Son muchas las aristas de este tema, y la anulación de estos documentos tiene diferentes aproximaciones tanto en retencion en la fuente como la causacion del IVA con la entreda en vigencia del Decreto 1159 de junio 1 de 2012

1. ANULACION DE FACTURAS DE VENTA
NO EXISTE CONTABLEMENTE
Alejandro Mendivelso (*1)
6001011211
UGC 39B
Las expresiones “anulación” y “reversión” son utilizadas comercialmente de
manera frecuente, incluso como sinónimos tanto en las áreas de operaciones
documentales como en los sistemas de información que se encargan de
administrar la información financiera de las empresas.
Es importante marcar algunas claridades sobre los dos conceptos y las
implicaciones de uno y otro tanto operativa, contable como legalmente para
efectos de mejorara el tratamiento que se le da a una u otra expresión. El objetivo
es pues, aclarar cuando es procedente hablar de uno u de otro término, las
diferencias existentes en uno y otro y las implicaciones, contables, tributarias y
legales en cada uno de los términos.
1. SIGNIFICADOS:
Según el RAE, la ANULACION procede del verbo ANULAR (De nulo). Dar por
nulo o dejar sin fuerza una disposición, un contrato, etc.(REAL ACADEMIA
ESPAÑOLA DE LA LENGUA, 2009).
Jurídicamente se entiende por nulo aquel acto que falta a alguno de los requisitos
legales para el valor del mismo, según su especie, calidad o estado de las partes.
Es decir que es nulo cualquier acto que tenga para su existencia vicio de
capacidad, consentimiento, o objeto o causa licita. (Artículo 1740 del Código Civil
colombiano)
Por lo anterior, en los términos del artículo 900 del Código de Comercio,
comercialmente es anulable cualquier acto que incumpla los elementos propios
para su nacimiento. La anulabilidad puede producirse por:2
1. Ausencia de consentimiento real en un acto jurídico que lo requiera.
1
Alejandro Mendivelso es contador público de la Universidad Nacional, con especialización en e‐business.
Partner desde hace 15 años de la firma Consuempresa. Organización dedicada a las soluciones integrales en
las áreas contable, de auditoría, impuestos, laboral, y de Revisoría Fiscal.
2
La doctrina ha diferenciado entre la anulabilidad y la nulidad. Cuando un acto es nulo de pleno derecho, no
tiene efecto jurídico, es decir su nulidad es absoluta, y el juez puede decretarla de oficio. La anulabilidad de
un acto procede por petición de una de las partes, es decir, es una nulidad relativa subsanable por acuerdo
entre las partes.

2. 2. Ausencia de la capacidad de la persona que realizan el acto: (menores de
edad o incapaces)
3. Vicios en la voluntad (error, dolo, violencia o intimidación).
Comercialmente y para los efectos de este documento, la anulabilidad de una
factura de venta es procedente en el tercer caso, y solo cuando el vicio de la
voluntad es afectado por el error antes, después, o en el momento de la
generación del título. En los casos de vicio de voluntad por violencia, intimidación
o dolo la factura de venta es nula previa la petición de parte. La capacidad y
consentimiento se entienden no aplicables a los efectos de este documento, pues
la generación de la factura de venta requiere de la existencia de un acercamiento
previo comercial de las partes, donde los vicios tanto de la capacidad como del
consentimiento se entienden diluidos en la realización de relaciones comerciales.
Contablemente, el artículo 132 del decreto 2649 de 1993 menciona que la
anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la
causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación
de su nombre completo.
Según el RAE, la REVERSION procede del verbo reversar (De revertir). Dar la
restitución de algo al estado que tenía.(REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DE LA
LENGUA, 2009).
Jurídicamente el concepto no ha sido objeto de mayor despliegue debido a la
sinonimia con el concepto de la anulación. Contablemente, sin embargo, el
decreto 2649 de 1993, en el artículo 56 hace claridad que cualquier error debe
salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere, es decir,
afectando las cuentas inicialmente registradas.3
2. ANULACION VERSUS REVERSION
Habiendo definido ambos conceptos es claro en este punto que la anulación de la
factura de venta puede o no tener reversión, es decir toda reversión de la factura
de venta tiene implícita la anulación de la misma, mas no toda anulación de
factura de venta tiene implícita la reversión, debido a que la anulación no siempre
ha generado el registro del hecho económico sujeto a reversión.
Es decir contablemente la anulación de la factura de venta no existe, lo que existe
es la reversión de las operaciones resultado de la anulación del titulo que le dio el
3
Jurisprudencialmente sin embargo, el concepto ha sido objeto de varias aproximaciones según las cuales,
se coincide con la técnica contable del decreto 2649 de 1993. Son ejemplos: Sentencia 13776 del 02 de
marzo del 2006 del Consejo de Estado, sección cuarta de la sala de lo contencioso administrativo, consejero
ponente; Hector J. Romero. Radicación 25000‐23‐27‐000‐2001‐01630‐01‐13776.

