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Diseño de Organizaciones
Memorias de Seminario Taller
Ingeniería en Administración de Procesos

Escuela Politécnica Nacional – EPN
2003
El  Instructor	
Mauro Rivadeneira Campuzano nació en Quito en 1966, se graduó de
Ingeniero Químico en 1992 en la Escuela Politécnica Nacional, Institución en la
que también completó estudios superiores de Física y Matemáticas. Efectuó
su maestría en Administración de Empresas en la Pontificia Universidad
Católica de Quito, con especialización en Calidad y Productividad. Ha
reforzado su formación profesional y de Instructor, mediante varios cursos
sobre diversos temas, entre los que vale destacar los seminarios de
especialización efectuados en la Escuela de Administración de Empresas de
Sao Paulo, Fundación Getulio Vargas, en Brasil y en ENAC, Madrid, España.
Tiene experiencia laboral en diferentes áreas; se inició como Instructor en el
Grupo Corporativo de Pinturas CONDOR, ha sido Director del Área de
Capacitación de la Cámara Junior de Quito, y por un período de 7 años se
desempeñó como Gerente General de CEVIDEC Cía. Ltda. Ha brindado
servicios de consultoría en el área de calidad y productividad, en varias
instituciones, entre las que vale destacar: Unidad Educativa La Llama del
Valle, Franquicia Vending Machines, Radio Planeta, Nabisco del Ecuador y
Confiteca. También se desempeña como Profesor Universitario en la Escuela
Politécnica Nacional, Facultad de Ingeniería en Administración de Procesos.
Fue evaluador del Premio Nacional de la Calidad para el año 2001. Ha sido
consultor del Banco Mundial para el Sistema Ecuatoriano de la Calidad
MNAC. y Director Nacional del Organismo Ecuatoriano de Metrología.
Actualmente se desempeña como Gerente de Proyectos de consultoría en Q
Consultores
Bibliografía  sugerida	
•  Organizaciones: Entorno, Estructura,
Procesos, James L. Gibson
•  Mejoramiento de los procesos de la
empresa, H. James Harrington
•  Diseño de Organizaciones, J. E. Ricart, IESE,
Universidad de Navarra.
•  Transportando la estrategia hacia la
acción, R. Kaplan, D. Norton
•  The Balanced Scorecard, R. Kaplan, D.
Norton
•  Los siete habitos de las personas altamente
efectivas, Stephen Covey
Programa	
• 
• 
• 
• 
• 

Introducción
Diseño y programación de estructuras
Cultura Organizacional
Conducta y actuación individual y grupal
Trabajo aplicado
“No existe nada más dificil e incierto por
realizar que introducir un nuevo orden de
cosas, porque la innovación tiene por
enemigos a todos aquellos que han tenido
éxito en las condiciones anteriores, y por
tibios defensores a aquellos que podrían
tener éxito en la nueva.....”
El Principe
Nicolás Machiavello
Organización	

•  Conjunto de personas que interactuan
entre si dentro de un proceso productivo o
de generación.
•  Es importante considerar todas las partes
involucradas en las empresas para poder
evaluarlas y manejarlas como un ente
coherente, y lograr mantener un sistema de
calidad total, que consiste en satisfacer
simultáneamente a todos los interesados:
accionistas, clientes, funcionarios
(ejecutivos y no ejecutivos) y la sociedad
Estructura  general  de  la  

Perspectiva Cliente

Perspectiva Financiera

Organización

Procesos Internos

Aprendizaje y Crecimiento

Organización
Orientación  al  cliente	
Necesidades del “Cliente”
y otras personas clave

Misión y
Estrategia

Modelar
(Confiabilidad)

Resultados

Estructura y
Sistemas
Cultura (Conductas)
Terminología	
•  Actitud.- puede considerarse como la
disposición para actuar de un modo más que
de otro, en relación con factores específicos
relacionados con el puesto
•  Satisfacción en el trabajo.- es el resultado de
varias actitudes que tiene un empleado hacia
su trabajo, los factores conexos y la vida en
general
•  Moral organizacional.- La posesión de un
sentimiento, por parte del empleado, de verse
aceptado y pertenecer a un grupo, mediante
la adhesión a metas comunes y la confianza
en la conveniencia de esas finalidades
Estructura Organizacional
Definición
“Es una herramienta de Gestión de recursos
que una compañía tiene al servicio de su
estrategia de Negocio”
Responde:
 

Estrategia de Negocio

 

Tecnología

 

Medio Ambiente
La Estructura de la Organización
• Divide a la organización de acuerdo a la
complejidad de actividades y jerarquía.
• Distribuye responsabilidades / Autoridad.
• Facilita la comunicación y control.
• Facilita a la “Toma de Decisiones” de los
grupos que tienen las habilidades y la
información.
Tipos de Estructuras
"   Estructura funcional
"   Estructura Divisional
"   Estructura de conglomerados
"   Estructura Matricial
"   Estructura Nuclear
"   Organización por producto.
"   Organización geográfica territorial.
"   Organización centrada en el Cliente.
"   Estructura Enfocada al Proceso
"   Organización Múltiple.
Estructura  Funcional  
típica	
Organización Funcional

Consejo de
Administración
Director
General
Director
filiales
filial
A

Director
Administración
filial
B

Director
Producción

Director
Comercial

Departamento
Ventas

Departamento
Mercadeo
Estructura  divisional	
Estructura Divisional

Consejero
delegado

Director
división 1

Director
división 2

Director
división 3

Director Corporat
relac cltes y prooved

recepción

larga distancia

charter 1

delegados

Locales

circuitos

charter 2

agencias

coordinación

estancias

charter 3

Dir corp
admin y finanz

sistemas de
información

finanzas

administración
Estructura  de  
Conglomerados	
•  Se utiliza cuando una empresa actua en
negocios no relacionados
•  Se busca mayor autonomía entre divisiones
•  El vínculo es compartir la propiedad
•  Se busca también compartir habilidades y
conocimientos
•  La matriz dirige a modo de una cartera de
inversiones
•  Se busca no tener funciones del Holding
centrales, sino que se fomenta la
descentralizacion
Estructura  matricial	
Director General

Dir I+D

Dir Producc

Dir mktg

Dir admin

Negocio1

espF

espF

espF

espF

Negocio2

espF

espF

espF

espF

Negocio3

espF

espF

espF

espF

espF – especialista funcional
Estructura  Nuclear	
Area 1

Area 2

Nucleo
central

Area n

....

