Este documento describe los conceptos y fundamentos de la gestión por procesos. Explica que la gestión por procesos se enfoca en agregar valor para el cliente a través de la mejora continua de los procesos. Algunos de los beneficios clave de la gestión por procesos son una mayor capacidad de adaptación al cambio, mejor flujo de trabajo horizontal, y mayor orientación hacia el logro de objetivos y la creación de valor.

1. INSTITUTO DESARROLLO
Y DESCENTRALIZACIÓN
“GESTION POR PROCESOS - BPM”
IDD. Av. José Pardo 223, Piso 9, Miraflores, Lima.
Teléfono (511) 4477776. Fax (511) 4477813,
www.grupoiddd.org

2. C ONTE NIDO
 EVOLUCION DE LA EMPRESA,
• CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS,
• FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS,
• CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO,
• MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO,
• ANALISIS DE PROCESOS,
• PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS,
• LA MEJORA DE LOS PROCESOS,
• BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS,
• SELECCIÓN DE PROCESOS,
• MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,
• LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.

3. EVOLUCION DE LA EMPRESA

4. PRIMERA ERA SEGUNDA ERA TERCERA ERA
1920 1980 1995
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
FUNCIONAL EN RED CONECTADA
• Empresa Integrada • Empresa Ampliada
• Isla de tecnología
• Cadena de Valor • Red de Valor Agregado
• Especialización
• Responsabilidad • Equipos autodirigidos
• Responsabilidad y de alto desempeño
por resultados
por funciones • Centro de Inversión
Factory • Centro de utilidad
• Centro de Costo • Procesos • Procesos

6. LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS, es un
prototipo o modelo de estructura administrativa,
válido para cualquier clase de empresas o entidades,
desarrollado modernamente para materializar el
enfoque sistémico de las organizaciones.
PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO PROCESO
A B C D E

7. CONCEPTO DE LA GESTION
POR PROCESOS

8. El concepto de la gestión por procesos
En los tiempos actuales las empresas han optado por la estrategia de
cambio y la implementación de herramientas administrativas que les peritan
mejorar su gestión. (reingeniería de procesos, outsourcing, calidad total,
seis sigma, poka yoke, QFD, entre otros)
Una empresa con estructuras organizativas rígidas conlleva la ejecución
de sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicación y
hace que primen los intereses de las áreas o funciones de una forma aislada
sobre los de la organización.
Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopción de un
enfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las
Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptación al
entorno cambiante, mayor flexibilidad, más capacidad para aprender, más
capacidad de crear valor y con una mayor orientación hacia el logro de los objetivos.
La gestión por procesos es una forma de conducir o administrar una
organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes
interesadas.

12. FUNDAMENTOS
DE LA GESTION POR PROCESOS

13. Fundamentos de la gestión por procesos
Existen factores que inciden en el éxito de un enfoque de GESTION POR PROCESO,
los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepción de gestión
normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversión de carácter de
un activo intangible.
a. La estrategia. La adopción de un enfoque de gestión por procesos debe ser parte de
las estrategias de la gerencia y es una decisión de negocios que debe tomarse de
manera integral
b. La cultura. Para implementar la gestión por procesos debe haber un cambio cultural el
cual incluya la identificación de principios y valores que deben estar presentes en cada
una de las personas que integran la empresa
c. La estructura organizacional. La adopción de la gestión por procesos transforma
la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las personas, el
sistema formal de comunicación, la división del trabajo y la coordinación y control de las
actividades, inclusive afecta las jerarquías (que se opondrán al cambio), ya que con ellas
se busca cambiar el modelo burocrático y vertical por un modelo de creación de valor en
sentido horizontal
d. Los procesos críticos. La gestión por procesos implica identificar los procesos que son
críticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes interesadas, buscando un
sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al producto final de la actividad
de la empresa.
e. La creación de valor. La gestión por procesos esta centrada en el valor agregado y debe
diseñarse un sistema de creación de valor que se pueda medir con indicadores de eficacia
(valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y eficiencia (mejora de procesos, y
disminución de costos), si esto no seda, el sistema no está bien definido.