3. origen. Asi las cosas, la anulación que procede contablemente es la anulación
jurídica del titulo por vicios en su génesis y que no han sido objeto de valoración
contable, es decir contablemente procede la anulación de un documento que
nunca llegará a ser factura de venta. Veamos detalladamente el tema con el objeto
de dar claridad en la diferencia de uno y otro termino.
La anulación de una factura de venta solo puede darse en tres eventos.
a) Antes de su registro contable, esto es por daño o deterioro del papel, del
documento físico en donde nacerá o será plasmado el titulo valor, en cuyo
caso, el registro nunca se dio y el numero del consecutivo de factura se ha
perdido generando un registro en el sistema de información del cual nos
ocuparemos posteriormente.
b) En la generación del registro contable: Esto es, se generó el titulo y este
generó registro contable en el sistema de información, pero desde ese
momento, en el momento de la impresión, en el transporte, o cualquier otro,
siempre antes del registro de la misma en el sistema del información del
cliente, le ocurre algo al documento o al hecho económico, que hace que
nazca su nulidad como titulo valor. Evento este que genera otro registro
diferente en el sistema de información.
c) Posterior a la generación del título y subsecuente registro contable
por parte del cliente: Esto es, cualquier evento que genera modificaciones
contables tanto en el sistema de facturación del cliente como en el de la
empresa emisora del título. Esta modificación es generada por error en el
titulo o por modificaciones de las condiciones del hecho económico que le
dio nacimiento al título valor.
Es necesario hacer claridad que el primer punto dejará de existir en el momento
en que la empresa administre su sistema de facturación mediante el uso de
facturación electrónica o en los eventos de la facturación por computador sin la
pre-impresión del consecutivo.4
3. IMPLICACIONES CONTABLES DE LA ANULACION
Así como la anulación de la factura se genera en tres únicos eventos, son estos
los generadores de registro contable en los mismos tres circunstancias, veamos:
3.1. ANTES DEL NACIMIENTO DEL TITULO.
En este evento he dicho que el documento sobre el cual surgiría y daría su
expresión el titulo valor, sufre alteraciones que hacen imposible su existencia, es
4
En Colombia se establecieron disposiciones concernientes a la factura electrónica a través de la Ley 223 de
1995, el Decreto 1094 de 1996 y el Concepto DIAN No. 000040333 de 2000.

4. decir el consecutivo físico con número X, se deterioró a tal punto que hace
imposible la generación de un titulo valor factura de venta.
Lo anterior genera que el consecutivo en el sistema de información refleje lo
ocurrido al documento. Este procedimiento se conoce como anulación de
consecutivo o como salto de facturación. El deber ser en este caso es, que se
genere un registro para reflejar el consecutivo de facturación que no fue utilizado,
con las siguientes características:
Tipo de dcmto. FV Factura de venta5
Numero El consecutivo correspondiente al documento deteriorado
Fecha La correspondiente a la fecha del hallazgo del deterioro del
documento.
ANULACION. (“ANLCION”)
Es el único evento en que aparece el concepto anulación, en
Concepto el sistema de información, pues el registro nunca existió,
debido a que el titulo nunca existió, es decir es procedente la
anulación para el documento que nunca será factura de
venta.
Valor Cero (0)
El NIT creado en el sistema de información para las
anulaciones.
Este tercero a es recurrentemente solicitado por revisores
fiscales, pues facilita el seguimiento de los registros
realizados en el sistema de información, sujetos a
correcciones.
Tercero Se recomienda enfáticamente no utilizar el NIT cero (0),
pues usualmente en los sistemas de información donde se
utiliza este NIT, las labores de conciliaciones se hacen
extenuantes y laboriosas.
Actualmente los sistemas de información no permiten la no
presencia de NIT en los documentos FACTURA DE VENTA,
luego se descarta el dejar vacio este campo en el sistema
de información.
5
La forma de identificar los diferentes documentos en el sistema de información dependen de las políticas
contables y de operación de la empresa y no son camisa de fuerza. Se citan en el documento como ejemplo
ilustrativo únicamente.