...

....
Organización por Producto
Gerente
General
Producto
A

Producto
B

Producto
C

• VENTAJAS
• Mejor administración de la diversificación de producto.
• Mejor contacto con los diferentes mercados de productos.
• Foco en el Desempeño del Negocio.
• Flexibilidad.
• DESVENTAJAS
• Empleados más inseguros en sus puestos de trabajo.
• Problema de fidelización a la compañía.
• Descentraliza la Experiencia.
• Pone acento en el “negocio” mas que en la calidad técnica.
Organización Territorial
Gerente
General
Oriental

Central

Occidental

• VENTAJAS
• Ajuste a condiciones locales.
• Responsabilidades y utilidades por Unidades de Negocios.
• DESVENTAJAS
• Empleados más inseguros en sus puestos de trabajo.
• Problema de fidelización a la compañía.
• Descentraliza la Experiencia.
• Pone acento en el “negocio” mas que en la calidad técnica.
Organización Centrada en el Cliente
Gerente
General
Cliente
A

Cliente
B

Cliente
C

• VENTAJAS
• Divide unidades de acuerdo a tipo de cliente.
• Cuenta con las mismas ventajas /producto.
• Concentra conocimientos para necesidades específicas y
canales de comercialización para sacar mayor provecho.
• DESVENTAJAS
• Cuenta con las desventajas propias/producto.
• Decisiones globales se ven dificultadas.
Estructura  enfocada  al  Proceso  
(Nuevo  enfoque  sobre  las  Organizaciones)	
G Planificación

Dirección
Desdoblamiento estrategia General

P

Investig.
y
Area 1
desarrollo

Producción
Area 2

Comercialización
........

Administracion, RRHH

A
........
........

..........
Sistemas de información
Aseg. De Calidad

Financiero
.........
Area n

C
L
I
E
N
T
E
Estructuras Múltiples

Es la combinación de Estructuras
Organizacionales diversas dentro
de la misma compañía.
Proceso  de  
estructuración	
1. Movilizar a los líderes para generar un clima de
cambio que racionalice y alinee la organización
2. Hacer que la estrategia conste en el trabajo de
cada individuo, con programas de comunicación
interna y evaluación de objetivos individuales e
incentivos
3. Alinear los recursos financieros con las iniciativas
estratégicas de la organización
4. Destrabar y focalizar los activos intelectuales (y
previamente ocultos) de la empresa mediante un
proceso de reingeniería de los trabajos y un
despliegue de redes de conocimiento
5. Hacer de la estrategia un proceso continuo a través
de la respuesta interna y el aprendizaje
Visión
Ventaja Competitiva
(Fortalezas y Debilidades)

Selección Estratégica
FODA

Análisis Industrial

(Oportunidades y Amenazas)

Retroalimentación

Habilidades Distintivas

Objetivos

Cuadro de Mando
Mapa de Estrategia
Mediciones y Metas
Proyectos e Iniciativas

Implementación de la Estrategia

Diseño de la estructura
organizacional

Administración del
Cambio Estratégico

Implementación del
Cambio Estratégico
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
1. 
2. 
3. 
4. 
5. 
6. 

Análisis situación inicial
Diagnóstico
Definición de modelo
Implantación
Evaluación
Retroalimentación
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
1. 

Análisis situación inicial

l 

Clase de Organización, privada,
pública, ONG, etc.
Tamaño
Tipo de negocio, producción,
servicios
Tiempo de existencia
Estructura en uso

l 
l 
l 
l 
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
2. Diagnóstico
l 

l 
l 
l 
l 

Recolectar información adicional, puede
incluir reingenieria, definición de áreas
críticas, estudios ergonómicos, etc.
Medir clima organizacional
Medir grado de motivación
Evaluar capacidad de cambio
Confirmar compromiso alta
administración
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
3. Definición del modelo

l 

l 
l 

Definir estructura en base a los
procesos clave, generadores de
valor
Integrar el Plan con los demás
programas en vigencia
Adecuar la estructura a la Cultura
Organizacional y a la Visión
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
4. Implantación

l 
l 
l 

Adecuación física
Capacitación e información
Utilizar nueva metodología de
trabajo y normas diferentes, innovar
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
5. Evaluación

l 
l 
l 

Definir indicadores para el proceso
de transición o instauración
Medir nuevos niveles de motivación
y clima organizacional
Comparar con los demás
indicadores utilizados en la
organización
Proceso  de  estructuración  
Metodología	
6. Retroalimentación

l 
l 
l 

Integrar mejoras al sistema
El proceso es dinámico
Definir la peridiocidad de los
controles y evaluaciones
establecidas
Manejo
Estilo
gerencial
Fuerzas
Históricas

Etratégias

Cultura
Modelo de
OrganizaciónMejoramiento del

Clima Organizacional,
Enfocado al análisis del
• Valores
• Creencias Gerencial y
Estilo
• Mitos
Motivación intrínseca

• Tradiciones
• Normas
Medio
Ambiente

Disposiciones
de organización

Motivación
• Extrínseca
• Intrínseca

Clima
Organizacional

Actuación
• Individual
• En grupo
Manejo
Estilo
gerencial
Fuerzas
Históricas

Etratégias
Cultura
Organización
• Valores
• Creencias
• Mitos
• Tradiciones
• Normas
Medio
Ambiente

Motivación
• Extrínseca
• Intrínseca

Clima
Organizacional

Disposiciones
de organización

Actuación
• Individual
• En grupo
Existe un principio fundamental de la
psicología, que el Dr. Norman Maier
expresa así:
 
"Toda conducta tiene una causa. Y en
vista de esto debemos reconocer que lo
que un hombre hace, sea lo que sea, tiene
una razón buena y suficiente. Si alteramos
tal razón o causa, entonces y sólo
entonces cambiará su conducta”
Perspectiva Financiera
Visión de los Accionistas
Rentabilidad, Crecimiento

