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SEMINARIO TALLER:

OPTIMIZACIÓN
DE COSTOS

MBA. ROBERTO. A. OROPEZA . Y.
Tel. (503) 2263-9201 / promocion3@asi.com.sv
Al igual que he aprendido de muchas
personas, en ésta oportunidad comparto
éste material que espera sea de utilidad
para el que lo necesite.
Tan solo pido que una vez utilizado, pueda
ser compartido por otras personas.
Es importante compartir la información,
ya que con ella cada individuo, obtendrá
el beneficio particular del mismo.
Gracias por compartir la información.
INDICE DE CONTENIDO
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ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
COSTO ESTÁNDAR
GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
PRESUPUESTOS. LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
INDICADORES
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
METODOLOGÍA DE COMO PRESENTAR UN INFORME
CONOCER LAS ACTIVIDADES DENTRO DEL PROCESO
CONCLUSIONES
INTRODUCCIÓN
La gerencia tradicional se ha caracterizado por llevar una estructura de costos
en donde sólo se toma en cuenta el costo del producto a vender sin analizar los
factores que influyen en dicho con­junto. En vista de que se observó a través del
tiempo que se necesitaba un análisis de tales factores, surge la gerencia estratégica de
costos, en la cual se elabora la estructura de costos tomando en cuenta la cadena de
valor, el análisis del posicionamiento estratégico y las causales de costos. La gerencia
estratégica de costos permite a las organizaciones y sobre todo a sus dirigentes a tener un
control más efectivo sobre los costos que se incurren al producir un bien o prestar un
servicio.
¿Por qué la Gerencia Estratégica de Costos?
Los sistemas de costeo se consideran con lo una de las más importantes herramientas
para llevar a cabo dicho control. Hoy en día, las empresas no sólo se preocupan por
fabricar una gran cantidad de productos que se vendan en el mercado, sino que buscan el
posicionamiento en un mercado que se ha vuelto globa-lizado, que exige más y mejores
productos y /o servicios, En este renglón la gerencia estratégica de costos permite la
evaluación de factores que antes eran completa-mente ignorados.
¿Qué es la Gerencia Estratégica de Costos?
Se puede definir como la administración de los costos que toma en cuenta los cursos de
acción general de la organización (su formulación, implementación y controles), para
imprimirle una ventaja frente a su competencia.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
En la actualidad la economía mundial, caracterizada por una creciente globalización, así como los
importantes cambios tecnológicos y su avance tan apresurado, exigen a las empresas competir cada vez
más, siendo la competitividad la meta permanente que deben plantearse los responsables de las
organizaciones. Lo cual exige la búsqueda de nuevas estrategias encaminadas a lograr un liderazgo en
Costos, una diferenciación de sus productos y una oferta de alta segmentación.
Aparece entonces, una nueva forma de Gerenciar Costos. La gestión estratégica de costos orientada
hacia el análisis de los costos, sobre la base de elementos estratégicos bien fundamentados que
permitan tomar decisiones estratégicas enfocadas a mantener ventajas competitivas sostenibles.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Este tipo de gestión de fundamente en Tres Temas Claves. La Cadena de Valor, conjunto vinculado a las
actividades que crean valor, Las Causales de Costos, Factores que provocan la incurrencia de un costo, y en El
Posicionamiento Estratégico , ubicación que tiene la empresa dentro de su sector industrial.
La visión de la gestión estratégica de costos, no es totalmente distinta a la visión de la contabilidad de costos,
sino que es más completa, por cuanto cada una de las piezas que la conforman, requiere para su aplicación
cambios sustanciales.
La visión de la gestión estratégica de costos no es totalmente distinta a la
visión de la contabilidad gerencial, sino que es más completa, por cuanto, cada una de las piezas que la
conforman,
requiere para su aplicación cambios sustanciales
respecto a cómo pensamos, sobre lo que hacemos y por qué lo hacemos .
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Nuevos Paradigmas de Producción
En respuesta al desarrollo de las organizaciones, a la intensificación de la competencia global, y a la
introducción y avance de la tecnología en la actividad manufacturera, en el transcurso de los últimos
años, surgen las nuevas técnicas de gestión empresarial. El Justo a Tiempo, EL Control de Calidad, y Los
Sistemas de Manufactura Automatizados. Los cuales se proponen hacer que las empresas sean exitosas
en éste nuevo entorno, encontrando su expresión en la automatización e integración de procesos, en los
reducidos niveles de mano de obra directa y existencias, en la mayor atención en el Producto y en la
planificación de la producción; Así como en unos ciclos de vida de los productos cortos.
La misión principal, es hacer más competitivo un producto al tener un bajo costo de fabricación, al ser
entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en la operación o al dar la solución
a un problema específico del cliente.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis y Gestión Estratégica de Costos
La gestión estratégica de costos consiste en ver a las distintas actividades que componen la cadena de valor de la
empresa desde una perspectiva global y continua. Se utiliza para desarrollar ventajas competitivas sostenibles,
mejorar la calidad de los productos y la eficiencia de los procesos, de ahí que los costos se hayan convertido en un
instrumento de decisión estratégica.
El primer objetivo de la gestión estratégica de costos es “organizar la información para que la empresa mantenga la
competitividad, logrando la mejora continua de productos y servicios de alta calidad que satisfagan a los clientes y a
los consumidores al menor precio. Tal objetivo se consigue a través del diseño y la aplicación constante de una
combinación productiva o cadena de valor de todas las funciones que añaden valor a los productos y servicios de una
empresa.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis y Gestión Estratégica de Costos
La expresión estrategia empresarial se vincula de alguna manera con otras muy utilizadas actualmente, como las de
calidad total, competitividad, justo a tiempo, reingeniería, subcontrataciones (Outsourcing), alianzas de empresas
(joint venture), etcétera. Conceptos muy relacionados a su vez con productividad, rentabilidad, reestructuración,
reorganización, entre otros
Igualmente, señala tres estrategias para realizar mejor gestión que otras empresas, relacionadas directamente con la
gestión estratégica de costos:
Liderazgo en costos, el cual se logra aprovechando al máximo las economías de escala y minimizando los costos.
Diferenciación del producto o servicio, en este caso el producto o servicio debe presentar características que lo
hagan percibir en el mercado como único.
Segmentación de la demanda, a través de líneas de productos, zonas comerciales, agrupamiento de clientes,
etcétera.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis de la Cadena de Valor
Cada empresa tiene su cadena de valor. Esta cadena de valor muestra su posición de mercado, sus
opciones estratégicas y las fuerzas competitivas que existen en el mercado que atiende. “Una cadena de
valor es un conjunto vinculado de las actividades que crean valor y que conducen desde las fuentes de
los materiales directos hasta el uso final de los productos o servicios producidos. Se usa para desarrollar
estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible, para lo cual es necesario
establecer un conjunto de impulsores de costos que permitan comprender la compleja interrelación de
las actividades que componen esta cadena de valor.
Una empresa puede competir y ser exitosa, llevando una administración basada en reportes de cada una
de las actividades que integran la cadena de valor, desde el diseño del producto hasta el servicio
postventa de su producto, de tal manera que teniendo muy clara esta actividad, se proceda a costear
cada una de ellas y determinar el valor que le asigna el cliente a cada una de las actividades.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis de la Cadena de Valor
Los administradores usan la cadena de valor como una forma de analizar y detallar las actividades
estratégicas para entender el comportamiento de los costos. El análisis de la cadena de valor de una
empresa es sólo una parte de la cadena general de las actividades que crean valor.
El punto de partida para el análisis de costos es definir la cadena de valor de la empresa y asignar los
costos y activos a la actividad de valor. Estas actividades son los bloques de construcción con los cuales
una empresa crea un producto que tiene valor para los compradores.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis de los Causales o Generadores de costos
Los causales de costos son los factores que provocan la incurrencia de un costo, y deben elegirse entre
los coeficientes que conduzcan la relación causal del consumo de recursos para obtener los productos y
servicios, permitiendo además la explicación integrada y acumulativa de creación de valor de la empresa.

Un adecuado análisis de los causales de costos posibilita la adopción de cursos de acción que permiten
reducir los costos que van desde el diseño hasta la distribución de los productos.
Algunos de los factores que impulsan o causan costos, son: la cuantía de la inversión que se va a realizar,
el comportamiento de los costos, la experiencia acumulada, la extensión (grado de integración),
tecnología, es decir, los métodos a ser utilizados en la cadena de valor, y la complejidad, o sea la
amplitud de las líneas de productos ofrecidos a los clientes.
Los causales de costos se usan en el análisis de los costos para explicar las variaciones en los costos de
cada actividad de valor.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis del Posicionamiento Estratégico
El posicionamiento estratégico se refiere a la ubicación que tiene la empresa dentro de su sector
industrial, lo cual
se logra cuando su producto tiene características distintas a las de sus competidores. Este
posicionamiento es una ventaja competitiva para la empresa. Una ventaja competitiva es relevante
cuando los clientes le atribuyen una diferencia consistente al producto o a las características de
distribución. Por ejemplo, los clientes deben creer que el producto de una empresa le presta mejor
servicio que los de la competencia.
Las ventajas competitivas sostenibles son desarrolladas por la gestión estratégica de costos, pero para
lograr esto se requiere de un conjunto de causales de costos que reflejan la compleja relación entre las
múltiples actividades que conforman la cadena de valor.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Análisis del Posicionamiento Estratégico
Por tanto, sí la empresa quiere competir debe seleccionar las estrategias básicas requeridas: la estrategia
de liderazgo en costos, o el enfoque de la diferenciación de productos respecto de la competencia. Esta
diferenciación se da cuando los consumidores consideran que los productos o servicios de una empresa
son únicos ya sea por su diseño, por la prestación de un servicio, por la calidad, etcétera.
Una vez que la empresa ha identificado su cadena de valores y diagnosticado los impulsadores de costos
de cada actividad de valor, puede ganar una ventaja competitiva sostenible, ya sea controlando a los
impulsadores mejor que sus competidores o reconfigurando la cadena de valores para realizar
efectivamente un análisis de los costos.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
El Nuevo Enfoque: Costeo Estratégico bajo
Competitividad
Tradicionalmente, el costo de fabricación se determina sumando los tres elementos del costo:
materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, a esta suma se le agrega
un recargo para llegar a un precio que permita una utilidad razonable, lo cual tiene sus limitaciones, una
de ellas es no tomar en cuenta a la competencia. Cualquier elemento que adicionaba costos resultaba
siendo rentable, las condiciones de mercado existentes impulsaban al consumidor a comprar el
producto al precio que se fijara, una vez calculado el costo, pero actualmente las condiciones han
cambiado y, lo pertinente es averiguar primero el precio de venta y luego, en función a ello ajustar los
costos. Esto es lo que se conoce como el costo objetivo o costo meta.

(PV-UT=C)
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio
de Paradigmas?
La gestión estratégica de costos puede representar una manera tan distinta de pensar con respecto a la
contabilidad gerencial que significa un tipo de cambio de paradigma.
No es que la visión de la gestión estratégica de costos sea totalmente distinta a la visión de la
contabilidad gerencial, sino que es más completa.
Cada una de las piezas que la conforman requiere para su aplicación, cambios sustanciales respecto a
cómo pensamos, sobre lo que hacemos y por qué lo hacemos. El cálculo del costo de la tecnología, el
costo de la calidad y el análisis de la cadena de valor, se alejan bastante de las maneras convencionales
de pensar, por lo que no es fácil incorporarlas en la lista de las áreas de temas claves.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio
de Paradigmas?
Para incluir todos los conceptos en la gestión estratégica, se requeriría rechazar algunas actitudes básicas
que esquematizan el pensamiento contemporáneo sobre la contabilidad gerencial. Puesto que, la
gestión estratégica de costos incluye algunas ideas que guardan coherencia total con el paradigma de la
contabilidad gerencial, pero que no están bien implementadas en la actualidad (costeo basado en las
actividades), otras están fuera del alcance del paradigma tradicional (costeo de la calidad) y algunas
otras no son congruentes con el paradigma tradicional (se prefiere el costeo total al costeo variable).
Si analizamos cada una de las respuestas que proporciona la gestión estratégica de costos y la
contabilidad gerencial, a las preguntas que proponen los tres temas claves, éstas tienden a diferir
sustancialmente, lo cual constituye la Referencia de la idea del cambio de paradigmas.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio
de Paradigmas?
El paradigma de la contabilidad

El paradigma de la gerencia

gerencial

estratégicade costos
En función de las diferentes etapas de la

¿Cuál es la forma más útil de En función de productos, clientes y funciones. totalidad de la cadena de valores de la cual
analizar costos?

Con un enfoque muy marcado hacia lo interno. la compañía forma parte. Con un enfoque
El valor agregado es un concepto clave.

muy marcado hacia lo externo. El valor
agregado se considera como un concepto
fuertemente limitado.
Aunque los tres objetivos siempre están

Tres objetivos se aplican totalmente sin tener en

presentes, el diseño de los sistemas de

¿Cuál es el objetivo del análisis cuenta el contexto estratégico: Mantenimiento gerencia
de costos?

de

costos

cambia

de registros, administración por excepción y sustancialmente según el posicionamiento
solución de problemas.

estratégico básico que tenga la compañía:
bien sea bajo una estrategia de liderazgo
de costos o bajo una estrategia de
diferenciaciónde producto.
El costo es una función de las selecciones

¿ Cómo debemos tratar

El costo es básicamente función del volumen de

de interpretar el comportamiento producción:
de costos?

costo variable, costo fijo, costo

escalonado, costo combinado.

estratégicas sobre el esquema de competir
y de habilidades gerenciales para ejecutar
las selecciones estratégicas: en función
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Empresas Exitosas por la Implementación de
Diversas Estrategias
Telcel BellSouth, para contrarrestar los efectos de una inminente devaluación, esta empresa aplicó un plan de programas
de rentabilidad, ajustó los costos y evaluó con mucho más cuidado el destino de sus inversiones de capital. Como
no podían ajustar los costos al cliente, dada la crisis económica, promovieron servicios de valor agregado que permitieron
un mayor valor por el dinero.
Pequiven, su gestión comercial estuvo orientada hacia el fortalecimiento del mercado nacional, el desarrollo de nuevos
mercados y el aprovechamiento de las oportunidades vinculadas a la colocación rentable de productos de terceros, sin
olvidar la reducción de costos.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
Empresas Exitosas por la Implementación de
Diversas Estrategias
Cantv, redobló esfuerzos en fortalecer la competitividad comercial, financiera y operativa. Generó nuevos
avances en telefonía móvil, fija, transporte de datos, internet y servicios de directorios telefónicos. Lanzó
nuevos productos para
satisfacer la creciente demanda. Consolidó la transformación operativa para adaptarse a la competencia y
a la real apertura de las telecomunicaciones. Integró las operaciones de las cuatro empresas
pertenecientes a la corporación con el fin de racionalizar costos y compartir prácticas y estrategias.
Polar, vivió un alza en su crecimiento, a pesar de la crisis económica que se avizoraba ya en el 2001. En el
caso de las cervezas, la marcada competencia del sector produjo la diversificación de su portafolio de
productos y el afianzamiento de nuevos nichos en el caso específico de las llamadas cervezas suaves. En el
área agroindustrial el aumento en los costos y la baja en la demanda motivó el encogimiento en los
márgenes de ganancias de algunos productos. No obstante, la permanencia en las ventas sigue siendo
estable.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
En la actualidad que acciones a desarrollado para fortalecer su
estrategia de Costos ?
Utiliza el análisis de la Cadena de Valor, para evaluar el
comportamiento de los costos ?
Si se le permitiera incorporar algún cambio en las estrategias de costo
de la empresa, que acciones llevaría a cabo ?.
Las relaciones con otras áreas de la organización, se encaminan a
trabajar en conjunto con buenas estrategias de costos ?.
Sus propuestas de mejoras en la estructura de costos, son fácilmente
comunicadas, compartidas e implementadas ?.
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta

Que acciones tomaría usted, si se presenta el siguiente caso. Al final de
la cadena de procesos, se ha determinado mucho desperdicio en la
elaboración de un producto. Que acciones tomaría usted para mitigar
esta situación ?.
Cómo logra usted equilibrar la producción de sus P/S, si tiene un
porcentaje de inasistencia considerable ?.
Cómo logra usted equilibrar la producción de sus P7S, si tiene un
porcentaje alto de rotación de personal ?.
Si en su organización progresivamente se vienen observando aumento
de costos en los diferentes departamentos, que acciones inmediatas
aplicaría usted para comprender y mitigar su crecimiento ?.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
LOS EXCESOS DE CAPACIDAD INSTALADA 
Se  origina  en  una  falta  de  sincronización  entre  la  infraestructura 
empleada y el nivel de producción y ventas de la empresa.
La  capacidad  instalada,  está  compuesta  por  los  recursos  físicos  y 
tecnológicos y humanos, propios o contratados, que están disponibles 
para la realización de los procesos de la empresa.
Estos  excesos  pueden  ser  temporales  o  permanentes,  en  ambos 
casos  es  importante  determinar  cuál  es  el  exceso  de  la  capacidad 
instalada.
Sea temporal o permanente, no es posible asignar dicho 
 
costo a las unidades corrientes de producción, ya  que  esto  lo  volvería 
poco competitiva en el mercado.
Es necesario, en este caso, identificar dónde y cuánto vale el exceso
 de capacidad instalada, y manejarlo como tal, no como un costo más, 
para poder ejercer acciones correctivas.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
LA DEBILIDAD EN PROCESOS Y TECNOLOGÍA
Aún  sin  existir  excesos  de  capacidad  instalada,  puede  presentarse 
debilidad en los procesos, o tecnologías empleadas, considerando en 
ellos,  desde  el  diseño  de  los  producto,  el  uso  de  materias  primas  y 
suministros  adecuados,  el  empleo  de  equipos  apropiados,  flujos  de 
producción  regularizados,  hasta  sistemas  de  almacenamiento  y 
despacho idóneos.
Con frecuencia la falta de buenos procesos y tecnología, se traduce 
en  desperdicios,  tiempos  muertos,  re  procesos  y  extra  costos,  por 
consumos excesivos, despachos inoportunos, excesos de inventarios, 
problemas logísticos, etc.
 
Se  requiere  distinguir  el  origen  del  extra  costo,  originados  en  un 
exceso  de  capacidad  instalada,  frente  a  una  debilidad  en  procesos  y 
tecnología,  dado  que  el  tratamiento  de  éstas  dos  enfermedades  es 
diferente;  En  el  primer  caso,  el  exceso  de  capacidad  se  supera  con 
nueva  producción  o  se  desmonta,  en  el  segundo,  se  requiere  una 
normalización y tecnificación de los procesos.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
ALTOS COSTOS DE ADQUISICIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS
Con  frecuencia  nos  enfrentamos  a  otro  fenómeno  diferente,  el  de 
tener costos de manufactura o producción de servicios altos, frente a 
las  ventas,  debido  a  los  elevados  precios  de  adquisición  de  las 
materias primas o los diferentes bienes o servicios empleados en los 
procesos  administrativos,  comerciales,  producción  u  operación,  y  por 
tanto, la formación de los costos es esencialmente “cara”.
Este es un problema diferente y exigirá el rediseño del producto con 
insumos  más  baratos,  o  modificar  la  estructura  de  precios  de  venta, 
para absorber los mayores costos, siempre que el mercado lo permita.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
ALTOS COSTOS FINANCIEROS
En  ocasiones,  las  causas  de  los  mayores  costos se encuentran  en 
las necesidades del flujo de caja, o el exceso de activos corrientes o 
fijos ,  sin  la  estructura  de  financiación  adecuada,  los  cuales  pueden 
conducir a tener costos financieros altos frente a las ventas.
Si  es  así,  hay  que  revisar  en  las  erogaciones  el  moto  de  la  deuda 
financiera, y sus correspondientes tasas de interés.
La única forma de tener costos financieros racionales, en términos  
de  respectivo  mercado,  es  disponer  de  mayor  solvencia,  vía 
capitalización o retención de utilidades.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
CURVA DE APRENDIZAJE NO DESARROLLADA
Otra  de  las  razones  que  puede  ocasionar altos costos en  una 
empresa,  se  presenta  con  a  introducción de nuevas tecnologías,
cambios en los patrones de conocimiento en la organización, nuevos
productos o fenómenos de rotación frecuente del personal, casos en 
los cuales, si no se ha desarrollado el suficiente aprendizaje frente
a la nueva condición, se pueden cometer errores, tiempos
muertos, re procesos, etc.  Debido  a  la  curva  de  experiencia  de  las 
personas.
Esto es natural en un período de adaptación a los cambios, lo que n
o  es  viable  pensar,  es  que  no  se  desarrolle  el  aprendizaje  en  un 
tiempo prudencial y las cosas sigan igual.
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
DIVERSIDAD DE PRODUCTOS NO SINÉRGICOS EN SU DISEÑO,     
                                                                                                                   
                                                                  
PRODUCCIÓN, VENTA Y LOGÍSTICA
A  veces las  cosas  se  complican  por  tener  una  diversidad  de 
productos, estructuras de funcionamiento, inversiones, frentes diversos 
de  atención  comercial  o  logística,  diversificaciones  empresariales  que 
vuelven  complejo  el  manejo  y,  en  ocasiones  producen  un 
encarecimiento  de  todos  los  negocios  los  cuales,  observados 
individualmente parecen mejores vistos en su conjunto.
En  este  caso  se  impone  el  famoso  “divide  y  vencerás”,  examinando 
las líneas que tengan continuidad o generen sinergia para preservarlas  
en forma asilada de otras que no lo son.
 
PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS
LA MOTIVACIÓN DE LOS EMPLEADOS Y SU SENTIDO DE 
PERTENENCIA

 
Con  frecuencia  encontramos  organizaciones  donde  son    evidentes 
las razones de sus altos costos, pero si es evidente que no son lo que 
deben ser.
La causa es que hay apatía, falta 
 
 
de compromiso y desmotivación del personal. Si 
es 
así 
independientemente  de  que  o  cuál  es  la  causa  que  los  origine,  los 
costos  tenderán  a  comportarse  más  allá  de  lo  “normal”  en  toda 
organización.
Esta es una reacción humana normal, pero altamente 
lesiva a los buenos resultados y requiere de una acción inmediata.

 
ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Cuales son hasta el momento los problemas más frecuentes en
cuanto al manejo de los costos ?
Que acciones a llevado a cabo para disminuir problemas
relacionados con los costos ?
Los posibles problemas con el manejo de los costos, son de un área
específica, o se trasladan a toda la cadena de procesos ?
Existe en su área de trabajo, algún plan estratégico para el
mejoramiento de los costos, sin sacrificar la calidad de los productos
o servicios ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
¿Qué es?
El Análisis Costo / Beneficio es el proceso de colocar cifras en 
dólares en los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al 
utilizarlo,  podemos  estimar  el  impacto  financiero  acumulado  de 
lo que queremos lograr.

¿Cuándo se utiliza?
Se  debe  utilizar  el  Análisis  Costo  /  Beneficio  al  comparar  los 
costos y beneficios de las diferentes decisiones. Un Análisis de 
Costo  / Beneficio  por  si  solo  puede  no  ser una  guía clara  para 
tomar una buena decisión. Existen otros puntos que deben ser 
tomados en cuenta, ej. la moral de los empleados, la seguridad, 
las obligaciones legales y la satisfacción del cliente.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
TECNICAS DE ANÁLISIS DE COSTOS / BENEFICIO 
1. ¿Para qué sirve? 
La  técnica  de  Análisis  de  Costo/Beneficio,  tiene  como  objetivo 
fundamental proporcionar una medida de la rentabilidad de un proyecto 
o  actividad,  mediante  la  comparación  de  los  costos  previstos  con  los 
beneficios esperados en la realización del mismo. 
Esta técnica se debe utilizar al comparar desempeño para la toma de 
decisiones. 
Un análisis Costo/Beneficio por si solo no es una guía clara para tomar 
una  buena  decisión.  Existen  otros  puntos  que  deben  ser  tomados  en 
cuenta,  ej.  La  moral  de  los  empleados,  la  seguridad,  las  obligaciones 
legales y la satisfacción del cliente. 
El  análisis  Costo-Beneficio,  permite  definir  la  factibilidad  de  las 
alternativas planteadas o de un proyecto a ser desarrollado. 
La utilidad de la presente técnica es la siguiente:
•  Para  valorar  la  necesidad  y  oportunidad  de  la  realización  de  un 
proyecto.
• Para seleccionar la alternativa más beneficiosa de un proyecto.
•  Para  estimar  adecuadamente  los  recursos  económicos  necesarios, 
en el plazo de realización de un proyecto.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
TECNICAS DE ANÁLISIS DE COSTOS / BENEFICIO
2. ¿Cómo se elabora?
El análisis Costo/Beneficio involucra los siguientes 6 pasos:
1.Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores importantes
relacionados con cada una de sus decisiones.
2. Elaborar dos listas, la primera con los requerimientos para implantar el proyecto y la
segunda con los beneficios que traerá el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es
necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir en
alguna unidad económica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles y no
tangibles, es decir pueden darse en forma objetiva o subjetiva.
3. Determinar los costos relacionados con cada factor. Algunos costos como la mano de
obra, serán exactos mientras que otros deberán ser estimados.
4. Sumar los costos totales para cada decisión propuesta.
5. Determinar los beneficios en alguna unidad económica para cada decisión.
6. Poner las cifras de los costos y beneficios totales en una forma de relación donde los
beneficios son el numerador y los costos son el denominador.

BENEFICIOS
COSTOS

7. Comparar las relaciones Beneficios a costos para las diferentes decisiones
propuestas. La mejor solución, en términos financieros, es aquélla con la relación más
alta.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
Ejemplo: Análisis Costo / Beneficio
La directiva de una empresa, decidió hacer esfuerzos para aumentar las ventas. Incorporando un nuevo
producto a la línea de producción. El nuevo producto consiste en un tipo de envoltura impermeable y
moldeable, novedosa en el mercado. Requiere la contratación de un especialista. El análisis de
costo/beneficio para el primer año es el siguiente.
COSTOS ESPECIALISTA

SALARIO ANUAL

BENEFICIOS MEJORAR EL NEGOCIO

40.000 $

DE NUEVOS CLIENTES TRADICIONALES

200.000 $

COMISIÓN DEL HAED HUNTER

5.000 $

DE NUEVOS CLIENTES NO TRADICIONALES

100.000 $

TRANSPORTE DESDE EUROPA

5.000 $

DE NUEVOS CLIENTES TRADICIONALES QUE COMPRARAN
MÁS

100.000 $

ASISTENTE DEL ESPECIALISTA

25.000 $

BENEFICIOS TOTALES

400.000 $

ENTRENAMIENTO
PUBLICIDAD DEL NUEVO PRODUCTO

6.000 $
10.000$

PERDIDA DE CLIENTES

200.000 $

COSTOS TOTALES

291.000 $
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
El análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar, los cálculos demostraron un beneficio substancial para el
primer año de (190.000$), sin embargo, la relación de beneficios a costos era de 1.37$ de retorno por cada dólar
invertido (400.000 $ / 291.000 $). Este sería un retorno positivo. Pero ¿ valía la pena el esfuerzo que este gran cambio
implicaba para la organización?.
¿Qué haría usted si fuera parte del equipo?
¿Qué otros aspectos analizaría?
¿A quién más involucraría ?
¿Recomendaría usted esta inversión a la junta directiva ?
¿De ser cierta, porqué ?
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
Recomendaciones para la Construcción/Interpretación
Aunque es deseable que los beneficios sean mas grandes que los costos, no existe una respuesta única de cuál es la
relación ideal de beneficio a costos.
Los beneficios como la moral de los empleados, las responsabilidades legales, y la seguridad, pueden ser beneficios
escondidos que no son evidentes en el análisis original.

Relación con otras herramientas

PUNTO DE EQUILIBRIO
BREAKEVEN POINT (BP)
Observar el punto de equilibrio para realizar un esfuerzo por mejorar, es una de las formas más sencillas de hacer un
análisis de Costo/Beneficio. El punto de equilibrio es el tiempo que tomaría para que el total de los ingresos
incrementados y/o reducción de gastos sea igual al costo total. Sin embargo, no toma en cuenta el valor del dinero en el
tiempo.
Ejemplo: Un esfuerzo por mejorar una actividad en la línea de producción u operaciones diarias, tiene un costo anual de
65.000$, y se espera que genere 80.000$ en ingresos en el primer año.
Determinar el punto de equilibrio.
Costo:______________ Ingresos Incrementados totales y/o reducción de gastos:_____________
PE= (Costo / Ingresos Incrementados) x 12
El punto de equilibrio es:__________
Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
PERÍODO DE DEVOLUCIÓN
PAYBACK PERIOD EXERCISE
Período de devolución (Payback Period)es el tiempo requerido para recuperar el monto inicial de una inversión de
capital. Este método calcula la cantidad de tiempo que se tomaría para lograr un flujo de caja positivo igual a la
inversión total.
Toma en cuenta beneficios, tales como el valor asegurado. Este método indica esencialmente La Liquidez del Esfuerzo
por Mejorar un Proceso en lugar de su Rentabilidad. Al igual que el análisis del Punto de Equilibrio, el análisis del
período de devolución no tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo.
En nuestro ejemplo anterior, el esfuerzo por mejorar tiene un costo anual de 65.000$, y se espera que genere 80.000$
en ingresos en el primer año. Adicionalmente, el esfuerzo por mejorar tiene un valor asegurado de 5.000$
Determinar el período de Devolución
Determinar el punto de equilibrio.
Costo:____________ Valor Asegurado: __________ Total Ingresos Incrementados :_____________
PE= [(Costo - Valor Asegurado)/ Total Ingresos Incrementados x 12
El período de devolución es:__________
Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
VALOR PRESENTE NETO
NET PRESENT VALUE (NPV)

El NPV representa el Valor Presente (VP) de los flujos salientes de caja menos la cantidad de la inversión inicial (I)
Simplemente: NPV = PV – I
El valor presente del flujo de caja futuro es calculado utilizando el costo del capital como un factor de descuento. El
propósito del factor de descuento es convertir el valor futuro del dinero en valor presente (dólares futuros a dólares
presentes) y se expresa como 1 + la tasa de interés (I)
Para ampliar nuestro ejemplo e incluir el factor de descuento, seguimos con a inversión de 65.000$ con un valor
asegurado de 5.000$ produciendo ingresos anuales de 80.000$
Ahora sumamos el hecho de que la compañía utiliza una tasa de interés del 20% como un factor de descuento.
Con una tasa de interés de 20%, el factor de descuento es de (1 + I). El factor de descuento puede expresarse como
( 1 + .20) o como 1.2
Determinar el NPV
Ingresos: ______, Valor Asegurado: __________ Factor de Descuento: _____________ Inversión: _____________
PV = (Ingresos + Valor Asegurado) / (Factor de Descuento)
NPV = PV – Inversión (I)
El NPV es: _____________
Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
TASA INTERNA DE RETORNO
INTERNAL RATE OF RETURN (IRR)
La tasa Interna de retorno, es la tasa de interés que hace la ecuación de la inversión Inicial (I) con el valor presente (PV)
de los futuros flujos de caja entrantes. Esto es, a la Tasa Interna de Retorno, I = PV o NPV = 0
En nuestro Ejemplo, la compañía ha determinado que su costo de capital es del 20%, por lo tanto, cualquier esfuerzo
por mejorar un proyecto o procesos deberá exceder esta tasa difícil si se quiere considerar.
Utilizando nuestro mismo ejemplo, seguimos con una inversión de 65.000$, con un valor asegurado de 5.000$
produciendo unos ingresos anuales de 80.000
El resultado del Análisis del Punto de Equilibrio , del Periodo de Devolución, y el Caculo del Valor Presente Neto,
indicarían que este esfuerzo por mejorar es aceptable desde un punto de vista financiero.
Cuando se calcula el IRR, el NPV se fija en cero y se resuelve para un interés (I). En ese caso, el factor de descuento es
(1 + I), ya que no conocemos el interés verdadero, solamente conocemos el interés deseado.
Determinar el IRR.
NPV: ___________ Ingresos: __________ Valor Asegurado: __________ Factor de Descuento: :________
Inversión: ____________
Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
TASA INTERNA DE RETORNO
INTERNAL RATE OF RETURN (IRR)
Formula:
PV = ( Ingresos + Valor Asegurado ) / ( Factor de Descuento)
NPV = PV – Inversión (I)
Para Calcular el IRR, llevar la formula del NPV a cero y resolver para un interés (I)
La IRR es : ______________________
Después de calcular el IRR para este esfuerzo por mejorar un procesos y utilizar el 20% como tasa.
¿ Este esfuerzo por mejorar será aceptado o Rechazado, desde una posición financiera ? Y ¿Porque ?
Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
OPORTUNIDAD

COSTO

BENEFICIO

COSTO/BENEFICIO

DESABLE
SI / NO
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Por favor indique hasta la fecha, qué técnicas de análisis utiliza en
su gestión de costos?.
Dentro del análisis que realiza, pone en práctica alguna de las
siguientes técnicas:
 Punto de Equilibrio
 Período de Devolución
 Valor Presente Neto
 Tasa Interna de Retorno
Hasta ahora que es lo que considera que debe mejorar o cambiar
en su procesos de análisis, le falta algo ?.
COSTO ESTÁNDAR
Los Costos Estándar se desarrollan en base a los costos directos e indirectos presupuestados.
El Costo Estándar es una medida de que tanto debe costar producir o entregar una unidad de producto o servicio.
El Costo Estándar de un producto esta hecho de los costos de los componentes requeridos para producir dicho
producto. Por ejemplo, el costo estándar de una chaqueta de piel incluye:
 Costo de Materiales (piel, cierre, botones, etc.)
 Costo de Mano de Obra (el tiempo requerido para cortar el diseño, coserlo, etc. a la
tarifa de producción de los empleados que influyen en el proceso)
 Costos indirectos o de fabricación relacionados al producto (depreciación de la maquina cortadora de
piel, electricidad, renta de la fabrica, etc.).
Una vez que el costo estándar es establecido, este provee las bases para la toma de decisiones, para analizar y
controlar los costos, y para medir el inventario y el costo de los bienes.
Los costos estándar sirven como punto de referencia contra el cual los costos actuales son comparados. A las
diferencias entre los costos actuales y los costos estándar se les llama varianzas.
Los costos actuales pueden diferir de los costos estándar debido a diferencias en el precio, diferencias en
cantidad, errores, u otras condiciones poco ideales.
Determinar las razones de las varianzas puede sugerir una acción correctiva o demostrar que los productos están
costando actualmente mas o menos que lo anticipado.
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
COSTOS DIRECTOS

Los costos directos, como el material y la mano de obra, son los costos que pueden ser específicamente
atribuidos a una unidad de productos. El costo estándar para los costos directos de un producto involucra dos
componentes: el componente precio y el componente cantidad. El costo estándar para una unidad de
producción se calcula multiplicando la cantidad estándar a ser usada por el precio estándar por unidad de
medida.
Ejemplo: Asuma que nuestra chaqueta de piel contiene un promedio de 2 metros de piel con un costo de
$16.00 por metro, un zipper con un costo de $5.00 por metro y dos botones con un costo de $0.50 cada uno.
Basándonos en un estudio de tiempo hecho recientemente por la administración, una chaqueta requiere un
promedio de 5 horas de tiempo dedicado de un empleado para producirse.
A los trabajadores de producción se les paga en promedio a $10 la hora de trabajo, incluyendo los beneficios.
El costo estándar para los costos directos (el de los indirectos se vera mas adelante en esta sección) será el
siguiente:
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
COSTO x PRECIO = CANTIDAD ESTANDAR
MATERIALES
PIEL
ZIPPER
BOTONES
COSTOS TOTAL DE MATERIAL
COSTO DE MANO DE OBRA
COSTO DIRECTO TOTAL

2 METROS X 16.00 $
1 ZIPPER X 5.00 $
2 BOTONES X 0.50 $
5 HORAS X 10.00 $

32.00 $
5.00 $
1.00 $
38.00 $
50.00 $
88.00 $
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
A lo largo del año, nuestra compañía de chaquetas de piel comprara piel, zippers y botones, y también
contratara y les pagara a los empleados de producción. Pero que pasaría.
1) si la compañía encontrara piel a un precio mas barato con un nuevo proveedor, el cual le esta
ofreciendo un descuento.
2) una maquina nueva ha sido adquirida por la compañía para minimizar la cantidad de material
requerida por cada chaqueta reduciendo el scrap del material.
3) debido a una orden muy especial, la compañía tuvo que pedir a sus trabajadores que la produjeran
en horas extra, las cuales deben ser pagadas a tiempo y medio de la tarifa normal, es decir al 150%.
4) la nueva maquina mejoro la productividad, y ahora se usan solo 4.6 horas para producir una
chaqueta. Dichas diferencias darán lugar a variaciones entre el costo actual y los costos estándar
presupuestados de la siguiente forma:
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
COSTO x PRECIO = CANTIDAD ESTANDAR
MATERIALES
PIEL
ZIPPER
BOTONES
COSTOS TOTAL DE MATERIAL
COSTO DE MANO DE OBRA
COSTO DIRECTO TOTAL

1.5 METROS X 12.00 $
1 ZIPPER X 5.00 $
2 BOTONES X 0.50 $
4.6 HORAS X 15.00 $

18.00 $
5.00 $
1.00 $
24.00 $
69.00 $
93.00 $

Ahora es fácil ver como ahora las chaquetas costaron $5.00 mas que lo que se había
presupuestado. Para entender una varianza o variación, esta debe ser analizada y
quebrada en sus partes que la componen. El análisis de una varianza en materiales
seria:
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
COSTO x PRECIO = TOTAL
MATERIALES
PIEL
PRESUPUESTO
ACTUAL
VARIANZA EN MATERIAL

VARIANZA EN PRECIO
VARIANZA EN CANTIDAD
VARIANZA EN MATERIAL

2 METROS X 16.00$
1.5 METROS X 12.00$

(16..00$ - 12.00$) X 1.5
METROS
(2.0 - 1.5) X 16.00$

32.00 $
18.00$
14.00 $ FAVORABLE

6.00% FAVORABLE
8.00 $ FAVORABLE
14.00 $ FAVORABLE

El análisis de una varianza en mano de obra seria el siguiente:
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
MANO DE OBRA
PRESUPUESTO
ACTUAL

COSTO x PRECIO = TOTAL
5 HORAS X 10.00 $
4.6 METROS X 15.00 $

VARIANZA EN MANO DE OBRA
VARIANZA EN PRECIO
VARIANZA EN CANTIDAD
VARIANZA EN MANO DE OBRA

50.00 $
69.00$
19.00 $ DESFAVORABLE

(10.00$ - 15.00$) X 4.6
METROS
(5.0 - 4.6) X 10.00$

23.00 $ DESFAVORABLE
4.00 $ FAVORABLE
19.00 $ DESFAVORABLE
COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES
COSTO ESTANDAR
COSTO ACTUAL
VARIANZA TOTAL

88.00$
93.00$
5.00$ DESFAVORABLE

VARIANZA DE MATERIALES
VARIANZA DE MANO DE OBRA
VARIANZA TOTAL

14.00 $
19.00$
5.00$ DESFAVORABLE

Las formulas para analizar varianzas pueden ser expresadas de
la siguiente forma:
VARIANZA EN PRECIO
VARIANZA EN CANTIDAD
VARIANZA TOTAL

(PE -PA) X CA
(CS -CA) X PE
(PE X CE) - (PA X CA)

DONDE
PE = PRECIO ESTANDAR
PA= PRECIO ACTUAL
CE = CANTIDAD ESTANDAR
CA = CANTIDAD ACTUAL
GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS
ASPECTOS GENERALES DE ACTIVIDADES BASADAS EN COSTO:

Reconoce la existencia de distintos niveles de COSTOS y actividades
Agrupa los COSTOS en categorías diferenciadas.
Usa múltiples inductores de costo para imputar el costo a los distintos productos/servicios.
El método ABC se centra en la imputación de COSTOS a los productos y servicios
basándose en las actividades usadas para producir, desarrollar y distribuir los mismos .