5. Las mismas que corresponden al documento factura de
venta, es decir, ingreso, IVA, cartera y retenciones en la
Cuentas contables fuente, pues facilita las labores de conciliación en cartera, en
tesorería, en la preparación del IVA, en el seguimiento de los
consecutivos tanto de ingresos gravados como de los no
gravados, etc.
Puede o no ser sujeto a aprobación en el sistema de
Aprobación información y de serlo usualmente se procede en
autorización por lotes de anulaciones.
3.2. ENTRE EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE LA
EMPRESA Y EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACION
DEL CLIENTE.
En este evento surge al interrogante de ¿Cuándo nace el registro en el sistema de
información del cliente?, para lo cual la ley 1231 de julio 17 del 2008 ha
mencionado que la aceptación de la factura es el nacimiento de la obligación por
parte del cliente, el cual se da en el momento del radicado de la factura de venta o
de su no protesto dentro de los 10 días subsiguientes al radicado de la misma.
Partimos de la premisa en este caso, que la factura que se generó en el sistema
nunca generará una obligación en el cliente, ni tendrá efecto en el sistema de
información del cliente, es decir, a pesar de que esta ha sido generada, es titulo
valor y cumple con los requisitos legales de la misma, porque podría también no
cumplirlos, no es registrada en el sistema de información del cliente por su no
aceptación, o por su no reconocimiento, por diferentes razones: Los datos están
incompletos, no se identifica plenamente el cliente, la resolución de facturación
esta vencida, fue generada con errores por mal uso del sistema de información,
NIT diferente, identificación de los ítems o conceptos facturados procesados de
forma errada, bases tributarias erradas o cálculos errados, etc.
Para este evento contablemente no opera la anulación, opera la reversión de los
registros contables, pues la factura que dio origen al registro es titulo valor, pero
es rechazado por el no cumplimiento de requisitos legales o comerciales
aplicables.
Contablemente se genera un documento interno según el cual se reversa la
operación, este documento no requiere del conocimiento del cliente pues este no
aceptó la factura por alguna de las razones arriba relacionadas.
Es recomendable que este tipo de documento sea diferente a la nota crédito,
documento aplicable al tercer caso que veremos adelante, para efectos de separar
las operaciones que son objeto de corrección, sus razones, sus responsables y
mejorar de esta forma la gestión de facturación y cartera. Este documento es de

6. especial análisis en la gerencia de operaciones, pues permite pulir procesos en
términos de eficacia.
Las características de este documento interno son:
NI Nota Interna,
NA Nota de ajustes,
Tipo de dcmto.
AC Ajustes contables,
RV Reversiones, entre otras.
Numero El consecutivo correspondiente al documento que administre
el sistema para el tipo de documento utilizado
Fecha La correspondiente a la fecha de la reversión.
REVERSION. (“RVRSION”)
Concepto Mencionar la fecha, la causa de la reversión, el responsable
del área de facturación o cartera y la firma del mismo.
Valor El valor del título (0)
Tercero El NIT del cliente
Se reversan las mismas cuentas que corresponden al
Cuentas contables documento factura de venta, con el ánimo de reflejar en cada
departamento no solo el nacimiento del registro sino su
reversión por las razones que la misma explica.
Puede o no ser sujeto a aprobación en el sistema de
Aprobación información y de serlo usualmente se procede en
autorización por lotes de reversiones.
3.3. POSTERIOR AL RECONOCIMIENTO DE LA OBLIGACION IMPLICITA
EN LA FACTURA DE VENTA POR PARTE DEL CLIENTE
En este caso el cliente es conocedor no solo del título sino de la obligación, y se
genera la anulación de la factura de venta por errores no tenidos en cuenta en el
momento de la recepción de la factura, o por modificaciones a las condiciones
comerciales plasmadas en la factura de venta, caso en el cual se genera un
documento independiente de características externas, que tiene la obligación de
conocer el cliente y que genera o la extinción de la obligación o la modificación del
título para reflejar las características propias del hecho económico que le dio su
nacimiento.
Para su “anulación”, el procedimiento realizado es la devolución a la fuente
generadora del título para su re-emplazo por otra que cumpla las características

