Presentacion realizada por CiGob el 14 de agosto de 2009, en el marco del Programa de Capacitacion para la Alta Gerencia Publica, Rawson, Chubut.

1. Gobierno de la Provincia Subsecretaría de Fundación Desarrollo de Centro de Implementación de
de Chubut Relaciones Ciencias y Métodos de Políticas Públicas para la
Institucionales Gobierno Equidad y el Crecimiento
Componente 3
Dr. Marcos Alfredo Jasín

2. Expresa en forma integrada, la visión, misión y
objetivos sobre la capacidad de intervención del Aparato
Público para asegurar la creación de valor (esto es los
bienes y servicios previstos en el plan de gobierno).
En un nivel macroorganizativo , encontramos principios
y reglas que modelan los procesos de articulación,
complementariedad e intercambio entre las
Organizaciones Públicas.
En el nivel de las Organizaciones se expresa en el
modelo organizativo y de gestión que estructuran los
procesos de producción
OUTPUT
INPUT
Acuerdos de gestión y
compromisos Definición de las
Diseño del
Diseños organizativos prioridades estratégicas
Aparato
conforme a reglas y Público para las Organizaciones
alineados a los resultados Reglas básicas para la
Reportes de cumplimiento configuración del Aparato
de las metas público
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3. Diseño Organizativo para la gestión orientada a resultados
Resultados Obtenidos por la producción de las organizaciones
Producción Terminal
Producción Intermedia
Procesos de Procesos de
producción internos producción internos
Recursos e Insumos
para la producción
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4. Los procesos y producción de las organizaciones
Producción intermedia Producción Terminal
La eficacia depende de la
Insumos
Insumos
capacidad demostrada
para obtener los
resultados priorizados.
Los resultados de las
organizaciones son los
Abastecimiento
compras
que permiten resolver
los problemas de la
Producción
para la gente
Producción insumos Microprocesos demanda
autoabastecimiento productivos externa
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5. El desafío de fortalecer la
direccionalidad estratégica
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6. La Oficina del Gobernante
A qué denominamos Oficina del Gobernante
Rol primordial de otorgar direccionalidad estratégica a la gestión de
gobierno.
Ámbito en el cual la máxima autoridad de una organización pública
desarrolla el proceso de gestión
Conduce el proceso de producción con miras a obtener los resultados
comprometidos
Resume conceptualmente a todos los ámbitos, formales e informales, en
los cuales el líder de una organización y su equipo procesan las
decisiones de gobierno, no tiene un limite preciso.
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7. Las OFICINAS de Gobierno
Oficina de la Presidencia de la Nación
Oficina del Jefe de Gabinete de Ministros
Oficina del Gobernador Prov. Chubut
Oficina del Min. Coordinador de Gabinete
Oficina del Subsec. Relaciones Institucionales
Oficina de la Dirección de Relaciones
Institucionales y Gestión Social
Oficina del Intendente de Esquel
Oficina del Secretario de Gobierno
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8. Las demandas a la Oficina del Gobernante
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9. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante
Factores de presión
El “afuera” impone temas, reuniones
eventos, etc.
La Agenda se vuelve “reactiva” ante
demandas y presiones de los actores
externos.
La Agenda del gobernante esta cargada
de “problemas de menor valor”.
Las urgencias dominan a las importancias.
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10. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante
Procesamiento de Demandas Sociales
Débiles mecanismos de monitoreo de los
problemas y demandas de la sociedad
Se toman decisiones sin suficiente
información sobre el problema a enfrentar
No existe procesamiento técnico político
sobre el impacto de las decisiones
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11. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante
Relación con los equipos de gestión
Reuniones de gabinete sin reglas claras.
Las reuniones se perciben como un
espacio ineficiente para la gestión.
Debilidad en la comunicación del plan de
gobierno a los equipos de gestión.
Debilidad en los mecanismos para el
seguimiento de los compromisos
asumidos.
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12. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante
Al Interior de la Oficina
No existe un ámbito técnico político de
procesamiento de problemas
El gobernante vive una sobrecarga de
responsabilidad que atenta contra la
calidad de la decisión.
No hay tiempo de agenda reservado para
el tratamiento de temas “estratégicos”.
