Puntos fundamentales para llevar a cabo una adecuada planeación del tiempo

1.
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
" Es un período durante el cual se da una acción o un proceso
determinado, transcurre a un ritmo predeterminado y no es
recuperable"
San Agustín: “Si no me lo preguntas, lo sé; si me lo
preguntas, no sé como responder”
· Aristóteles: “La medida del movimiento (cambio) del antes al
después”
· Diccionario Cumbre: “Relación que se establece entre dos o
más fenómenos, sucesos u objetos”
· Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza”
EL TIEMPO NO EXISTE. ES UNA SIMPLE MEDIDA… UN
RECURSO
“El hombre que no reflexiona, no tiene
tiempo para juzgarse a sí mismo”
Barón de Holbach
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2. ADMINISTRAR ES:
Latín: ad-ministrare o ministrare = minister = mano
“ Servir con las manos a o para”
ADMINISTRAR EL TIEMPO…
Administrarse a sí mismo = manejar adecuadamente los
recursos de todo orden para beneficio de uno mismo, de la
sociedad y del mundo.
Gran número de personas creen que entre más
intensamente se trabaja, más resultados se obtienen, situación
que muchas veces resulta falsa, pues el hecho de trabajar
mucho no significa que siempre se alcancen los resultados
esperados.
“ La optimización del periodo durante el cual se da una
acción o proceso determinado, transcurre a un ritmo
determinado y no es recuperable”
“ La optimización del periodo durante el cual se da una
acción o proceso determinado, transcurre a un ritmo
determinado y no es recuperable”
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3. “Para el manejo adecuado del tiempo la primer
pregunta hacerse es:
¿soy eficiente?
¿Recuerdas la última evaluación sobre tu
desempeño?
¿cuál fue el resultado?
¿Puedes identificar claramente tus puntos
fuertes y tus áreas de mejora?
¿Qué pasa con tus compañeros?
¿Existen algunos que terminan su trabajo a
tiempo?
Entonces ¿qué estás haciendo diferente?
“Para el manejo adecuado del tiempo la primer
pregunta hacerse es:
¿soy eficiente?
¿Recuerdas la última evaluación sobre tu
desempeño?
¿cuál fue el resultado?
¿Puedes identificar claramente tus puntos
fuertes y tus áreas de mejora?
¿Qué pasa con tus compañeros?
¿Existen algunos que terminan su trabajo a
tiempo?
Entonces ¿qué estás haciendo diferente?
Por lo tanto…
Hay que trabajar inteligentemente y
no solo arduamente.
Edward Deming.
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4. · ACTIVIDAD: Las personas más activas son los que logran mejores resultados
(actividad igual a resultados).
· DECISIONES
DEMORADAS:
Las decisiones que se posponen ganan en calidad.
· NIVEL DE
DECISIÓN:
Mientras más alto sea el nivel jerárquico más adecuada será la
decisión.
· DELEGACIÓN: El delegar funciones ahorra preocupaciones, responsabilidad y
tiempo.
· EFICIENCIA: Los colaboradores más eficientes son los más efectivas.
· INTENSO
TRABAJO:
Mientras más intensamente se trabaje, mayores serán los
resultados.
· OMNIPOTENCIA: Yo soy el único que puedo hacerlo bien.
“Soy el empleado estrella”
· EXCESO DE
TRABAJO:
La mayoría de los colaboradores trabajan demasiado.
· POLÍTICAS DE
PUERTAS ABIERTAS:
La "puerta abierta" aumenta la eficacia con el cliente interno y
externo
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5. EXTERNOS INTERNOS
Interrupciones irrelevantes
del teléfono
No saber decir "no"
Urgencias Subestimar o sobrestimar las propias
capacidades
Mobiliario incomodo
Aplazar, dejar las cosas para después
Falta de información adecuada del
cliente
Indisciplina en el cumplimiento de los
propios planes
Exceso de reuniones con clientes y
colaboradores
Confusión y desorden en la propia visita al
cliente y oficina
Ambiente sin retos
falta de motivación; indiferencia; falta de
autoliderazgo
Trámites excesivos (burocracia)
Tensión y preocupación
Ruidos y distractores visuales
Obsesión por lo trivial.
Sistemas de comunicación
deficiente; el cliente interno,
externo y colaboradores divagan
Inconstancia, hábito de dejar tareas
inconclusas, divagar, salirse por la
tangente, no cerrar la venta, falta de
concreción
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6. EXTERNOS INTERNOS
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7. Estilos Definición Características
Saltón
“Salta de una cosa a otra y
muchas cosas se le quedan
empezadas”.
Ultraperfeccionista
“Nunca tiene tiempo para
hacer el trabajo como
quiere hacerlo”
Alérgico a los
detalles
“No tiene paciencia para
hacer el seguimiento de un
proyecto porque detesta
los detalles”.
