El documento presenta diferentes técnicas de planeación y control de gestión como manuales de objetivos y políticas, diagramas de proceso y flujo, gráficas de Gantt, PERT y CPM. Explica cada técnica detalladamente incluyendo sus ventajas y cómo implementarlas para mejorar la gestión de proyectos y organizaciones.

1. ““Técnicas de la
Planeación
Y Control de Gestión”Y Control de Gestión”
Sub Secretaria de HaciendaSub Secretaria de Hacienda
Marzo 2015Marzo 2015
Carlos EcheverríaCarlos Echeverría
Ingeniero Comercial y PeriodistaIngeniero Comercial y Periodista
MBA YMBA Y PMPPMP

2. IntroducciónIntroducción
La finalidad consiste en que el Gestor que lasLa finalidad consiste en que el Gestor que las
utilice, tome las decisiones más adecuadas deutilice, tome las decisiones más adecuadas de
acuerdo a la situación más específica del medio yacuerdo a la situación más específica del medio y
de la organización en donde se actúe.de la organización en donde se actúe.
Las técnicas más usadas como son lasLas técnicas más usadas como son las
siguientes:siguientes:
•Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
•Diagrama de Proceso y de Flujo.Diagrama de Proceso y de Flujo.
•Graficas de Gantt.Graficas de Gantt.
•PERT.PERT.
•CPM (Método de Ruta Critica).CPM (Método de Ruta Critica).

3. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
ManualesManuales
Los manuales constituyen una de lasLos manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan lasherramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrolloorganizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas yde sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, unoperativas. Son fundamentalmente, un
instrumento de comunicación.instrumento de comunicación.
IntroducciónIntroducción

4. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
ManualesManuales
Los manuales constituyen una de lasLos manuales constituyen una de las
herramientas con que cuentan lasherramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrolloorganizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas yde sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, unoperativas. Son fundamentalmente, un
instrumento de comunicación.instrumento de comunicación.
IntroducciónIntroducción

5. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Este manual, es una guía autorizada dentro deEste manual, es una guía autorizada dentro de
la estructura de un organismo social, contienela estructura de un organismo social, contiene
un grupo de objetivos a alcanzar a corto,un grupo de objetivos a alcanzar a corto,
mediano y largo plazo, clasificándolos pormediano y largo plazo, clasificándolos por
departamentos, con expresión de las políticasdepartamentos, con expresión de las políticas
correspondientes a esos objetivos y a veces decorrespondientes a esos objetivos y a veces de
algunas reglas muy generales que ayudan aalgunas reglas muy generales que ayudan a
aplicar adecuadamente las políticas.aplicar adecuadamente las políticas.
IntroducciónIntroducción

6. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso deVentajas de la disposición y Uso de
Manuales.Manuales.
1.1. La gestión administrativa y la toma de
decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del
funcionario actuante en cada momento. Sino
que son regidas por normas que mantienen
continuidad en el trámite a través del tiempo.
IntroducciónIntroducción

7. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso deVentajas de la disposición y Uso de
Manuales.Manuales.
2.2. Clarifican la acción a seguir o la
responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir
dudas respecto a qué áreas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisión o
ejecución.
IntroducciónIntroducción

8. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso deVentajas de la disposición y Uso de
Manuales.Manuales.
3. Mantienen la homogeneidad en cuanto
a la ejecución de la gestión administrativa
y evitan La formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.
IntroducciónIntroducción

9. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso deVentajas de la disposición y Uso de
Manuales.Manuales.
4.4. Sirven para ayudar a que laSirven para ayudar a que la
organización se aproxime al cumplimientoorganización se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran unde las condiciones que configuran un
sistema.sistema.
IntroducciónIntroducción

10. Manuales de Objetivos y Políticas.Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso deVentajas de la disposición y Uso de
Manuales.Manuales.
5.5. Son un elemento cuyo contenido se ha
ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
6. Facilitan el control por parte de los
supervisores de las tareas delegadas al
existir.
IntroducciónIntroducción