VISIÓN

Perspectiva del Cliente
Como ver al cliente
Precio, servicio, calidad
Procesos Internos
Claves, generadores de valor
tiempo rta, productividad, costos
Formación y crecimiento
Mejoramiento contínuo
Innovación, transformación
Datos  estadísticos	
•  En estudios realizados por Norton y Kaplan hace
varios años, se constató que:
•  Menos del 5 % del personal integrante de la fuerza
de trabajo entienden, o son reconocidos como
entendidos en la estrategia.
•  Menos del 25 % de los gerentes tienen incentivos
vinculados con el logro de objetivos estratégicos.
•  Más del 60 % de las empresas no vinculan sus
presupuestos a la estrategia
•  Pocos equipos directivos (menos del 15 %) están
más de una hora al mes discutiendo la estrategia.
Niveles  de  
comunicación	
• 

Primer nivel de comunicación Superficial.
Se utiliza para comentar asuntos sin
sustancia ni trascendencia. Es el tipo de
plática que se da entre gente que se
conoce pero no se estima. En este nivel
trivial es fácil insultar, vituperar o criticar
sarcásticamente, por lo que con
frecuencia se comete el error de herir a
quien nos habla con mayor profundidad.
Nada es más dañino en las organizaciones
que una constante comunicación
superficial
Niveles  de  
comunicación	
• 

Segundo nivel de comunicación Social.
Participa uno en él cuando se
comentan ideas, experiencias,
vivencias o inquietudes personales en
forma fría y calculada, sin involucrar
sentimientos, es el más utilizado en las
Organizaciones actuales.
Niveles  de  
comunicación	
• 

Tercer nivel de comunicación Profundo.
Sin máscaras ni escudos. Se da sólo entre
personas que se quieren y, al acaecer, se
abre el cofre del tesoro en el que se
guardan las dudas, temores, anhelos,
dolores, tristezas, gustos, quereres. Un
cofre que debería estar siempre abierto
para lograr trascender como seres
humanos. Es el nivel de comunicación
adecuado para lograr alto nivel de
satisfacción entre interlocutores.
Cómo  Comunicamos	
7%
38%
55%
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 

En Latinoamérica el 95% de las familias de
hoy sufren uno o varios de los siguientes
problemas:
Frialdad y distancia moral del Padre.
Hostilidad, burlas y falta de comunicación
entre los hermanos.
Machismo del Padre e hijos varones.
Normas rígidas, cambiantes e injustas.
Malentendidos continuos por la
comunicación superficial.
Vidas independientes bajo el mismo techo.
Vicios
Fuente revista People
Manejo
Estilo
gerencial
Fuerzas
Históricas

Etratégias
Cultura
Organización
• Valores
• Creencias
• Mitos
• Tradiciones
• Normas
Medio
Ambiente

Motivación
• Extrínseca
• Intrínseca

Mejoramiento del
Clima Organizacional,
mediante la Clima
reestructuración
Organizacional
o ajuste del
estilo gerencial
Disposiciones
de organización

Actuación
• Individual
• En grupo
No seas altivo ni orgulloso pues perderás el
tiempo leyendo conceptos de paz. No
porque hayas oído mucho puedes
considerarte erudito. El que cree saber sólo
es un fanfarrón. Las verdades no se saben,
se sienten; no se aprenden, se viven. Nadie
puede ser sabio en su propia opinión
Romanos 12,16
Resistencia  al  cambio	

+

R

=

Insatisfacción
por situación
Actual
A

Motivación por
situación
Propuesta
B

+

RESISTENCIA
AL CAMBIO

Claridad para
pasar de
A à B
C
Actitud
Niveles  de  Liderazgo
         Tres  Claves  de  la  Misión
ventas

Etapas  de  crecimiento  Organizaciones  	

4.- Etapa de
decaimiento
3.- Etapa de madurez
2.- Etapa de crecimiento
1.- Etapa de inicio
Tiempo de vida
ventas

Etapas  de  crecimiento  Organizaciones  	

1.- Etapa de inicio
Tiempo de vida
Etapa  de  inicio	
•  El líder debe ser sensible a los requerimientos de
sus clientes
•  Tiene que tener la habilidad de reconocer los
problemas existentes
•  Capacidad para resolver esos problemas
•  Debe poseer una visión estratégica muy clara
•  Debe transmitir esa visión a sus colaboradores
•  Debe ser muy persuasivo y motivador
•  Tiene que mostrarse innovativo para adaptar los
procesos
ventas

Etapas  de  crecimiento  Organizaciones  	

2.- Etapa de
crecimiento

Tiempo de vida
Etapa  de  crecimiento	
•  Desarrollar una estructura compleja mediante
departamentalización
•  Estimular el sentido de equipo y cooperación
entre los colaboradores
•  E s t a b l e c e r r o l e s y f u n c i o n e s p a r a l o s
colaboradores
•  A p l i c a r s i s t e m a s d e i n c e n t i v o s y
reconocimientos
•  Programar y divulgar objetivos que se desean
alcanzar
•  Fijar estándares de productividad para todas las
áreas de la Compañía
ventas

Etapas  de  crecimiento  Organizaciones  	

3.- Etapa de
madurez

Tiempo de vida
Etapa  de  madurez	
•  Tener capacidad de delegar eficientemente
•  Debe ser capaz de entregar poder
(empowerment) a los directores
departamentales
•  Adaptarse a los requerimientos variables del
mercado
•  Debe tener capacidad de transacción.
•  Apertura para hacer transformaciones
ventas

Etapas  de  crecimiento  Organizaciones  	

4.- Etapa de
decaimiento

Tiempo de vida
Etapa  de  decaimiento	
•  Capacidad para descentralizar los procesos y
actividades
•  Debe planificar la diversificación hacia nuevos
productos y servicios
•  Debe crear una visión que le dé sentido al
trabajo de los colaboradores y los estimule
•  Desarrollar la capacidad de sentir la
necesidad del cambio
•  El líder debe renovar la energía en el negocio,
siendo inspirador
Manejo
Estilo
gerencial
Fuerzas
Históricas

Etratégias
Cultura
Organización

Motivación
• Extrínseca
• Intrínseca

Mejoramiento del
Clima Organizacional,
• Valores
Clima
• Creencias mediante la
Organizacional
• Mimplantación de Programas
itos
• Tradiciones de motivación
• Normas

