Control de compras_auditoria_1

22/08/2016
UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Tema B .
Auditando el Ciclo Compras, Cuentas por
Pagar, Existencias y Costos.
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Temas a desarrollar
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UNL. FCE. Cátedra Auditoria. Froidevaux.
1. Compras y cuentas por pagar
2. Bienes de cambio y costos.
3. Otras cuestiones de interés.
4. Requerimiento de información típico.
5. Programa de trabajo.
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Compras y Cuentas a Pagar
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1.- Comprensión del negocio
 Gestión de compras: su objetivo es la adquisición de materiales, suministros y servicios
para el funcionamiento del ente => contablemente:
- Registro de un activo (bs o servicios productivos) o gasto
- Contabilización de la deuda con el proveedor.
 Auditor debe conocer cómo están organizadas las funciones de compras y quienes son los
responsables de:
- Establecer cantidades de los pedidos
- Aprobar solicitudes de compras
- Seleccionar proveedores y obtener sus presupuestos
- Negociar y aprobar precios y plazos con proveedores.
- Obligar legalmente al ente al contratar los pedidos.
 Auditor debe entender:
- La incidencia de las compras sobre el total de las ventas
- El poder de los proveedores, sus precios y confiabilidad de cumplimiento.
- La estacionalidad que puede tener el negocio
- La posible relación entre proveedores y miembros de la empresa.
- La relación entre compras y el resto de los sectores involucrados (Calidad, etc)
UNL. FCE. Cátedra Auditoria. Froidevaux. 4
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2.- Transacción típica
 Solicitud de compra.
Del sector interesado.
 Orden de compra.
Maestro de artículos y proveedores.
Cotización y definición proveedor
Emisión de OC.
 Recepción
Contra Informe de recepción se hace el registro contable.
 Pago
Con OC + Inf recep+Factura => se puede emitir la Orden de pago
OP autorizada es mandada a Tesorería para su pago.
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3.- Factores de riesgo.
• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:
– Deuda significativa con un proveedor importante
– Transacciones significativas entre empresas vinculadas
– Concentración de proveedores
– Compromisos de compras con precios y cantidades fijas con volumenes de
ventas y precios de ventas inestables.
“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría
que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”
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• 3.2.- Factores de riesgo de control:
– No se realizan conciliaciones periódicas de saldos con proveedores.
– Existen compras por montos superiores a los presupuestados.
– El control del corte de documentación no es adecuado.
– Hay pagos duplicados a proveedores.
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4.- Procedimientos de auditoría.
• 4.1.- Compras
– Análisis comparativo con periodo anterior de compras por producto y proveedor.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios.
– Revisión de documentación:
• Cotejo documentación (coincidencia entre SC/OC/IR/FP/OP/Debitobanco) y
autorización.
• Revisión de imputaciones contables en registros auxiliares (proveedores,
inventarios, bancos)
• Revisión de la cancelación de la documentación de respaldo (sellos).
– Revisión del corte de operaciones.
• Prueba del corte de compras: base es Informe recepción.
• Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.
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• 4.2.- Pagos de bienes y servicios
– Revisión de movimientos inusuales o significativos, anteriores y posteriores al cierre de
ejercicio.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios.
– Revisión de documentación.
• Prueba del corte de pagos: base es la Orden de Pago.
• Atención a la conciliación bancaria si la OP se emite primero y el cheque se entrega
despues al Proveedor.
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• 4.3.- Cuentas a Pagar.
– Análisis de variación anual de cuentas a pagar por proveedor o tipo de producto.
– Análisis de variación global de plazo promedio de pago e individual por proveedor.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios, sobre
las conciliaciones de saldos y las diferencias entre informes de recepción/facturas
proveedores.
– Circularización de saldos.
– Selección de pagos posteriores (hasta fecha informe)
– Cotejo documentación de respaldo (saldos con IR/OC/FP)
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Bienes de Cambio y Costos
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1.- Comprensión del negocio
 Los bienes si cumplen su objetivo se venden y se transforman en costo de ventas
=> se comparan con los ingresos por ventas para determinar el resultado operativo del ente.
 Auditor debe entender:
- Las características de los productos (costos, tecnologías, estacionalidad, riesgos).
- Los detalles del proceso productivo (subcontratación, control de calidad)
- Formas de almacenamiento y distribución (tiempos, exposición, )
- Entorno económico, tendencia sector, niveles de competencia.
- Existencias de contratos de provisión de plazos o niveles importantes.
- Sistemas de costeo y mecanismos de registración contable.
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2.- Transacción típica
 Ingreso a Depósito de Materias primas/Materiales por compras
Importancia del control de calidad => vinculación con la aprobación factura.
Almacenes cerrados y con accesos restringidos.
 Transferencias de MP a centros productivos.
Vales de entrada y de salida => responden a Ordenes de producción.
Atención inventarios en lineas de producción.
 Proceso de producción y empaque
Formulas de producción con % merma normal y análisis desvíos.
 Transferencia de productos elaborados al Depósito de Productos Terminados.
Condiciones de almacenamiento.
Productos disponibles para integrarse al circuito ventas.
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• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:
– Variación significativa en los márgenes brutos.
– Cambios bruscos en los niveles de demanda o de producción.
– Introducción de productos con mejores prestaciones.
– Proceso productivo complejo con varias etapas de costeos.
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• 3.2.- Factores de riesgo de control:
– La seguridad física de las existencias no es correcta.
– Los inventarios no son confiables.
– Hay un nuevo sistema de costeo.
– No se realizan conciliaciones entre recuentos físicos y mayor general.
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• 4.1.- Costos de producción
– Análisis comparativo con periodo anterior de variaciones en la producción por unidades y
productos; variaciones en los % de MP, MO y gastos indirectos por producto; variaciones
en los estándares.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios en los
volumenes de producción, costos, absorción indirectos, etc
– Observación del proceso productivo para confirmar la utilización de MP y MO.
– Revisión formación de costos para productos seleccionados.
– Revisión de documentación de gastos indirectos y criterios de aplicación.
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• 4.2.- Costo de ventas
– Revisión de variaciones de costo de ventas por producto y margenes brutos.
– Revisión de asientos de costeo.
– Razonabilidad global: unidades vendidas por costo promedio por producto.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios de
costos de ventas, margenes brutos, ajustes de inventarios.
– Diferencias entre costos de producción, costo de ventas y variaciones de existencias son
revisadas por alguien de jerarquía.
– Revisión de documentación:
• Identificar remitos por ventas y validar con la baja en registros de existencias
• Base: remitos. .
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• 4.3.- Existencias
– Análisis de variación anual de existencias por tipo de producto, anticuación, valuación, etc.
– Cobertura de stocks global y por producto en días de ventas y sobre el costo.
– Revisión de los asientos en el mayor general de existencias y previsiones.
– Revisión de los ajustes de los inventarios físicos.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre:
• Los desvios presupuestarios sobre niveles de existencia y baja de productos, rotaciones, .
• Los recuentos físicos y sus ajustes.
• Las estimaciones de los valores de recupero de bienes con problemas
• La custodia y seguridad de los depósitos.
– Observar los recuentos físicos del cliente.
– Conciliar listado de existencias físicas con el mayor general.
– Seleccionar productos obsoletos, dañados o con escaso movimiento y analizar la
valuación asignada.
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5.- Inventarios como Actividad Control Interno
ANTES DEL INVENTARIO.
Existencia de instrucciones escritas al menos sobre:
- Objetivos
- Fecha, hora y lugar de realización
- Tipo de bienes a recontar
- Personas intervinientes y sus responsabilidades
- Medicas preparatorias y encargados de ejecutarlas.
- Método de recuento (manual, lectoras, pesaje, cubicación)
- Equipos de apoyo necesarios (balanzas, elevadores, )
- formularios a completar durante el recuento, como hacerlo y destino final.
- Cantidad de recuentos, medidas en caso de discrepancias
- Arreglos para minimizar y controlar el movimiento de existencias.
- Control de las planillas de inventarios que se generen, se utilicen y se anulen
- Coordinación con auditores que participen del recuento
- Controles finales antes de dar por concluido el recuento.
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5.- Inventarios como Actividad de Control Interno.
DURANTE EL INVENTARIO.
-Ni la direccion ni la realización deberían estar a cargo de los responsables de depósito o
de registros.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
-Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad de
terceros.
-La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es propiedad
de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado (tarjetas de recuento, etc)
-Generar una planilla con los codigos de los productos inventariados y revisar si quedan
al final del recuento codigos sin recontar.