No hay tiempo para formarse, se vive en
la urgencia constante.
“Las señales de alarma del sistema político son inversamente proporcionales a la importancia
de los problemas. Los problemas menores son ruidosos y molestan persistentemente, llaman
de inmediato la atención del gobernante y de la prensa. En cambio, los grandes problemas
ceban en silencio su bomba de tiempo” (Matus)
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13. Análisis OG Chubut
¿Cómo se arma la agenda del Gobernante?
¿Hay reuniones de gabinete? ¿Cómo son?
¿Se procesan las demandas de los actores externos?
¿Existe un procesamiento de los temas que llegan a la decisión
del Gobernante?
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14. Diseño de la Oficina del
Gobernante
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15. Estrategias para el fortalecimiento de la oficina de gobierno
Alinear el diseño y funcionamiento de la organización
al proyecto ético-político
Incrementar capacidades técnico políticas en el
equipo de gobierno
Instalar sistemas para la mejora en la toma de
decisiones politico-estrategicas
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16. Los sistemas a potenciar en la Oficina del Gobernante
Unidad Técnico Coordina un sistema integrado de asesoría formal al Gobernante que trabaja a partir de un método
Política de procesamiento que valore técnico-políticamente los problemas de gobierno.
Agenda Permite establecer filtros y reglas para que el dirigente organice su tiempo de trabajo, a fin de
Estratégica asegurar que las urgencias no controlen su agenda en detrimento de las importancias.
Permite contar con un sistema de indicadores clave que dan lugar a la instalación de un tablero de
Evaluación de la comando en la Oficina de Gobierno para el monitoreo de la gestión y el grado de cumplimiento de
Gestión los compromisos asumidos en el marco estratégico de la gestión.
Monitoreo de la Provee al gobernante información sobre las expectativas de la sociedad acerca de los problemas que
Realidad Social debe enfrentar en su gestión.
Asigna recursos para la producción de políticas públicas basándose en el cumplimiento de metas de
Gestión por
gestión. Demanda para su funcionamiento el Plan Estratégico y Operativo y la Vinculación de la
Resultados Planificación con el Presupuesto
Sistematiza un conjunto de reglas que permiten establecer las reuniones del dirigente con su equipo
Gabinete de gestión como un ámbito para la toma de decisiones y el establecimiento de compromisos de
gestión.
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18. Tipos de soportes posibles en la oficina del gobernante
Poco Frecuente: Es el ámbito en el cual se analiza y se da soporte a la
toma de decisiones del gobernante. Es responsable de combinar los
tiempos políticos con los tiempos técnicos y analizar el intercambio de
problemas que produce cada decisión
Soporte
Técnico Político
Soporte Soporte
Técnico Cálido
Frecuente: Esta constituido por los Muy Frecuente: Esta constituido por los
“especialistas”, personas de mejor o peor “amigos” o personas encargadas por velar por
formación en las disciplinas relacionadas con la “persona”. Cumple la función de alimentar
la Misión de la organización. Es el soporte las necesidades íntimas y personales del líder
“duro” que le lleva la voz de la razón técnica y de soportar el “stress” que conlleva la
y vela por la eficiencia y eficacia técnica. gestión de gobierno.
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19. Funciones del soporte de la Unidad Técnico-Política
Unidad Técnico - político
Asiste al líder de la organización para establecer la Agenda de
gobierno.
Funciona como el “filtro de calidad” de la Oficina, procesando los
problemas a enfrentar y evaluando las estrategias y escenarios de
acción.
Diseña la evaluación de la gestión y el esquema de petición y
rendición de cuentas de los resultados de la organización.
Vela por el buen funcionamiento de los sistemas que integran la
Alta Dirección.
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20. La UTP y el manejo de los filtros de Valor y Calidad
Filtros de Valor Filtros de Calidad
Impide que lleguen Procesa
cuestiones que pueden ser tecnopolíticamente los
resueltas en niveles problemas antes de
inferiores que ingresen a la
agenda del gobernante
Impide que problemas
importantes se desvíen a Brinda soporte a la
niveles inferiores toma de decisiones
evitando la
improvisación
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22. Funciones del Sistema de Agenda Estratégica
Administrar el tiempo de trabajo del Gobernante
Establece un filtro de valor sobre los asuntos que pujan por ingresar en la
Oficina del Gobernante.