11. Diagrama de Proceso y de Flujo.Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven paraLos diagramas de proceso y de flujo sirven para
representar, analizar, mejorar y/o explicar unrepresentar, analizar, mejorar y/o explicar un
procedimiento, se consideran comoprocedimiento, se consideran como
instrumentos de simplificación. Estos diagramasinstrumentos de simplificación. Estos diagramas
hacen ver un proceso en forma tal que puedahacen ver un proceso en forma tal que pueda
apreciarse separadamente cada uno de susapreciarse separadamente cada uno de sus
casos y nos permiten ver gráficamente esoscasos y nos permiten ver gráficamente esos
pasos.pasos.
IntroducciónIntroducción

12. Diagrama de Proceso y de Flujo.Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los sistemas de simplificación del trabajo,Los sistemas de simplificación del trabajo,
principalmente los basados en los estudios deprincipalmente los basados en los estudios de
movimientos.movimientos.
Cuando se realizan tramites administrativosCuando se realizan tramites administrativos
existen también estas mismas etapas, ya queexisten también estas mismas etapas, ya que
hay:hay:
IntroducciónIntroducción

13. Diagrama de Proceso y de Flujo.Diagrama de Proceso y de Flujo.
OperacionesOperaciones como son escribir documentos,como son escribir documentos,
hacer cálculos, 'c registrar sellar, etc. Sehacer cálculos, 'c registrar sellar, etc. Se
representan con un circulo (representan con un circulo ().).
TransportesTransportes como llevar una carta a uncomo llevar una carta a un
departamento, pasar un reporte, llevar aldepartamento, pasar un reporte, llevar al
archivo ciertas formas, etc. Se indican con unaarchivo ciertas formas, etc. Se indican con una
flecha (flecha ().).
IntroducciónIntroducción

14. Diagrama de Proceso y de Flujo.Diagrama de Proceso y de Flujo.
Inspecciones: como revisar cuentas, analizar
un informe, revisar correspondencia antes de su
firma, etc. Su símbolo es ().
Demoras: como cartas dejadas en “charola de
salida", documentos en espera de tramite, etc.
Se simbolizan con una letra D. ,
Almacenamiento: como documentos en el
archivo. Su símbolo es un triangulo () .
IntroducciónIntroducción

15. Técnica del Diagrama de ProcesoTécnica del Diagrama de Proceso
Los símbolos empleados para formular el diagramaLos símbolos empleados para formular el diagrama
de proceso son los ya señalados; pero existe otrade proceso son los ya señalados; pero existe otra
forma, con la sola variante de usar otra manera deforma, con la sola variante de usar otra manera de
simbolizar: las inicialessimbolizar: las iniciales O – T – I – D - AO – T – I – D - A, que, que
equivalen a Operación, Transporte, Inspección,equivalen a Operación, Transporte, Inspección,
Demora y Almacenamiento. Se usan estos simb0losDemora y Almacenamiento. Se usan estos simb0los
para ejemplificar otro modo distinto de representar,para ejemplificar otro modo distinto de representar,
y, desde luego, fácilmente recordable por la palabray, desde luego, fácilmente recordable por la palabra
"Otida"."Otida".
IntroducciónIntroducción

16. Pasos:Pasos:
1.1.Hacer la hoja respectiva, que en su encabezadoHacer la hoja respectiva, que en su encabezado
contendrá datos de identificación del proceso,contendrá datos de identificación del proceso,
tales como el nombre del mismo, departamento,tales como el nombre del mismo, departamento,
sección donde se inicia y donde se acaba, fechasección donde se inicia y donde se acaba, fecha
de elaboración, etc.de elaboración, etc.
2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco
columnas: una para los símbolos, otra paracolumnas: una para los símbolos, otra para
descripción breve del tramite, otras dos paradescripción breve del tramite, otras dos para
anotar las distancias de transporte y los minutosanotar las distancias de transporte y los minutos
de demora por almacenamiento y otra parade demora por almacenamiento y otra para
observaciones.observaciones.
IntroducciónIntroducción

