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MANUALES ADMINISTRATIVOS
 Concepto
Los manuales administrativos
son documentos que sirven como
medios de comunicación y
coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la
información de una organización.
Objetivos
•Presentar una visión de conjunto de la
organización.
•Precisar las funciones asignadas a cada
unidad administrativa.
•Establecer claramente el grado de autoridad
y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos.
•Coadyuvar a la correcta atención de las
labores asignadas al personal.
¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS MANUALES?
•s
•Por su contenido se clasifican en:
De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que
componen la empresa.
De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de
compras, de pago de sueldos, etc.
De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:
Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.
CONTENIDO DEL MANUAL
El contenido varia de acuerdo al tipo y a la cantidad
de material que se desea detallar, las variantes para
manuales mas específicos son:
* Identificación
* Índice
* Introducción
-Objetivo del manual
-Ámbito de aplicación
-Autoridad
-Como usar el manual
* Directorio
* Antecedentes
ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la
elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un
representante de cada una de las unidades administrativas de la
institución o por un grupo de funcionarios determinado por el
jerarca
2.- Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a
recabar la información necesaria para la elaboración de los
manuales, según las herramientas metodológicas establecidas
previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La
búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
•Investigación documental: trata de buscar todos aquellos
documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga
información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya
sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores de
procedimientos, informes de labores, manuales de servicio,
memorias institucionales, entre otros.
•Investigación monumental: trata de toda aquella información
que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se
debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre
otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios
que la conocen.
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la
elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada
de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del
manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden
ser utilizadas las siguientes preguntas:
•¿Qué trabajo o actividad se hace?
•¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si
no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
•¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
•¿Para qué se realiza el trabajo?
•¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
•¿Cuándo o en qué momento se hace?
•¿Por qué se hace?
4.- Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se
utilizará para elaborar el manual administrativo
5.- Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar
al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el
manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con
las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde
realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va
dirigido el manual.
6.- Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este
punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con
la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de
las unidades administrativas correspondientes.
7.- Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el
mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los
funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la
práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al
portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a
la información organizacional de la institución.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a
los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un
registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se
mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un
Manual Administrativo.
FACTORES QUE INFLUYEN
EN UNA ORGANIZACIÓN
Capacitación
La capacitación adecuada contribuye a
fomentar una estructura organizacional
saludable. Cuando se le educa a los
empleados cómo funciona la empresa,
cuáles son los canales de comunicación
adecuados y cómo trabajar en conjunto,
estas tareas y la estructura organizacional
se mantienen intactas.
Declaración de misión
Una organización debe estar diseñada
para unirse en torno a la declaración de la
misión corporativa. Una declaración de
misión es algo más que un dispositivo de
mercadeo en los folletos corporativos;
ésta debe resumir las creencias de la
empresa y el cómo quiere ésta que sus
clientes y proveedores la perciban.
FACTORES QUE INFLUYEN
EN UNA ORGANIZACIÓN
Cambio
Puede ser difícil de implementar una
estructura organizacional eficaz cuando hay
un significativo cambio de empleados o
cuando se les mueve constantemente de un
departamento a otro.
Prioridades
Las prioridades corporativas pueden a
veces dictar la estructura organizacional.
Por ejemplo, si la empresa dedica más
recursos a ingeniería que a ventas,
entonces con el tiempo el departamento
de ingeniería tendrá más influyente en la
estructura de la empresa.
EL PODER Y LA AUTORIDAD
El poder es un elemento utilizado con
frecuencia en las relaciones entre los
individuos. Se dan relaciones de poder
entre padres e hijos, entre los componentes
de una pareja y, por supuesto, también
entre los compañeros de trabajo.
A menudo los vocablos “poder” y
“autoridad” se utilizan indistintamente,
pero como veremos a continuación existe
una sutil e importante diferencia entre
ambos.
Mientras que la autoridad es el
carácter o la representación de
una persona por su empleo,
merito o nacimiento. Dentro de
la organización, es el poder
formal que tiene una persona
por la posición que ocupa. Las
indicaciones de quien posee
autoridad se obedecen porque
tiene que ser así.
DINAMICA DE LA ORGANIZACION
La Dinámica de Grupo se refiere a las
fuerzas que actúan sobre un grupo a lo
largo de su existencia y que lo hacen
comportarse en la forma en que se
comporta. Estas fuerzas pueden ser de
movimiento, acción, interacción, etc. En
ella se estudia las fuerzas que afectan la
conducta de un grupo, comenzando por
analizar la situación grupal como un
"todo" con forma propia.
CRECIMIENTO DE LA
ORGANIZACION
Hablando
estrictamente, crecimiento es el
aumento en el tamaño o en
el número de la cosa. El
crecimiento nos habla siempre
de cantidad.
En una empresa, el crecimiento
será el aumento en la
participación en el mercado, o en
el número de empleados, o en el
tamaño de las instalaciones El desarrollo es un crecimiento
en capacidad y potencia, no en
logros. El desarrollo está menos
relacionado con lo que tiene una
empresa u organización, y se
vincula más con “lo que puede
hacer con lo que posee
CENTRALIZACION Y
DESCENTRALIZACION
La Centralización se da cuando una
sola autoridad dentro de una
organización es la responsable de todos
los sucesos dentro de estas es decir de
los intereses comunes, esto en ocasiones
puede ser perjudicial debido a que una
sola administración mal manejada puede
en ocasiones llevar a la empresa a la
quiebra.
La descentralización no solo rige con
una sola autoridad si no con los aportes
de subordinados o empleados de la
empresa los cuales aportan a la
empresa no solo con su conocimiento
respecto al área en que se
desenvuelvan si no dando idea para el
rendimiento óptimo día tras día de la
organización.
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Angeles del Rosario Escobar Mendoza
 

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Manual de organizacion

  • 1.
  • 2. MANUALES ADMINISTRATIVOS  Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Objetivos •Presentar una visión de conjunto de la organización. •Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. •Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos. •Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
  • 3. ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS MANUALES? •s •Por su contenido se clasifican en: De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa. De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa. De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc. Por su ámbito: Generales: que contienen información de la totalidad de la organización. Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.
  • 4. CONTENIDO DEL MANUAL El contenido varia de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales mas específicos son: * Identificación * Índice * Introducción -Objetivo del manual -Ámbito de aplicación -Autoridad -Como usar el manual * Directorio * Antecedentes
  • 5. ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS 1.- Planificación del Trabajo. En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca 2.- Búsqueda de la Información. Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: •Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
  • 6. •Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen. 3.- Análisis de la Información. Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: •¿Qué trabajo o actividad se hace? •¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace? •¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo? •¿Para qué se realiza el trabajo? •¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo? •¿Cuándo o en qué momento se hace? •¿Por qué se hace? 4.- Elaboración del Manual. Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo
  • 7. 5.- Validación del Manual. Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual. 6.- Autorización del Manual. Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes. 7.- Difusión y distribución del Manual. Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución. 8.- Revisión y Actualización del Manual. Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional. Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.
  • 8. FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA ORGANIZACIÓN Capacitación La capacitación adecuada contribuye a fomentar una estructura organizacional saludable. Cuando se le educa a los empleados cómo funciona la empresa, cuáles son los canales de comunicación adecuados y cómo trabajar en conjunto, estas tareas y la estructura organizacional se mantienen intactas. Declaración de misión Una organización debe estar diseñada para unirse en torno a la declaración de la misión corporativa. Una declaración de misión es algo más que un dispositivo de mercadeo en los folletos corporativos; ésta debe resumir las creencias de la empresa y el cómo quiere ésta que sus clientes y proveedores la perciban.
  • 9. FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA ORGANIZACIÓN Cambio Puede ser difícil de implementar una estructura organizacional eficaz cuando hay un significativo cambio de empleados o cuando se les mueve constantemente de un departamento a otro. Prioridades Las prioridades corporativas pueden a veces dictar la estructura organizacional. Por ejemplo, si la empresa dedica más recursos a ingeniería que a ventas, entonces con el tiempo el departamento de ingeniería tendrá más influyente en la estructura de la empresa.
  • 10. EL PODER Y LA AUTORIDAD El poder es un elemento utilizado con frecuencia en las relaciones entre los individuos. Se dan relaciones de poder entre padres e hijos, entre los componentes de una pareja y, por supuesto, también entre los compañeros de trabajo. A menudo los vocablos “poder” y “autoridad” se utilizan indistintamente, pero como veremos a continuación existe una sutil e importante diferencia entre ambos. Mientras que la autoridad es el carácter o la representación de una persona por su empleo, merito o nacimiento. Dentro de la organización, es el poder formal que tiene una persona por la posición que ocupa. Las indicaciones de quien posee autoridad se obedecen porque tiene que ser así.
  • 11. DINAMICA DE LA ORGANIZACION La Dinámica de Grupo se refiere a las fuerzas que actúan sobre un grupo a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma en que se comporta. Estas fuerzas pueden ser de movimiento, acción, interacción, etc. En ella se estudia las fuerzas que afectan la conducta de un grupo, comenzando por analizar la situación grupal como un "todo" con forma propia.
  • 12. CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACION Hablando estrictamente, crecimiento es el aumento en el tamaño o en el número de la cosa. El crecimiento nos habla siempre de cantidad. En una empresa, el crecimiento será el aumento en la participación en el mercado, o en el número de empleados, o en el tamaño de las instalaciones El desarrollo es un crecimiento en capacidad y potencia, no en logros. El desarrollo está menos relacionado con lo que tiene una empresa u organización, y se vincula más con “lo que puede hacer con lo que posee
  • 13. CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION La Centralización se da cuando una sola autoridad dentro de una organización es la responsable de todos los sucesos dentro de estas es decir de los intereses comunes, esto en ocasiones puede ser perjudicial debido a que una sola administración mal manejada puede en ocasiones llevar a la empresa a la quiebra. La descentralización no solo rige con una sola autoridad si no con los aportes de subordinados o empleados de la empresa los cuales aportan a la empresa no solo con su conocimiento respecto al área en que se desenvuelvan si no dando idea para el rendimiento óptimo día tras día de la organización.