Indeciso
“Cuando se le ofrecen
diversas alternativas, no
sabe por cual decidirse”.
Desidioso
”Espera hasta el último
momento para poner manos
a la obra”.
Esta aburrido, frustrado, angustiado.
Acepta demasiadas interrupciones
innecesarias, llamadas telefónicas, etc.
No distingue entre normas y
expectativas sobre humanas. Trata de
complacer a alguien en su pasado. Se
cree capaz de hacerlo todo por sí
mismo, y hacerlo bien.
Le gusta encargarse del problema
global. Es demasiado impaciente para
hacer seguimiento. Le gusta moverse
rápidamente y por eso se resiste a las
labores de rutina.
No sabe lo que realmente quiere. Teme
que su elección no sea acertada. No
sabe como empezar a actuar. Tiene
miedo de lo desconocido. No esta
seguro de contar con la información
suficiente. Tiene demasiadas
alternativas para escoger.
No sabe calcular el tiempo. La tensión lo
estimula. Cree que necesita presión para
poder cumplir.
Se distrae con facilidad. Le gusta variar y
cambiar de ritmo. Quiere satisfacción
inmediata. Le gusta sentirse ocupado.
Se fija altas normas que no son realistas.
Quiere hacer todo a la perfección.
Se esconden trabajando y viviendo en el
ojo del huracán. Es audaz. Le gustan los
proyectos difíciles. Se dedica a muchas
actividades a la vez. Pasa por alto
incontables detalles esenciales.
Esta siempre entre “debo o “no debo”.
Pierde el tiempo y energías hasta que se
hayan reunido todas las opciones. Se
siente tan abrumado que no sabe por
donde empezar.
Se siente hostil, enojado o resentido. Le
gusta enfrentarse a obstáculos de última
hora. Corre contra reloj. Se resiste a una
vida bien estructurada.
Causas
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8. VISIÓN
COMPARTIDA
Y SISTÉMICA
ANÁLISIS
DE
PROBLEMAS
SEGUIMIENTO A
PROYECTOS
RECOMENDACIONES
GENERALES
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9. Si quieres desafiar la visión del mundo, primero necesitas que desafiar tu
propia visión.
El gran reto es cuestionar nuestras propias opiniones, creencias y
suposiciones.
Muchas personas no somos conscientes de las fuentes donde obtuvimos
nuestra visión personal y del mundo .
Analiza tres ideas sobre: la naturaleza humana, el tiempo y el arte.
Después pregúntate: ¿Cómo me formé esa idea? ¿ Por que persevero en esa
idea?
¿Qué tan firmemente creo en ella? ¿Qué pasaría si cambiara?
La visión personal está integrada por la respuesta a las siguientes preguntas.
¿Qué quiero ser YO? ¿Qué es lo que YO quiero representar? ¿Por qué es
importante el trabajo que YO desempeño?
¿Estoy haciendo YO un aporte diferente y significativo?
El pensamiento sistémico es una disciplina que se ocupa de
ampliar los marcos de referencia y considerando la
totalidad de los acontecimientos, procesos y fenómenos
hacer emerger las pautas y las interrelaciones entre los
elementos
Es una imagen integral del futuro que en equipo
deseamos crear. Muestra adonde queremos ir y cómo
seremos cuando lleguemos allá.
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10. VISION Y ACCION:
ESENCIA DE LA CONTRIBUCIÓN A LOS RESULTADOS
PERSONALES
Y DEL NEGOCIO MEDIANTE EL MANEJO DEL TIEMPO
ALTA VISION
BAJA
ACCION
= SUEÑOS
ALTA VISION
ALTA ACCION
= TRANSFORMACION
BAJA VISION
BAJA
ACCION
= STATUS
QUO
ALTA ACCIÓN
BAJA VISION
= DESGASTE
ESTERIL
ACCION
VISION 10

11. La visión personal se vuelve cuantitativa cuando nos fijamos
objetivos personales con las siguientes
características….
Lo que uno quiere más que
lo que no quiere.
Lo que uno quiere más que
lo que no quiere.
Positivo
Lo que uno quiere hacer
activamente esta bajo
nuestro control.
Lo que uno quiere hacer
activamente esta bajo
nuestro control.
Parte Propia
Diseñar el objetivo de
forma concreta.
Diseñar el objetivo de
forma concreta.
Especificidad
Lo que le permitirá saber
que se ha logrado lo que
se quería.
Lo que le permitirá saber
que se ha logrado lo que
se quería.
Evidencias
¿Se tienen los recursos y
opciones adecuados para
alcanzar el objetivo?
¿Se tienen los recursos y
opciones adecuados para
alcanzar el objetivo?
Recursos
¿El objetivo es lo
suficientemente grande
para ser motivante pero
alcanzable?
¿El objetivo es lo
suficientemente grande
para ser motivante pero
alcanzable?
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