17. Pasos:Pasos:
3.3.Se anota, ante todo, la descripción de losSe anota, ante todo, la descripción de los
diversos pasos que el proceso comprende, y sediversos pasos que el proceso comprende, y se
marcan puntos en las columnas de los símbolosmarcan puntos en las columnas de los símbolos
Correspondientes, uniéndolos con una líneaCorrespondientes, uniéndolos con una línea
perceptible.perceptible.
4.4.Cuando se ha terminado de describir el procesoCuando se ha terminado de describir el proceso
se obtienen los totales de operaciones,se obtienen los totales de operaciones,
transportes, inspecciones y demoras, así como detransportes, inspecciones y demoras, así como de
los metros recorridos y el tiempo perdido enlos metros recorridos y el tiempo perdido en
almacenamiento y demora.almacenamiento y demora.
IntroducciónIntroducción

18. Pasos:Pasos:
5.5.Estos torales indican ya en cierro modo el tipoEstos torales indican ya en cierro modo el tipo
de acción que conviene tomar. Así, v.gr.. si sede acción que conviene tomar. Así, v.gr.. si se
nota que los transportes y almacenamientos sonnota que los transportes y almacenamientos son
exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones,exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones,
tendrá que deducirse que ese proceso puede sertendrá que deducirse que ese proceso puede ser
mejorado.mejorado.
6.6. Existe aun necesidad de hacer un análisisExiste aun necesidad de hacer un análisis
más profundo, para lo cual cabe preguntarse.más profundo, para lo cual cabe preguntarse.
IntroducciónIntroducción

19. Graficas de Gantt.Graficas de Gantt.
Es un diagrama o gráfica de barras que se usaEs un diagrama o gráfica de barras que se usa
cuando es necesario representar la ejecución ocuando es necesario representar la ejecución o
la producción total, ésta muestra la ocurrenciala producción total, ésta muestra la ocurrencia
de actividades en paralelo o en serie en unde actividades en paralelo o en serie en un
determinado período de tiempo.determinado período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecuciónTienen por objeto controlar la ejecución
simultánea de varias actividades que sesimultánea de varias actividades que se
realizan coordinadamente.realizan coordinadamente.
IntroducciónIntroducción

20. Graficas de Gantt.Graficas de Gantt.
Al igual que los gráficos PERT, los gráficosAl igual que los gráficos PERT, los gráficos
Gantt se basan en un enfoque gráfico. UnGantt se basan en un enfoque gráfico. Un
grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras.grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras.
Cada barra simboliza una tarea del proyecto. EnCada barra simboliza una tarea del proyecto. En
donde el eje horizontal representa el tiempo.donde el eje horizontal representa el tiempo.
Como estos gráficos se emplean paraComo estos gráficos se emplean para
encadenar tareas entre sí, el eje horizontalencadenar tareas entre sí, el eje horizontal
debería incluir fechas. Verticalmente, y en ladebería incluir fechas. Verticalmente, y en la
columna izquierda, se ofrece una relación de lascolumna izquierda, se ofrece una relación de las
tareas.tareas.
IntroducciónIntroducción

21. Graficas de Gantt.Graficas de Gantt.
Una ventaja importante de los gráficos Gantt esUna ventaja importante de los gráficos Gantt es
que ilustran claramente el solapamiento entreque ilustran claramente el solapamiento entre
tareas planificadas.tareas planificadas.
A diferencia con los gráficos PERT los gráficosA diferencia con los gráficos PERT los gráficos
Gantt no muestran demasiado bien laGantt no muestran demasiado bien la
dependencia que existe entre tareas diferentes.dependencia que existe entre tareas diferentes.
IntroducciónIntroducción