37. CARASTERISTICAS DE LA
GESTION POR PROCESO

40. DIFERENCIA ENTRE GESTION FUNCIONAL Y GESTION
POR PROCESOS

42. ORGANIZACIÓN
DISTRIBUCION DE RESPONSABILIDADES
PROCESOS
FLUJO DEL TRABAJO
FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL VERSUS ORGANIZACIÓN VERTICAL

43. (Cont.)
FUNCIONAL POR PROCESOS
Es aquella en la Es aquella a través de la cual se
cual el “que hacer” orienta el trabajo básicamente hacia
lo define una la satisfacción de las necesidades y
expectativas del cliente, mediante el
estructura
diseño de procesos de alto valor
jerárquica,lo
agregado.
distribuye por
áreas
especializadas e
subdividen el trabajo por personas
independientes
unas controla mediante un flujo de
y lo de otras, que La Gestión por Procesos implica un
órdenes, decisiones, acciones e
su cambio de paradigmas y un cambio
de actitud de las personas en la
informaciones permanentes de
forma de hacer el trabajo.
doble sentido vertical.

44. (Cont.)
FUNCIONAL POR PROCESOS
 ESTRUCTURA DE LA EMPRESA  ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
POR ÁREAS FUNCIONALES POR PROCESOS
FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL
 FLUJO DE TRABAJO VERTICAL
 PUESTOS DE TRABAJO
 PUESTOS DE TRABAJO POR MULTIFUNCIONALES
FUNCIONES
 INTEGRACIÓN DEL
 CONOCIMIENTO SE DESDOBLA CONOCIMIENTO EN GRUPOS
AUTÓNOMOS
A TRAVÉS DE LA ESTRUCTURA
 ORIENTADA HACIA EL CLIENTE
 ORIENTADA HACIA “ADENTRO”
 PROCESOS DE CICLO CORTO Y
 PROCESOS COMPLEJOS Y DE
ALTO VALOR AGREGADO
POCO VALOR AGREGADO

45. (Cont.)
CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESO
LOS EMPLEADOS SON EL  EL PROCESO ES EL PROBLEMA
PROBLEMA
 PERSONAS
EMPLEADOS
 AYUDAR A QUE SE HAGAN LAS
COSAS
HACER MI TRABAJO
 SABER QUÉ LUGAR OCUPA MI
COMPRENDER MI TRABAJO TRABAJO DENTRO DE TODO EL
PROCESO
EVALUAR A LOS INDIVIDUOS
 EVALUAR EL PROCESO
CAMBIAR A LA PERSONA
 CAMBIAR EL PROCESO

46. (Cont.)
CENTRADO EN LA ORGANIZACIÓN CENTRADO EN EL PROCESO
SIEMPRE SE PUEDE ENCONTRAR  SIEMPRE SE PUEDE MEJORAR EL
PROCESO
UN MEJOR EMPLEADO
 ELIMINAR BARRERAAS
MOTIVAR A LAS PERSONAS
 DESARROLLO DE LAS PERSONAS
CONTROLAR A LAS PERSONAS
 TODOS ESTAMOS EN ESTO
CONJUNTAMENTE
NO CONFIAR EN NADIE
 ¿ QUÉ PERMITIÓ QUE EL ERROR SE
¿ QUIÉN COMETIÓ EL ERROR ? COMETIERA ?
 REDUCIR LA VARIACIÓN
CORREGIR ERRORES
 ORIENTADO AL CLIENTE
ORIENTADO A LA LÍNEA DE FONDO

48. MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD
DE UN PROCESO

50. LOS INDICADORES PARA MEDIR EL
RENDIMIENTO DE UN PROCESO SON:
-CUATRO CRITERIOS DE VALOR PARA EL USUARIO-
- CALIDAD,
- TIEMPO TOTAL DEL PROCESO,
- COSTO Y
- SERVICIO.

52. ANALISIS DE PROCESOS

56. PROPOSITO FINAL
DEL ANALISIS DE PROCESOS

58. LA MEJORA DE LOS PROCESOS

65. BENEFICIOS
DE LA GESTION POR PROCESOS

66. De la Gestión Procesos

74. Gestión por Procesos
Desarrollo del ciclo de mejora
CLIENTE
PROCESO
VERIFICAR
PLANEAR HACER
ACTUAR

90. ESTRUCTURA DEL SGC
ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Líder DIRECCION COMITÉ DE LA CALIDAD
Proyecto
DIRECTOR-SUBDIRECTORES-
RESP AREA TALENTO HUMANO
RESP AREA ATENCION AL USUARIO
REPRESENTANTE DE LA GERENCIA
OFICINA CONTROL INTERNO
CONSULTOR EXTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION
Líderes AUDITORES INTERNOS
Funcionales
GRUPO LIDER DE GESTORES INSTITUCIONALES
RESPONSABLES DE PROCESOS