la próxima ronda van a poder identificar que está
atorado y cómo pueden desatorarlo.
Ya en alta frecuencia, tu equipo está con la mente lista para adueñarse del problema y afrontar las
dificultades y adversidades.
Realiza una ronda en la que cada uno dice en qué está atorado (de lo que deseaban hacer desde la
reunión pasada y que no salió). Y para cada una de las cosas - haz la preguntas "¿que piensas que
puedes hacer para desatorarlo?" y ¿que puedes hacer la próxima vez para lograr que las cosas que te
propones sucedan?
Deja que la persona proponga alternativas y anima al resto del equipo a que le sugieran y
propongan mas alternativas. Una vez terminada la reflexión concluye con la pregunta ¿En conclusión,
que vas a hacer para resolver lo que quedó pendiente?
Comentario. Para que la junta fluya ágilmente. Si ves que después de uno o dos minutos ves alguien
sigue atorado, invita a que se reúna contigo o con compañeros después de la reunion para generar
alternativas. Esto dará una agilidad favorable a la junta en beneficio del grupo.

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Ronda 3. ¿Qué es lo "mas importante" que vas a realizar la siguiente semana?
Ronda 4. Identifica los retos y dificultades y soluciones para lograrlo
Ronda 5. Auto-Reflexión
Cierre y FIN.
En este siguiente paso deseas planear la siguiente semana (o hasta la siguiente reunión) y enfocarlos en
hacer las actividades de mayor valor e impacto para avanzar sus proyectos.
Haz una ronda en la que les pides a cada uno/una que identifiquen y declaren las 2 o 3 cosas de mayor
valor e impacto para desatorar y avanzar sus proyectos.
Es preferible enfocarse en hacer las 2 o 3 cosas que realmente dan un impulso y gran valor a tu
proyecto y tus resultados que hacer 100 cosas que realmente no aportan tanto valor o impacto.
De la misma forma, es preferible ir completando los proyectos y actividades de mayor impacto uno a la
vez, y así disfrutar el beneficio lo mas pronto posible. Una vez concluido el proyecto tendrán el tiempo y
los recursos para poder resolver mas proyectos. Si intentan sacar todos los proyectos al mismo tiempo
es probable que no avancen y que no terminen ninguno.
Comentario. A veces, las personas eligen actividades que pueden parecer "urgentes" mas no son las de
mayor valor o impacto. Cuando detectes esto, empuja un poco y ayúdales a detectar y comprometerse
en las 2 o 3 cosas de gran valor e impacto para su proyecto. Si no saben como resolverlo, reúnanse
aparte para generar ideas y alternativas.
Ya que todos tienen claro sus próximas actividades que le van a dar mayor valor y empuje a su proyecto
es importante identificar todo lo que puede limitar o impedir que se lleve a cabo y que propongan
soluciones.
Realiza una ronda en la que cada quien contesta a la pregunta ¿Qué puede limitar o impedir que lo
lleves a cabo? Y ¿Cómo lo piensas resolver?
Si ves que alguien batalla en encontrar una solución, invita a que los demás le ayuden proponiendo
alternativas y soluciones. Para fomentar la interacción de otros, intenta hablar después de que otros
hayan hablado.
Dales un minuto para anotar cualquier cosa que hayan aprendido durante la junta o reunión - ejemplo
como van a atacar y resolver problemas. Yo acostumbro amarrarlo con una dinámica en parejas o con
una ronda en la que cada quien dice algo que aprendió o se lleva de esta reunión.
La dinámica en parejas ahorra tiempo y aumenta la interacción y la cohesión del grupo.
Para la dinámica en parejas, divide al grupo en parejas y que cada uno comparta con su pareja que
aprendió, que acciones va a tomar, y que va a hacer diferente.
Determinen la fecha de la próxima reunión. Hagan acuerdos de seguimiento. Pónganse de acuerdo
quienes se van a reunir después de la junta. Da las gracias, y ¡Fin!

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Sobre el autor
AMAZON #1 International Best Selling Author
CEO Solution Center Group
sergio@SergioSedas.com
El Dr. Sergio Sedas se dedica a ayudar a las empresas y organizaciones despertar una
cultura de ENGAGEMENT en la que habita la motivación intrínseca, el compromiso, el
desarrollo personal y resultados sobresalientes. A lo largo de 10 años, el Dr. Sedas ha
impulsado a casi 100,000 personas a transformar sus vidas; a vivir la vida y su trabajo
con un gran sentido de propósito; y a germinar proyectos e iniciativas de gran
impacto.
Es autor de los programas de transformación Switch, Amplifícate, En16Horas Cambia
tu Vida, Despierta Posibilidades y el Programa Nacional para Despertar Resiliencia,
motivación intrínseca y un sentido de propósito en jóvenes.
Sus ideas se han presentado en TEDx en Chennai India, importantes empresas Fortune
100 y Fortune 500 del ramo automotriz y diferentes empresas, organizaciones e
instituciones académicas alrededor del mundo.
Trayectoria
Financiado por la NASA, Fuerza Aérea Norteamericana, National Science Foundation y
CONACYT, obtuvo dos maestrías y un Doctorado en Robótica e Inteligencia
Artificial de la Universidad de Carnegie Mellon.
Incorporó varias empresas de alta tecnología que diseñaron e implementaron
innovadoras soluciones de automatización con robots y alta tecnología que lograron
aumentar producción, calidad y rendimiento en importantes empresas Fortune 100 y
Fortune 500 del ramo automotriz.
Ocupó puestos de alta gerencia y dirección en Philips Lighting, Motoman, Techmatec y
otras empresas. Como profesor del EGADE Business School, Director de Programas
Estratégicos y Director de la Carrera de Mecatrónica en el Tecnológico de Monterrey.
Con un fuerte compromiso social y filantrópico – creó un programa nacional que
despierta un fuerte sentido de propósito en jóvenes y desarrolla experiencias y
habilidades de liderazgo. Cientos de jóvenes implementaron iniciativas que han
beneficiado a miles de personas en diversas comunidades y regiones del país.

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