22. Cómo usar un gráfico de Gantt paraCómo usar un gráfico de Gantt para
planificación:planificación:
Primero, se escribe la lista de actividades en laPrimero, se escribe la lista de actividades en la
columna de la izquierda del gráfico Gantt. Lascolumna de la izquierda del gráfico Gantt. Las
fechas correspondientes a la duración delfechas correspondientes a la duración del
proyecto se anotan en el eje horizontal delproyecto se anotan en el eje horizontal del
gráfico. Habrán de determinarse fechas de iniciográfico. Habrán de determinarse fechas de inicio
y fin de cada tarea, fijándose bien en lasy fin de cada tarea, fijándose bien en las
dependencias parciales o totales de entredependencias parciales o totales de entre
tareas.tareas.
IntroducciónIntroducción

23. Cómo usar un gráfico de Gantt paraCómo usar un gráfico de Gantt para
planificación:planificación:
Los gráficos Gantt suelen utilizarse para mostrar elLos gráficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el
avance de los proyectos, en virtud de que puedenavance de los proyectos, en virtud de que pueden
comparar de forma conveniente la planificacióncomparar de forma conveniente la planificación
original con el desarrollo real. Para informar deloriginal con el desarrollo real. Para informar del
avance del proyecto o programa se tiene queavance del proyecto o programa se tiene que
ampliar las convecciones propias del gráfico deampliar las convecciones propias del gráfico de
Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barraGantt. Si una tarea ha sido completada, su barra
correspondiente aparecerá más oscura. Si ha sidocorrespondiente aparecerá más oscura. Si ha sido
completada solo parcialmente, la parte proporcionalcompletada solo parcialmente, la parte proporcional
de la barra estará más oscura.de la barra estará más oscura.
IntroducciónIntroducción

24. Cómo usar un gráfico de Gantt paraCómo usar un gráfico de Gantt para
planificación:planificación:
El porcentaje de barra oscurecida deberíaEl porcentaje de barra oscurecida debería
corresponder al porcentaje de tarea completa. Lascorresponder al porcentaje de tarea completa. Las
barras más claras simbolizan tareas que no hanbarras más claras simbolizan tareas que no han
sido empezadas. A continuación, se trazara unasido empezadas. A continuación, se trazara una
línea vertical perpendicular al eje horizontal y quelínea vertical perpendicular al eje horizontal y que
cortará a éste en la fecha del día. Entonces, secortará a éste en la fecha del día. Entonces, se
puede evaluar el avance del proyecto.puede evaluar el avance del proyecto.
IntroducciónIntroducción

25. PERT (Evaluación de Programa yPERT (Evaluación de Programa y
Técnica de Revisión)Técnica de Revisión)
El PERT fue desarrollado por científicos de laEl PERT fue desarrollado por científicos de la
oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz,oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz,
Allen y Hamilton y la División de Sistemas deAllen y Hamilton y la División de Sistemas de
Armamentos de la Corporación LockheedArmamentos de la Corporación Lockheed
Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad queAircraft. La técnica demostró tanta utilidad que
ha ganado amplia aceptación tanto en elha ganado amplia aceptación tanto en el
gobierno como en el sector privado.gobierno como en el sector privado.
IntroducciónIntroducción

26. PERT (Evaluación de Programa yPERT (Evaluación de Programa y
Técnica de Revisión)Técnica de Revisión)
En los gráficos PERT, los proyectos o procesosEn los gráficos PERT, los proyectos o procesos
pueden organizarse en acontecimientos ypueden organizarse en acontecimientos y
tareas.tareas.
"Un acontecimiento (también llamado hito) es"Un acontecimiento (también llamado hito) es
un punto en el tiempo que representa el inicio oun punto en el tiempo que representa el inicio o
la finalización de una tarea o un conjunto dela finalización de una tarea o un conjunto de
tareas"tareas"
IntroducciónIntroducción