Medio
Ambiente

Disposiciones
de organización

Actuación
• Individual
• En grupo
Estrategia de la Organización
• Flexibilidad

Capacidades
Organizacionales

• Innovación
• Velocidad al mercado
• Actualización Constante
• Crecimiento Sostenido

Plan Estratégico de Recursos Humanos

Atraer

Retener

COMPETENCIAS

Desarrollar
Las Competencias
Mercado
Contexto

Empresa
SELECCION

PLAN DE
SUCESION

REMUNERACIONES

DESARROLLO
CAPACITACION
Auto
donación
Auto
realización
Necesidades
de estima
Necesidades sociales
Necesidades de seguridad
Necesidades fisiológicas

Comportamiento individual

Escala de necesidades de
Maslow
de
Crecimiento
Necesidades
De relación
Necesidades
existenciales

motivación

Escala de necesidades de Alderfer
Modelo del Iceberg – S. Covey
COMPORTAMIENTO
CONDUCTA

ACTITUDES
PARADIGMAS
VALORES

PRINCIPIOS
Principios	
•  Leyes naturales o verdades
fundamentales.
Universales, permanentes.
Producen resultados predecibles.
Externos a nosotros mismos.
Operan con o sin nuestro entendimiento
y aceptación.
•  Auto-evidentes y nos capacitan cuando
se comprenden.
• 
• 
• 
• 
Valores	
•  El valor o la prioridad que
ponemos en las personas, las
cosas, las ideas o los
principios.
•  Creencias e ideales auto elegidos.
•  Internos, subjetivos, basados en cómo
vemos el mundo.
•  Influenciados por educación, sociedad
y reflexión personal.
El individuo que se cree poco aceptado
adopta algunas de las siguientes
actitudes:
 
•  Se retrae para convertirse en un ser
callado, tímido y huidizo.
•  Hace bromas, chistes pesados o
protagoniza agresiones, escondido entre
los demás.
•  Tiene una marcada tendencia a hablar
de si mismo y no es capaz de escuchar a
alguien sin pensar a la vez en lo que
contestará para seguirse vanagloriando.
• 

• 
• 

• 
• 

Adopta actitudes fingidas y acomodaticias.
Para ser aceptado aparenta ser lo que no es y
dice pensar lo que no piensa.
Es tímido y servil con los poderosos y autoritario
y burlón con quienes creen tener poder.
Se auto etiqueta en casi todo. Con frecuencia
se clasifica diciendo “yo soy de las personas
que...”.
Se preocupa excesivamente por su apariencia
física.
Critica constantemente a los demás

Fuente: Un Grito desesperado, C. C. Sánchez
Ishikawa, probablemente el más
representativo de los lideres de la Calidad
en el Japón piensa que los deseos
monetarios representan únicamente
deseos primarios de las personas y que no
las satisfacen completamente:
“Los ingresos monetarios, si bien son
importantes, no son lo prioritario, existe un
compromiso con los demás individuos, con
la sociedad, con las naciones y con el
mundo que realmente llevan a las
personas a sentirse realizadas y satisfechas
con el desempeño de sus actividades”
(Ishikawa 1985).
Componentes  de  la  
Motivación  intrínseca	
Según Thomas y Tymon, un modelo integral
para desarrollar motivación intrínseca de los
colaboradores considera cuatro factores
psicológicos para entregar reconocimiento y
orgullo por el trabajo bien desempeñado:
Libertad para escoger, competencia, sentido
de importancia y progreso
1.- Libertad
para escoger
Aspectos a desarrollar:
Autoridad
Confianza
Seguridad

Dar a los trabajadores el derecho de
escoger alternativas en aspectos
que afectan su trabajo
Dar espacio a los trabajadores
para ejercitar su capacidad de decisión,
confiando en lo que hacen.
Demostrar a los colaboradores
que no serán penalizados por
cometer errores involuntarios
Clarificar los objetivos
para facilitar la toma de decisiones
de los trabajadores

Propósito
Información

Compartir la información
necesaria para poder
tomar decisiones
2.- Competencia
Aspectos a desarrollar:
Modelos
Oportunidades
de crecimiento
Evaluación no
comparativa
Retroalimentación
positiva
Reconocimiento

Proveer modelos de desempeño
y productividad a través de asignar
roles y brindar capacitación.
Dar espacio a los colaboradores
para expandirse
tomando nuevos retos.
No poner a competir
por perder o ganar,
todos pueden ganar.
Favoreciendo la apreciación
en lugar de la crítica.

Dar crédito por logros alcanzados
3.- Sentido
de importancia
Aspectos a desarrollar:
Clima Franco
Valores claros
Visión
Objetivos
relevantes
Globalidad

Crear ambiente que fomente
idealismo y preocupación
por colaboradores
Desarrollar idea común
de los valores importantes
para todos los miembros.
Mantener enfocado
a todo el personal en
la imagen del futuro de la Empresa
Asegurarse que los objetivos
sirvan para alcanzar la visión.
De ser posible
asignar proyectos completos
para desarrollo
4.- Progreso

Dar retroinformación
sobre los requerimientos
del cliente.

Aspectos a desarrollar:
Conocimiento
del Cliente
Mejoramiento
continuo
Colaboración

Estimular el mejoramiento
de los procesos más importantes

Estimular el trabajo en equipos.

Fijar aspectos importantes
a irse alcanzando en el desarrollo
de proyectos de largo plazo