Impide que asuntos que pueden resolverse en niveles inferiores tomen
tiempo de la agenda del gobernante, delegándolos a un responsable de
área y asistiendo en el seguimiento.
Ante la declaración de una crisis, da prioridad a su tratamiento y permite
reubicar los asuntos desplazados.
Emite reportes sobre el uso del tiempo que permiten aprender y corregir.
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23. Funciones del Sistema de Agenda Estratégica
Mantener el foco en las prioridades del proyecto
Establece un filtro de calidad, administrando el proceso por el cual los
temas reciben un pre-procesamiento por parte de la UTP para evitar que
éstos lleguen “crudos” a la decisión del Gobernante.
Reserva en la agenda bloques horarios para el tratamiento de temas
estratégicos, ubicando tareas de rutina como firma de expedientes y
audiencias en horarios prefijados.
Comunica a los equipos la declaración de la crisis y los convoca para darle
procesamiento técnico-político.
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25. REUNIONES BILATERALES
REGLAS POCO CLARAS
PERCEPCION DE POCA UTILIDAD
ESPACIO DE EXCUSACIONES
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26. TEMAS TRANSVERSALES
PARTICIPACION CON PROPUESTAS
TEMAS DEFINIDOS POR EL GOBERNANTE
RESPONSABILIZACION Y RESULTADOS
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28. Gestión por Resultados
Actividades Operaciones
Recursos Productos Resultados Impacto
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29. Reglas Organizativas para implantar una gestión orientada a resultados
Resultados y operaciones definidos
Responsables determinados para cada operación
Gobierno sobre los procesos que involucran al conjunto de Áreas
Presupuesto alineado, asignación de recursos para las Operaciones
Compromisos y tiempos de ejecución acordados
Descentralización y delegación de facultades
Reformas en los procedimientos y nuevas prácticas de trabajo
Evaluación de desempeño por operaciones
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30. Gestión por Resultados
OPERACIONES
GERENTE
RECURSOS RESPONSABLE RESULTADOS
GOBERNABILIDAD
Las importancias de la Organización se definen por los resultados
Los resultados son respuestas brindadas a las necesidades de la gente a través de la
entrega de productos y servicios
Estos productos y servicios se generan por las operaciones que se implementan
Las operaciones deben tener responsables definidos que tienen compromisos
Para cumplir los compromisos los Responsables deben disponer del control de
variables claves y contar con los recursos necesarios y el tiempo adecuado
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31. Ejercicio:
Análisis del funcionamiento de
su Oficina de Gobierno
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32. Ejercicio 2: Análisis del funcionamiento de su Oficina de Gobierno
Consignas
A continuación, presentamos algunas dimensiones para analizar la modalidad de toma
de decisiones en la Oficina de Gobierno desde tres puntos de vista:
• relación con actores de presión
• relación con las demandas sociales
• relación con el aparato público
El objetivo de este protocolo es permitir a quienes conducen o asesoran a la dirección
de las organizaciones públicas identificar los ámbitos de mejora de su Oficina y medir
periódicamente los avances logrados.
Este protocolo es confidencial, es decir que no se entregará a los Coordinadores.
Los participantes tendrán 20 minutos para realizar el ejercicio y luego realizaremos una
puesta en común.
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33. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar?
Planificación y rendición de cuentas
Determinar las prioridades estratégicas de la gestión que contemplen los
compromisos asumidos y las demandas externas calificadas
Definir las Operaciones claves y sus Responsables, compromisos y fechas,
y asignación de recursos necesarios
Delegar asuntos para que sean resueltos por la línea con instrucciones
claras
Instalar dispositivos y práctica de rendición de cuentas
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34. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar?
Crear ámbitos de trabajo transversales
Realizar periódicamente (día y horario de comienzo y finalización
establecido, no se cambia) reuniones de Gabinete convocadas con
temario previo, para el tratamiento de asuntos transversales, y
establecer (y hacer seguimiento) de compromisos.