7. propias que le son inherentes a su existencia como titulo valor o al hecho
económico generador de la misma. Se recibe el titulo, se marca con un distintivo
que incluye la expresión “anulado”, se registran las razones de la anulación y se
registra la firma del responsable de los registros de facturación o cartera.
Contablemente se genera la conocida nota crédito o nota a clientes (NC).
Las características de la nota crédito son las siguientes:
Tipo de dcmto. NC Nota crédito o Nota a clientes.
Numero El consecutivo correspondiente a las notas crédito.
Fecha La correspondiente a la fecha de la nota.
REVERSION (“NC”)
Mencionar la fecha, la causa de la reversión o devolución
Concepto tanto del título como de los ítems facturados (bienes o
servicios), el responsable del área de facturación o cartera y
la firma del mismo.
Valor El valor del título (0)
Tercero El NIT del cliente
Se reversan las mismas cuentas que corresponden al
documento factura de venta, con el ánimo de reflejar en cada
departamento no solo el nacimiento del registro sino su
reversión por las razones que la misma explica.
Cuentas contables Las notas créditos parciales no implican la anulación de la
factura de venta, ejemplo de estas notas parciales son la
devolución, rebajas y descuentos en la venta.
Debe reflejarse este documento en las operaciones de
cuentas fiscales pues afectan directamente los reportes de
información exógena de cada cliente.
Usualmente es objeto de aprobación, pues implica
Aprobación modificaciones a las operaciones comerciales, de inventario
o de cartera que aplican en cada caso.
4. LA ANULACION EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION
Sin embargo, los procedimientos mencionados anteriormente bien de anulación o
de reversión, tienen otra connotación al ser procesado en el sistema de

8. información de la empresa y es allí en donde el concepto de anulación
desaparece, surgiendo un sin-numero de técnicas para su registro.
Debido a la poca claridad en la diferencia entre la anulación y la reversión, los
sistemas de información, reflejan esa misma confusión y en algunos casos pueden
llegar a generara sanciones por facturación al usuario del sistema de facturación
aun cuando el sistema este avalado.
Algunas de las técnicas utilizadas por los sistemas de información para la
anulación de facturas son las siguientes:
4.1. LA ELIMINACION
Se elimina el registro que género la factura, con el inconveniente que se genera
un salto en el consecutivo de facturación, que no es coincidente con el físico de la
facturación.
Adicionalmente, con el consabido problema de que el físico muestra información
tributaria, aunque anulada, que podría ser interpretada en una inspección de
impuestos como alteración a la facturación e incluso cierre del establecimiento,
pues el físico generado por el sistema contiene una información diferente al mismo
consecutivo que aparece en los registros del mismo sistema de información.
Es decir la rutina altera los registros de facturación para hacer desaparecer tanto
el consecutivo como los registros. Al ser eliminado el registro de la factura, no
aparece rastro de la misma y en caso de ser necesaria alguna labor de
conciliación, este vacío en el consecutivo, ralentiza el procedimiento.
Los inconvenientes que este procedimiento tiene son entre otros.
a. Es difícil el reconocimiento en el sistema de los saltos de facturación
generándose incertidumbre acerca de la integridad del sistema.
b. Tiene inherente un alto riesgo de interpretación equivocad por parte de la
administración tributaria al ser considerado el retoque de la información de
facturación.
c. Dificulta las operaciones de conciliación al hacer difícil el rastreo de
consecutivos, generando la necesidad de acudir al documento físico para
una doble validación de la anulación.
4.2. LA ALTERACION
Según esta técnica, se busca el registro generado por la factura en cualquiera de
los módulos a donde el registro haya ido a parar y se modifica, el registro para

9. cambiar sus valores por un valor cero. Este procedimiento aunque no daña el
consecutivo de la facturación persiste en la alteración de los registros en
facturación, pues estos no son iguales a la realizada física impresa en el mismo
modulo en el mismo sistema de información, la sanción tributaria mencionada por
lo anterior es procedente.
4.3. LA REVERSION
Es la técnica más utilizada, la cual termina por reconocer que no es posible la
anulación en el sistema de información, y en su lugar reconoce la existencia de la
reversión. Esta técnica consiste en la generación de otro tipo de comprobante, que
registra los movimientos que devuelven la operación de venta.
Esta no solo refleja la realidad del hecho económico sino que sirve de soporte
tanto legal como a las diferentes etapas de conciliación en los departamentos
vinculados a la operación de gestión de clientes.
Bibliografía
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA DE LA LENGUA. (01 de 01 de 2009). www.rae.es. Recuperado el 29 de
03 de 2012, de Diccionario de la lengua Española 23 Edición.