Metas
Celebraciones

Hacer homenajes y
reconocimientos por
alcanzar las metas.
Conclusiones	
Es muy importante adaptar el estilo
gerencial al estado de desarrollo dentro
del ciclo de vida de las empresas, ya que si
bien el estilo esta fuertemente influenciado
por la personalidad del administrador, es
una habilidad que puede ser fríamente
desarrollada y cultivada.
Si es imposible para esa persona
readecuar su estilo gerencial, la Compañía
debería valorar la conveniencia de su
reemplazo
Conclusiones	
Para evaluar el estilo gerencial aplicado en un
cierto período, es conveniente hacer la
evaluación en un grupo disperso dentro de la
Compañía, de manera de tener una
apreciación amplia de la percepción del
liderazgo.
Es conveniente también, si se dispone de
datos o personal involucrado en las etapas
anteriores, hacer una valorización de cómo se
pasaron las etapas previas para saber si se
completaron con éxito
Conclusiones	
Un adecuado Plan de Motivación intrínseca
debe considerar un dialogo franco y abierto
entre los directivos y los colaboradores, para fijar
metas adecuadas y alcanzables y también para
establecer los premios e incentivos que más
interesen a los trabajadores.
La actividad de premiación o reconocimiento
puede llevarse a efecto incluyéndola en algún
programa vigente y valorándo el desempeño
con indicadores manejados para otros fines en
la organización, como por ejemplo dentro del
Plan de Control de Gestión
Conclusiones	
Es importante desarrollar programas que incidan
sobre el componente humano de las compañías ya
que estas están hechas y manejadas por personas
que interactuan; todas las actitudes repercuten
sobre el desempeño global de la organización.
En todas las empresas de éxito y que trabajan con
calidad, se percibe una cultura organizacional fuerte
que marca el desempeño de los colaboradores y
también un clima agradable en el que se
desempeñan las actividades de forma coordinada y
amigable.
Se ha comprobado que la productividad se
incrementa notablemente al implantar este tipo de
programas
Mauro Rivadeneira C.
Docente
2003

