1. ADMINISTRACIÓN I
Semana Nº 11
CONTROL
Augusto JAVES SANCHEZ
Licenciado en Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
1
Doctorado en Administración

2. EL PROCESO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Análisis Externo Análisis Interno
Visión - Misión Fortalezas y Debilidades.
Oportunidades, Amenazas,
Análisis de la Industria Cadena de Valor.
Objetivos de
Mediano
y Largo plazo
Identificación de estrategias alternativas
- Revisar misión-´visión
- Anticipar acciones de competidores
- Identificar y Evaluar Estrategias
-Selección de estrategia (Formulación)
Corporativa, unidades de negocio, nivel funcional,
planes operativos y presupuestos
Diseño de la Adecuación estructura-estrategia-control Diseño de sistemas
Estructura De control
Ejecución del cambio estratégico estratégico
- Poder, política, conflicto
- Liderazgo
- Cambio
- Mide resultados
Evaluación - Controla constantemente las etapas
y Control del proceso.

3. ¿Cómo sabe si su empresa está
avanzando en la implantación de la
estrategia planeada?

4. Si Usted Fuera Piloto de Esta “Empresa”… ¿Cómo se Vería
“Manejándola”?... (o peor…de pasajero…)

5. ¿Qué es una organización?

6. ¿Cuáles son las fases de una organización?

7. ¿Para qué controlar?

8. ¿Qué es Controlar? . . .1/2

10. ¿Qué es Controlar? . . . 2/2
El control un proceso continuo y dinámico
Debe estar alineado con la estrategia empresarial
Debe ser eficaz, que cumpla los objetivos
Debe ser eficiente, que sirva para la mejora continua

11. ¿Qué es Gestión? . . . 2/2

12. El concepto de Control de la Gestión
“Control de gestión es el proceso que consiste en
aprovechar de forma eficaz, eficiente y permanente
los recursos de la empresa para el logro de los
objetivos
definidos por la estrategia”

13. Que implica el Control de la Gestión

14. ¿Qué es un Sistema de Control de la Gestión?

15. ¿Qué es el proceso de Control de la Gestión?

16. Objetivo del Control de la Gestión

17. ¿Por qué debemos tener Control de la Gestión?

18. Tipos de Control de la Gestión

19. …¿No Preferiría Administrar el “Vuelo” de su
Empresa Así?

23. Formas de concebir el Control
1. Como restrictiva y 2. Como sistema
coercitiva automático de
Definiciones regulación
Trabajadores dentro de
los patrones deseado, Grado constante de
evitando desviaciones flujo de modo
automático
Control automático en las
Control de frecuencia refinerías de petróleo
3. Como función administrativo
Parte del proceso administrativo que verifica la actividad
según los objetivos planeados

24. Funciones del Control
•Estandarizar el desempeño mediante supervisiones
•Proteger los bienes organizacionales
•Estandarizar la calidad de productos Control de calidad
•Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas áreas
•Medir y dirigir el desempeño de los empleados
•Alcanzar los objetivos
•Producir ciclos más rápidos
•Disponibilidad al cambio
•Agregar valor a los productos
•Facilitar la delegación y trabajo en equipo

25. En conclusión
Garantía que los resultados obtenidos se
ajusten lo máximo posible a los objetivos
preestablecidos
Lo esencial en el control es:
•Un objetivo
•Un medio para medir la actividad
•Un procedimiento para comparar la actividad
con el objetivo fijado
•Un mecanismo de corrección

26. Principios aplicados al control
Principio de garantía del objetivo
Logro de objetivos mediante la supervisión
de los desvíos para emprender la acción
correctiva. Localiza, identifica y corrige.
Principio de definición de los estándares
Fija estándares de desempeño y calidad
Principio de excepción
Aplicarse a actividades representativas para reducir
costos y tiempo asegurando la eficiencia de los
resultados.

27. Principio de acción
Las disposiciones para corregir los
desvío deben justificar la acción de
control que implica la inversión de
tiempo, personal, costos, etc.
Principio de Oportunidad
Debe ser oportuno, y aplicarse antes de que el error
se efectúe para tomar las medidas correctivas con
anticipación.
Principio de los objetivos
El control existe en función de los objetivos (medio
para alcanzarlos)

28. Control Control de
Preliminar Retroalimentación
Tipos de
Control
Control
Concurrente

29. PROCESO DE CONTROL
1 2
MEDIR
DEFINIR
RESULTADOS
ESTÁNDARES
3
4 Comparar
ACCIONES
RETROALIMENTACIÓN Real VS Est.
CORRECTIVAS
Continuar
29

30. 1. ESTÁNDARES:
Son unidades de medidas predeterminadas contra las cuales se mide el
progreso de una actividad.
Define el grado de variación aceptable
•Cada departamento debe definir sus indicadores(Índices, %, razones, etc.)
Contra los cuales se miden los logros.
•Se deben definir para las áreas claves de Peter Drucker
Áreas clave de resultados: Son aquellas
áreas que involucran las principales actividades
de una organización:
- Producción.
- Marketing.
- Personal.
- Finanzas. 30

31. •Un estándar representa un estado o medida del logro deseado y deben
considerar las
funciones básicas de la empresa y las áreas de resultados que
recomienda P. Drucker empleando indicadores.
*AREAS CLAVE DE RESULTADOS :
1. Rentabilidad .
2. Posición en el Mercado
3. Productividad
4. Innovación
5. Recursos Físicos y Financieros
6. Desempeño y desarrollo Administrativo
7. Desempeño y actitud del trabajador
8. Responsabilidad Social
9. Calidad
10. Servicio
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32. Criterios usados en las áreas claves para medir el desempeño:
Producción Marketing Personal Finanzas
Calidad Volumen dd Relaciones Gastos de
ventas. laborales capital.
Cantidad Gastos de Rotación de Inventarios.
ventas personal
Costos Gastos para Ausentismo Flujo de
publicidad laboral capital
Desempeño Desempeño Liquidez
individual en individual de
el trabajo vendedores
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33. 2. MEDICIÓN DE RESULTADOS:
Consiste en medir los resultados reales o avance de los planes
comparándolos con los estándares para detectar desviaciones de más o
de menos.
Se mide : mediante la observación real, con información estadística,
contable o financiera., información oral o reuniones e información escrita.
Ejemplo: LAS AUDITORÍAS: Son procesos de evaluación de los
resultados y por ende de cómo se hicieron las actividades.
Hay Auditorías Internas y Externas.
Lo importante en esta etapa es el qué medimos, es decir lo que es
relevante y significativo por lo que hay que tomar en cuenta dos
principios de administración.
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34. PRINCIPIOS DEL CONTROL :
1. Principio de Excepción:
“Los administradores deben preocuparse por las desviaciones importantes, es
decir, las situaciones especialmente buenas y malas, así serán más efectivos
los resultados.
2. Principio del control del Punto Crítico:
”El control eficaz requiere una atención especial de los factores críticos para
evaluar el logro de los objetivos y desempeño de los planes”. Este principio
reconoce los
aspectos a observar y corregir.
Punto Crítico: Son los puntos estratégicos de un sistema en los que se
debe dar la vigilancia o la recaudación de información 34