Los temas “de un área” pueden tratarse en reuniones bilaterales con el
Gobernante
Reservar tiempo y espacio para la formación del Gobernante y Equipo y
para que ellos puedan reflexionar críticamente sobre la gestión
Comunicarse clara y fluida con el Equipo de trabajo
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35. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar?
Soporte a la toma de decisiones
Conformar una Unidad para el Procesamiento tecno político de los
asuntos que llegan a la Oficina para que no pasen “en estado crudo” (se
trata de que el equipo de apoyo al Gobernante adquiera como método
de trabajo pre-procesar los asuntos antes que el Gobernante tome
decisiones)
Contar con una Secretaria Privada capacitada para el manejo de los
asuntos cotidianos
Invertir en buen equipamiento y uso interno de las comunicaciones,
telefonía fija y celular, correo electrónico, directorio actualizado
Pedir Reportes Ejecutivos semanales a los Responsables con los
resultados obtenidos en las Operaciones y descripción breve de
problemas
Solicitar reportes periódicos sobre la marcha de la ejecución
presupuestaria
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36. Los Sistemas de la Suite del Gobernante
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37. Sistema de Agenda Estratégica
funcionalidades
Registra los asuntos que presionan por ingresar a la Agenda del Gobernante;
Permite definir qué asuntos entrarán o no a la agenda del dirigente
Permite derivar y comunicar al responsable designado los asuntos que pueden
resolverse en un nivel de responsabilidad inferior;
Una vez que un asunto ingresa a la Agenda, ayuda a procesarlo (solicita asignar un
responsable, una instrucción al respecto y una fecha clave de resolución);
Permite solicitar “demandas de pre-procesamiento” a distintos miembros del
equipo
Permite agendar reuniones relacionadas con un asunto y lo comunica vía mail a los
participantes;
Permite reservar espacio en la agenda del gobernante para el tratamiento de temas
estratégicos;
Emite reportes periódicos sobre el uso del tiempo del gobernante, para aprender y
ajustar las prácticas de trabajo.
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38. Esquema de Funcionamiento del Sistema de Agenda
Evento
Ingreso de un evento a la
oficina del gobernante
Decide si el acontecimiento
Derivar
ingresado debe ser derivado a otras
áreas o bien aceptado y permanecer
en la oficina del gobernante
Una vez procesado el
acontecimiento, puede ser
Aceptar derivado a otra área del
organismo, o finalizado
Decide si el acontecimiento necesita Finalizar
ser finalizado sin procesamiento o
ser procesado por la UTP
Procesar Finalizar
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39. Sistema de Operacionalización del
Plan Productivo - SOPP
funcionalidades
En cada unidad de gestión, permite asociar, los tipos de productos a generar, las
cantidades físicas a producirse, los insumos necesarios para esa producción, los
costos unitarios de los insumos, y calcular de este modo, los requerimientos
económicos de dicha producción de acuerdo a la naturaleza u objeto del gasto.
A través de los reportes que brinda el SOPP , los responsables de las unidades de
gestión y la conducción pueden analizar y modificar las previsiones de producción y
gasto, y adoptar las decisiones más convenientes para definir el presupuesto a
solicitar.
La herramienta permite instalar una nueva modalidad de conversación entre el
líder de la organización y las unidades de gestión según la cual un aumento de
presupuesto debe justificarse en términos de más o mejor producción.
Al mismo tiempo, esta metodología le permite a la conducción realizar un
seguimiento de la producción de cada área.
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40. Sistema de Apuestas Priorizadas - SIAP
funcionalidades
Trabaja sobre la planificación de la gestión a través de las siguientes categorías:
Apuesta estratégica → producto → actividad, que siguen un patrón de
responsabilización y cumplimiento (fecha de inicio y finalización).
Permite tomar decisiones sobre las prioridades de la gestión, establecer
responsabilidades y fechas de cumplimiento.
Establece una cadena de responsabilización por el cumplimiento de metas, ya que
las reglas del sistema requieren el consentimiento del responsable inmediato
superior en caso de modificaciones en las fechas de cumplimiento.
Brinda reportes sobre el cumplimiento de las actividades, productos y apuestas
estratégicas para efectuar su monitoreo y establecer ajustes.
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