MÉTODO DEL ABC

El sistema de imputación de COSTOS basado en actividades (ABC) localiza los COSTOS
indirectos a través de la identificación de múltiples actividades, asignándolos
posteriormente a los productos mediante el empleo de inductores de costo.
En este método, una actividad se define como cualquier evento, acción, transacción o
secuencia de trabajo que implique la incurrencia del costo en la fabricación del producto o
la prestación del servicio.
Un inductor de costo es cualquier factor que tiene un efecto directo causa/efecto con el
consumo de recursos.
GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS
 El ABC imputa en primer lugar los COSTOS a las actividades, trasladándose después a los
productos en función del uso que cada producto hace de las mismas.
 Razonamiento subyacente: los productos consumen actividades, las actividades
consumen recursos.
El sistema ABC sigue un proceso de dos etapas para la asignación de COSTOS indirectos a
los productos
Primera etapa
Identificar actividades relevantes y asignar los COSTOS indirectos a cada actividad en
proporción al empleo de los recursos..
Segunda etapa
Identificar inductores de costo apropiados para cada actividad e imputar los COSTOS
indirectos a los productos
GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS
SELECCIÓN DE INDUCTORES DE COSTO
Una vez que los COSTOS han sido imputados a las distintas actividades se hace necesario
seleccionar el inductor o inductores de costo para cada una de ellas. Para poder calcular
COSTOS del producto próximos a la realidad se hace necesario seleccionar inductores que
presenten un elevado grado de relación con el consumo de recursos en la actividad
analizada.
Ejemplo:

ACTIVIDADES
Arranque de
máquina
Maquinado
Inspección

INDUCTORES DE COSTO
No. de Arranques
Horas – Máquina
No de Inspecciones

USO ESPERADO DEL
INDUCTOR POR ACTIVIDAD
1.500 arranques
50.000 horas de máquina
2.000 inspecciones
GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS
FASES Y ETAPAS DEL MODELO ABC
FASES

ETAPAS
Localización de los costos indirectos en los centros

DETERMINACIÓN
DEL COSTO DE
LAS ACTIVIDADES
DE CADA CENTRO

Identificación de actividades
Elección de costos – drivers o generadores de costos
Reclasificación de actividades
Reparto de costos entre las actividades
Cálculo del costo de los generadores de costos

DETERMINACIÓN
DEL COSTO DE
LOS PRODUCTOS

Asignación de los costos de las actividades a los productos
Asignación de los costos directos a los productos
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Nuevos paradigmas de producción
 “Su misión principal es hacer más competitivo un producto al tener un bajo costo de
fabricación, al ser entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en
la operación o al dar la solución a un problema específico del cliente”
la incorporación de procesos de manufactura integrados a la computadora ha
cambiado la estructura de costos, al incrementar los costos indirectos de fabricación por
el aumento de la inversión en maquinaria y equipos
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Análisis y gestión estratégica de costos
La gestión estratégica de costos consiste en ver a las distintas actividades que componen
la cadena de valor de la empresa desde una perspectiva global y continua, que sirve para
encaminar las capacidades internas de la empresa y proyectarlas sobre el entorno
externo, procurando información para la aplicación prolongada de las actividades
empresariales. Se utiliza para
desarrollar ventajas competitivas sostenibles, mejorar la calidad de los productos y la
eficiencia de los procesos, de ahí que los costos se hayan convertido en un instrumento
de decisión estratégica
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
El primer objetivo de la gestión estratégica de costos es “organizar la información para que la empresa
mantenga la competitividad, logrando la mejora continua de productos y servicios de alta calidad que
satisfagan a los clientes y a los consumidores al menor precio”. Tal objetivo se consigue a través del
diseño y la aplicación constante de una combinación productiva o cadena
de valor de todas las funciones que añaden valor a los productos y servicios de una empresa.
La expresión estrategia empresarial se vincula de alguna manera con otras muy utilizadas actualmente,
como las de calidad total, competitividad, justo a tiempo, reingeniería, subcontrataciones (Outsourcing),
alianzas de empresas (Joint Venture), etc. Conceptos muy relacionados a su vez con productividad,
rentabilidad, reestructuración, reorganización, entre otros
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Tres estrategias para realizar una gestión efectiva, relacionadas directamente con la gestión
estratégica de costos:
Liderazgo en costos, el cual se logra aprovechando al máximo las economías de escala y minimizando
los costos.
Diferenciación del producto o servicio, en este caso el producto o servicio debe presentar
características que lo hagan percibir en el mercado como único.
Segmentación de la demanda, a través de líneas de productos, zonas comerciales, agrupamiento de
clientes, etc.
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Análisis de la Cadena de Valor.
Cada empresa tiene su cadena de valor. Esta cadena de valor muestra su posición de mercado, sus
opciones estratégicas y las fuerzas competitivas que existen en el mercado que atiende. “Una cadena de
valor es un conjunto vinculado de las actividades que crean valor y que conducen desde las fuentes de
los materiales directos hasta el uso final de los productos o servicios producidos”.
Se usa para desarrollar estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible, para lo
cual es necesario establecer un conjunto de impulsores de costos que permitan comprender la compleja
interrelación de las actividades que componen esta cadena de valor.
Una empresa puede competir y ser exitosa, llevando una administración basada en reportes de cada una
de las actividades que integran la cadena de valor, desde el diseño del producto hasta el servicio
postventa de su producto, de tal manera que teniendo muy clara esta actividad, se proceda a costear
cada una de ellas y determinar el valor que le asigna el cliente a cada una de las actividades.
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Los administradores usan la cadena de valor como una forma de analizar y detallar las actividades
estratégicas para entender el comportamiento de los costos.
El análisis de la cadena de valor de una empresa es sólo una parte de la cadena general de las actividades
que crean valor. El punto de partida para el análisis de costos es definir la cadena de valor de la empresa
y asignar los costos y activos a la actividad de valor.
Estas actividades son los bloques de construcción con los cuales una empresa crea un producto que tiene
valor para los compradores.
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
Análisis de los causales o generadores de costos. Los causales de costos
Son los factores que provocan la ocurrencia de un costo.
Un adecuado análisis de los causales de costos posibilita la adopción de cursos de acción
que permiten reducir los costos que van desde el diseño hasta la distribución de los
productos.
Algunos de los factores que impulsan o causan costos, son:
La cuantía de la inversión que se va a realizar
El comportamiento de los costos
La experiencia acumulada
La extensión (grado de integración), tecnología, es decir, los métodos a ser utilizados
en la cadena de valor, y la complejidad, o sea la amplitud de las líneas de productos
ofrecidos a los clientes
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Mencione al menos tres (3) mejoras que a incorporado a su
gestión de costos el último año.
Cómo ha sido su desempeño de las mismas en su gestión ?.
La administración y gestión de los costos en su unidad, se basa en
algunas estrategias, de ser cierto, por favor compártalas con el
equipo.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
EL PRESUPUESTO BASE CERO.
Su característica principal consiste en que se inicia la formulación de los presupuestos de gastos a partir
de cero. Requiere por parte de cada responsable de los centros de gastos, la justificación de la necesidad
y conveniencia de cada partida presupuestaria, determinando, si ello es posible, su rentabilidad
específica.
Hay que demostrar en cada área específica de la empresa que el beneficio generado va a ser mayor que
el coste incurrido.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
Esta técnica suele aplicarse a las áreas de finanzas, control, relaciones industriales, mercadotecnia,
mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo y otras similares, y no al ámbito de los
factores productivos.
Su filosofía supone la aplicación de técnicas administrativas y contables tales como: la administración por
objetivos, la contabilidad por áreas de responsabilidad, la evaluación de la actuación o el análisis costebeneficio.
Con su aplicación se obtienen ventajas tales como: la eliminación de actividades repetitivas e
innecesarias, la ordenación de las tareas según su grado de importancia y la evaluación de opciones
alternativas que permitan aumentar la economicidad.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
LAS ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN SON:
1.- Establecer las bases de la planificación, teniendo en cuenta las restricciones de recursos
humanos y económicos, así como el entorno económico de la empresa.
2.- Determinar los paquetes de decisión, o actividades diferenciadas por centros de
responsabilidad o por la frecuencia de las operaciones realizadas.
3.- Análisis de las unidades de decisión o bases de la planificación, que implica el análisis de
sensibilidad entre diferentes opciones, la selección de la opción mejor y el diseño de las
herramientas cualitativas y cuantitativas de evaluación.
4.- Jerarquización de los paquetes de decisión, en función de su rentabilidad, nivel de riesgo
o repercusión sobre la liquidez de la empresa.
5.- La elaboración del presupuesto anual, de acuerdo con el nivel de actividades a
desarrollar, y su integración al presupuesto global.
6.- Control de resultados, mediante el seguimiento que permita corregir las desviaciones.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
HERRAMIENTAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN.
EL PLANEAMIENTO, LOS PRESUPUESTOS Y EL CONTROL DE GESTIÓN
El presupuesto resulta ser básicamente en su esencia una herramienta de planeamiento y de
control, y como tal persigue:
Planear y plantear objetivos: Las organizaciones en general se plantean objetivos y metas, siendo
los presupuestos una ayuda para prever y determinar como se alcanzarán.
Cumplimiento eficiente: Ayuda al control y seguimiento de los objetivos planteados.
Control del cumplimiento: Control de los objetivos presupuestados validándolos con los datos
reales incurridos, determinado los desvíos. Un planeamiento sin control no tiene sentido.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
HERRAMIENTAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN.
EL PLANEAMIENTO, LOS PRESUPUESTOS Y EL CONTROL DE GESTIÓN
El presupuesto resulta ser básicamente en su esencia una herramienta de planeamiento y de control,
y como tal persigue:
Acciones correctivas: El análisis de los desvíos permite al administrador tomar la decisión oportuna de
corregir los objetivos presupuestados o tomar acciones rápidas para la concreción de las metas
planteadas originalmente en el presupuesto.
Siempre se tendrá en cuenta a la hora de planear un escenario presente y otro futuro, considerando
la mejor combinación de los recursos, los esfuerzos y los resultados.
Un presupuesto debe siempre poder cuantificarse, y por ello es expresado en números, posee una
vigencia, límite, un alcance, normalmente denominado horizonte. Éste es el límite final del
planeamiento. Al expresarse en números, un presupuesto debe ser preciso, por ello demanda siempre
un esfuerzo mayor en su formulación.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
Dentro de los Presupuestos Finales podemos encontrar por lo menos 3:
Presupuesto económico: Determina los resultados durante los períodos proyectados (Ganancia o
Pérdida).
Presupuesto financiero: Flujo de fondos necesarios para cumplir con los objetivos establecidos.
Balance general proyectado: Refleja la situación patrimonial (activo, pasivo y patrimonio neto) en
distintos momentos.
Entonces el presupuesto permite:
Controlar los ingresos y egresos de fondos, ganancias y pérdidas, y sus interrelaciones.
Conocer la gestión a priori.
Establecer un orden administrativo
Establecer los resultados que se obtendrán.
Conocer los recursos que se van a utilizar y dónde se destinarán.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
Al presupuestar además se tendrán en cuenta factores que son externos a la organización y que la afectan
como ser la situación económica actual y futura, clima, factores regionales, etc.
Cabe mencionar que existen situaciones que dificultan la implementación de un sistema presupuestario,
como ser el gran esfuerzo administrativo, la resistencia al cambio, dedicación parcial, creer que un
presupuesto crea una mayor burocracia.
También hay que considerar que no resulta práctico la realización de un presupuesto excesivamente
detallado y complejo, o presupuestar de más por las dudas o de menos, como así también su realización
inoportuna (ni con mucha antelación, ni demasiado cercana), impidiendo ser analizados con tiempo por la
dirección, depurar sus errores, corregirlo y reformularlo.
PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN
El control Presupuestario, simplemente es la comparación entre lo presupuestado con la
realidad. La oportunidad del mismo determinará el grado de eficiencia y utilidad.
Etapas del control presupuestario:

Comparación del presupuesto con la realidad.
Determinación de los desvíos.
Análisis de los desvíos.
Acciones correctivas.
Control de Gestión
El control de gestión se encuentra asociado al nivel directivo, y debe ser ejercido por la dirección
general. En tal sentido el presupuesto le servirá a la dirección para evaluar la marcha de los negocios
de la organización.
Comparando la realidad con el presupuesto, surge el control presupuestario, resultado ser un
importante instrumento
INDICADORES
El indicador es un dato cuantitativo y/o cualitativo obtenido de una operación matemática y/o lógica,
que resume la situación, evolución, presentación del estado en que se encuentra algo, siendo ese
algo, para el análisis financiero de costos de una empresa, el resumen de alguna parte y/o de un todo,
de la situación económica, financiera y/o logística de su proceso productivo. El indicador permite al
usuario sensibilizarse sobre la situación señalada, para proceder y tomar decisiones.
Los indicadores cuantitativos son aquellos que básicamente representan datos monetarios, como el
costo unitario, la utilidad por producto, el valor de venta por producto, el margen de contribución, el
margen de rentabilidad e ingresos totales, entre otros. Los indicadores cualitativos son aquellos que
están planteados en un calificativo porcentual o en una escala representativa, que requieren una
conceptualización o revelación explicativa.
INDICADORES
Para organizar los indicadores se debe proponer los siguientes elementos:
1.Niveles de referencia, 2. Responsabilidad, 3. Puntos de lectura e instrumentos, 4. Periodicidad, 5. Sistema de
información, 6. Consideración de gestión.
1. Niveles de referencia: La medición de algo, generalmente se realiza por medio de un referente de comparación, el
cual nos permite definir y establecer la situación en que se encuentra un indicador.
2. Responsabilidad: Quién debe ser responsable de la actuación del indicador.
3. Puntos de lectura e instrumentos: Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras, y
los instrumentos.
4. Periodicidad: Frecuencia con que se debe realizar la medición de los indicadores.
5. Sistemas de información: Reconocer en qué puntos del sistema de información que se está realizando debe
planearse, diseñarse, registrarse, medirse, calcularse, entregarse, archivarse.
6. Consideraciones de gestión: Se debe guardar una bitácora sobre los indicadores.
INDICADORES
Los indicadores tienen algunas características importantes

Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo.
Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo.
Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos
de desarrollo, por medio del control continuo.

Principales funciones de los indicadores

Apoyar y facilitar los procesos de toma de decisiones
Controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables.
Racionalizar el uso de la información.
Servir de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la organización.
Servir de base para el desarrollo de sistemas de remuneración e incentivos.
Servir de base para la comprensión de la evolución, situación actual y futura de la organización.
Propiciar la participación de las personas en la gestión de la organización
INDICADORES
Atributos a tener en cuenta para la información

Exactitud: La información debe presentar la situación o el estado como realmente es.
Forma: Puede ser cuantitativa, cualitativa, numérica o gráfica, impresa o visualizada, resumida y
detallada.
Frecuencia: Medida de cuán a menudo se requiere, se produce o se analiza.
Extensión: Es el alcance en término de cobertura del área de interés.
Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organización. Fundamental que la fuente que la genera sea
la correcta.
Temporalidad: La información puede hablarnos del pasado, de lo actual o de las actividades o eventos
futuros.
Relevancia: La información es relevante si es necesaria para una situación particular.
Integridad: La exactitud proporciona un panorama integral de lo que necesita saber sobre una situación
determinada.
Oportunidad: La información debe estar disponible y actualizada cuando se necesita.
INDICADORES
Objetivo de los indicadores

Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales.
Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio
prestado.
Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes
actividades hacia el cliente final.
Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.

Utilidad de los indicadores

Estandariza las actividades logísticas.
Medición de los procesos y actividades.
Proyección y evaluación de logros y metas
Identificación para mejoras internas.
Dinamizador de los procesos logísticos de mercancías mediante la interrelación de las actividades internas.
Planificador, control, evaluador de las actividades comerciales.
Representación de la realidad empresarial
Medición de la capacidad real
Medición de la capacidad instalada
INDICADORES
Costos Logísticos

Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas
en cinco procesos:
Gestión del Suministro
Almacenamiento
Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente
Transporte y Distribución
Planeación y Gestión del Inventario

Costos ocultos

Obsolescencia
Devoluciones
Diferencias de Cantidades Inventariadas
(Errores y/o hurtos)
Deterioros y daños
Retrasos despachos
Rotura de stock
No existencia en el momento de Despachar.
valor ventas no realizadas
Perdida de imagen favorece la competencia

Costos asociados a las Cantidades pedidas
Impuestos y seguros
Riesgo de perdida dado por robo
Costo de oportunidad
Costo de colocar ordenes
Selección del proveedor, seguimiento, y otros
Contactos
Recolección y pago de facturas
Recibo , inspección y manejo
Preparación y manejo sobre documento
Autorizado

Costos integrales de Inventarios
Costos de mantener el inventario (carryng
Cost)
Costos de oportunidad (financieros)
Costos de manejo y manipulació n (dañ os y
Deterioro)
Costos de obsolescencia (dados de baja)
Costos de perdidas y Faltantes (Robos)
INDICADORES
Costos en la Gestión de Inventarios

Costo de escasez o costos de agotar existencias:
Son complejos de estimar. Se pueden asumir como
una Costos en la Gestión de
Inventarios venta perdida o como un pedido
pendiente.
En el primer caso se convierte en la ausencia de un
ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo
extra de actividades y de trámite.
En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy
grande que es la pérdida de
confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.
Costos Directo de Manipulación
Salario personal
Depreciación de equipos
Arrendamiento de equipos
Combustible y lubricantes
Mantenimiento y repuestos
Llantas
Depreciación y reparación de estibas y canastas
Multas, daños, robos

Almacenamiento de Producto Terminado
Costos Directos de Almacenamiento
 Depreciación/arrendamiento de la bodega
Mantenimiento de la bodega
Depreciación de la estantería
Financiamiento estantería
Mantenimiento estantería
Impuestos
Seguros sobre la infraestructura
Servicios públicos y seguridad
INDICADORES
Distribución de Indicadores de Gestión por Procesos
INDICADOR DE UTILIZACION
UTILIZACIÓN =

CAPACIDAD UTILIZADA
CAPACIDAD DISPONIBLE

INDICADOR DE RENDIMIENTO
RENDIMIENTO =

NIVEL DE PRODUCCION REAL
NIVEL DE PRODUCCION ESPERADA

INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD =

VALOR REAL DE LA PRODUCCION
VALOR ESPERADO DE LA PRODUCCION
INDICADORES
Indicadores de Utilización
Se definen como el “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD
UTILIZADA Y LA DISPONIBLE”
Indicadores de utilización para inventario
• Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles.
• Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos.
Indicadores de Utilización
• Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de
productos.
• Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que
es posible manipular
• horas de inventario real mercancía/horas programadas
inventario.

Indicadores de utilización para
administración
• Horas de trabajo utilizadas/Horas de
trabajo disponibles.
• Volumen de pedidos
procesado/capacidad de procesar
pedidos.
• Pedidos recibidos/ Capacidad de
procesar pedidos.
• Horas dedicadas a responder
reclamos/ horas
Indicadores de Utilización
disponibles.
INDICADORES
Indicadores de Productividad

Indicadores de productividad para bodegas
• Cajas despachadas / Horas de trabajo
• Costo mercancía despachada / Personal bodega.
• Valor del inventario / Área mt2 bodegas
• Costo de bodega / Costo mercancía despachada
• Costo distribución / Ventas totales

Indicadores de Productividad

Indicadores de productividad para transporte
• Vehículos cargados/Horas de trabajo de carga.
• Peso cargado/Horas de trabajo de carga.
• Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga.
• Tm x Km. transportadas/Horas de viaje.
Indicadores de productividad para almacenamiento
• Valor de los artículos recibidos/Horas de trabajo.
• Peso manipulado en recepción y expedición/Horas de trabajo.
• Pedidos servidos/Horas de trabajo.
• Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo.
Indicadores de Productividad
• Grupos de productos previstos/Horas de trabajo.
• Artículos previstos/Horas de trabajo.
• Grupos de productos planeados/Horas de trabajo.
• Artículos planeados/Horas de trabajo.
• Transacciones de control de inventario/Horas de equipo.

Indicadores de productividad para
administración
• Valor de los pedidos introducidos/Horas de

equipo.
• Pedidos introducidos/Día.
• Líneas de artículos introducidas/Día.
• Pedidos introducidos/Costos totales.
• Líneas introducidas/Costos totales.
Indicadores de Productividad
• Valor de los pedidos introducidos/Costos totales.
• Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo.
• Preguntas de clientes atendidas/Costo de
comunicación
con clientes.
MEDICIÓN DE INDICADORES
Indicadores utilización para Bodegas

Área utilizada / Área disponible
Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepción
Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle

Indicadores de Rendimiento

Usado para calcular, entre otros:
 Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado.
Nivel de la satisfacción del cliente.
Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio.

Indicadores de Rendimiento

 Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido.

Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's.

La clave para esto son:

 Tener predefinido de antemano un proceso de negocio.

Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio.
Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados

Indicadores de Rendimiento

 comparación con los objetivos.

Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo
INDICADORES
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta
Hasta ahora, los indicadores que maneja, son suficientes para su gestión de costos?
Considera oportuno incorporar nuevos indicadores para la Gestión de Costos ?
Considera que incorporar nuevos indicadores mejoraría sustancialmente su gestión,
o considera que debe incorporar otros elementos ?.
De ser cierta la pregunta anterior, que elementos incorporaría a su gestión de
costos?.
Que estrategia aplica para Incorporar nuevos indicadores ?
Que estrategia aplica para Ajustar los Indicadores ?
La organización de sus indicadores, toma en cuenta los siguientes aspectos ?:
 Niveles de referencia, Responsabilidad, Puntos de lectura e instrumentos,
Periodicidad, Sistema de información, Consideración de gestión.
Puede afirmar o no, si sus indicadores de gestión cumplen con las siguientes
funciones:
 Apoyar y facilitar los procesos de toma de decisiones, Controlar la evolución
de los principales procesos y variables. Sirve de base para la adopción de
normas y patrones efectivos y útiles para la organización. Sirve de base para
la comprensión de la evolución, situación actual y futura de la organización.
Propician la participación de las personas en la gestión de la organización.
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS

Estrategias para Fortalecer la Estructura de Costos
 Optimizamos nuestros procesos
 Eliminando toda actividad que no genera
valor para el cliente
 Revisar el diseño de servicios, evaluarlos
como un todo y tomar las decisiones
implicando al cliente.
 Evaluamos nuestra estructura de costos

 Haciendo recortes en toda partida que no
sea puramente imprescindible en el proceso
productivo.
 Uno de los primeros errores que solemos
cometer, en el corto plazo, es deshacernos
de las áreas que operan a largo plazo en
nuestras empresas
 Trabajo no suele afectar muy directamente
al devenir de la cuenta de resultados del
año
 Marketing, Formación…etc, las actividades
de apoyo según la cadena de procesos.

Cómo Hacerlo ?
DEFINIENDO
QUE
ALCANZAR

MIDIENDO Y
CUANTIFICANDO
EL RENDIMIENTO

ANALIZANDO LOS
RESULTADOS vs
LAS VARIABLES

INTERPRETANDO
LOS RESULTADOS Y
MEJORANDOLOS

VERIFICAR
LOS
RESULTADOS
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS
 También nos encontramos con los auténticos núcleos de costo y
que raramente solemos abordar con la debida contundencia: los
costos indirectos. Esa legión de asesores, directivos y mandos
intermedios, desarrolladores de negocio, responsables de canal…
etc.
 Su papel es absolutamente crítico… pero sólo si aportan de verdad
valor.
 Hacemos un análisis de cuales son las líneas de negocio, productos
o servicios rentables… ¿pero en base a que?…¿al volumen que
representan sobre la facturación? ¿A su rentabilidad bruta?.
 Sin duda es importante tomar la decisión de eliminar los productos
o servicios no rentables, pero no pensando sólo en la cuenta de
explotación de éste año, porque sólo mantendríamos los
productos estrella y vaca lechera… dejando de lado los productos
incógnita, que son lo que realmente pueden ser las estrellas del
futuro.
 En cualquier caso, el mejor factor sobre el que comparar “peras
con peras” cuando evaluamos nuestra cartera de productos o
servicios es el margen de contribución.
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS
 Al pensar deshacernos de los aspectos menos rentables de nuestro
modelo de negocio, solemos olvidarnos de los clientes.
 No todos los clientes son apropiados para nuestro negocio… ya sea
por su alto índice de morosidad, porque nos obligan a reinventar la
rueda cada vez, porque constantemente sus proyectos son poco
rentables (si trabajamos por servicios).
 Pero ¡cuidado! La rentabilidad del cliente se mide a largo plazo, no
solo por proyecto o pedido. Por tanto, resulta clave en éste trabajo
de revisión de los costos estructurales estudiar el valor del cliente y
tomar las decisiones preceptivas.
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS
SEPA QUE
-El costo total de un producto se determina sumando lo siguiente: materia prima
consumida, mano de obra directa y costos indirectos (materiales auxiliares,
honorarios por servicios personales, energía, depreciación de activos, reparación,
alquiler e impuestos).
-Los costos generan ingresos cuando se comercializan los pro-ductos y al concluir la
prestación de servicios. Los gastos se pagan con los ingresos que generan los costos.
-Para medir el gasto en materia prima las empresas deben emitir hojas o formatos de
control interno diseñados para satisfacer las necesidades de control e información de
costos suministrados, como también tomar decisiones en cuanto a la evaluación del
costo por consumo.
FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS
EJERCICIOS
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta
Hasta ahora, que acciones ha emprendido para fortalecer su estructura de costos ?.
Considera usted que su estructura de costos, se encuentra fortalecida, o por el contrario
es susceptible a cambio y/o mejoras ?.
Dentro de la gestión de costos que lleva adelante en la actualidad, que elemento
considera prioritario incorporar para fortalecer y/o mejorar su estructura de gestión ?.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
Las medidas más sencillas de reducir costos son el despido de personal, la reestructuración y la
reducción de proveedores pero esta estrategia puede ser un desastre porque produce una caída de
calidad del producto cuando los clientes buscan mayor calidad a menor precio, el resultado es una
nueva caída de ventas y de la cartera de clientes que pasan a la competencia.
En principio hay dos elementos básicos sobre los que se puede actuar:
Incrementar los ingresos
Reducir los gastos

Hablando de este último, podemos encontrar muchos aspectos de una empresa en los
que se pueden economizar y optimizar recursos, para encontrarlos son fundamentales
herramientas como el análisis y la redefinición de la organización de la producción.
Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar, el rediseño de operativas diarias, de
departamentos y de unciones, la implantación de nuevos métodos, la informatización de
departamentos y el uso del software y Telecomunicaciones en todos los departamentos
de la empresa.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
Debe imponerse la filosofía de la flexibilidad en productos o servicios, operativas, departamentos y personal.
Es preciso evaluar de modo continuo procesos y situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales
y evaluar su implantación.
Para reducir costos en la empresa es precisa detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso
productivo.
Esta flexibilidad permite a la empresa buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo
mismo a menor costo.

Los factores sobre los que la empresa debe actuar para reducir costos son:

La mejora de la calidad.
A mayor nivel de calidad del producto o servicio, mayor satisfacción, mayor fidelidad y estabilidad de
los clientes, más ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio.
La Mejora de la Productividad
Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción
con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.
Optimizar la Línea de Producción.
En empresas de productos manufacturados una línea de producción larga implica mayor número de
personas del
 necesario, más errores, menos calidad, más equipos y cantidad de trabajo en el proceso, más tiempo
entre el inicio y el final de la producción, en definitiva, mayor coste y menor calidad.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
 Reducir el Tiempo muerto en Maquinas y empleados
 Una línea de producción mal diseñada o maquinas con averías más o menos frecuentes crean
tiempos muertos que dan lugar al incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el
producto, gastos en reparación y disminución de la productividad y la calidad.
 Reducción del espacio Productivo
 El rediseño del catálogo y de procesos de fabricación puede llevar a eliminar máquinas, acortar las
líneas y tiempos de producción, la reducción del stock y de las necesidades de transporte de
productos.
 Reducción del tiempo de fabricación del producto.
 El tiempo del ciclo de fabricación del producto se inicia cuando la empresa paga las materias
primas y termina cuando cobra a sus clientes.
 Reciclar al personal con cursos de formación.
 Facilitar a los empleados la formación en técnicas administrativas, de uso de software y
tecnologías de telecomunicación permite tener personal más capacitado y más polivalente lo que
redunda en una mejora de la calidad y atención al cliente y permite reemplazar a personal de baja
sin incrementar los gastos.
 Informatizar la Gestión de la empresa.
 El uso de la informática para reducir gastos es esencial, es conveniente estudiar operativas diarias
que se puedan reducir o resolver usando programas informáticos adecuados.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
 Intensificar el Uso de Nuevas Tecnologías.
 Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y optimizar el tiempo mediante el uso de la
videoconferencia, telefónicas que tengan la tecnología Vo-Ip o simplemente a través de Internet.
 Movilizar la Imaginación
 Para aumentar la liquidez de la empresa es conveniente enviar las facturas en el momento de la
entrega del producto o servicio reduciendo plazos innecesarios e incluso ofrecer descuentos los
clientes que paguen las facturas de forma inmediata.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
Un Sistema de Costos es un conjunto de técnicas administrativas y operativas que permiten
determinar cuánto es el valor monetario de elaborar un producto o realizar una actividad de
servicios desde su inicio hasta su llegada final al cliente.
Si la empresa es una tienda puede trabajar bajo el concepto de Gerencia por categorías, la cual
engloba aspectos como surtido, promoción e introducción de nuevos productos y busca la
optimización del espacio disponible en los anaqueles para los productos de mayor demanda,
eliminando la práctica de varios comercios de comprar cantidades fijas de productos que no
responden a las ventas. También toma en cuenta la aceptación del público para la introducción de
nuevos productos lo que permite una mayor rentabilidad al tomar decisiones de compra basados
en un análisis de la demanda.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
La Gerencia por Categoría genera un sistema de incentivos en el cual, las marcas que tienen
mayor demanda se van posicionando en los espacios donde tienen mayor visibilidad lo que facilita
su visibilidad para el consumidor. Esta estrategia permite un mayor control del inventario y un
manejo eficiente de las compras para la reposición de los productos. También permite que la
Gerencia conozca rápidamente cuando las ventas del producto han disminuido para tomar
decisiones sobre la marcha.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
La tercerización (Outsourcing.) es otra medida que consiste en delegar en empresas externas
aquellas actividades que no tienen que ver con el negocio principal de la empresa a fin de reducir
los costos operativos.
Indudablemente que una estrategia de Reducción de costos debe involucrar a todos los niveles de
la organización con una premiación sobre la mejor idea para reducir costos en las diferentes áreas
en las cuales trabajan, lo recomendable es nombrar un Comité y revisar todas las ideas tomando
las que realmente impliquen una mejora sustancial para la empresa y nombrar un equipo para su
implantación.
La comunicación clara y precisa sobre la situación de la empresa es importante para la motivación
y la participación de todos los trabajadores, en virtud de que hay que evitar que la comunicación
informal haga ruido y distorsione la percepción que tienen los empleados de la empresa en la cual
prestan sus servicios y aquellos que realmente posean el talento y el know-how vayan en busca de
otras oportunidades en detrimento de la empresa.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
Como Manejar los Costos de una Empresa?
Aprenda a controlar los costos
Una de las claves para conducir con éxito una pequeña empresa es aprender a controlar los costos.
Abandonados a sí mismos, aun los gastos más pequeños pueden acumularse rápidamente, y
corroer sus utilidades y la salud económica de su empresa, impidiendo así su progreso.
Muchos propietarios de pequeñas empresas saben bien por dónde entra el dinero, pero no tienen
tan claro por dónde sale. Esto puede tener un impacto muy significativo sobre el flujo de caja de su
empresa. Es importante revisar los gastos regularmente, todos los trimestres si es posible, a fin de
mantener un manejo preciso de las erogaciones y buscar formas de ahorrar dinero.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
Como Manejar los Costos de una Empresa?
Existen reglas básicas que se aplican a todos los tipos de gastos:
Comparar precios para comprar mejor
Puede hacer esto en todos los aspectos de su empresa, desde los bolígrafos y otros insumos de
oficina hasta sus gastos en seguros.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
Evaluar regularmente a todos los contratos y proveedores
Cada vez que usted paga una factura o firma un cheque, pregúntese cuándo fue la última vez que
usted comparó precios para obtener el mejor.
No tema negociar
No se limite a hacerlo con los contratos nuevos. También puede negociar con proveedores actuales
deseosos de retenerlo como cliente.
ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS
ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..)
Aproveche los descuentos
Las asociaciones profesionales suelen ofrecer a sus miembros descuentos sobre seguros, viajes,
envíos y otros gastos corrientes. Éstos son algunos de los conceptos en los cuales los propietarios de
pequeñas empresas suelen gastar en exceso. Haga clic en el que corresponda para aprender formas
de reducir estos costos:
Teléfono y servicios públicos
Controle estrictamente todos los gastos que aparecen en su factura de teléfono. Puede haber
errores, y de hecho generalmente los hay. Hable con el representante de atención al cliente de su
empresa telefónica para averiguar si usted tiene las mejores tarifas posibles para llamadas locales y
de larga distancia. Tenga en cuenta que suele ser posible obtener mejores tarifas de las que se ven en
los anuncios. Pero hay que preguntar.
Seminario optimizacion de costos
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES

Si hay algo que en los
últimos
años
han
enseñado los gerentes
financieros, es que
siempre habrá…….

INFLACIÓN

GANANCIA
PERDIDAS

CAMBIOS

EMPRESA
COMO
ECOSISTEMA

DESAFÍOS

ENTORNO
CAMBIANTE
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Cada vez mas empresas se están dando cuenta, que un compromiso
continuo con la reducción de costos y el control, es la mejor forma de
cambiar la crisis inevitable en el clima económico mundial.

Esta medidas, pueden reducir las probabilidades de
tomar medidas drástica y reactivas en un futuro
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Para aumentar la rentabilidad solo hay dos opciones:

Pero la pregunta es, reducir o controlar?.
Tiene usted una estrategia para reducir costos?.
El control de costos es diferente de la reducción de costos. La palabra control indica un
ejercicio de contención, cuando los gastos se controlan se logra que no sigan creciendo.
Reducir costos innecesarios es mas difícil, ya que solo cortando de raíz las causas que los
originan se puede reducir costos de manera sustentable y evitar que se repitan en el futuro.
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES
El control es un concepto muy diferente de la reducción tarde o temprano la realidad
obliga a las empresas a controlar y reducir sus costos, hay dos caminos para hacerlo:

Desesperadamente cuando la situación se a
vuelto caótica y debe bajar costos si o si, pero corre
el riesgo de destruir valor, eso será mas perjudicial
para su empresa.

Preventivamente cuando la empresa tiene una
política permanente de reducción de costos y su
control
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES

Tiene usted una estrategia para el tratamiento de sus costos ?.
Conoce el concepto, Actividad Basada en Costos ABC ?.
Básicamente se refiere, a la forma de calcular el costo de Productos y Servicios, Clientes, Canales
de ventas, etc.
Para fabricar un producto, prestar un servicio o atender a un cliente, se necesitan realizar
actividades a su vez estas consumen recursos para ser desempeñadas como, trabajo de
empleados, energía, materiales, seguros y muchos otros, los procesos están formados por
actividades su costo es fácil de calcular, y se compara con mediciones de desempeño de los
drivers que son las razones que impulsan los costos.
Podemos decir que Las Actividades Basadas en Costos, consiste en aplicar un sistema de
administración, por áreas y niveles de responsabilidad, asignando un costo por departamento,
de acuerdo a los objetivos que debe cumplir cada uno.
Permite conocer el flujo de las actividades realizadas en la organización, que están consumiendo
los recursos disponibles, a los cuales deben imputársele determinados costos a los procesos.
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES



Lo importante es diseñar una estrategia
permanente y efectiva, con un enfoque de
Actividad Basada en Costos, que permita
alcanzar beneficios sustentables en el tiempo.

 Debemos conocer cuales productos y/o servicios
son rentables o deficitarios, cuales son nuestros
mejores o peores clientes.
 Los drivers son las causas de los costos, solo
actuando sobre éstos se pueden reducir y
controlar los costos.
 De esta manera se pueden calcular costos
exactos para los procesos los productos y los
servicios.
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Las Actividades Basadas en Costos, es una metodología
de costos de productos doble fase, que asigna costos
primero a las actividades y después a los productos
basándose en el uso de las actividades por cada
producto.
Una actividad es cualquier tarea discreta que una
organización emprende para hacer o entregar un
producto o servicio. El costeo basado en actividades esta
basado en el concepto de que los productos consumen
actividades y las actividades consumen recursos.
El costeo basado en actividades involucra los siguientes
cuatro pasos:
1.Identificar las actividades (como el procesamiento de
ordenes) que consumen recursos y asignarles sus costos.
2.Identificar los conductores de costo asociados con
cada actividad. Un conductor de costo causa, o conduce,
los costos de una actividad. Para la actividad de
procesamiento de ordenes, el conductor de costo puede
ser el numero de ordenes.
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES

3. Calcule una tarifa de costo (rate) por unidad o
transacción de conducción de costo. La tarifa
de conducción de costo puede ser el costo por
orden.
4. Asigne costos a los productos multiplicando la
tarifa de conducción de costo por el volumen
de unidades consumidas conductoras de costo
por el producto. Por ejemplo, el costo por
orden multiplicado por el numero de ordenes
procesadas para un producto en particular
durante el mes de Marzo mide el costo de la
actividad de procesamiento de ordenes para
ese producto en Marzo.
UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES

Los costos basados en actividades es una herramienta muy útil que nos
sirve para identificar y asignar costos a cada una de las tareas que se
realizan en un proyecto.
Este acercamiento a los costos nos permitirá tener un mayor control
sobre los gastos que se realizan para el logro de actividades a lo largo de
la cadena de servicios interna, de tal manera que podamos identificar
más fácilmente aquellas actividades que llevan una carga importante del
costo total del ciclo de actividades, y verificar la validez de esta
información.
REDUCCIÓN DE COSTOS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Hasta el momento que acciones a emprendido para reducir costos
en la organización ?.
La empresa a delineado algunas acciones estratégicas para la
reducción de costos?
De ser afirmativo, estas acciones estratégicas, se han convertido
en objetivos operativos para alcanzar las metas ?
Considera que las acciones orientadas a reducir costos en la
organización, son tratadas con equipos de trabajo integrados de las
diferentes áreas ?
Existe en la empresa una cultura de reducción de costos ?, en caso
contrario, que propone para su desarrollo?.
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
Sobre qué actuar para incrementar los resultados ?

OPORTUNIDADES DE MEJORAS
CÓMO ENCONTRARLAS ?

QUÉ HERRAMIENTAS APLICAMOS ?
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
Sobre qué actuar para incrementar los resultados ?

MODELO DMAMC

DEFINIR

MEDIR

Identificar de
qué se trata
y qué debe
lograr el
proceso

Cuantificar el
rendimiento
actual del
proceso

ANALIZAR
Relación
entre los
resultados
del proceso y
sus variables

MEJORAR

CONTROLAR

Diseñar,
validar e
interpretar
las
soluciones

Verificar y
asegurar la
permanencia
de los
resultados
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
Sobre qué actuar para incrementar los resultados ?

Método DMAMC
Objetivo = Optimizar Eficiencia
y Eficacia

¿Cómo? = Eliminación sistemática de
la variabilidad

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace
referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.
Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces,
alcanzamos la meta.
Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros
conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr
un mismo objetivo.
Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado
producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas.
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
Sobre qué actuar para incrementar los resultados ?
Qué Necesitamos?

ENFOQUE AL CLIENTE

GESTIÓN ORIENTADA A DATOS Y HECHOS

BUSCAR LA PERFECCIÓN Y TOLERANCIA A
LOS ERRORES

ORIENTACIÓN A PROCESOS

PARTICIPACIÓN TOTAL

GESTIÓN PRO ACTIVA
DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS
Sobre qué actuar para incrementar los resultados ?
ELIMINAR LA
CAUSA RAÍZ

MEJORAS

MEJORA DE
PROCESOS

DISEÑO/REDISEÑO
DE PROCESOS

GESTIÓN POR
PROESOS

CAMBIO DE
CULTURA
DETECTANDO OPORTUNIDADES DE MEJORAS
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Conoce las áreas de la organización, en las que sea necesario y
oportuno aplicar mejoras, en cuanto al mejoramiento de los costos ?.
A aplicado el último año algunas mejoras en cuanto a la gestión de
costos?
De ser afirmativo, indique cuál a sido el resultado ?
Considera que en la organización, el planificar e implementar
mejoras en cuanto a la gestión de costos, es viable o requiere de
esfuerzos adicionales ?.
A identificado la causa /raíz de algunos incidentes que pueden
afectar la gestión de costos?, en caso afirmativo, que acciones ha
desarrollado ?.
METODOLOGÍA PARA PRESENTAR UN INFORME
















Resumen Ejecutivo
Objetivo del Informe
Alcance
Referencia en caso de existir algún marco legal
Identificación o Descripción del
Problema/Actividad/Iniciativa
Análisis de la Situación
Presentación de Alternativas de solución
Presupuesto/Costos Involucrados
Justificación
Antecedentes si existieran
Indicadores que sustentan la acción
Relación con otras áreas o proyectos
Beneficios esperados Generales y Económicos
Riesgos Posibles de hacerlo o no hacerlo
Plan de Trabajo

















No más de ¾ de página
Claro y Preciso
Hasta donde llega lo que haremos
Asociado a alguna ley, normativa Interna/externa
Dejar claro cuál es la situación que tenemos en la
actualidad
Que hemos analizado y con base en qué
Claras y Precisas (Técnicas, Humanas, Financieras)
Cantidades involucradas
Porqué es importante desarrollar éstas acciones
Lo que ha venido ocurriendo
Del tipo que sea necesario
Si hay alguna relación, dejarla muy clara en el
informe (impacto/beneficio)
Los beneficios para la organización
Dejar claro que sucedería y el impacto generado,
de hacerlo o no hacerlo
Tan general o específico, como lo amerite el
momento, el cliente, el usuario, etc.
METODOLOGÍA PARA PRESENTAR UN INFORME
EJERCICIO
Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos
respuesta
Cómo a sido su experiencia en cuanto a la presentación de un
informe relacionado con la Gestión de Costos ?.
Cuando presenta un informe, que áreas de la organización
involucra ?.
La presentación de un informe lo realiza siguiendo alguna
metodología, o cada área aplica sus propios criterios ?
Cuando presenta un informe, el mismo facilita la incorporación de
nuevas iniciativas o cambios en la organización ?.
El proceso de comunicación con otras áreas de la organización en
relación a los costos es fluido, efectivo, o por el contrario considera
que deben darse cambio o ajustes para su mayor efectividad ?.
SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS
PROCESOS
La mejora Incremental de los procesos para reducir y optimizar costos

Porque permite establecer

Cuál es el costo
de la ineficiencia

Cuanto perdemos por
los procesos no efectivos

Cuanto cuesta
su obsolescencia

Se estima que aproximadamente el 20% de los
costos de una organización, son consecuencia de ineficiencia que

“No se ven ni se cuantifican”, pero que “se reflejan en los resultados”
SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS
PROCESOS
Donde impactan en el costo de producción las
ineficiencias e ineficacias entre áreas?
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Por falta de insumos

Modificar producción

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Producción
inadecuada

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para entregar
a un cliente

Tenemos registro del tiempo y/o recursos aplicados ?

