Este documento presenta la información inicial de un proyecto para trasladar las operaciones de un call center desde su ubicación actual a una nueva sede. Se describe el equipo de proyecto, los objetivos, los entregables requeridos como un cronograma de hitos, presupuesto y dos alternativas tecnológicas para la nueva sede. El proyecto debe completarse en 30 días con un presupuesto de $510 millones.

1. 1
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE POSTGRADOS
ESPACIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS
Nombre seminario Introducción Gerencia Proyectos
Docente Ing. Edgar Velasco Rojas
Fecha 2012-02-11
Tema Control de Costos del Proyecto
Participante
Arq. Yuber Mena Hurtado
Arq. Miguel Nivia
Ing. Álvaro Andrés Torres

2. 2
1. PROJECT CHARTER
1.1 TITULO DEL PROYECTO Y
DESCRIPCIÓN
1.2 REQUISITOS DEL PROYECTO COMO
SE CONOCE
CAMBIO DE SEDE PARA UNA EMPRESA
DE CALL CENTER.
El proyecto consiste en elaborar y
presentar un proyecto para el traslado de
un “Call Center” desde el sitio actual a una
nueva sede alquilada y cercana, teniendo
en cuenta que dentro de la visión futura, se
pretende contar con instalaciones para
capacitación, cafetería, soporte para fallos
por energía, instalaciones para el personal
administrativo adecuado que soporte la
operación y tercerización de procesos de
apoyo.
Dentro de la ejecución del proyecto se dará
respuesta, para:
 Personal actual: 8 mujeres y 16 hombres
en la operación.
 Expansión de la operación en 2 años:
300%.
 Ubicación nueva sede: a 2 km de la
actual y no puede estar en un piso mayor
a 2.
 Características generales compañía:
certificada en ISO 9000 y 14000, en
OSHAS 18000 y en Responsabilidad
Social. Infraestructura IT con 2 años de
antigüedad y es política renovar cada 3
años.
 Presupuesto estimado por puesto de
trabajo: $15.000.000 todo costo.
1.3 GERENTE DE PROYECTO Y NIVEL
DE AUTORIDAD
1.4 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO /
ENTREGÁBLES
Gerente: Miguel Ángel Nivia.
Autoridad: Delegar responsabilidades
asignación de actividades, solicitar cambios
si no se está conforme con los resultados.
El resultado final está constituido por un
trabajo escrito con:
 WBS para proceso de iniciación.
 Project Charter y Product Scope
Statement, preliminary – Enunciar 2
alternativas tecnológicas.
 Cronograma de hitos.
 Presupuesto para proceso de iniciación.
1.5 CASO DE NEGOCIO 1.6 OBJETIVOS DEL PROYECTO
El proyecto se lleva a cabo debido a que el
Gerente le solicitó a su asistente (Miguel
Ángel Nivia y su equipo de proyecto), quien
tuvo formación post gradual en Gerencia
de Proyectos patrocinada por la compañía,
que le elabore los documentos iniciales
para presentar el Proyecto a la Junta
Directiva.
 Practicar los conceptos de procesos de
gerencia de proyectos y de las gestiones
de alcance, tiempo y costos.
 Elaborar y presentar un documento
(informe) final que contenga el proceso de
traslado del Call center en tiempo y
costos proyectados.
 Mejorar los ambientes de la empresa – a
nivel organizacional – buscando mayor
productividad e ingresos superiores a la
empresa.
 Cumplir con la elaboración y ejecución de
los entregables establecidos dentro del
proyecto.

3. 3
1.7 RECURSOS PREASIGNADOS 1.8 REQUISITOS DE APROBACIÓN DE
PROYECTO
 Arq. Miguel Ángel Nivia
 Ing. Electrónico Álvaro Andrés Torres
 Arq. Yuber José Mena Hurtado
El éxito del proyecto se determina por el buen
desempeño del equipo de proyecto y el
desarrollo de los entregables con todos los
requerimientos solicitados, en el tiempo y
costos establecidos en el Project Charter y
Product Scope Statement, preliminary.
1.9 LOS INTERESADOS 1.10 RIESGOS DEL PROYECTO
Dentro de los interesados del proyecto se
encuentran: El docente de Introducción a la
Gerencia de proyectos, Ing. Edgar Velasco
Rojas y los miembros del equipo de
proyecto, a saber: Arq. Miguel Ángel Nivia,
Ing. Electrónico Álvaro Andrés Torres y
Arq. Yuber José Mena Hurtado, quienes
además de participar en la ejecución del
proyecto, han sido identificados como las
personas más impactadas por el resultado
exitoso o no exitoso del proyecto.
 Los integrantes del equipo no cumplan
con sus compromisos.
 No se cumplan con los requerimientos
básicos solicitados (entregables).
 Que no se termine en el tiempo
establecido.
 Que los costos excedan el presupuesto
de iniciación.
 Que el resultado final no sea el
proyectado en el alcance del mismo.
2. PRODUCT SCOPE STATEMENT
Traslado de un “Call Center” desde el sitio actual a una nueva sede, teniendo en cuenta la
elaboración y presentación de los entregables – los cuales deben estar enmarcados en las
condiciones generales, exigidas para el buen funcionamiento en los ambientes laborales de
la empresa - al equipo de proyecto por parte del “Sponsor”.
Un elemento importante que debemos tomar en consideración es el de permanecer dentro
del tiempo máximo para desarrollar este proyecto, el cual, está comprendido entre el 03 de
febrero al 03 de Marzo de 2012, para una duración total de 30 días calendario.
El otro aspecto importante, es el costo debe seguir los lineamientos trazados en el
presupuesto de iniciación, equivalente a $510’000.000, caso contrario nos llevaría a
incumplir con el fin último en el “Alcance, Tiempo y Costo” del proyecto.
3. ALTERNATIVAS TECNOLÓGICAS
3.1 Inicialmente como sistema principal se contrata con una empresa especializada en
proveer servicios de telecomunicaciones en donde se adquirirá los servicios de voz
(Incluido PBX), datos e internet por medio de fibra óptica.
 Costo de instalación: $300.000
 Servicio con capacidad de 6 Mbps (megabits por segundo)
 Costo total del servicio mensual: $1’600.000

4. 4
3.2 Como sistema alterno se contrata un canal de backup a través de tecnología
microondas el cual será el respaldo del canal principal en caso de una falla del mismo, por
el tipo de tecnología y capacidad solo soportará los servicios de voz (incluido PBX) e
internet.
 Costo de instalación: $150.000
 Servicio con capacidad de 4 Mbps
 Costo total del servicio mensual: $700.000
FIRMA APROBACION

5. 5
4. EDT Ó “WBS” DE CALL CENTER
TRASLADO A NUEVA SEDE DE UN
“CALL CENTER”
INICIO
PROYECTO
PLANEACIÓN
PROYECTO
GESTIÓN
PROYECTO
ADECUACIÓN
NUEVA SEDE
REINICIO DE LA
OPERACIÓN
FIN (Cierre)
PROYECTO
Requisitos
nueva sede
Plan de
Inversión
Lista de
alternativas
Elección
sitio para
nueva sede
Cotizaciones
vs
alternativas
Capacitación
en nuevos
Pruebas del
nuevo servicio
Verificación y
certificación
de calidad
Adecuación
planta Física
equipos
Instalación y
pruebas de
equipos
Verificación y
recibo de las
obras
Contrato
de nueva
sede
Compras
itio
Liquidar
contrato
antigua sede
Desmonte de
mobiliario y
equipos
Transporte de
mobiliario y
equipos
Adecuación
sitio nueva
sede
Transporte Mobiliario y
equipos a nueva sede
Mobiliario
y equipo

6. 6
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 1 2 3
1 Inicio del proyecto 1
2 Planeación del Proyecto 8
3 Gestión del Proyecto 12
4 Adecuación nueva sede 15
5 Reinicio de la operación 8
6 Fin (cierre) del Proyecto 1
AVANCE DE ACTIVIDAD
YUBER JOSÉ MENA HURTADO FECHA: Febrero 03 a Marzo 03 de 2012
ITEMHITOS Ó ACTIVIDADES
DURACIÓN
(días)
FEBRERO MARZO
ALVARO ANDRÉS TORRES PROYECTO: CAMBIO DE SEDE PARA UNA EMPRESA DE CALL CENTER
5. CRONOGRAMA DE HITOS Ó ACTIVIDADES
EQUIPO DE PROYECTO DEPARTAMENTO: CUNDINAMARCA
MIGUEL ANGEL NIVIA LOCALIZACIÓN: SANTA FE DE BOGOTÁ D.C.

7. 7
EQUIPO DE PROYECTO DEPARTAMENTO: CUNDINAMARCA
MIGUEL ANGEL NIVIA LOCALIZACIÓN: SANTA FE DE BOGOTÁ D.C.
ALVARO ANDRÉS TORRES
YUBER JOSÉ MENA HURTADO FECHA: Febrero 03 a Marzo 03 de 2012
ÍTEM ACTIVIDAD UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR PARCIAL
1 Desmonte y transporte de mobiliario y equipos existentes Global 1 6.000.000,00$ 6.000.000,00$
2 Alquiler de Nueva Sede Mes 12 8.500.000,00$ 102.000.000,00$
3 Adecuación de la planta fisica en Nueva Sede Unidad 1 30.000.000,00$ 30.000.000,00$
4 Puesto de trabajo a todo costo Unidad 24 15.000.000,00$ 360.000.000,00$
5 Instalación y puesta en funcionamiento de equipos Global 1 6.500.000,00$ 6.500.000,00$
6 Reinicio de la operación Global 1 5.500.000,00$ 5.500.000,00$
510.000.000,00$
SON:
6. PRESUPUESTO PARA PROCESO DE INICIACIÓN
COSTO TOTAL
QUINIENTOS DIEZ MILLONES DE PESOS M/CTE. ($510'000.000)Aproximadamente.
PROYECTO: CAMBIO DE SEDE PARA UNA EMPRESA DE CALL CENTER