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  • 1. Diseño de Organizaciones Memorias de Seminario Taller Ingeniería en Administración de Procesos Escuela Politécnica Nacional – EPN 2003
  • 2. El  Instructor Mauro Rivadeneira Campuzano nació en Quito en 1966, se graduó de Ingeniero Químico en 1992 en la Escuela Politécnica Nacional, Institución en la que también completó estudios superiores de Física y Matemáticas. Efectuó su maestría en Administración de Empresas en la Pontificia Universidad Católica de Quito, con especialización en Calidad y Productividad. Ha reforzado su formación profesional y de Instructor, mediante varios cursos sobre diversos temas, entre los que vale destacar los seminarios de especialización efectuados en la Escuela de Administración de Empresas de Sao Paulo, Fundación Getulio Vargas, en Brasil y en ENAC, Madrid, España. Tiene experiencia laboral en diferentes áreas; se inició como Instructor en el Grupo Corporativo de Pinturas CONDOR, ha sido Director del Área de Capacitación de la Cámara Junior de Quito, y por un período de 7 años se desempeñó como Gerente General de CEVIDEC Cía. Ltda. Ha brindado servicios de consultoría en el área de calidad y productividad, en varias instituciones, entre las que vale destacar: Unidad Educativa La Llama del Valle, Franquicia Vending Machines, Radio Planeta, Nabisco del Ecuador y Confiteca. También se desempeña como Profesor Universitario en la Escuela Politécnica Nacional, Facultad de Ingeniería en Administración de Procesos. Fue evaluador del Premio Nacional de la Calidad para el año 2001. Ha sido consultor del Banco Mundial para el Sistema Ecuatoriano de la Calidad MNAC. y Director Nacional del Organismo Ecuatoriano de Metrología. Actualmente se desempeña como Gerente de Proyectos de consultoría en Q Consultores
  • 3. Bibliografía  sugerida •  Organizaciones: Entorno, Estructura, Procesos, James L. Gibson •  Mejoramiento de los procesos de la empresa, H. James Harrington •  Diseño de Organizaciones, J. E. Ricart, IESE, Universidad de Navarra. •  Transportando la estrategia hacia la acción, R. Kaplan, D. Norton •  The Balanced Scorecard, R. Kaplan, D. Norton •  Los siete habitos de las personas altamente efectivas, Stephen Covey
  • 4. Programa •  •  •  •  •  Introducción Diseño y programación de estructuras Cultura Organizacional Conducta y actuación individual y grupal Trabajo aplicado
  • 5. “No existe nada más dificil e incierto por realizar que introducir un nuevo orden de cosas, porque la innovación tiene por enemigos a todos aquellos que han tenido éxito en las condiciones anteriores, y por tibios defensores a aquellos que podrían tener éxito en la nueva.....” El Principe Nicolás Machiavello
  • 6. Organización •  Conjunto de personas que interactuan entre si dentro de un proceso productivo o de generación. •  Es importante considerar todas las partes involucradas en las empresas para poder evaluarlas y manejarlas como un ente coherente, y lograr mantener un sistema de calidad total, que consiste en satisfacer simultáneamente a todos los interesados: accionistas, clientes, funcionarios (ejecutivos y no ejecutivos) y la sociedad
  • 7. Estructura  general  de  la   Perspectiva Cliente Perspectiva Financiera Organización Procesos Internos Aprendizaje y Crecimiento Organización
  • 8. Orientación  al  cliente Necesidades del “Cliente” y otras personas clave Misión y Estrategia Modelar (Confiabilidad) Resultados Estructura y Sistemas Cultura (Conductas)
  • 9. Terminología •  Actitud.- puede considerarse como la disposición para actuar de un modo más que de otro, en relación con factores específicos relacionados con el puesto •  Satisfacción en el trabajo.- es el resultado de varias actitudes que tiene un empleado hacia su trabajo, los factores conexos y la vida en general •  Moral organizacional.- La posesión de un sentimiento, por parte del empleado, de verse aceptado y pertenecer a un grupo, mediante la adhesión a metas comunes y la confianza en la conveniencia de esas finalidades
  • 10. Estructura Organizacional Definición “Es una herramienta de Gestión de recursos que una compañía tiene al servicio de su estrategia de Negocio” Responde:   Estrategia de Negocio   Tecnología   Medio Ambiente
  • 11. La Estructura de la Organización • Divide a la organización de acuerdo a la complejidad de actividades y jerarquía. • Distribuye responsabilidades / Autoridad. • Facilita la comunicación y control. • Facilita a la “Toma de Decisiones” de los grupos que tienen las habilidades y la información.
  • 12. Tipos de Estructuras "   Estructura funcional "   Estructura Divisional "   Estructura de conglomerados "   Estructura Matricial "   Estructura Nuclear "   Organización por producto. "   Organización geográfica territorial. "   Organización centrada en el Cliente. "   Estructura Enfocada al Proceso "   Organización Múltiple.
  • 13. Estructura  Funcional   típica Organización Funcional Consejo de Administración Director General Director filiales filial A Director Administración filial B Director Producción Director Comercial Departamento Ventas Departamento Mercadeo
  • 14. Estructura  divisional Estructura Divisional Consejero delegado Director división 1 Director división 2 Director división 3 Director Corporat relac cltes y prooved recepción larga distancia charter 1 delegados Locales circuitos charter 2 agencias coordinación estancias charter 3 Dir corp admin y finanz sistemas de información finanzas administración
  • 15. Estructura  de   Conglomerados •  Se utiliza cuando una empresa actua en negocios no relacionados •  Se busca mayor autonomía entre divisiones •  El vínculo es compartir la propiedad •  Se busca también compartir habilidades y conocimientos •  La matriz dirige a modo de una cartera de inversiones •  Se busca no tener funciones del Holding centrales, sino que se fomenta la descentralizacion
  • 16. Estructura  matricial Director General Dir I+D Dir Producc Dir mktg Dir admin Negocio1 espF espF espF espF Negocio2 espF espF espF espF Negocio3 espF espF espF espF espF – especialista funcional
  • 17. Estructura  Nuclear Area 1 Area 2 Nucleo central Area n .... ... ....
  • 18. Organización por Producto Gerente General Producto A Producto B Producto C • VENTAJAS • Mejor administración de la diversificación de producto. • Mejor contacto con los diferentes mercados de productos. • Foco en el Desempeño del Negocio. • Flexibilidad. • DESVENTAJAS • Empleados más inseguros en sus puestos de trabajo. • Problema de fidelización a la compañía. • Descentraliza la Experiencia. • Pone acento en el “negocio” mas que en la calidad técnica.
  • 19. Organización Territorial Gerente General Oriental Central Occidental • VENTAJAS • Ajuste a condiciones locales. • Responsabilidades y utilidades por Unidades de Negocios. • DESVENTAJAS • Empleados más inseguros en sus puestos de trabajo. • Problema de fidelización a la compañía. • Descentraliza la Experiencia. • Pone acento en el “negocio” mas que en la calidad técnica.
  • 20. Organización Centrada en el Cliente Gerente General Cliente A Cliente B Cliente C • VENTAJAS • Divide unidades de acuerdo a tipo de cliente. • Cuenta con las mismas ventajas /producto. • Concentra conocimientos para necesidades específicas y canales de comercialización para sacar mayor provecho. • DESVENTAJAS • Cuenta con las desventajas propias/producto. • Decisiones globales se ven dificultadas.
  • 21. Estructura  enfocada  al  Proceso   (Nuevo  enfoque  sobre  las  Organizaciones) G Planificación Dirección Desdoblamiento estrategia General P Investig. y Area 1 desarrollo Producción Area 2 Comercialización ........ Administracion, RRHH A ........ ........ .......... Sistemas de información Aseg. De Calidad Financiero ......... Area n C L I E N T E