Medimos éstos costos o las pérdidas que originan?
SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS

Cuando se es
efectivo ?

Cuando la
organización es
efectiva?

 Cuando se cumple con las expectativas del cliente y
la organización
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Seminario optimizacion de costos

  • 1. SEMINARIO TALLER: OPTIMIZACIÓN DE COSTOS MBA. ROBERTO. A. OROPEZA . Y. Tel. (503) 2263-9201 / promocion3@asi.com.sv
  • 2. Al igual que he aprendido de muchas personas, en ésta oportunidad comparto éste material que espera sea de utilidad para el que lo necesite. Tan solo pido que una vez utilizado, pueda ser compartido por otras personas. Es importante compartir la información, ya que con ella cada individuo, obtendrá el beneficio particular del mismo. Gracias por compartir la información.
  • 3. INDICE DE CONTENIDO                ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS TÉCNICAS DE ANÁLISIS COSTO ESTÁNDAR GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS PRESUPUESTOS. LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN INDICADORES FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS METODOLOGÍA DE COMO PRESENTAR UN INFORME CONOCER LAS ACTIVIDADES DENTRO DEL PROCESO CONCLUSIONES
  • 4. INTRODUCCIÓN La gerencia tradicional se ha caracterizado por llevar una estructura de costos en donde sólo se toma en cuenta el costo del producto a vender sin analizar los factores que influyen en dicho con­junto. En vista de que se observó a través del tiempo que se necesitaba un análisis de tales factores, surge la gerencia estratégica de costos, en la cual se elabora la estructura de costos tomando en cuenta la cadena de valor, el análisis del posicionamiento estratégico y las causales de costos. La gerencia estratégica de costos permite a las organizaciones y sobre todo a sus dirigentes a tener un control más efectivo sobre los costos que se incurren al producir un bien o prestar un servicio. ¿Por qué la Gerencia Estratégica de Costos? Los sistemas de costeo se consideran con lo una de las más importantes herramientas para llevar a cabo dicho control. Hoy en día, las empresas no sólo se preocupan por fabricar una gran cantidad de productos que se vendan en el mercado, sino que buscan el posicionamiento en un mercado que se ha vuelto globa-lizado, que exige más y mejores productos y /o servicios, En este renglón la gerencia estratégica de costos permite la evaluación de factores que antes eran completa-mente ignorados. ¿Qué es la Gerencia Estratégica de Costos? Se puede definir como la administración de los costos que toma en cuenta los cursos de acción general de la organización (su formulación, implementación y controles), para imprimirle una ventaja frente a su competencia.
  • 5. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS En la actualidad la economía mundial, caracterizada por una creciente globalización, así como los importantes cambios tecnológicos y su avance tan apresurado, exigen a las empresas competir cada vez más, siendo la competitividad la meta permanente que deben plantearse los responsables de las organizaciones. Lo cual exige la búsqueda de nuevas estrategias encaminadas a lograr un liderazgo en Costos, una diferenciación de sus productos y una oferta de alta segmentación. Aparece entonces, una nueva forma de Gerenciar Costos. La gestión estratégica de costos orientada hacia el análisis de los costos, sobre la base de elementos estratégicos bien fundamentados que permitan tomar decisiones estratégicas enfocadas a mantener ventajas competitivas sostenibles.
  • 6. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Este tipo de gestión de fundamente en Tres Temas Claves. La Cadena de Valor, conjunto vinculado a las actividades que crean valor, Las Causales de Costos, Factores que provocan la incurrencia de un costo, y en El Posicionamiento Estratégico , ubicación que tiene la empresa dentro de su sector industrial. La visión de la gestión estratégica de costos, no es totalmente distinta a la visión de la contabilidad de costos, sino que es más completa, por cuanto cada una de las piezas que la conforman, requiere para su aplicación cambios sustanciales. La visión de la gestión estratégica de costos no es totalmente distinta a la visión de la contabilidad gerencial, sino que es más completa, por cuanto, cada una de las piezas que la conforman, requiere para su aplicación cambios sustanciales respecto a cómo pensamos, sobre lo que hacemos y por qué lo hacemos .
  • 7. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Nuevos Paradigmas de Producción En respuesta al desarrollo de las organizaciones, a la intensificación de la competencia global, y a la introducción y avance de la tecnología en la actividad manufacturera, en el transcurso de los últimos años, surgen las nuevas técnicas de gestión empresarial. El Justo a Tiempo, EL Control de Calidad, y Los Sistemas de Manufactura Automatizados. Los cuales se proponen hacer que las empresas sean exitosas en éste nuevo entorno, encontrando su expresión en la automatización e integración de procesos, en los reducidos niveles de mano de obra directa y existencias, en la mayor atención en el Producto y en la planificación de la producción; Así como en unos ciclos de vida de los productos cortos. La misión principal, es hacer más competitivo un producto al tener un bajo costo de fabricación, al ser entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en la operación o al dar la solución a un problema específico del cliente.
  • 8. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis y Gestión Estratégica de Costos La gestión estratégica de costos consiste en ver a las distintas actividades que componen la cadena de valor de la empresa desde una perspectiva global y continua. Se utiliza para desarrollar ventajas competitivas sostenibles, mejorar la calidad de los productos y la eficiencia de los procesos, de ahí que los costos se hayan convertido en un instrumento de decisión estratégica. El primer objetivo de la gestión estratégica de costos es “organizar la información para que la empresa mantenga la competitividad, logrando la mejora continua de productos y servicios de alta calidad que satisfagan a los clientes y a los consumidores al menor precio. Tal objetivo se consigue a través del diseño y la aplicación constante de una combinación productiva o cadena de valor de todas las funciones que añaden valor a los productos y servicios de una empresa.
  • 9. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis y Gestión Estratégica de Costos La expresión estrategia empresarial se vincula de alguna manera con otras muy utilizadas actualmente, como las de calidad total, competitividad, justo a tiempo, reingeniería, subcontrataciones (Outsourcing), alianzas de empresas (joint venture), etcétera. Conceptos muy relacionados a su vez con productividad, rentabilidad, reestructuración, reorganización, entre otros Igualmente, señala tres estrategias para realizar mejor gestión que otras empresas, relacionadas directamente con la gestión estratégica de costos: Liderazgo en costos, el cual se logra aprovechando al máximo las economías de escala y minimizando los costos. Diferenciación del producto o servicio, en este caso el producto o servicio debe presentar características que lo hagan percibir en el mercado como único. Segmentación de la demanda, a través de líneas de productos, zonas comerciales, agrupamiento de clientes, etcétera.
  • 10. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis de la Cadena de Valor Cada empresa tiene su cadena de valor. Esta cadena de valor muestra su posición de mercado, sus opciones estratégicas y las fuerzas competitivas que existen en el mercado que atiende. “Una cadena de valor es un conjunto vinculado de las actividades que crean valor y que conducen desde las fuentes de los materiales directos hasta el uso final de los productos o servicios producidos. Se usa para desarrollar estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible, para lo cual es necesario establecer un conjunto de impulsores de costos que permitan comprender la compleja interrelación de las actividades que componen esta cadena de valor. Una empresa puede competir y ser exitosa, llevando una administración basada en reportes de cada una de las actividades que integran la cadena de valor, desde el diseño del producto hasta el servicio postventa de su producto, de tal manera que teniendo muy clara esta actividad, se proceda a costear cada una de ellas y determinar el valor que le asigna el cliente a cada una de las actividades.
  • 11. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis de la Cadena de Valor Los administradores usan la cadena de valor como una forma de analizar y detallar las actividades estratégicas para entender el comportamiento de los costos. El análisis de la cadena de valor de una empresa es sólo una parte de la cadena general de las actividades que crean valor. El punto de partida para el análisis de costos es definir la cadena de valor de la empresa y asignar los costos y activos a la actividad de valor. Estas actividades son los bloques de construcción con los cuales una empresa crea un producto que tiene valor para los compradores.
  • 12. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis de los Causales o Generadores de costos Los causales de costos son los factores que provocan la incurrencia de un costo, y deben elegirse entre los coeficientes que conduzcan la relación causal del consumo de recursos para obtener los productos y servicios, permitiendo además la explicación integrada y acumulativa de creación de valor de la empresa. Un adecuado análisis de los causales de costos posibilita la adopción de cursos de acción que permiten reducir los costos que van desde el diseño hasta la distribución de los productos. Algunos de los factores que impulsan o causan costos, son: la cuantía de la inversión que se va a realizar, el comportamiento de los costos, la experiencia acumulada, la extensión (grado de integración), tecnología, es decir, los métodos a ser utilizados en la cadena de valor, y la complejidad, o sea la amplitud de las líneas de productos ofrecidos a los clientes. Los causales de costos se usan en el análisis de los costos para explicar las variaciones en los costos de cada actividad de valor.
  • 13. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis del Posicionamiento Estratégico El posicionamiento estratégico se refiere a la ubicación que tiene la empresa dentro de su sector industrial, lo cual se logra cuando su producto tiene características distintas a las de sus competidores. Este posicionamiento es una ventaja competitiva para la empresa. Una ventaja competitiva es relevante cuando los clientes le atribuyen una diferencia consistente al producto o a las características de distribución. Por ejemplo, los clientes deben creer que el producto de una empresa le presta mejor servicio que los de la competencia. Las ventajas competitivas sostenibles son desarrolladas por la gestión estratégica de costos, pero para lograr esto se requiere de un conjunto de causales de costos que reflejan la compleja relación entre las múltiples actividades que conforman la cadena de valor.
  • 14. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Análisis del Posicionamiento Estratégico Por tanto, sí la empresa quiere competir debe seleccionar las estrategias básicas requeridas: la estrategia de liderazgo en costos, o el enfoque de la diferenciación de productos respecto de la competencia. Esta diferenciación se da cuando los consumidores consideran que los productos o servicios de una empresa son únicos ya sea por su diseño, por la prestación de un servicio, por la calidad, etcétera. Una vez que la empresa ha identificado su cadena de valores y diagnosticado los impulsadores de costos de cada actividad de valor, puede ganar una ventaja competitiva sostenible, ya sea controlando a los impulsadores mejor que sus competidores o reconfigurando la cadena de valores para realizar efectivamente un análisis de los costos.
  • 15. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS El Nuevo Enfoque: Costeo Estratégico bajo Competitividad Tradicionalmente, el costo de fabricación se determina sumando los tres elementos del costo: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, a esta suma se le agrega un recargo para llegar a un precio que permita una utilidad razonable, lo cual tiene sus limitaciones, una de ellas es no tomar en cuenta a la competencia. Cualquier elemento que adicionaba costos resultaba siendo rentable, las condiciones de mercado existentes impulsaban al consumidor a comprar el producto al precio que se fijara, una vez calculado el costo, pero actualmente las condiciones han cambiado y, lo pertinente es averiguar primero el precio de venta y luego, en función a ello ajustar los costos. Esto es lo que se conoce como el costo objetivo o costo meta. (PV-UT=C)
  • 16. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio de Paradigmas? La gestión estratégica de costos puede representar una manera tan distinta de pensar con respecto a la contabilidad gerencial que significa un tipo de cambio de paradigma. No es que la visión de la gestión estratégica de costos sea totalmente distinta a la visión de la contabilidad gerencial, sino que es más completa. Cada una de las piezas que la conforman requiere para su aplicación, cambios sustanciales respecto a cómo pensamos, sobre lo que hacemos y por qué lo hacemos. El cálculo del costo de la tecnología, el costo de la calidad y el análisis de la cadena de valor, se alejan bastante de las maneras convencionales de pensar, por lo que no es fácil incorporarlas en la lista de las áreas de temas claves.
  • 17. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio de Paradigmas? Para incluir todos los conceptos en la gestión estratégica, se requeriría rechazar algunas actitudes básicas que esquematizan el pensamiento contemporáneo sobre la contabilidad gerencial. Puesto que, la gestión estratégica de costos incluye algunas ideas que guardan coherencia total con el paradigma de la contabilidad gerencial, pero que no están bien implementadas en la actualidad (costeo basado en las actividades), otras están fuera del alcance del paradigma tradicional (costeo de la calidad) y algunas otras no son congruentes con el paradigma tradicional (se prefiere el costeo total al costeo variable). Si analizamos cada una de las respuestas que proporciona la gestión estratégica de costos y la contabilidad gerencial, a las preguntas que proponen los tres temas claves, éstas tienden a diferir sustancialmente, lo cual constituye la Referencia de la idea del cambio de paradigmas.
  • 18. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Administración Estratégica de Costos: ¿Un cambio de Paradigmas? El paradigma de la contabilidad El paradigma de la gerencia gerencial estratégicade costos En función de las diferentes etapas de la ¿Cuál es la forma más útil de En función de productos, clientes y funciones. totalidad de la cadena de valores de la cual analizar costos? Con un enfoque muy marcado hacia lo interno. la compañía forma parte. Con un enfoque El valor agregado es un concepto clave. muy marcado hacia lo externo. El valor agregado se considera como un concepto fuertemente limitado. Aunque los tres objetivos siempre están Tres objetivos se aplican totalmente sin tener en presentes, el diseño de los sistemas de ¿Cuál es el objetivo del análisis cuenta el contexto estratégico: Mantenimiento gerencia de costos? de costos cambia de registros, administración por excepción y sustancialmente según el posicionamiento solución de problemas. estratégico básico que tenga la compañía: bien sea bajo una estrategia de liderazgo de costos o bajo una estrategia de diferenciaciónde producto. El costo es una función de las selecciones ¿ Cómo debemos tratar El costo es básicamente función del volumen de de interpretar el comportamiento producción: de costos? costo variable, costo fijo, costo escalonado, costo combinado. estratégicas sobre el esquema de competir y de habilidades gerenciales para ejecutar las selecciones estratégicas: en función
  • 19. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Empresas Exitosas por la Implementación de Diversas Estrategias Telcel BellSouth, para contrarrestar los efectos de una inminente devaluación, esta empresa aplicó un plan de programas de rentabilidad, ajustó los costos y evaluó con mucho más cuidado el destino de sus inversiones de capital. Como no podían ajustar los costos al cliente, dada la crisis económica, promovieron servicios de valor agregado que permitieron un mayor valor por el dinero. Pequiven, su gestión comercial estuvo orientada hacia el fortalecimiento del mercado nacional, el desarrollo de nuevos mercados y el aprovechamiento de las oportunidades vinculadas a la colocación rentable de productos de terceros, sin olvidar la reducción de costos.
  • 20. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS Empresas Exitosas por la Implementación de Diversas Estrategias Cantv, redobló esfuerzos en fortalecer la competitividad comercial, financiera y operativa. Generó nuevos avances en telefonía móvil, fija, transporte de datos, internet y servicios de directorios telefónicos. Lanzó nuevos productos para satisfacer la creciente demanda. Consolidó la transformación operativa para adaptarse a la competencia y a la real apertura de las telecomunicaciones. Integró las operaciones de las cuatro empresas pertenecientes a la corporación con el fin de racionalizar costos y compartir prácticas y estrategias. Polar, vivió un alza en su crecimiento, a pesar de la crisis económica que se avizoraba ya en el 2001. En el caso de las cervezas, la marcada competencia del sector produjo la diversificación de su portafolio de productos y el afianzamiento de nuevos nichos en el caso específico de las llamadas cervezas suaves. En el área agroindustrial el aumento en los costos y la baja en la demanda motivó el encogimiento en los márgenes de ganancias de algunos productos. No obstante, la permanencia en las ventas sigue siendo estable.
  • 21. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta En la actualidad que acciones a desarrollado para fortalecer su estrategia de Costos ? Utiliza el análisis de la Cadena de Valor, para evaluar el comportamiento de los costos ? Si se le permitiera incorporar algún cambio en las estrategias de costo de la empresa, que acciones llevaría a cabo ?. Las relaciones con otras áreas de la organización, se encaminan a trabajar en conjunto con buenas estrategias de costos ?. Sus propuestas de mejoras en la estructura de costos, son fácilmente comunicadas, compartidas e implementadas ?.
  • 22. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Que acciones tomaría usted, si se presenta el siguiente caso. Al final de la cadena de procesos, se ha determinado mucho desperdicio en la elaboración de un producto. Que acciones tomaría usted para mitigar esta situación ?. Cómo logra usted equilibrar la producción de sus P/S, si tiene un porcentaje de inasistencia considerable ?. Cómo logra usted equilibrar la producción de sus P7S, si tiene un porcentaje alto de rotación de personal ?. Si en su organización progresivamente se vienen observando aumento de costos en los diferentes departamentos, que acciones inmediatas aplicaría usted para comprender y mitigar su crecimiento ?.
  • 23. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS LOS EXCESOS DE CAPACIDAD INSTALADA  Se  origina  en  una  falta  de  sincronización  entre  la  infraestructura  empleada y el nivel de producción y ventas de la empresa. La  capacidad  instalada,  está  compuesta  por  los  recursos  físicos  y  tecnológicos y humanos, propios o contratados, que están disponibles  para la realización de los procesos de la empresa. Estos  excesos  pueden  ser  temporales  o  permanentes,  en  ambos  casos  es  importante  determinar  cuál  es  el  exceso  de  la  capacidad  instalada. Sea temporal o permanente, no es posible asignar dicho    costo a las unidades corrientes de producción, ya  que  esto  lo  volvería  poco competitiva en el mercado. Es necesario, en este caso, identificar dónde y cuánto vale el exceso  de capacidad instalada, y manejarlo como tal, no como un costo más,  para poder ejercer acciones correctivas.
  • 24. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS LA DEBILIDAD EN PROCESOS Y TECNOLOGÍA Aún  sin  existir  excesos  de  capacidad  instalada,  puede  presentarse  debilidad en los procesos, o tecnologías empleadas, considerando en  ellos,  desde  el  diseño  de  los  producto,  el  uso  de  materias  primas  y  suministros  adecuados,  el  empleo  de  equipos  apropiados,  flujos  de  producción  regularizados,  hasta  sistemas  de  almacenamiento  y  despacho idóneos. Con frecuencia la falta de buenos procesos y tecnología, se traduce  en  desperdicios,  tiempos  muertos,  re  procesos  y  extra  costos,  por  consumos excesivos, despachos inoportunos, excesos de inventarios,  problemas logísticos, etc.   Se  requiere  distinguir  el  origen  del  extra  costo,  originados  en  un  exceso  de  capacidad  instalada,  frente  a  una  debilidad  en  procesos  y  tecnología,  dado  que  el  tratamiento  de  éstas  dos  enfermedades  es  diferente;  En  el  primer  caso,  el  exceso  de  capacidad  se  supera  con  nueva  producción  o  se  desmonta,  en  el  segundo,  se  requiere  una  normalización y tecnificación de los procesos.
  • 25. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS ALTOS COSTOS DE ADQUISICIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS Con  frecuencia  nos  enfrentamos  a  otro  fenómeno  diferente,  el  de  tener costos de manufactura o producción de servicios altos, frente a  las  ventas,  debido  a  los  elevados  precios  de  adquisición  de  las  materias primas o los diferentes bienes o servicios empleados en los  procesos  administrativos,  comerciales,  producción  u  operación,  y  por  tanto, la formación de los costos es esencialmente “cara”. Este es un problema diferente y exigirá el rediseño del producto con  insumos  más  baratos,  o  modificar  la  estructura  de  precios  de  venta,  para absorber los mayores costos, siempre que el mercado lo permita.
  • 26. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS ALTOS COSTOS FINANCIEROS En  ocasiones,  las  causas  de  los  mayores  costos se encuentran  en  las necesidades del flujo de caja, o el exceso de activos corrientes o  fijos ,  sin  la  estructura  de  financiación  adecuada,  los  cuales  pueden  conducir a tener costos financieros altos frente a las ventas. Si  es  así,  hay  que  revisar  en  las  erogaciones  el  moto  de  la  deuda  financiera, y sus correspondientes tasas de interés. La única forma de tener costos financieros racionales, en términos   de  respectivo  mercado,  es  disponer  de  mayor  solvencia,  vía  capitalización o retención de utilidades.
  • 27. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS CURVA DE APRENDIZAJE NO DESARROLLADA Otra  de  las  razones  que  puede  ocasionar altos costos en  una  empresa,  se  presenta  con  a  introducción de nuevas tecnologías, cambios en los patrones de conocimiento en la organización, nuevos productos o fenómenos de rotación frecuente del personal, casos en  los cuales, si no se ha desarrollado el suficiente aprendizaje frente a la nueva condición, se pueden cometer errores, tiempos muertos, re procesos, etc.  Debido  a  la  curva  de  experiencia  de  las  personas. Esto es natural en un período de adaptación a los cambios, lo que n o  es  viable  pensar,  es  que  no  se  desarrolle  el  aprendizaje  en  un  tiempo prudencial y las cosas sigan igual.
  • 28. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS DIVERSIDAD DE PRODUCTOS NO SINÉRGICOS EN SU DISEÑO,                                                                                                                                                                                             PRODUCCIÓN, VENTA Y LOGÍSTICA A  veces las  cosas  se  complican  por  tener  una  diversidad  de  productos, estructuras de funcionamiento, inversiones, frentes diversos  de  atención  comercial  o  logística,  diversificaciones  empresariales  que  vuelven  complejo  el  manejo  y,  en  ocasiones  producen  un  encarecimiento  de  todos  los  negocios  los  cuales,  observados  individualmente parecen mejores vistos en su conjunto. En  este  caso  se  impone  el  famoso  “divide  y  vencerás”,  examinando  las líneas que tengan continuidad o generen sinergia para preservarlas   en forma asilada de otras que no lo son.  
  • 29. PROBLEMAS MAS FRECUENTES EN EL MANEJO DE LOS COSTOS LA MOTIVACIÓN DE LOS EMPLEADOS Y SU SENTIDO DE  PERTENENCIA   Con  frecuencia  encontramos  organizaciones  donde  son    evidentes  las razones de sus altos costos, pero si es evidente que no son lo que  deben ser. La causa es que hay apatía, falta      de compromiso y desmotivación del personal. Si  es  así  independientemente  de  que  o  cuál  es  la  causa  que  los  origine,  los  costos  tenderán  a  comportarse  más  allá  de  lo  “normal”  en  toda  organización. Esta es una reacción humana normal, pero altamente  lesiva a los buenos resultados y requiere de una acción inmediata.  
  • 30. ANÁLISIS Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Cuales son hasta el momento los problemas más frecuentes en cuanto al manejo de los costos ? Que acciones a llevado a cabo para disminuir problemas relacionados con los costos ? Los posibles problemas con el manejo de los costos, son de un área específica, o se trasladan a toda la cadena de procesos ? Existe en su área de trabajo, algún plan estratégico para el mejoramiento de los costos, sin sacrificar la calidad de los productos o servicios ?.
  • 31. TÉCNICAS DE ANÁLISIS ¿Qué es? El Análisis Costo / Beneficio es el proceso de colocar cifras en  dólares en los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al  utilizarlo,  podemos  estimar  el  impacto  financiero  acumulado  de  lo que queremos lograr. ¿Cuándo se utiliza? Se  debe  utilizar  el  Análisis  Costo  /  Beneficio  al  comparar  los  costos y beneficios de las diferentes decisiones. Un Análisis de  Costo  / Beneficio  por  si  solo  puede  no  ser una  guía clara  para  tomar una buena decisión. Existen otros puntos que deben ser  tomados en cuenta, ej. la moral de los empleados, la seguridad,  las obligaciones legales y la satisfacción del cliente.
  • 32. TÉCNICAS DE ANÁLISIS TECNICAS DE ANÁLISIS DE COSTOS / BENEFICIO  1. ¿Para qué sirve?  La  técnica  de  Análisis  de  Costo/Beneficio,  tiene  como  objetivo  fundamental proporcionar una medida de la rentabilidad de un proyecto  o  actividad,  mediante  la  comparación  de  los  costos  previstos  con  los  beneficios esperados en la realización del mismo.  Esta técnica se debe utilizar al comparar desempeño para la toma de  decisiones.  Un análisis Costo/Beneficio por si solo no es una guía clara para tomar  una  buena  decisión.  Existen  otros  puntos  que  deben  ser  tomados  en  cuenta,  ej.  La  moral  de  los  empleados,  la  seguridad,  las  obligaciones  legales y la satisfacción del cliente.  El  análisis  Costo-Beneficio,  permite  definir  la  factibilidad  de  las  alternativas planteadas o de un proyecto a ser desarrollado.  La utilidad de la presente técnica es la siguiente: •  Para  valorar  la  necesidad  y  oportunidad  de  la  realización  de  un  proyecto. • Para seleccionar la alternativa más beneficiosa de un proyecto. •  Para  estimar  adecuadamente  los  recursos  económicos  necesarios,  en el plazo de realización de un proyecto.
  • 33. TÉCNICAS DE ANÁLISIS TECNICAS DE ANÁLISIS DE COSTOS / BENEFICIO 2. ¿Cómo se elabora? El análisis Costo/Beneficio involucra los siguientes 6 pasos: 1.Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores importantes relacionados con cada una de sus decisiones. 2. Elaborar dos listas, la primera con los requerimientos para implantar el proyecto y la segunda con los beneficios que traerá el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir, se pueden medir en alguna unidad económica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles y no tangibles, es decir pueden darse en forma objetiva o subjetiva. 3. Determinar los costos relacionados con cada factor. Algunos costos como la mano de obra, serán exactos mientras que otros deberán ser estimados. 4. Sumar los costos totales para cada decisión propuesta. 5. Determinar los beneficios en alguna unidad económica para cada decisión. 6. Poner las cifras de los costos y beneficios totales en una forma de relación donde los beneficios son el numerador y los costos son el denominador. BENEFICIOS COSTOS 7. Comparar las relaciones Beneficios a costos para las diferentes decisiones propuestas. La mejor solución, en términos financieros, es aquélla con la relación más alta.
  • 34. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Ejemplo: Análisis Costo / Beneficio La directiva de una empresa, decidió hacer esfuerzos para aumentar las ventas. Incorporando un nuevo producto a la línea de producción. El nuevo producto consiste en un tipo de envoltura impermeable y moldeable, novedosa en el mercado. Requiere la contratación de un especialista. El análisis de costo/beneficio para el primer año es el siguiente. COSTOS ESPECIALISTA SALARIO ANUAL BENEFICIOS MEJORAR EL NEGOCIO 40.000 $ DE NUEVOS CLIENTES TRADICIONALES 200.000 $ COMISIÓN DEL HAED HUNTER 5.000 $ DE NUEVOS CLIENTES NO TRADICIONALES 100.000 $ TRANSPORTE DESDE EUROPA 5.000 $ DE NUEVOS CLIENTES TRADICIONALES QUE COMPRARAN MÁS 100.000 $ ASISTENTE DEL ESPECIALISTA 25.000 $ BENEFICIOS TOTALES 400.000 $ ENTRENAMIENTO PUBLICIDAD DEL NUEVO PRODUCTO 6.000 $ 10.000$ PERDIDA DE CLIENTES 200.000 $ COSTOS TOTALES 291.000 $
  • 35. TÉCNICAS DE ANÁLISIS El análisis hizo que el equipo hiciera una pausa para pensar, los cálculos demostraron un beneficio substancial para el primer año de (190.000$), sin embargo, la relación de beneficios a costos era de 1.37$ de retorno por cada dólar invertido (400.000 $ / 291.000 $). Este sería un retorno positivo. Pero ¿ valía la pena el esfuerzo que este gran cambio implicaba para la organización?. ¿Qué haría usted si fuera parte del equipo? ¿Qué otros aspectos analizaría? ¿A quién más involucraría ? ¿Recomendaría usted esta inversión a la junta directiva ? ¿De ser cierta, porqué ?
  • 36. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Recomendaciones para la Construcción/Interpretación Aunque es deseable que los beneficios sean mas grandes que los costos, no existe una respuesta única de cuál es la relación ideal de beneficio a costos. Los beneficios como la moral de los empleados, las responsabilidades legales, y la seguridad, pueden ser beneficios escondidos que no son evidentes en el análisis original. Relación con otras herramientas PUNTO DE EQUILIBRIO BREAKEVEN POINT (BP) Observar el punto de equilibrio para realizar un esfuerzo por mejorar, es una de las formas más sencillas de hacer un análisis de Costo/Beneficio. El punto de equilibrio es el tiempo que tomaría para que el total de los ingresos incrementados y/o reducción de gastos sea igual al costo total. Sin embargo, no toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Ejemplo: Un esfuerzo por mejorar una actividad en la línea de producción u operaciones diarias, tiene un costo anual de 65.000$, y se espera que genere 80.000$ en ingresos en el primer año. Determinar el punto de equilibrio. Costo:______________ Ingresos Incrementados totales y/o reducción de gastos:_____________ PE= (Costo / Ingresos Incrementados) x 12 El punto de equilibrio es:__________ Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
  • 37. TÉCNICAS DE ANÁLISIS PERÍODO DE DEVOLUCIÓN PAYBACK PERIOD EXERCISE Período de devolución (Payback Period)es el tiempo requerido para recuperar el monto inicial de una inversión de capital. Este método calcula la cantidad de tiempo que se tomaría para lograr un flujo de caja positivo igual a la inversión total. Toma en cuenta beneficios, tales como el valor asegurado. Este método indica esencialmente La Liquidez del Esfuerzo por Mejorar un Proceso en lugar de su Rentabilidad. Al igual que el análisis del Punto de Equilibrio, el análisis del período de devolución no tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo. En nuestro ejemplo anterior, el esfuerzo por mejorar tiene un costo anual de 65.000$, y se espera que genere 80.000$ en ingresos en el primer año. Adicionalmente, el esfuerzo por mejorar tiene un valor asegurado de 5.000$ Determinar el período de Devolución Determinar el punto de equilibrio. Costo:____________ Valor Asegurado: __________ Total Ingresos Incrementados :_____________ PE= [(Costo - Valor Asegurado)/ Total Ingresos Incrementados x 12 El período de devolución es:__________ Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
  • 38. TÉCNICAS DE ANÁLISIS VALOR PRESENTE NETO NET PRESENT VALUE (NPV) El NPV representa el Valor Presente (VP) de los flujos salientes de caja menos la cantidad de la inversión inicial (I) Simplemente: NPV = PV – I El valor presente del flujo de caja futuro es calculado utilizando el costo del capital como un factor de descuento. El propósito del factor de descuento es convertir el valor futuro del dinero en valor presente (dólares futuros a dólares presentes) y se expresa como 1 + la tasa de interés (I) Para ampliar nuestro ejemplo e incluir el factor de descuento, seguimos con a inversión de 65.000$ con un valor asegurado de 5.000$ produciendo ingresos anuales de 80.000$ Ahora sumamos el hecho de que la compañía utiliza una tasa de interés del 20% como un factor de descuento. Con una tasa de interés de 20%, el factor de descuento es de (1 + I). El factor de descuento puede expresarse como ( 1 + .20) o como 1.2 Determinar el NPV Ingresos: ______, Valor Asegurado: __________ Factor de Descuento: _____________ Inversión: _____________ PV = (Ingresos + Valor Asegurado) / (Factor de Descuento) NPV = PV – Inversión (I) El NPV es: _____________ Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
  • 39. TÉCNICAS DE ANÁLISIS TASA INTERNA DE RETORNO INTERNAL RATE OF RETURN (IRR) La tasa Interna de retorno, es la tasa de interés que hace la ecuación de la inversión Inicial (I) con el valor presente (PV) de los futuros flujos de caja entrantes. Esto es, a la Tasa Interna de Retorno, I = PV o NPV = 0 En nuestro Ejemplo, la compañía ha determinado que su costo de capital es del 20%, por lo tanto, cualquier esfuerzo por mejorar un proyecto o procesos deberá exceder esta tasa difícil si se quiere considerar. Utilizando nuestro mismo ejemplo, seguimos con una inversión de 65.000$, con un valor asegurado de 5.000$ produciendo unos ingresos anuales de 80.000 El resultado del Análisis del Punto de Equilibrio , del Periodo de Devolución, y el Caculo del Valor Presente Neto, indicarían que este esfuerzo por mejorar es aceptable desde un punto de vista financiero. Cuando se calcula el IRR, el NPV se fija en cero y se resuelve para un interés (I). En ese caso, el factor de descuento es (1 + I), ya que no conocemos el interés verdadero, solamente conocemos el interés deseado. Determinar el IRR. NPV: ___________ Ingresos: __________ Valor Asegurado: __________ Factor de Descuento: :________ Inversión: ____________ Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
  • 40. TÉCNICAS DE ANÁLISIS TASA INTERNA DE RETORNO INTERNAL RATE OF RETURN (IRR) Formula: PV = ( Ingresos + Valor Asegurado ) / ( Factor de Descuento) NPV = PV – Inversión (I) Para Calcular el IRR, llevar la formula del NPV a cero y resolver para un interés (I) La IRR es : ______________________ Después de calcular el IRR para este esfuerzo por mejorar un procesos y utilizar el 20% como tasa. ¿ Este esfuerzo por mejorar será aceptado o Rechazado, desde una posición financiera ? Y ¿Porque ? Que análisis ejecutaría usted, una vez alcanzado el resultado ?.
  • 42. TÉCNICAS DE ANÁLISIS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Por favor indique hasta la fecha, qué técnicas de análisis utiliza en su gestión de costos?. Dentro del análisis que realiza, pone en práctica alguna de las siguientes técnicas:  Punto de Equilibrio  Período de Devolución  Valor Presente Neto  Tasa Interna de Retorno Hasta ahora que es lo que considera que debe mejorar o cambiar en su procesos de análisis, le falta algo ?.
  • 43. COSTO ESTÁNDAR Los Costos Estándar se desarrollan en base a los costos directos e indirectos presupuestados. El Costo Estándar es una medida de que tanto debe costar producir o entregar una unidad de producto o servicio. El Costo Estándar de un producto esta hecho de los costos de los componentes requeridos para producir dicho producto. Por ejemplo, el costo estándar de una chaqueta de piel incluye:  Costo de Materiales (piel, cierre, botones, etc.)  Costo de Mano de Obra (el tiempo requerido para cortar el diseño, coserlo, etc. a la tarifa de producción de los empleados que influyen en el proceso)  Costos indirectos o de fabricación relacionados al producto (depreciación de la maquina cortadora de piel, electricidad, renta de la fabrica, etc.). Una vez que el costo estándar es establecido, este provee las bases para la toma de decisiones, para analizar y controlar los costos, y para medir el inventario y el costo de los bienes. Los costos estándar sirven como punto de referencia contra el cual los costos actuales son comparados. A las diferencias entre los costos actuales y los costos estándar se les llama varianzas. Los costos actuales pueden diferir de los costos estándar debido a diferencias en el precio, diferencias en cantidad, errores, u otras condiciones poco ideales. Determinar las razones de las varianzas puede sugerir una acción correctiva o demostrar que los productos están costando actualmente mas o menos que lo anticipado.
  • 44. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES COSTOS DIRECTOS Los costos directos, como el material y la mano de obra, son los costos que pueden ser específicamente atribuidos a una unidad de productos. El costo estándar para los costos directos de un producto involucra dos componentes: el componente precio y el componente cantidad. El costo estándar para una unidad de producción se calcula multiplicando la cantidad estándar a ser usada por el precio estándar por unidad de medida. Ejemplo: Asuma que nuestra chaqueta de piel contiene un promedio de 2 metros de piel con un costo de $16.00 por metro, un zipper con un costo de $5.00 por metro y dos botones con un costo de $0.50 cada uno. Basándonos en un estudio de tiempo hecho recientemente por la administración, una chaqueta requiere un promedio de 5 horas de tiempo dedicado de un empleado para producirse. A los trabajadores de producción se les paga en promedio a $10 la hora de trabajo, incluyendo los beneficios. El costo estándar para los costos directos (el de los indirectos se vera mas adelante en esta sección) será el siguiente:
  • 45. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES COSTO x PRECIO = CANTIDAD ESTANDAR MATERIALES PIEL ZIPPER BOTONES COSTOS TOTAL DE MATERIAL COSTO DE MANO DE OBRA COSTO DIRECTO TOTAL 2 METROS X 16.00 $ 1 ZIPPER X 5.00 $ 2 BOTONES X 0.50 $ 5 HORAS X 10.00 $ 32.00 $ 5.00 $ 1.00 $ 38.00 $ 50.00 $ 88.00 $
  • 46. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES A lo largo del año, nuestra compañía de chaquetas de piel comprara piel, zippers y botones, y también contratara y les pagara a los empleados de producción. Pero que pasaría. 1) si la compañía encontrara piel a un precio mas barato con un nuevo proveedor, el cual le esta ofreciendo un descuento. 2) una maquina nueva ha sido adquirida por la compañía para minimizar la cantidad de material requerida por cada chaqueta reduciendo el scrap del material. 3) debido a una orden muy especial, la compañía tuvo que pedir a sus trabajadores que la produjeran en horas extra, las cuales deben ser pagadas a tiempo y medio de la tarifa normal, es decir al 150%. 4) la nueva maquina mejoro la productividad, y ahora se usan solo 4.6 horas para producir una chaqueta. Dichas diferencias darán lugar a variaciones entre el costo actual y los costos estándar presupuestados de la siguiente forma:
  • 47. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES COSTO x PRECIO = CANTIDAD ESTANDAR MATERIALES PIEL ZIPPER BOTONES COSTOS TOTAL DE MATERIAL COSTO DE MANO DE OBRA COSTO DIRECTO TOTAL 1.5 METROS X 12.00 $ 1 ZIPPER X 5.00 $ 2 BOTONES X 0.50 $ 4.6 HORAS X 15.00 $ 18.00 $ 5.00 $ 1.00 $ 24.00 $ 69.00 $ 93.00 $ Ahora es fácil ver como ahora las chaquetas costaron $5.00 mas que lo que se había presupuestado. Para entender una varianza o variación, esta debe ser analizada y quebrada en sus partes que la componen. El análisis de una varianza en materiales seria:
  • 48. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES COSTO x PRECIO = TOTAL MATERIALES PIEL PRESUPUESTO ACTUAL VARIANZA EN MATERIAL VARIANZA EN PRECIO VARIANZA EN CANTIDAD VARIANZA EN MATERIAL 2 METROS X 16.00$ 1.5 METROS X 12.00$ (16..00$ - 12.00$) X 1.5 METROS (2.0 - 1.5) X 16.00$ 32.00 $ 18.00$ 14.00 $ FAVORABLE 6.00% FAVORABLE 8.00 $ FAVORABLE 14.00 $ FAVORABLE El análisis de una varianza en mano de obra seria el siguiente:
  • 49. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES MANO DE OBRA PRESUPUESTO ACTUAL COSTO x PRECIO = TOTAL 5 HORAS X 10.00 $ 4.6 METROS X 15.00 $ VARIANZA EN MANO DE OBRA VARIANZA EN PRECIO VARIANZA EN CANTIDAD VARIANZA EN MANO DE OBRA 50.00 $ 69.00$ 19.00 $ DESFAVORABLE (10.00$ - 15.00$) X 4.6 METROS (5.0 - 4.6) X 10.00$ 23.00 $ DESFAVORABLE 4.00 $ FAVORABLE 19.00 $ DESFAVORABLE
  • 50. COSTO ESTÁNDAR, LOS ANÁLISIS DE DESVIACIONES COSTO ESTANDAR COSTO ACTUAL VARIANZA TOTAL 88.00$ 93.00$ 5.00$ DESFAVORABLE VARIANZA DE MATERIALES VARIANZA DE MANO DE OBRA VARIANZA TOTAL 14.00 $ 19.00$ 5.00$ DESFAVORABLE Las formulas para analizar varianzas pueden ser expresadas de la siguiente forma: VARIANZA EN PRECIO VARIANZA EN CANTIDAD VARIANZA TOTAL (PE -PA) X CA (CS -CA) X PE (PE X CE) - (PA X CA) DONDE PE = PRECIO ESTANDAR PA= PRECIO ACTUAL CE = CANTIDAD ESTANDAR CA = CANTIDAD ACTUAL
  • 51. GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS ASPECTOS GENERALES DE ACTIVIDADES BASADAS EN COSTO: Reconoce la existencia de distintos niveles de COSTOS y actividades Agrupa los COSTOS en categorías diferenciadas. Usa múltiples inductores de costo para imputar el costo a los distintos productos/servicios. El método ABC se centra en la imputación de COSTOS a los productos y servicios basándose en las actividades usadas para producir, desarrollar y distribuir los mismos . MÉTODO DEL ABC El sistema de imputación de COSTOS basado en actividades (ABC) localiza los COSTOS indirectos a través de la identificación de múltiples actividades, asignándolos posteriormente a los productos mediante el empleo de inductores de costo. En este método, una actividad se define como cualquier evento, acción, transacción o secuencia de trabajo que implique la incurrencia del costo en la fabricación del producto o la prestación del servicio. Un inductor de costo es cualquier factor que tiene un efecto directo causa/efecto con el consumo de recursos.
  • 52. GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS  El ABC imputa en primer lugar los COSTOS a las actividades, trasladándose después a los productos en función del uso que cada producto hace de las mismas.  Razonamiento subyacente: los productos consumen actividades, las actividades consumen recursos. El sistema ABC sigue un proceso de dos etapas para la asignación de COSTOS indirectos a los productos Primera etapa Identificar actividades relevantes y asignar los COSTOS indirectos a cada actividad en proporción al empleo de los recursos.. Segunda etapa Identificar inductores de costo apropiados para cada actividad e imputar los COSTOS indirectos a los productos
  • 53. GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS SELECCIÓN DE INDUCTORES DE COSTO Una vez que los COSTOS han sido imputados a las distintas actividades se hace necesario seleccionar el inductor o inductores de costo para cada una de ellas. Para poder calcular COSTOS del producto próximos a la realidad se hace necesario seleccionar inductores que presenten un elevado grado de relación con el consumo de recursos en la actividad analizada. Ejemplo: ACTIVIDADES Arranque de máquina Maquinado Inspección INDUCTORES DE COSTO No. de Arranques Horas – Máquina No de Inspecciones USO ESPERADO DEL INDUCTOR POR ACTIVIDAD 1.500 arranques 50.000 horas de máquina 2.000 inspecciones
  • 54. GESTIÓN TÁCTICA DE COSTOS FASES Y ETAPAS DEL MODELO ABC FASES ETAPAS Localización de los costos indirectos en los centros DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LAS ACTIVIDADES DE CADA CENTRO Identificación de actividades Elección de costos – drivers o generadores de costos Reclasificación de actividades Reparto de costos entre las actividades Cálculo del costo de los generadores de costos DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LOS PRODUCTOS Asignación de los costos de las actividades a los productos Asignación de los costos directos a los productos
  • 55. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Nuevos paradigmas de producción  “Su misión principal es hacer más competitivo un producto al tener un bajo costo de fabricación, al ser entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en la operación o al dar la solución a un problema específico del cliente” la incorporación de procesos de manufactura integrados a la computadora ha cambiado la estructura de costos, al incrementar los costos indirectos de fabricación por el aumento de la inversión en maquinaria y equipos
  • 56. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Análisis y gestión estratégica de costos La gestión estratégica de costos consiste en ver a las distintas actividades que componen la cadena de valor de la empresa desde una perspectiva global y continua, que sirve para encaminar las capacidades internas de la empresa y proyectarlas sobre el entorno externo, procurando información para la aplicación prolongada de las actividades empresariales. Se utiliza para desarrollar ventajas competitivas sostenibles, mejorar la calidad de los productos y la eficiencia de los procesos, de ahí que los costos se hayan convertido en un instrumento de decisión estratégica