-Identificar claramente los datos de corte de documentación (Recepción, control de
calidad, Vale de consumo, orden de trabajo, remito a expedición, remito de ventas)
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.
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5.- Inventarios como Actividad Control Interno.
DESPUES DEL INVENTARIO
- Compilación de los datos de la toma de inventario con revisión por un tercero.
-Verificar que los registros contables incluyen los movimientos considerando los mismos
comprobantes que fueron tenidos en cuenta para el corte.
- Comparar los registros contables con las existencias.
- Investigar las diferencias, proponer los ajustes contables que correspondan.
- Aprobación de los ajustes por la gerencia administrativa o superior.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
-Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad de
terceros.
-La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es propiedad
de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado (tarjetas de recuento, etc)
-Generar una planilla con los codigos de los productos inventariados y revisar si quedan
al final del recuento codigos sin recontar.
-Identificar claramente los datos de corte de documentación (Recepción, control de
calidad, Vale de consumo, orden de trabajo, remito a expedición, remito de ventas)
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.
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6.- Inventario como procedimiento de auditoría.
-Evaluar el plan de inventarios del cliente (detectar bienes no seleccionados o fechas de
realización no convenientes, discutirlas)
- Decisión de los recuentos a presenciar / bienes a recontar/ necesidad de un experto.
- Presencia en la toma de inventario:
- evaluar si se cumple con el plan previsto por el cliente
- presenciar el inicio del recuento
- ejecutar los recuentos independientes que haya decidido.
- presenciar el cierre del recuento
- obtener copias de las planillas de inventarios o sus resumenes
- tomar nota de mercaderías con problemas manifiestos
- Revisión de la compilación
- Revisión de la comparación con registros.
- Revisión de la valuación y exposición.
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Cuestiones de interés
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Otras cuestiones de interés.
 Complejidad de la valuación en contextos de producción industrial y con
componentes de moneda extranjera.
 Posibilidades de manipulación de resultados vía criterios de valuación o producción en proceso con
impacto sobre el trabajo del auditor.
 Ciclo debe estar articulado con Ventas-Producción-Compras para sostener
niveles de stocks deseables.
 Importancia de conocer a nuestros proveedores por impacto Ley de lavado.
 Quién toma la decisión de comprar ? Ventajas y desventajas.
 Buenas prácticas de tomas de inventarios como actividad de control interno.
 Habilitaciones. Es clave entender las implicancias y los riesgos para la empresa y para el auditor.
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Requerimiento de información
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8.- Requerimiento de información típico del
rubro (auditoría recurrente)
 Informe de venta por producto y precio de venta / Costos al 31.12.14.
 Listado de las órdenes de pago emitidas durante desde el 01.10.2014 hasta el 31.12.2014 (en
formato electrónico).
 Les solicitaremos el listado de órdenes de pagos desde el 01.01.2015 a la fecha de la solicitud.
 Subdiarios de IVA Compras y Ventas de los meses de Octubre a Diciembre 2014 (en formato
electrónico).
Bienes de cambio
 Auxiliar de bienes de cambio indicando las cantidades y el costo unitario de materia prima e
insumos, mercadería en tránsito, productos terminados y productos en proceso ( formato
electrónico).
 Listas de precios de venta vigentes al 31.12.2014
 Detalle de la mercadería en tránsito.
 Detalle/auxiliar de la cuenta de Remitos pendientes de facturar, luego se seleccionara una
muestra.
 Se solicitara documentación respaldatoria en base a una muestra de bienes de cambio
seleccionada al 30.09.2014 para verificar el VNR y valuación al 31.12.2014.
Cuentas por pagar
 Composición de la cuenta corriente de los proveedores locales y del exterior al 31.12.14,
conciliado con el mayor y/o composición (formato electrónico).
 Listado de Proveedores Productivos.
 Listado de la cuenta corriente de los proveedores intercompany al 31.12.14, conciliado con el
mayor y/o composición (Impreso y en formato electrónico).
 Maestro de proveedores (en formato electrónico).
 Auxiliar contable de las Provisiones constituidas por la compañía (en formato electrónico) al cierre
del período.
Resultados
 Detalle de las cantidades e importes vendidos por línea de producto durante el periodo bajo
análisis.