35. 3. ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:
-Se identifica al responsable del no cumplimiento de los
estándares.
-Se evalúan las razones que le impidieron cumplir.
-Se adoptan las medidas correctivas oportunas que son de
carácter ejecutivo.
-Se inicia un nuevo ciclo del proceso de control.
-(Se pueden modificar los estándares).
-La identificación de desviaciones hace posible las correcciones y
la retroinformación
4. RETROALIMENTACION :Es la información obtenida de
las medidas correctivas que se incorporan al “sistema
administrativo y de planeación”para decidir si se actúa como
se planeó e incorporar correcciones para lograr el
desempeño deseado.
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36. TIPOS DE CONTROLES
1. ANTERIORES A LA ACCIÓN O CONTROL PREVIO: Garantizan
que antes de iniciar una acción los recursos necesarios estén
presupuestados y programados. Evitan que ocurran problemas.
2. CONTROL DIRECTIVO O CONTROL CONCURRENTE:Detecta
desviaciones durante la ejecución y corrige antes que esta
termine.
4. CONTROLES POSTERIORES A LA ACCIÓN O EXPOST:
Miden los resultados una vez que la acción ha concluido. Estas
correcciones se aplican a actividades futuras.
“Todos los controles son interactivos, ninguno excluye al otro,
se complementan. Se apoyan en los sistemas informáticos”
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37. CARACTERÍSTICAS DE LOS CONTROLES
EFECTIVOS
1. Reflejan la naturaleza de la estructura
organizacional
2. Oportunidad
3. Accesibilidad y simplicidad, fáciles de aplicar
4. Ubicación Estratégica, en las áreas Clave de
Resultados, como dice Peter Drucker y en los
puntos críticos de las áreas funcionales.
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38. OTRAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS PARA UN MEJOR
CONTROL
-BENCHMARKING Método para el establecimiento de metas
y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de
la industria:
- Benchmarking estratégico
- Benchmarking operativo
- Benchmarking administrativo
-PERT Técnica de Evaluación y revisión de Programas
- JAT Sistema de inventario justo a tiempo
- OUTSOURCING Contratación de proveedores ajenos a la
empresa con experiencia en un campo en particular para que les
proporcionen ciertos productos y operaciones
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39. TECNICAS DE CONTROL

40. AUDITORÍAS CONTABLES
LA VERIFICACIÓN DE LOS VARIOS
REPORTES Y ESTADOS CONTABLES SE
REALIZA POR LAS AUDITORÍAS
CONTABLES. LA INSPECCIÓN PERIÓDICA
DE LOS REGISTROS CONTABLES AYUDA AL
CONTROL GENERAL.
PERMITE EVALUAR LOS PROYECTOS, LAS
ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS Y
OFRECEN SUGERENCIAS PARA UNA
ACCIÓN CORRECTIVA.
DR. CESAR MORENO LA AUDITORÍA CONTABLE ES EJECUTADA
POR MIEMBROS DE UNA EMPRESA
EXTERNA DE CONTADORES PÚBLICOS.

41. AUDITORÍAS
ADMINISTRATIVAS
LAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS
TIENEN POR FINALIDAD EVALUAR LA
EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA DE UNA
DETERMINADA EMPRESA.
LA AUDITORÍA EXTERNA, SE EMPLEA
PARA PROPÓSITOS DE PLANEACIÓN,
PARA INVESTIGAR OTRAS EMPRESAS,
PARA LA FUSIÓN DE EMPRESAS O
PARA LA ADQUISICIÓN.
LA AUDITORÍA INTERNA SE USA PARA
MEJORAR EL PROCESO DE
PLANEACIÓN, REVISA EL PASADO,
DR. CESAR MORENO PRESENTE Y FUTURO DE LA EMPRESA

42. ÁREAS DE CONTROL
AREA INSTITUCIONAL
• Control de la empresa como un todo.
AREA FINANCIERA
• Control presupuestario
• Control de costo

43. ÁREAS DE CONTROL
AREA DE PRODUCCION
Los principales controles existentes en el área de
producción son los
siguientes:
· Control de Producción
· Control de Calidad
· Control de Costos
· Control de Tiempos de Producción
· Control de Inventarios
· Control de Operaciones Productivos
· Control de Mantenimiento y Conservación
· Control de Desperdicios

44. ÁREAS DE CONTROL
AREA COMERCIAL
· Control de Ventas
· Control y Propaganda
· Control de Costos
AREA DE RECURSOS HUMANOS
· Control de Asistencia y Retrasos
· Control de Vacaciones
· Control de Salarios