  • 22. Estructuras Múltiples Es la combinación de Estructuras Organizacionales diversas dentro de la misma compañía.
  • 23. Proceso  de   estructuración 1. Movilizar a los líderes para generar un clima de cambio que racionalice y alinee la organización 2. Hacer que la estrategia conste en el trabajo de cada individuo, con programas de comunicación interna y evaluación de objetivos individuales e incentivos 3. Alinear los recursos financieros con las iniciativas estratégicas de la organización 4. Destrabar y focalizar los activos intelectuales (y previamente ocultos) de la empresa mediante un proceso de reingeniería de los trabajos y un despliegue de redes de conocimiento 5. Hacer de la estrategia un proceso continuo a través de la respuesta interna y el aprendizaje
  • 24. Visión Ventaja Competitiva (Fortalezas y Debilidades) Selección Estratégica FODA Análisis Industrial (Oportunidades y Amenazas) Retroalimentación Habilidades Distintivas Objetivos Cuadro de Mando Mapa de Estrategia Mediciones y Metas Proyectos e Iniciativas Implementación de la Estrategia Diseño de la estructura organizacional Administración del Cambio Estratégico Implementación del Cambio Estratégico
  • 25. Proceso  de  estructuración   Metodología 1.  2.  3.  4.  5.  6.  Análisis situación inicial Diagnóstico Definición de modelo Implantación Evaluación Retroalimentación
  • 26. Proceso  de  estructuración   Metodología 1.  Análisis situación inicial l  Clase de Organización, privada, pública, ONG, etc. Tamaño Tipo de negocio, producción, servicios Tiempo de existencia Estructura en uso l  l  l  l 
  • 27. Proceso  de  estructuración   Metodología 2. Diagnóstico l  l  l  l  l  Recolectar información adicional, puede incluir reingenieria, definición de áreas críticas, estudios ergonómicos, etc. Medir clima organizacional Medir grado de motivación Evaluar capacidad de cambio Confirmar compromiso alta administración
  • 28. Proceso  de  estructuración   Metodología 3. Definición del modelo l  l  l  Definir estructura en base a los procesos clave, generadores de valor Integrar el Plan con los demás programas en vigencia Adecuar la estructura a la Cultura Organizacional y a la Visión
  • 29. Proceso  de  estructuración   Metodología 4. Implantación l  l  l  Adecuación física Capacitación e información Utilizar nueva metodología de trabajo y normas diferentes, innovar
  • 30. Proceso  de  estructuración   Metodología 5. Evaluación l  l  l  Definir indicadores para el proceso de transición o instauración Medir nuevos niveles de motivación y clima organizacional Comparar con los demás indicadores utilizados en la organización
  • 31. Proceso  de  estructuración   Metodología 6. Retroalimentación l  l  l  Integrar mejoras al sistema El proceso es dinámico Definir la peridiocidad de los controles y evaluaciones establecidas
  • 32. Manejo Estilo gerencial Fuerzas Históricas Etratégias Cultura Modelo de OrganizaciónMejoramiento del Clima Organizacional, Enfocado al análisis del • Valores • Creencias Gerencial y Estilo • Mitos Motivación intrínseca • Tradiciones • Normas Medio Ambiente Disposiciones de organización Motivación • Extrínseca • Intrínseca Clima Organizacional Actuación • Individual • En grupo
  • 34. Existe un principio fundamental de la psicología, que el Dr. Norman Maier expresa así:   "Toda conducta tiene una causa. Y en vista de esto debemos reconocer que lo que un hombre hace, sea lo que sea, tiene una razón buena y suficiente. Si alteramos tal razón o causa, entonces y sólo entonces cambiará su conducta”
  • 35. Perspectiva Financiera Visión de los Accionistas Rentabilidad, Crecimiento VISIÓN Perspectiva del Cliente Como ver al cliente Precio, servicio, calidad Procesos Internos Claves, generadores de valor tiempo rta, productividad, costos Formación y crecimiento Mejoramiento contínuo Innovación, transformación
  • 36. Datos  estadísticos •  En estudios realizados por Norton y Kaplan hace varios años, se constató que: •  Menos del 5 % del personal integrante de la fuerza de trabajo entienden, o son reconocidos como entendidos en la estrategia. •  Menos del 25 % de los gerentes tienen incentivos vinculados con el logro de objetivos estratégicos. •  Más del 60 % de las empresas no vinculan sus presupuestos a la estrategia •  Pocos equipos directivos (menos del 15 %) están más de una hora al mes discutiendo la estrategia.
  • 37. Niveles  de   comunicación •  Primer nivel de comunicación Superficial. Se utiliza para comentar asuntos sin sustancia ni trascendencia. Es el tipo de plática que se da entre gente que se conoce pero no se estima. En este nivel trivial es fácil insultar, vituperar o criticar sarcásticamente, por lo que con frecuencia se comete el error de herir a quien nos habla con mayor profundidad. Nada es más dañino en las organizaciones que una constante comunicación superficial
  • 38. Niveles  de   comunicación •  Segundo nivel de comunicación Social. Participa uno en él cuando se comentan ideas, experiencias, vivencias o inquietudes personales en forma fría y calculada, sin involucrar sentimientos, es el más utilizado en las Organizaciones actuales.
  • 39. Niveles  de   comunicación •  Tercer nivel de comunicación Profundo. Sin máscaras ni escudos. Se da sólo entre personas que se quieren y, al acaecer, se abre el cofre del tesoro en el que se guardan las dudas, temores, anhelos, dolores, tristezas, gustos, quereres. Un cofre que debería estar siempre abierto para lograr trascender como seres humanos. Es el nivel de comunicación adecuado para lograr alto nivel de satisfacción entre interlocutores.
  • 41. •  •  •  •  •  •  •  En Latinoamérica el 95% de las familias de hoy sufren uno o varios de los siguientes problemas: Frialdad y distancia moral del Padre. Hostilidad, burlas y falta de comunicación entre los hermanos. Machismo del Padre e hijos varones. Normas rígidas, cambiantes e injustas. Malentendidos continuos por la comunicación superficial. Vidas independientes bajo el mismo techo. Vicios Fuente revista People
  • 43. No seas altivo ni orgulloso pues perderás el tiempo leyendo conceptos de paz. No porque hayas oído mucho puedes considerarte erudito. El que cree saber sólo es un fanfarrón. Las verdades no se saben, se sienten; no se aprenden, se viven. Nadie puede ser sabio en su propia opinión Romanos 12,16
  • 44. Resistencia  al  cambio + R = Insatisfacción por situación Actual A Motivación por situación Propuesta B + RESISTENCIA AL CAMBIO Claridad para pasar de A à B C
  • 47.          Tres  Claves  de  la  Misión
  • 48. ventas Etapas  de  crecimiento  Organizaciones   4.- Etapa de decaimiento 3.- Etapa de madurez 2.- Etapa de crecimiento 1.- Etapa de inicio Tiempo de vida
  • 49. ventas Etapas  de  crecimiento  Organizaciones   1.- Etapa de inicio Tiempo de vida
  • 50. Etapa  de  inicio •  El líder debe ser sensible a los requerimientos de sus clientes •  Tiene que tener la habilidad de reconocer los problemas existentes •  Capacidad para resolver esos problemas •  Debe poseer una visión estratégica muy clara •  Debe transmitir esa visión a sus colaboradores •  Debe ser muy persuasivo y motivador •  Tiene que mostrarse innovativo para adaptar los procesos
  • 51. ventas Etapas  de  crecimiento  Organizaciones   2.- Etapa de crecimiento Tiempo de vida
  • 52. Etapa  de  crecimiento •  Desarrollar una estructura compleja mediante departamentalización •  Estimular el sentido de equipo y cooperación entre los colaboradores •  E s t a b l e c e r r o l e s y f u n c i o n e s p a r a l o s colaboradores •  A p l i c a r s i s t e m a s d e i n c e n t i v o s y reconocimientos •  Programar y divulgar objetivos que se desean alcanzar •  Fijar estándares de productividad para todas las áreas de la Compañía
  • 53. ventas Etapas  de  crecimiento  Organizaciones   3.- Etapa de madurez Tiempo de vida
