El documento describe el proceso de diseño de puestos de trabajo, comenzando por definir las funciones generales de una organización y luego agrupándolas en roles más específicos para finalmente asignar personas a puestos particulares. Explica que las funciones se definen de manera deductiva a partir de los procesos y objetivos de la organización o de manera inductiva analizando las actividades actuales del personal, y que los roles agrupan conjuntos de funciones relacionadas con paquetes de competencias. También presenta formatos y ejemplos para cruzar

1. Contenido 1.0 Objetivos y Metas Institucionales 3.0 Definición de Roles y Puestos 6.0 Incentivos no Económicos 7.0 Remuneración Variable 2.0 Definición de Funciones y Procesos 5.0 Metas y Medición del Desempeño 4.0 Definición de Indicadores por Puesto

2. El Diseño de Puestos: Primero las Funciones , después los Roles Procesos Funciones Roles Puestos Agrupamiento más concreto de actividades en base a Competencias requeridas Agrupamiento genérico o abstracto de actividades en base a Especializaciones o afinidad Agrupamiento específico de actividades en base a Personas, según la factibilidad de que puedan asumir un o más Roles En algunas ocasiones los Roles deben ser realizados por un Equipo de Personas o Comités Las Funciones son categoría genéricas que pueden tomar formas más específicas al definirse como Roles y Puestos . Al interior de estos últimos también se aplica el término Función como equivalente a Responsabilidad.

3. Las Funciones pueden identificarse de “Arriba a Abajo” o/y de “Abajo Arriba” A partir de analizar los Macro Modelos Conceptuales (Cadena de Valor, Procesos, Funciones) A partir de analizar las Actividades concretas, físicas del personal Nivel 1 (Macrofunciones) Nivel 2 (Funciones) Nivel 3 (Sub Funciones)

4. Definiendo Funciones Top Down: a partir del Modelo Corporativo (o de un Sub Modelo)

6. Ejemplo: Relación Persona-Puesto-Roles - Gerente de Unidad de Negocios Rol 1: Líder de Unidad (Supervisar…) Persona: Juan Pérez Puesto: Gerente Unidad de Negocios Rol 2: Ejecutivo Comercial (Vender...) Rol 3: Ejecutivo de Cuenta (Fidelizar...) En este caso, hay prospectos y clientes muy importantes para los cuales el mismo gerente debe ser la persona de contacto. Por ello él debe hacer Roles que para otras cuentas serán tomados por personal de menor jerarquía.

7. Ejemplo: Relación Persona-Puesto-Roles - Auxiliar Administrativa Rol 1: Asistente de Gerencia Persona: María Yoko Puesto: Auxiliar Administrativa Rol 2: Asistente Comercial Rol 3: Responsable de Archivo de la Unidad En este caso, cada rol podría ser realizado por una persona diferente. Sin embargo esto no se justifica pues la carga de trabajo es baja. Para cubrir el 100% del tiempo de la persona se le asignan funciones de varios roles.

8. Ejemplo: Relación Persona-Puesto-Roles - Analista de Sistemas Rol 1: Responsable del Sistema Contable Persona: Juan Fulanez Puesto: Analista de Sistemas Rol 2: Lider de Proyecto del nuevo Sistema de Finanzas Rol 3: Supervisor de Verificadores de Calidad Otro caso en que por balance de carga de trabajo una sola persona debe hacer varios roles, Esto aveces puede generar conflictos de intereses (P.e. Supervisor de Calidad,) los cuales deben ser minimizados, si es que no pueden evitarse.

9. Los Roles agrupan Funciones detalladas (Sub Funciones) asignables a una persona Rol 1: Asistente de Gerencia Rol 2: Asistente Comercial Rol 3: Apoyo Administrativo Rol 4: Líder de Unidad Rol 5: Ejecutivo Comercial ………………………………………… . El proceso de pasar de Funciones a Roles es aún intuitivo. Una pauta: empezar revisando las lista de cargos o puestos usuales en el giro del negocio y considerarlos Roles Candidatos. Si entre las Funciones (o sub funciones) figuran algunas inusuales para el giro del negocio, puede ser una señal de la necesidad de crear un Rol nuevo o de revisar dicha Función.

10. Cruzando Funciones con Roles Esta Matriz permite asegurar que todas las Funciones sean asignados a un Rol . Recordar que este es un Primer Paso antes de definir Puestos o Comités. De este modo no quedará ninguna función sin responsables asignados.

11. Cruzando Roles con Personas Esta Matriz permite asegurar que todos los Roles sean asignados a un Puesto o Comité . De este modo se completa la Responsabilización (accountability) a nivel general. Falta aún la definición de metas cuantitativas y precisiones en términos de Responsabilidades o Funciones específicas por cada Rol.

12. Formato: Definición de Funciones por Análisis de Actividades del Personal Aplicable para el otro enfoque: Bottom Up (De abajo a arriba). Este Formato es llenado por la persona o personas de quienes se quiere recabar las actividades realizadas en la actualidad . Por agrupación de Afinidad o Especialización se obtienen las Funciones. Este proceso usualmente es iterativo , es decir, se parte de una versión borrador, que luego se va perfeccionado. Los jefes y especialistas en el tipo de trabajo realizado deben intervenir hasta llegar a la forma final. Si las Funciones no corresponden bien a Roles (grupos de Competencias), se puede analizar y re estructurar el conjunto de Funciones del grupo de puestos analizados

13. Dinámica: Análisis de Actividades para dos o más puestos vinculados La dinámica incluye el diseño de la Hoja Electrónica. Formulas importantes: Las que totalizan horas usando los parámetros de Días útiles por mes y Semanas promedio por mes. Equipo Nro:

14. Otra alternativa: Levantamiento a Partir de Funciones Estándar. Combina los dos enfoque de Arriba Abajo y de Abajo Arriba. En este caso los Códigos de Funciones y Subfunciones corresponden al Mapa de Funciones Corporativo. Se debe pedir a las personas que si alguna de sus actividades no corresponden a algún código, las registren en las líneas en blanco .

15. Ficha de Puesto: Síntesis de un Manual de Operación y Funciones (MOF) o similares Los Roles al estar asociadas a Competencias facilitan el ser re asignados. Las estimación de carga de trabajo da una medida de la importancia de cada Función o Responsabilidad Esta Formato a pesar de ser simple, concentra información esencial

16. Dinámica: Elaboración de una o más Fichas de Puesto Se puede obtener combinando los enfoques de Arriba Abajo y de Abajo Arriba Equipo Nro: