Este documento presenta los objetivos y conceptos clave de los sistemas de productividad. Explica la importancia de la administración de documentos para las empresas y define términos como información y documento. También describe los propósitos de la administración de documentos y algunos ejemplos comunes de documentos necesarios para las empresas.

1. Sistemas de Productividad
Prof. Verenice Rodríguez Ruiz
23 de noviembre de 2011

2. Objetivo general
• Al finalizar el tema, la audiencia identificarán
los diferentes métodos y técnicas para llevar a
cabo el resguardo de los documentos que se
generen en su área de trabajo, tanto en papel
como electrónicamente.

3. Objetivos específicos
• Definir los siguientes términos:
– Información
– Documento
– Administración de documentos
• Explicar la importancia del proceso de la
comunicación de los negocios.

4. Objetivos específicos
• Indicar por qué son importantes los sistemas
de administración de documentos y de bases
de datos.
• Explicar la importancia de los documentos
para los individuos y los negocios.
• Presentar ejemplos de diferentes documentos
necesarios para los individuos y los negocios.

5. Algunos términos
• Información
– Recurso vital para las empresas
– Esta compuesta de:
• Datos numéricos
• Alfabéticos
• Símbolos
– Todos organizados de cierta forma

6. Algunos términos
• Documentos
– Cualquier clase de dato o información contenida
en diferentes medios.
– Pueden estar en forma:
• Oral
• Escrita
• Visual

7. Algunos términos
• Comunicación
– Es el proceso esencial en las relaciones
interpersonales y comerciales.
– Es importante para las instituciones porque
le permite poder lograr sus propósitos.
– Nos permite intercambiar información la
cual es vital para que las instituciones
puedan llevar a cabo sus operaciones.

8. Sistema de administración de
documentos
• La administración de documento en las
organizaciones trabaja con el control,
retención y seguridad de los documentos.
• Pueden ser documentos
– En papel
– Electrónicos

9. Administración de documentos e
información
• Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y
contralar todas aquellas actividades
relacionadas:
– Creación y mantenimiento de documentos
– Conservación temporera
– Localización, protección y control
– Uso y disposición
– Conservación permanente

10. Propósito de la administración de
documentos
• El archivo de documentos es vital para las
organizaciones ya que permiten el:
– manejo
– conservación
– localización
– producción
– uso eficaz

11. Propósito de la administración de
documentos
• La administración de documentos conlleva:
– planificación
– organización
– dirección
– control de información
• El archivo es esencial en el proceso de
administración y conservación de
documentos.

12. Necesidad de documentos
• Los documentos son importantes y necesarios
para una empresas ya que estos sirven como:
– base para la toma de decisiones
– ayudan en la planificación
– evidencia
– propósitos de impuestos
– apoyo a procedimientos legales
– cumplir con requisitos legales
– base histórica

13. Algunos documentos son:
• cartas • planos
• memorandos • presupuestos
• informes • libros
• estados financieros • revistas
• facturas • catálogos
• cheques • mapas
• licencias • documentos legales
• solicitudes • fotografías
• manuales • cotizaciones

14. Medios de almacenaje de información
• papeles • discos ópticos
• cintas magnéticas • discos compactos
• memorías portátiles • microformas
• fotos
• vídeos
• cintas de audio
• discos flexibles
• discos duros de
computadoras

15. Costo del sistema
• En todas sus fases representa altos costos para
las empresas.
• Altos costos en:
– equipo
– espacio
– materiales
– Personal capacitado
• manejo
• creación
• conservación

16. ¿Cómo bajar los costos?
• Conservando solamente los documentos
necesarios y por el tiempo de utilidad de
estos.

17. Algunos datos de interés
• Una de las principales amenazas que enfrenta
toda organización para proteger su
información es el factor humano.
• Los estudios demuestran que el 75% de los
incidentes de seguridad son causados por
errores o por desconocimiento humano.

18. Algunos datos
• La seguridad de informática es vital para
cualquier empresa.
• Cada vez es más importante identificar al
trabajador o usuario que accede a un ordenador
o a un software.

19. Tecnología de información
• Medios para capturar, manejar, distribuir y
almacenar electrónicamente imágenes, datos,
palabras y voces.
• Beneficios
– Mejora la infraestructura de la organización
– Proporciona instrumentos más eficaces para la
ejecución de labores
– Propicia el rediseño de procesos de trabajo

20. ¿Por qué conservar la información
digital?
• Redes de
• Administrativo comunicación
Por Por su Internet
• Informativo facilidad
su • Legal de • Planes de
digitalización
valor • Cultural difusión
de
documentos

22. Aspectos que comprenden la
seguridad de datos
• Integridad
–La información debe estar protegida de
una posible destrucción, modificación
accidental o intencional.
• Privacidad
–Los datos no deben estar disponibles a
los accesos no autorizados.

23. Aspectos que comprenden la
seguridad de datos
• Integridad y autenticidad
– Las transacciones no deben ser modificadas
en su trayecto.
– Se debe asegurar que quien las generó es
quien dice ser.
– Mantenga integridad física del os
dispositivos de red como servidores,
switches, entre otros.

24. Aspectos que comprenden la
seguridad de datos
• Confiabilidad
– El uso de la red no debe ser con fines que no
estén contemplados por las políticas de
utilización.
• Disponibilidad
– La red debe estar disponible siempre y con
la eficiencia necesaria, aún ante fallas
inesperadas.