  • 54. Etapa  de  madurez •  Tener capacidad de delegar eficientemente •  Debe ser capaz de entregar poder (empowerment) a los directores departamentales •  Adaptarse a los requerimientos variables del mercado •  Debe tener capacidad de transacción. •  Apertura para hacer transformaciones
  • 55. ventas Etapas  de  crecimiento  Organizaciones   4.- Etapa de decaimiento Tiempo de vida
  • 56. Etapa  de  decaimiento •  Capacidad para descentralizar los procesos y actividades •  Debe planificar la diversificación hacia nuevos productos y servicios •  Debe crear una visión que le dé sentido al trabajo de los colaboradores y los estimule •  Desarrollar la capacidad de sentir la necesidad del cambio •  El líder debe renovar la energía en el negocio, siendo inspirador
  • 57. Manejo Estilo gerencial Fuerzas Históricas Etratégias Cultura Organización Motivación • Extrínseca • Intrínseca Mejoramiento del Clima Organizacional, • Valores Clima • Creencias mediante la Organizacional • Mimplantación de Programas itos • Tradiciones de motivación • Normas Medio Ambiente Disposiciones de organización Actuación • Individual • En grupo
  • 58. Estrategia de la Organización • Flexibilidad Capacidades Organizacionales • Innovación • Velocidad al mercado • Actualización Constante • Crecimiento Sostenido Plan Estratégico de Recursos Humanos Atraer Retener COMPETENCIAS Desarrollar
  • 60. Auto donación Auto realización Necesidades de estima Necesidades sociales Necesidades de seguridad Necesidades fisiológicas Comportamiento individual Escala de necesidades de Maslow
  • 62. Modelo del Iceberg – S. Covey COMPORTAMIENTO CONDUCTA ACTITUDES PARADIGMAS VALORES PRINCIPIOS
  • 63. Principios •  Leyes naturales o verdades fundamentales. Universales, permanentes. Producen resultados predecibles. Externos a nosotros mismos. Operan con o sin nuestro entendimiento y aceptación. •  Auto-evidentes y nos capacitan cuando se comprenden. •  •  •  • 
  • 64. Valores •  El valor o la prioridad que ponemos en las personas, las cosas, las ideas o los principios. •  Creencias e ideales auto elegidos. •  Internos, subjetivos, basados en cómo vemos el mundo. •  Influenciados por educación, sociedad y reflexión personal.
  • 65. El individuo que se cree poco aceptado adopta algunas de las siguientes actitudes:   •  Se retrae para convertirse en un ser callado, tímido y huidizo. •  Hace bromas, chistes pesados o protagoniza agresiones, escondido entre los demás. •  Tiene una marcada tendencia a hablar de si mismo y no es capaz de escuchar a alguien sin pensar a la vez en lo que contestará para seguirse vanagloriando.
  • 66. •  •  •  •  •  Adopta actitudes fingidas y acomodaticias. Para ser aceptado aparenta ser lo que no es y dice pensar lo que no piensa. Es tímido y servil con los poderosos y autoritario y burlón con quienes creen tener poder. Se auto etiqueta en casi todo. Con frecuencia se clasifica diciendo “yo soy de las personas que...”. Se preocupa excesivamente por su apariencia física. Critica constantemente a los demás Fuente: Un Grito desesperado, C. C. Sánchez
  • 67. Ishikawa, probablemente el más representativo de los lideres de la Calidad en el Japón piensa que los deseos monetarios representan únicamente deseos primarios de las personas y que no las satisfacen completamente: “Los ingresos monetarios, si bien son importantes, no son lo prioritario, existe un compromiso con los demás individuos, con la sociedad, con las naciones y con el mundo que realmente llevan a las personas a sentirse realizadas y satisfechas con el desempeño de sus actividades” (Ishikawa 1985).
  • 68. Componentes  de  la   Motivación  intrínseca Según Thomas y Tymon, un modelo integral para desarrollar motivación intrínseca de los colaboradores considera cuatro factores psicológicos para entregar reconocimiento y orgullo por el trabajo bien desempeñado: Libertad para escoger, competencia, sentido de importancia y progreso
  • 69. 1.- Libertad para escoger Aspectos a desarrollar: Autoridad Confianza Seguridad Dar a los trabajadores el derecho de escoger alternativas en aspectos que afectan su trabajo Dar espacio a los trabajadores para ejercitar su capacidad de decisión, confiando en lo que hacen. Demostrar a los colaboradores que no serán penalizados por cometer errores involuntarios Clarificar los objetivos para facilitar la toma de decisiones de los trabajadores Propósito Información Compartir la información necesaria para poder tomar decisiones
  • 70. 2.- Competencia Aspectos a desarrollar: Modelos Oportunidades de crecimiento Evaluación no comparativa Retroalimentación positiva Reconocimiento Proveer modelos de desempeño y productividad a través de asignar roles y brindar capacitación. Dar espacio a los colaboradores para expandirse tomando nuevos retos. No poner a competir por perder o ganar, todos pueden ganar. Favoreciendo la apreciación en lugar de la crítica. Dar crédito por logros alcanzados
  • 71. 3.- Sentido de importancia Aspectos a desarrollar: Clima Franco Valores claros Visión Objetivos relevantes Globalidad Crear ambiente que fomente idealismo y preocupación por colaboradores Desarrollar idea común de los valores importantes para todos los miembros. Mantener enfocado a todo el personal en la imagen del futuro de la Empresa Asegurarse que los objetivos sirvan para alcanzar la visión. De ser posible asignar proyectos completos para desarrollo
  • 72. 4.- Progreso Dar retroinformación sobre los requerimientos del cliente. Aspectos a desarrollar: Conocimiento del Cliente Mejoramiento continuo Colaboración Estimular el mejoramiento de los procesos más importantes Estimular el trabajo en equipos. Fijar aspectos importantes a irse alcanzando en el desarrollo de proyectos de largo plazo Metas Celebraciones Hacer homenajes y reconocimientos por alcanzar las metas.
  • 73. Conclusiones Es muy importante adaptar el estilo gerencial al estado de desarrollo dentro del ciclo de vida de las empresas, ya que si bien el estilo esta fuertemente influenciado por la personalidad del administrador, es una habilidad que puede ser fríamente desarrollada y cultivada. Si es imposible para esa persona readecuar su estilo gerencial, la Compañía debería valorar la conveniencia de su reemplazo
  • 74. Conclusiones Para evaluar el estilo gerencial aplicado en un cierto período, es conveniente hacer la evaluación en un grupo disperso dentro de la Compañía, de manera de tener una apreciación amplia de la percepción del liderazgo. Es conveniente también, si se dispone de datos o personal involucrado en las etapas anteriores, hacer una valorización de cómo se pasaron las etapas previas para saber si se completaron con éxito
  • 75. Conclusiones Un adecuado Plan de Motivación intrínseca debe considerar un dialogo franco y abierto entre los directivos y los colaboradores, para fijar metas adecuadas y alcanzables y también para establecer los premios e incentivos que más interesen a los trabajadores. La actividad de premiación o reconocimiento puede llevarse a efecto incluyéndola en algún programa vigente y valorándo el desempeño con indicadores manejados para otros fines en la organización, como por ejemplo dentro del Plan de Control de Gestión
  • 76. Conclusiones Es importante desarrollar programas que incidan sobre el componente humano de las compañías ya que estas están hechas y manejadas por personas que interactuan; todas las actitudes repercuten sobre el desempeño global de la organización. En todas las empresas de éxito y que trabajan con calidad, se percibe una cultura organizacional fuerte que marca el desempeño de los colaboradores y también un clima agradable en el que se desempeñan las actividades de forma coordinada y amigable. Se ha comprobado que la productividad se incrementa notablemente al implantar este tipo de programas