  • 57. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS El primer objetivo de la gestión estratégica de costos es “organizar la información para que la empresa mantenga la competitividad, logrando la mejora continua de productos y servicios de alta calidad que satisfagan a los clientes y a los consumidores al menor precio”. Tal objetivo se consigue a través del diseño y la aplicación constante de una combinación productiva o cadena de valor de todas las funciones que añaden valor a los productos y servicios de una empresa. La expresión estrategia empresarial se vincula de alguna manera con otras muy utilizadas actualmente, como las de calidad total, competitividad, justo a tiempo, reingeniería, subcontrataciones (Outsourcing), alianzas de empresas (Joint Venture), etc. Conceptos muy relacionados a su vez con productividad, rentabilidad, reestructuración, reorganización, entre otros
  • 58. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Tres estrategias para realizar una gestión efectiva, relacionadas directamente con la gestión estratégica de costos: Liderazgo en costos, el cual se logra aprovechando al máximo las economías de escala y minimizando los costos. Diferenciación del producto o servicio, en este caso el producto o servicio debe presentar características que lo hagan percibir en el mercado como único. Segmentación de la demanda, a través de líneas de productos, zonas comerciales, agrupamiento de clientes, etc.
  • 59. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Análisis de la Cadena de Valor. Cada empresa tiene su cadena de valor. Esta cadena de valor muestra su posición de mercado, sus opciones estratégicas y las fuerzas competitivas que existen en el mercado que atiende. “Una cadena de valor es un conjunto vinculado de las actividades que crean valor y que conducen desde las fuentes de los materiales directos hasta el uso final de los productos o servicios producidos”. Se usa para desarrollar estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible, para lo cual es necesario establecer un conjunto de impulsores de costos que permitan comprender la compleja interrelación de las actividades que componen esta cadena de valor. Una empresa puede competir y ser exitosa, llevando una administración basada en reportes de cada una de las actividades que integran la cadena de valor, desde el diseño del producto hasta el servicio postventa de su producto, de tal manera que teniendo muy clara esta actividad, se proceda a costear cada una de ellas y determinar el valor que le asigna el cliente a cada una de las actividades.
  • 60. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Los administradores usan la cadena de valor como una forma de analizar y detallar las actividades estratégicas para entender el comportamiento de los costos. El análisis de la cadena de valor de una empresa es sólo una parte de la cadena general de las actividades que crean valor. El punto de partida para el análisis de costos es definir la cadena de valor de la empresa y asignar los costos y activos a la actividad de valor. Estas actividades son los bloques de construcción con los cuales una empresa crea un producto que tiene valor para los compradores.
  • 61. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS Análisis de los causales o generadores de costos. Los causales de costos Son los factores que provocan la ocurrencia de un costo. Un adecuado análisis de los causales de costos posibilita la adopción de cursos de acción que permiten reducir los costos que van desde el diseño hasta la distribución de los productos. Algunos de los factores que impulsan o causan costos, son: La cuantía de la inversión que se va a realizar El comportamiento de los costos La experiencia acumulada La extensión (grado de integración), tecnología, es decir, los métodos a ser utilizados en la cadena de valor, y la complejidad, o sea la amplitud de las líneas de productos ofrecidos a los clientes
  • 62. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MEJORAS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Mencione al menos tres (3) mejoras que a incorporado a su gestión de costos el último año. Cómo ha sido su desempeño de las mismas en su gestión ?. La administración y gestión de los costos en su unidad, se basa en algunas estrategias, de ser cierto, por favor compártalas con el equipo.
  • 63. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN EL PRESUPUESTO BASE CERO. Su característica principal consiste en que se inicia la formulación de los presupuestos de gastos a partir de cero. Requiere por parte de cada responsable de los centros de gastos, la justificación de la necesidad y conveniencia de cada partida presupuestaria, determinando, si ello es posible, su rentabilidad específica. Hay que demostrar en cada área específica de la empresa que el beneficio generado va a ser mayor que el coste incurrido.
  • 64. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN Esta técnica suele aplicarse a las áreas de finanzas, control, relaciones industriales, mercadotecnia, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo y otras similares, y no al ámbito de los factores productivos. Su filosofía supone la aplicación de técnicas administrativas y contables tales como: la administración por objetivos, la contabilidad por áreas de responsabilidad, la evaluación de la actuación o el análisis costebeneficio. Con su aplicación se obtienen ventajas tales como: la eliminación de actividades repetitivas e innecesarias, la ordenación de las tareas según su grado de importancia y la evaluación de opciones alternativas que permitan aumentar la economicidad.
  • 65. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN LAS ETAPAS PARA SU ELABORACIÓN SON: 1.- Establecer las bases de la planificación, teniendo en cuenta las restricciones de recursos humanos y económicos, así como el entorno económico de la empresa. 2.- Determinar los paquetes de decisión, o actividades diferenciadas por centros de responsabilidad o por la frecuencia de las operaciones realizadas. 3.- Análisis de las unidades de decisión o bases de la planificación, que implica el análisis de sensibilidad entre diferentes opciones, la selección de la opción mejor y el diseño de las herramientas cualitativas y cuantitativas de evaluación. 4.- Jerarquización de los paquetes de decisión, en función de su rentabilidad, nivel de riesgo o repercusión sobre la liquidez de la empresa. 5.- La elaboración del presupuesto anual, de acuerdo con el nivel de actividades a desarrollar, y su integración al presupuesto global. 6.- Control de resultados, mediante el seguimiento que permita corregir las desviaciones.
  • 66. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN HERRAMIENTAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN. EL PLANEAMIENTO, LOS PRESUPUESTOS Y EL CONTROL DE GESTIÓN El presupuesto resulta ser básicamente en su esencia una herramienta de planeamiento y de control, y como tal persigue: Planear y plantear objetivos: Las organizaciones en general se plantean objetivos y metas, siendo los presupuestos una ayuda para prever y determinar como se alcanzarán. Cumplimiento eficiente: Ayuda al control y seguimiento de los objetivos planteados. Control del cumplimiento: Control de los objetivos presupuestados validándolos con los datos reales incurridos, determinado los desvíos. Un planeamiento sin control no tiene sentido.
  • 67. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN HERRAMIENTAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN. EL PLANEAMIENTO, LOS PRESUPUESTOS Y EL CONTROL DE GESTIÓN El presupuesto resulta ser básicamente en su esencia una herramienta de planeamiento y de control, y como tal persigue: Acciones correctivas: El análisis de los desvíos permite al administrador tomar la decisión oportuna de corregir los objetivos presupuestados o tomar acciones rápidas para la concreción de las metas planteadas originalmente en el presupuesto. Siempre se tendrá en cuenta a la hora de planear un escenario presente y otro futuro, considerando la mejor combinación de los recursos, los esfuerzos y los resultados. Un presupuesto debe siempre poder cuantificarse, y por ello es expresado en números, posee una vigencia, límite, un alcance, normalmente denominado horizonte. Éste es el límite final del planeamiento. Al expresarse en números, un presupuesto debe ser preciso, por ello demanda siempre un esfuerzo mayor en su formulación.
  • 68. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN Dentro de los Presupuestos Finales podemos encontrar por lo menos 3: Presupuesto económico: Determina los resultados durante los períodos proyectados (Ganancia o Pérdida). Presupuesto financiero: Flujo de fondos necesarios para cumplir con los objetivos establecidos. Balance general proyectado: Refleja la situación patrimonial (activo, pasivo y patrimonio neto) en distintos momentos. Entonces el presupuesto permite: Controlar los ingresos y egresos de fondos, ganancias y pérdidas, y sus interrelaciones. Conocer la gestión a priori. Establecer un orden administrativo Establecer los resultados que se obtendrán. Conocer los recursos que se van a utilizar y dónde se destinarán.
  • 69. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN Al presupuestar además se tendrán en cuenta factores que son externos a la organización y que la afectan como ser la situación económica actual y futura, clima, factores regionales, etc. Cabe mencionar que existen situaciones que dificultan la implementación de un sistema presupuestario, como ser el gran esfuerzo administrativo, la resistencia al cambio, dedicación parcial, creer que un presupuesto crea una mayor burocracia. También hay que considerar que no resulta práctico la realización de un presupuesto excesivamente detallado y complejo, o presupuestar de más por las dudas o de menos, como así también su realización inoportuna (ni con mucha antelación, ni demasiado cercana), impidiendo ser analizados con tiempo por la dirección, depurar sus errores, corregirlo y reformularlo.
  • 70. PRESUPUESTOS: LAS RESPONSABILIDADES Y LA GESTIÓN El control Presupuestario, simplemente es la comparación entre lo presupuestado con la realidad. La oportunidad del mismo determinará el grado de eficiencia y utilidad. Etapas del control presupuestario: Comparación del presupuesto con la realidad. Determinación de los desvíos. Análisis de los desvíos. Acciones correctivas. Control de Gestión El control de gestión se encuentra asociado al nivel directivo, y debe ser ejercido por la dirección general. En tal sentido el presupuesto le servirá a la dirección para evaluar la marcha de los negocios de la organización. Comparando la realidad con el presupuesto, surge el control presupuestario, resultado ser un importante instrumento
  • 71. INDICADORES El indicador es un dato cuantitativo y/o cualitativo obtenido de una operación matemática y/o lógica, que resume la situación, evolución, presentación del estado en que se encuentra algo, siendo ese algo, para el análisis financiero de costos de una empresa, el resumen de alguna parte y/o de un todo, de la situación económica, financiera y/o logística de su proceso productivo. El indicador permite al usuario sensibilizarse sobre la situación señalada, para proceder y tomar decisiones. Los indicadores cuantitativos son aquellos que básicamente representan datos monetarios, como el costo unitario, la utilidad por producto, el valor de venta por producto, el margen de contribución, el margen de rentabilidad e ingresos totales, entre otros. Los indicadores cualitativos son aquellos que están planteados en un calificativo porcentual o en una escala representativa, que requieren una conceptualización o revelación explicativa.
  • 72. INDICADORES Para organizar los indicadores se debe proponer los siguientes elementos: 1.Niveles de referencia, 2. Responsabilidad, 3. Puntos de lectura e instrumentos, 4. Periodicidad, 5. Sistema de información, 6. Consideración de gestión. 1. Niveles de referencia: La medición de algo, generalmente se realiza por medio de un referente de comparación, el cual nos permite definir y establecer la situación en que se encuentra un indicador. 2. Responsabilidad: Quién debe ser responsable de la actuación del indicador. 3. Puntos de lectura e instrumentos: Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras, y los instrumentos. 4. Periodicidad: Frecuencia con que se debe realizar la medición de los indicadores. 5. Sistemas de información: Reconocer en qué puntos del sistema de información que se está realizando debe planearse, diseñarse, registrarse, medirse, calcularse, entregarse, archivarse. 6. Consideraciones de gestión: Se debe guardar una bitácora sobre los indicadores.
  • 73. INDICADORES Los indicadores tienen algunas características importantes Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo. Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo, por medio del control continuo. Principales funciones de los indicadores Apoyar y facilitar los procesos de toma de decisiones Controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables. Racionalizar el uso de la información. Servir de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la organización. Servir de base para el desarrollo de sistemas de remuneración e incentivos. Servir de base para la comprensión de la evolución, situación actual y futura de la organización. Propiciar la participación de las personas en la gestión de la organización
  • 74. INDICADORES Atributos a tener en cuenta para la información Exactitud: La información debe presentar la situación o el estado como realmente es. Forma: Puede ser cuantitativa, cualitativa, numérica o gráfica, impresa o visualizada, resumida y detallada. Frecuencia: Medida de cuán a menudo se requiere, se produce o se analiza. Extensión: Es el alcance en término de cobertura del área de interés. Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organización. Fundamental que la fuente que la genera sea la correcta. Temporalidad: La información puede hablarnos del pasado, de lo actual o de las actividades o eventos futuros. Relevancia: La información es relevante si es necesaria para una situación particular. Integridad: La exactitud proporciona un panorama integral de lo que necesita saber sobre una situación determinada. Oportunidad: La información debe estar disponible y actualizada cuando se necesita.
  • 75. INDICADORES Objetivo de los indicadores Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Utilidad de los indicadores Estandariza las actividades logísticas. Medición de los procesos y actividades. Proyección y evaluación de logros y metas Identificación para mejoras internas. Dinamizador de los procesos logísticos de mercancías mediante la interrelación de las actividades internas. Planificador, control, evaluador de las actividades comerciales. Representación de la realidad empresarial Medición de la capacidad real Medición de la capacidad instalada
  • 76. INDICADORES Costos Logísticos Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: Gestión del Suministro Almacenamiento Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente Transporte y Distribución Planeación y Gestión del Inventario Costos ocultos Obsolescencia Devoluciones Diferencias de Cantidades Inventariadas (Errores y/o hurtos) Deterioros y daños Retrasos despachos Rotura de stock No existencia en el momento de Despachar. valor ventas no realizadas Perdida de imagen favorece la competencia Costos asociados a las Cantidades pedidas Impuestos y seguros Riesgo de perdida dado por robo Costo de oportunidad Costo de colocar ordenes Selección del proveedor, seguimiento, y otros Contactos Recolección y pago de facturas Recibo , inspección y manejo Preparación y manejo sobre documento Autorizado Costos integrales de Inventarios Costos de mantener el inventario (carryng Cost) Costos de oportunidad (financieros) Costos de manejo y manipulació n (dañ os y Deterioro) Costos de obsolescencia (dados de baja) Costos de perdidas y Faltantes (Robos)
  • 77. INDICADORES Costos en la Gestión de Inventarios Costo de escasez o costos de agotar existencias: Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una Costos en la Gestión de Inventarios venta perdida o como un pedido pendiente. En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trámite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la pérdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo. Costos Directo de Manipulación Salario personal Depreciación de equipos Arrendamiento de equipos Combustible y lubricantes Mantenimiento y repuestos Llantas Depreciación y reparación de estibas y canastas Multas, daños, robos Almacenamiento de Producto Terminado Costos Directos de Almacenamiento  Depreciación/arrendamiento de la bodega Mantenimiento de la bodega Depreciación de la estantería Financiamiento estantería Mantenimiento estantería Impuestos Seguros sobre la infraestructura Servicios públicos y seguridad
  • 78. INDICADORES Distribución de Indicadores de Gestión por Procesos INDICADOR DE UTILIZACION UTILIZACIÓN = CAPACIDAD UTILIZADA CAPACIDAD DISPONIBLE INDICADOR DE RENDIMIENTO RENDIMIENTO = NIVEL DE PRODUCCION REAL NIVEL DE PRODUCCION ESPERADA INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD PRODUCTIVIDAD = VALOR REAL DE LA PRODUCCION VALOR ESPERADO DE LA PRODUCCION
  • 79. INDICADORES Indicadores de Utilización Se definen como el “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD UTILIZADA Y LA DISPONIBLE” Indicadores de utilización para inventario • Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles. • Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos. Indicadores de Utilización • Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de productos. • Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que es posible manipular • horas de inventario real mercancía/horas programadas inventario. Indicadores de utilización para administración • Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles. • Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos. • Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos. • Horas dedicadas a responder reclamos/ horas Indicadores de Utilización disponibles.
  • 80. INDICADORES Indicadores de Productividad Indicadores de productividad para bodegas • Cajas despachadas / Horas de trabajo • Costo mercancía despachada / Personal bodega. • Valor del inventario / Área mt2 bodegas • Costo de bodega / Costo mercancía despachada • Costo distribución / Ventas totales Indicadores de Productividad Indicadores de productividad para transporte • Vehículos cargados/Horas de trabajo de carga. • Peso cargado/Horas de trabajo de carga. • Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga. • Tm x Km. transportadas/Horas de viaje. Indicadores de productividad para almacenamiento • Valor de los artículos recibidos/Horas de trabajo. • Peso manipulado en recepción y expedición/Horas de trabajo. • Pedidos servidos/Horas de trabajo. • Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo. Indicadores de Productividad • Grupos de productos previstos/Horas de trabajo. • Artículos previstos/Horas de trabajo. • Grupos de productos planeados/Horas de trabajo. • Artículos planeados/Horas de trabajo. • Transacciones de control de inventario/Horas de equipo. Indicadores de productividad para administración • Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo. • Pedidos introducidos/Día. • Líneas de artículos introducidas/Día. • Pedidos introducidos/Costos totales. • Líneas introducidas/Costos totales. Indicadores de Productividad • Valor de los pedidos introducidos/Costos totales. • Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo. • Preguntas de clientes atendidas/Costo de comunicación con clientes.
  • 81. MEDICIÓN DE INDICADORES Indicadores utilización para Bodegas Área utilizada / Área disponible Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepción Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle Indicadores de Rendimiento Usado para calcular, entre otros:  Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado. Nivel de la satisfacción del cliente. Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio. Indicadores de Rendimiento  Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido. Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's. La clave para esto son:  Tener predefinido de antemano un proceso de negocio. Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio. Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados Indicadores de Rendimiento  comparación con los objetivos. Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo
  • 82. INDICADORES EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Hasta ahora, los indicadores que maneja, son suficientes para su gestión de costos? Considera oportuno incorporar nuevos indicadores para la Gestión de Costos ? Considera que incorporar nuevos indicadores mejoraría sustancialmente su gestión, o considera que debe incorporar otros elementos ?. De ser cierta la pregunta anterior, que elementos incorporaría a su gestión de costos?. Que estrategia aplica para Incorporar nuevos indicadores ? Que estrategia aplica para Ajustar los Indicadores ? La organización de sus indicadores, toma en cuenta los siguientes aspectos ?:  Niveles de referencia, Responsabilidad, Puntos de lectura e instrumentos, Periodicidad, Sistema de información, Consideración de gestión. Puede afirmar o no, si sus indicadores de gestión cumplen con las siguientes funciones:  Apoyar y facilitar los procesos de toma de decisiones, Controlar la evolución de los principales procesos y variables. Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles para la organización. Sirve de base para la comprensión de la evolución, situación actual y futura de la organización. Propician la participación de las personas en la gestión de la organización.
  • 83. FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS Estrategias para Fortalecer la Estructura de Costos  Optimizamos nuestros procesos  Eliminando toda actividad que no genera valor para el cliente  Revisar el diseño de servicios, evaluarlos como un todo y tomar las decisiones implicando al cliente.  Evaluamos nuestra estructura de costos  Haciendo recortes en toda partida que no sea puramente imprescindible en el proceso productivo.  Uno de los primeros errores que solemos cometer, en el corto plazo, es deshacernos de las áreas que operan a largo plazo en nuestras empresas  Trabajo no suele afectar muy directamente al devenir de la cuenta de resultados del año  Marketing, Formación…etc, las actividades de apoyo según la cadena de procesos. Cómo Hacerlo ? DEFINIENDO QUE ALCANZAR MIDIENDO Y CUANTIFICANDO EL RENDIMIENTO ANALIZANDO LOS RESULTADOS vs LAS VARIABLES INTERPRETANDO LOS RESULTADOS Y MEJORANDOLOS VERIFICAR LOS RESULTADOS
  • 84. FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS  También nos encontramos con los auténticos núcleos de costo y que raramente solemos abordar con la debida contundencia: los costos indirectos. Esa legión de asesores, directivos y mandos intermedios, desarrolladores de negocio, responsables de canal… etc.  Su papel es absolutamente crítico… pero sólo si aportan de verdad valor.  Hacemos un análisis de cuales son las líneas de negocio, productos o servicios rentables… ¿pero en base a que?…¿al volumen que representan sobre la facturación? ¿A su rentabilidad bruta?.  Sin duda es importante tomar la decisión de eliminar los productos o servicios no rentables, pero no pensando sólo en la cuenta de explotación de éste año, porque sólo mantendríamos los productos estrella y vaca lechera… dejando de lado los productos incógnita, que son lo que realmente pueden ser las estrellas del futuro.  En cualquier caso, el mejor factor sobre el que comparar “peras con peras” cuando evaluamos nuestra cartera de productos o servicios es el margen de contribución.
  • 85. FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS  Al pensar deshacernos de los aspectos menos rentables de nuestro modelo de negocio, solemos olvidarnos de los clientes.  No todos los clientes son apropiados para nuestro negocio… ya sea por su alto índice de morosidad, porque nos obligan a reinventar la rueda cada vez, porque constantemente sus proyectos son poco rentables (si trabajamos por servicios).  Pero ¡cuidado! La rentabilidad del cliente se mide a largo plazo, no solo por proyecto o pedido. Por tanto, resulta clave en éste trabajo de revisión de los costos estructurales estudiar el valor del cliente y tomar las decisiones preceptivas.
  • 86. FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS SEPA QUE -El costo total de un producto se determina sumando lo siguiente: materia prima consumida, mano de obra directa y costos indirectos (materiales auxiliares, honorarios por servicios personales, energía, depreciación de activos, reparación, alquiler e impuestos). -Los costos generan ingresos cuando se comercializan los pro-ductos y al concluir la prestación de servicios. Los gastos se pagan con los ingresos que generan los costos. -Para medir el gasto en materia prima las empresas deben emitir hojas o formatos de control interno diseñados para satisfacer las necesidades de control e información de costos suministrados, como también tomar decisiones en cuanto a la evaluación del costo por consumo.
  • 87. FORTALECER LA ESTRUCTURA DE COSTOS EJERCICIOS Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Hasta ahora, que acciones ha emprendido para fortalecer su estructura de costos ?. Considera usted que su estructura de costos, se encuentra fortalecida, o por el contrario es susceptible a cambio y/o mejoras ?. Dentro de la gestión de costos que lleva adelante en la actualidad, que elemento considera prioritario incorporar para fortalecer y/o mejorar su estructura de gestión ?.
  • 88. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS Las medidas más sencillas de reducir costos son el despido de personal, la reestructuración y la reducción de proveedores pero esta estrategia puede ser un desastre porque produce una caída de calidad del producto cuando los clientes buscan mayor calidad a menor precio, el resultado es una nueva caída de ventas y de la cartera de clientes que pasan a la competencia. En principio hay dos elementos básicos sobre los que se puede actuar: Incrementar los ingresos Reducir los gastos Hablando de este último, podemos encontrar muchos aspectos de una empresa en los que se pueden economizar y optimizar recursos, para encontrarlos son fundamentales herramientas como el análisis y la redefinición de la organización de la producción. Hay muchas áreas sobre las que se puede actuar, el rediseño de operativas diarias, de departamentos y de unciones, la implantación de nuevos métodos, la informatización de departamentos y el uso del software y Telecomunicaciones en todos los departamentos de la empresa.
  • 89. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS Debe imponerse la filosofía de la flexibilidad en productos o servicios, operativas, departamentos y personal. Es preciso evaluar de modo continuo procesos y situaciones cotidianas para reformular las estrategias empresariales y evaluar su implantación. Para reducir costos en la empresa es precisa detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos en el proceso productivo. Esta flexibilidad permite a la empresa buscar nuevos nichos de mercado u optimizar los recursos para producir lo mismo a menor costo. Los factores sobre los que la empresa debe actuar para reducir costos son: La mejora de la calidad. A mayor nivel de calidad del producto o servicio, mayor satisfacción, mayor fidelidad y estabilidad de los clientes, más ventas y mayor posibilidad de incrementar el precio. La Mejora de la Productividad Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos. Optimizar la Línea de Producción. En empresas de productos manufacturados una línea de producción larga implica mayor número de personas del  necesario, más errores, menos calidad, más equipos y cantidad de trabajo en el proceso, más tiempo entre el inicio y el final de la producción, en definitiva, mayor coste y menor calidad.
  • 90. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS  Reducir el Tiempo muerto en Maquinas y empleados  Una línea de producción mal diseñada o maquinas con averías más o menos frecuentes crean tiempos muertos que dan lugar al incumplimiento de los plazos de entrega, defectos en el producto, gastos en reparación y disminución de la productividad y la calidad.  Reducción del espacio Productivo  El rediseño del catálogo y de procesos de fabricación puede llevar a eliminar máquinas, acortar las líneas y tiempos de producción, la reducción del stock y de las necesidades de transporte de productos.  Reducción del tiempo de fabricación del producto.  El tiempo del ciclo de fabricación del producto se inicia cuando la empresa paga las materias primas y termina cuando cobra a sus clientes.  Reciclar al personal con cursos de formación.  Facilitar a los empleados la formación en técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías de telecomunicación permite tener personal más capacitado y más polivalente lo que redunda en una mejora de la calidad y atención al cliente y permite reemplazar a personal de baja sin incrementar los gastos.  Informatizar la Gestión de la empresa.  El uso de la informática para reducir gastos es esencial, es conveniente estudiar operativas diarias que se puedan reducir o resolver usando programas informáticos adecuados.
  • 91. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS  Intensificar el Uso de Nuevas Tecnologías.  Se puede ahorrar en viajes y desplazamientos y optimizar el tiempo mediante el uso de la videoconferencia, telefónicas que tengan la tecnología Vo-Ip o simplemente a través de Internet.  Movilizar la Imaginación  Para aumentar la liquidez de la empresa es conveniente enviar las facturas en el momento de la entrega del producto o servicio reduciendo plazos innecesarios e incluso ofrecer descuentos los clientes que paguen las facturas de forma inmediata.
  • 92. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) Un Sistema de Costos es un conjunto de técnicas administrativas y operativas que permiten determinar cuánto es el valor monetario de elaborar un producto o realizar una actividad de servicios desde su inicio hasta su llegada final al cliente. Si la empresa es una tienda puede trabajar bajo el concepto de Gerencia por categorías, la cual engloba aspectos como surtido, promoción e introducción de nuevos productos y busca la optimización del espacio disponible en los anaqueles para los productos de mayor demanda, eliminando la práctica de varios comercios de comprar cantidades fijas de productos que no responden a las ventas. También toma en cuenta la aceptación del público para la introducción de nuevos productos lo que permite una mayor rentabilidad al tomar decisiones de compra basados en un análisis de la demanda.
  • 93. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) La Gerencia por Categoría genera un sistema de incentivos en el cual, las marcas que tienen mayor demanda se van posicionando en los espacios donde tienen mayor visibilidad lo que facilita su visibilidad para el consumidor. Esta estrategia permite un mayor control del inventario y un manejo eficiente de las compras para la reposición de los productos. También permite que la Gerencia conozca rápidamente cuando las ventas del producto han disminuido para tomar decisiones sobre la marcha.
  • 94. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) La tercerización (Outsourcing.) es otra medida que consiste en delegar en empresas externas aquellas actividades que no tienen que ver con el negocio principal de la empresa a fin de reducir los costos operativos. Indudablemente que una estrategia de Reducción de costos debe involucrar a todos los niveles de la organización con una premiación sobre la mejor idea para reducir costos en las diferentes áreas en las cuales trabajan, lo recomendable es nombrar un Comité y revisar todas las ideas tomando las que realmente impliquen una mejora sustancial para la empresa y nombrar un equipo para su implantación. La comunicación clara y precisa sobre la situación de la empresa es importante para la motivación y la participación de todos los trabajadores, en virtud de que hay que evitar que la comunicación informal haga ruido y distorsione la percepción que tienen los empleados de la empresa en la cual prestan sus servicios y aquellos que realmente posean el talento y el know-how vayan en busca de otras oportunidades en detrimento de la empresa.
  • 95. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) Como Manejar los Costos de una Empresa? Aprenda a controlar los costos Una de las claves para conducir con éxito una pequeña empresa es aprender a controlar los costos. Abandonados a sí mismos, aun los gastos más pequeños pueden acumularse rápidamente, y corroer sus utilidades y la salud económica de su empresa, impidiendo así su progreso. Muchos propietarios de pequeñas empresas saben bien por dónde entra el dinero, pero no tienen tan claro por dónde sale. Esto puede tener un impacto muy significativo sobre el flujo de caja de su empresa. Es importante revisar los gastos regularmente, todos los trimestres si es posible, a fin de mantener un manejo preciso de las erogaciones y buscar formas de ahorrar dinero.
  • 96. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) Como Manejar los Costos de una Empresa? Existen reglas básicas que se aplican a todos los tipos de gastos: Comparar precios para comprar mejor Puede hacer esto en todos los aspectos de su empresa, desde los bolígrafos y otros insumos de oficina hasta sus gastos en seguros.
  • 97. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) Evaluar regularmente a todos los contratos y proveedores Cada vez que usted paga una factura o firma un cheque, pregúntese cuándo fue la última vez que usted comparó precios para obtener el mejor. No tema negociar No se limite a hacerlo con los contratos nuevos. También puede negociar con proveedores actuales deseosos de retenerlo como cliente.
  • 98. ALGUNAS ACCIONES PARA REDUCIR COSTOS ESTRATEGIA DE REDUCCIÓN DE COSTOS (continuación…..) Aproveche los descuentos Las asociaciones profesionales suelen ofrecer a sus miembros descuentos sobre seguros, viajes, envíos y otros gastos corrientes. Éstos son algunos de los conceptos en los cuales los propietarios de pequeñas empresas suelen gastar en exceso. Haga clic en el que corresponda para aprender formas de reducir estos costos: Teléfono y servicios públicos Controle estrictamente todos los gastos que aparecen en su factura de teléfono. Puede haber errores, y de hecho generalmente los hay. Hable con el representante de atención al cliente de su empresa telefónica para averiguar si usted tiene las mejores tarifas posibles para llamadas locales y de larga distancia. Tenga en cuenta que suele ser posible obtener mejores tarifas de las que se ven en los anuncios. Pero hay que preguntar.
  • 100. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Si hay algo que en los últimos años han enseñado los gerentes financieros, es que siempre habrá……. INFLACIÓN GANANCIA PERDIDAS CAMBIOS EMPRESA COMO ECOSISTEMA DESAFÍOS ENTORNO CAMBIANTE
  • 101. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Cada vez mas empresas se están dando cuenta, que un compromiso continuo con la reducción de costos y el control, es la mejor forma de cambiar la crisis inevitable en el clima económico mundial. Esta medidas, pueden reducir las probabilidades de tomar medidas drástica y reactivas en un futuro
  • 102. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Para aumentar la rentabilidad solo hay dos opciones: Pero la pregunta es, reducir o controlar?. Tiene usted una estrategia para reducir costos?. El control de costos es diferente de la reducción de costos. La palabra control indica un ejercicio de contención, cuando los gastos se controlan se logra que no sigan creciendo. Reducir costos innecesarios es mas difícil, ya que solo cortando de raíz las causas que los originan se puede reducir costos de manera sustentable y evitar que se repitan en el futuro.
  • 103. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES El control es un concepto muy diferente de la reducción tarde o temprano la realidad obliga a las empresas a controlar y reducir sus costos, hay dos caminos para hacerlo: Desesperadamente cuando la situación se a vuelto caótica y debe bajar costos si o si, pero corre el riesgo de destruir valor, eso será mas perjudicial para su empresa. Preventivamente cuando la empresa tiene una política permanente de reducción de costos y su control
  • 104. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Tiene usted una estrategia para el tratamiento de sus costos ?. Conoce el concepto, Actividad Basada en Costos ABC ?. Básicamente se refiere, a la forma de calcular el costo de Productos y Servicios, Clientes, Canales de ventas, etc. Para fabricar un producto, prestar un servicio o atender a un cliente, se necesitan realizar actividades a su vez estas consumen recursos para ser desempeñadas como, trabajo de empleados, energía, materiales, seguros y muchos otros, los procesos están formados por actividades su costo es fácil de calcular, y se compara con mediciones de desempeño de los drivers que son las razones que impulsan los costos. Podemos decir que Las Actividades Basadas en Costos, consiste en aplicar un sistema de administración, por áreas y niveles de responsabilidad, asignando un costo por departamento, de acuerdo a los objetivos que debe cumplir cada uno. Permite conocer el flujo de las actividades realizadas en la organización, que están consumiendo los recursos disponibles, a los cuales deben imputársele determinados costos a los procesos.
  • 105. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES  Lo importante es diseñar una estrategia permanente y efectiva, con un enfoque de Actividad Basada en Costos, que permita alcanzar beneficios sustentables en el tiempo.  Debemos conocer cuales productos y/o servicios son rentables o deficitarios, cuales son nuestros mejores o peores clientes.  Los drivers son las causas de los costos, solo actuando sobre éstos se pueden reducir y controlar los costos.  De esta manera se pueden calcular costos exactos para los procesos los productos y los servicios.
  • 106. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Las Actividades Basadas en Costos, es una metodología de costos de productos doble fase, que asigna costos primero a las actividades y después a los productos basándose en el uso de las actividades por cada producto. Una actividad es cualquier tarea discreta que una organización emprende para hacer o entregar un producto o servicio. El costeo basado en actividades esta basado en el concepto de que los productos consumen actividades y las actividades consumen recursos. El costeo basado en actividades involucra los siguientes cuatro pasos: 1.Identificar las actividades (como el procesamiento de ordenes) que consumen recursos y asignarles sus costos. 2.Identificar los conductores de costo asociados con cada actividad. Un conductor de costo causa, o conduce, los costos de una actividad. Para la actividad de procesamiento de ordenes, el conductor de costo puede ser el numero de ordenes.
  • 107. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES 3. Calcule una tarifa de costo (rate) por unidad o transacción de conducción de costo. La tarifa de conducción de costo puede ser el costo por orden. 4. Asigne costos a los productos multiplicando la tarifa de conducción de costo por el volumen de unidades consumidas conductoras de costo por el producto. Por ejemplo, el costo por orden multiplicado por el numero de ordenes procesadas para un producto en particular durante el mes de Marzo mide el costo de la actividad de procesamiento de ordenes para ese producto en Marzo.
  • 108. UN ENFOQUE PARA EL ANÁLISIS Y REDUCCIÓN DE COSTOS EN LAS ORGANIZACIONES Los costos basados en actividades es una herramienta muy útil que nos sirve para identificar y asignar costos a cada una de las tareas que se realizan en un proyecto. Este acercamiento a los costos nos permitirá tener un mayor control sobre los gastos que se realizan para el logro de actividades a lo largo de la cadena de servicios interna, de tal manera que podamos identificar más fácilmente aquellas actividades que llevan una carga importante del costo total del ciclo de actividades, y verificar la validez de esta información.
  • 109. REDUCCIÓN DE COSTOS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Hasta el momento que acciones a emprendido para reducir costos en la organización ?. La empresa a delineado algunas acciones estratégicas para la reducción de costos? De ser afirmativo, estas acciones estratégicas, se han convertido en objetivos operativos para alcanzar las metas ? Considera que las acciones orientadas a reducir costos en la organización, son tratadas con equipos de trabajo integrados de las diferentes áreas ? Existe en la empresa una cultura de reducción de costos ?, en caso contrario, que propone para su desarrollo?.
  • 110. DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS Sobre qué actuar para incrementar los resultados ? OPORTUNIDADES DE MEJORAS CÓMO ENCONTRARLAS ? QUÉ HERRAMIENTAS APLICAMOS ?
  • 111. DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS Sobre qué actuar para incrementar los resultados ? MODELO DMAMC DEFINIR MEDIR Identificar de qué se trata y qué debe lograr el proceso Cuantificar el rendimiento actual del proceso ANALIZAR Relación entre los resultados del proceso y sus variables MEJORAR CONTROLAR Diseñar, validar e interpretar las soluciones Verificar y asegurar la permanencia de los resultados
  • 112. DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS Sobre qué actuar para incrementar los resultados ? Método DMAMC Objetivo = Optimizar Eficiencia y Eficacia ¿Cómo? = Eliminación sistemática de la variabilidad Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos. Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta. Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas.
  • 113. DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS Sobre qué actuar para incrementar los resultados ? Qué Necesitamos? ENFOQUE AL CLIENTE GESTIÓN ORIENTADA A DATOS Y HECHOS BUSCAR LA PERFECCIÓN Y TOLERANCIA A LOS ERRORES ORIENTACIÓN A PROCESOS PARTICIPACIÓN TOTAL GESTIÓN PRO ACTIVA
  • 114. DETECTANDO OPRTUNIDADES DE MEJORAS Sobre qué actuar para incrementar los resultados ? ELIMINAR LA CAUSA RAÍZ MEJORAS MEJORA DE PROCESOS DISEÑO/REDISEÑO DE PROCESOS GESTIÓN POR PROESOS CAMBIO DE CULTURA
  • 115. DETECTANDO OPORTUNIDADES DE MEJORAS EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Conoce las áreas de la organización, en las que sea necesario y oportuno aplicar mejoras, en cuanto al mejoramiento de los costos ?. A aplicado el último año algunas mejoras en cuanto a la gestión de costos? De ser afirmativo, indique cuál a sido el resultado ? Considera que en la organización, el planificar e implementar mejoras en cuanto a la gestión de costos, es viable o requiere de esfuerzos adicionales ?. A identificado la causa /raíz de algunos incidentes que pueden afectar la gestión de costos?, en caso afirmativo, que acciones ha desarrollado ?.
  • 116. METODOLOGÍA PARA PRESENTAR UN INFORME                Resumen Ejecutivo Objetivo del Informe Alcance Referencia en caso de existir algún marco legal Identificación o Descripción del Problema/Actividad/Iniciativa Análisis de la Situación Presentación de Alternativas de solución Presupuesto/Costos Involucrados Justificación Antecedentes si existieran Indicadores que sustentan la acción Relación con otras áreas o proyectos Beneficios esperados Generales y Económicos Riesgos Posibles de hacerlo o no hacerlo Plan de Trabajo                No más de ¾ de página Claro y Preciso Hasta donde llega lo que haremos Asociado a alguna ley, normativa Interna/externa Dejar claro cuál es la situación que tenemos en la actualidad Que hemos analizado y con base en qué Claras y Precisas (Técnicas, Humanas, Financieras) Cantidades involucradas Porqué es importante desarrollar éstas acciones Lo que ha venido ocurriendo Del tipo que sea necesario Si hay alguna relación, dejarla muy clara en el informe (impacto/beneficio) Los beneficios para la organización Dejar claro que sucedería y el impacto generado, de hacerlo o no hacerlo Tan general o específico, como lo amerite el momento, el cliente, el usuario, etc.
  • 117. METODOLOGÍA PARA PRESENTAR UN INFORME EJERCICIO Por favor analicemos las siguientes interrogantes y demos respuesta Cómo a sido su experiencia en cuanto a la presentación de un informe relacionado con la Gestión de Costos ?. Cuando presenta un informe, que áreas de la organización involucra ?. La presentación de un informe lo realiza siguiendo alguna metodología, o cada área aplica sus propios criterios ? Cuando presenta un informe, el mismo facilita la incorporación de nuevas iniciativas o cambios en la organización ?. El proceso de comunicación con otras áreas de la organización en relación a los costos es fluido, efectivo, o por el contrario considera que deben darse cambio o ajustes para su mayor efectividad ?.
  • 118. SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS PROCESOS La mejora Incremental de los procesos para reducir y optimizar costos Porque permite establecer Cuál es el costo de la ineficiencia Cuanto perdemos por los procesos no efectivos Cuanto cuesta su obsolescencia Se estima que aproximadamente el 20% de los costos de una organización, son consecuencia de ineficiencia que “No se ven ni se cuantifican”, pero que “se reflejan en los resultados”
  • 119. SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS PROCESOS Donde impactan en el costo de producción las ineficiencias e ineficacias entre áreas? Tiempos muertos Por falta de insumos Modificar producción Órdenes de Producción inadecuada Adecuar productos para entregar a un cliente Tenemos registro del tiempo y/o recursos aplicados ? Medimos éstos costos o las pérdidas que originan?
  • 120. SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS Cuando se es efectivo ? Cuando la organización es efectiva?  Cuando se cumple con las expectativas del cliente y la organización  Cuando cumplimos lo que decimos  Cuando los recursos están alineados con los objetivos  Cuando las mejoras están orientadas a satisfacer :  Al cliente externo  Al cliente interno  Cuando se desarrollan las capacidades del personal