 Posteriormente, seleccionaremos determinadas cuentas y efectuaremos un voucheo de gastos
sobre las mismas. Para dicho procedimiento solicitaremos los mayores de las cuentas, y luego de
seleccionar una muestra, la documentación correspondiente.
 Listado con las compras producidas efectuadas en el período bajo análisis.
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Programa de trabajo
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7.- Programas de trabajo. Ejemplo
PROGRAMA DE TRABAJO
Empresa: SABALERO SA
Rubro: COMPRAS E INVENTARIOS
PROCEDIMIENTOS
Trabajo realizado por Tiempos (horas)
PT Referencia
Previsto Previsto
IMPORTANTE !!! : VINCULAR CON RDEM VALORADOS
1 Sobre la base del listado de insumos y productos terminados al cierre del ejercicio:
a) Compare el monto total con el saldo de insumos y PT del mayor general de bienes de cambio J1 0.5
b) Verifique composición de artículos en nombres y cantidades con el mayor auxiliar J1 2
c) Identifique productos registrados como en mal estado o con vencimiento J1 2
d) Consulte al personal que mantiene registro inventarios sobre situaciones inusuales J1 1.0
e) Compare la evolución mensual de saldos a nivel de productos J1 2
2 Obtener evidencia del cumplimiento de los controles de:
a) Sistema inventario permanente de PRISM IT/J2 4
b) Prueba global de administración: SI+Prod-V=SF J2 8
c) Reportes de PRISM sobre producción a standard y real J2 4
d) Planificación de compras en base a planificación producción J2 4
e) PRISM no permite generar factura si no se dá de baja inventario IT/J2 4
Tests: seis cierre mensuales
3 Participación en el recuento físico de insumos y productos terminados
a) Definir la muestra a recontar. Incluyalos que Castagno tiene como desfasados J2/J1 4
b) Resuma los resultados e investigue diferencias mediante indagaciones J2 16
c) Identifique físicamente los productos no disponibles reales con soporte personal cia J2 4
d) Identifique los PT con destino exportación y consulte si existen problemas J2 1
e) Asegure el recuento de todos los depósitos y asegure corte por disponible en planta J2 1
f) Compare con la info del sistema y consulte diferencias, luego proponga ajustes J2 4
Tests:
4 Cierre. Releve y documentos datos del corte J1 1
5 Provisiones
a) Analizar provisión por productos e insumos no disponibles J2 3
b) Identificar tratamiento de productos de corto vencimiento o con destino específico con problemas S 2
c) Evalúe impacto de la categorización de los preparadores de pedidos J2 4
d) Confirmar si dueños de Todo Express fueron empleados anteriores + contingencia laboral J2 4
e) Evaluar impacto de concentración de clientes y traslado de responsabilidad empresaria S 2
6 Validación de la v
ariación activ
ada
a) Rediscusión con Castagno sobre razonabilidad del método S 3
b) Identificación de conceptos (variación precio, rendimientos, etc) J2 2
c) Precisar el nivel de rotación del inventario y cruzar contra los seis meses de amortización J2 2
d) Identificar posibles ajustes a la activación (rotación y/o variación rendimiento, etc) S 2
e) Realice pruebas de razonabilidad de los costos de reposición S 2
7 Factibilidad producir ventas 2009
a) Correr plan de producción con ventas previstas para 2009 J2 4
b) Detectar cuellos de botella ynecesidades de inversión J2 2
c) Concluir sobre indicios de manipulación de info por financiamiento S 2
8 Validación de la imputación de salarios de producción al costo de productos
a) Indagar con Medero el listado de personal por centro de producción directo o indirecto J2 2
b) Linkear con listado de nómina que RRHH pasa a la empresa que liquida J1 2
Tests: sobre 12 meses para el caso que se encuentren diferencias
11 Diagnósito e impactos posibles de problemas de habilitación del depósito
a) Discusión de nuestro experto con el encargado de depósito y de habilitaciones Cia EX 3
b) Consulta externa para análsisi de escenarios posibles EX 4
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con la gerencia como crítico EX/S 4
d) Analizar impacto por parada de planta y de entregas EX/S 2
12 Análisis del impacto de la cobertura de seguros
a) Identificar riesgos que afecten la operatividad del negocio J2 6
b) Probabilidad de ocurrencia + análisis de montos cubiertos J2 3
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con gerencia S 2
Totales 100
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Discusiones - Preguntas
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