6. Desarrollo de colecciones de documentos digitales

Aplicaciones para Recursos de Información Digital
Grado en Información y Documentación, Univ. de Zaragoza
Prof.Dr. J. Tramullas
6. Desarrollo
de
colecciones.

Necesidades del usuario
● El usuario tiene necesidades de
información.
● El usuario necesita desarrollar tareas y
tomar decisiones.
● El usuario necesita la información precisa
en el momento justo y en el formato
adecuado.
● Al usuario no le interesan los problemas
técnicos ni otras cuestiones.

Colecciones de documentos
● Las unidades de información crean y
desarrollan colecciones de documentos.
● Las colecciones son de tipo físico, y de
tipo digital.
● Muchas colecciones digitales no lo son en
realidad.
● Satisfacer las necesidades de información
del usuario.
● “User-driven collection development.”

Fases ideales de desarrollo de
una colección de documentos
● Estudio de necesidades de información.
● Definición de objetivos de la colección.
● Selección de componentes de la
colección.
● Implementación de la colección.
● Publicación, mantenimiento y control.
● Evaluación y mejora.

Análisis de necesidades de
información
● Las necesidades que hay que estudiar
son las de los usuarios.
● Las necesidades de los usuarios se
identifican preguntando y observando.
● Existen numerosas técnicas para estudiar
a los usuarios.
● Redacción de un documento de
referencia.

Objetivos de la colección
● Resolver las necesidades y problemas
identificados en el documento de
análisis y estudio de necesidades de
usuarios.
● Alinear la colección con la política y
con los recursos disponibles en la
biblioteca o archivo.

Implementación de la colección
● Creación de la colección:
– Selección de contenidos.
– Creación de contenidos.
● Documentos
● Metadatos
● Esquemas de clasificación
● Definición de flujos de trabajo.
● Criterios de calidad.

Publicación de la colección
● Disposición de la colección para el acceso
público.
● Necesidad de establecer una política de
mantenimiento y control:
– Colecciones cerradas
– Colecciones abiertas
● Preparar y ejecutar mecanismos de
evaluación del servicio.

Fundamento técnico
● Servidor de información, con arquitectura
cliente/servidor.
● Actualmente la mayoría usa clientes web.
● Necesidad de grandes espacios de
almacenamiento… siempre creciente.
● Arquitectura técnica básica:
– Aplicación ejecutable (diversos lenguajes).
– Sistema de gestión de base de datos.
– Repositorio de ficheros.

Costes
● Ni la información ni su procesamiento son
gratuitos.
● Los costes pueden ser visibles e invisibles.
● Es necesario calcular las horas de trabajo,
las de formación, los medios informáticos,
la infraestructura, las actualizaciones, el
mantenimiento futuro, posibles
migraciones...
● Alguien acaba pagando las facturas...

Gestores de colecciones
● Los gestores de colecciones están orientados a publicar
colecciones de documentos especializados, temáticos...
● Orientados a la gestión de la colección de documentos digitales.
● Se les puede identificar como herramientas para Digital Asset
Management.
● Gestionan recursos, documentos de diferentes tipos, y los
metadatos asociados.
● Organizan los documentos en colecciones.
● Pueden incorporar gestión de usuarios avanzada.

Funcionalidades de los gestores
de colecciones
● Administración del sistema
● Control e identificación de usuario:
privilegios.
● Definición de una colección.
● Selección de materiales y documentos.
● Descripción y etiquetado.
● Revisión y aprobación.
● Publicación.
● Archivo.

Algunos ejemplos
● Omeka
– http://omeka.org
● ResourceSpace:
– http://resourcespace.org
● CollectiveAccess:
– http://www.collectiveaccess.org/
● CollectionSpace:
– http://www.collectionspace.org/
● Greenstone:
– http://greenstone.org

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