27. PERT (Evaluación de Programa yPERT (Evaluación de Programa y
Técnica de Revisión)Técnica de Revisión)
Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficosParar ilustrar los acontecimientos en los gráficos
PERT se ha utilizado una gran variedad dePERT se ha utilizado una gran variedad de
símbolos: círculos, cuadrados y similares. Ensímbolos: círculos, cuadrados y similares. En
los gráficos PERT, estos acontecimientoslos gráficos PERT, estos acontecimientos
reciben a menudo el nombre de nodos.reciben a menudo el nombre de nodos.
Cada nodo esta dividido en tres secciones. LaCada nodo esta dividido en tres secciones. La
parte izquierda del nodo incluye el número departe izquierda del nodo incluye el número de
identificación del acontecimiento.identificación del acontecimiento.
IntroducciónIntroducción

28. PERT (Evaluación de Programa yPERT (Evaluación de Programa y
Técnica de Revisión)Técnica de Revisión)
Este número por lo general hace referencia aEste número por lo general hace referencia a
una leyenda que define explícitamente eluna leyenda que define explícitamente el
acontecimiento. Las partes derecha superior yacontecimiento. Las partes derecha superior y
derecha inferior del nodo se usan para anotarderecha inferior del nodo se usan para anotar
los tiempos máximo y mínimo de finalización dellos tiempos máximo y mínimo de finalización del
acontecimiento. En vez de ser fechas, estosacontecimiento. En vez de ser fechas, estos
tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0,tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0,
donde 0 corresponde a la fecha en la que sedonde 0 corresponde a la fecha en la que se
inicia el proyectoinicia el proyecto
IntroducciónIntroducción

29. EJEMPLO:EJEMPLO:
Donde:Donde:
ICIC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que: Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que
puede comenzar la actividad.puede comenzar la actividad.
TCTC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que: Término más cercano, es decir, lo más pronto que
puede terminar la actividad.puede terminar la actividad.
ILIL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede: Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede
comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto.comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto.
TLTL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que: Término más lejano, es decir, lo más tarde que
puede terminar la actividad sin retrasar el término delpuede terminar la actividad sin retrasar el término del
proyecto.proyecto.

30. EJEMPLO:EJEMPLO:
ICIC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.: Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.
TCTC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad.: Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad.
ILIL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin: Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin
retrasar el término del proyecto.retrasar el término del proyecto.
TLTL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin: Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin
retrasar el término del proyecto.retrasar el término del proyecto.

31. EJEMPLO:EJEMPLO:
Adicionalmente se define el términoAdicionalmente se define el término HolguraHolgura
para cada actividad que consiste en el tiempopara cada actividad que consiste en el tiempo
máximo que se puede retrasar el comienzo demáximo que se puede retrasar el comienzo de
una actividad sin que esto retrase la finalizaciónuna actividad sin que esto retrase la finalización
del proyecto. La holgura de una actividad sedel proyecto. La holgura de una actividad se
puede obtener con la siguiente fórmula:puede obtener con la siguiente fórmula:
Holgura = IL - IC = TL - TC

32. EJEMPLO:EJEMPLO:
Para utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesitaPara utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesita
seguir los siguientes pasos:seguir los siguientes pasos:
1.1.Definir el proyecto con todas sus actividades o partesDefinir el proyecto con todas sus actividades o partes
principales.principales.
2.2.Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuálEstablecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál
debe comenzar antes y cuál debe seguir después.debe comenzar antes y cuál debe seguir después.
3.3.Dibujar un diagrama conectando las diferentesDibujar un diagrama conectando las diferentes
actividades en base a sus relaciones de precedencia.actividades en base a sus relaciones de precedencia.
4.4.Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
5.5.Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendoIdentificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo
ésta la que determinará la duración del proyecto (Rutaésta la que determinará la duración del proyecto (Ruta
Crítica).Crítica).
6.6.Utilizar el diagrama como ayuda para planear,Utilizar el diagrama como ayuda para planear,
supervisar y controlar el proyectosupervisar y controlar el proyecto

33. CPM o PERTCPM o PERT
A continuación se presenta un resumenA continuación se presenta un resumen
de las actividades que requiere unde las actividades que requiere un
proyecto para completarse. El tiempo deproyecto para completarse. El tiempo de
duración de cada actividad en semanasduración de cada actividad en semanas
es fijo. Se solicita que estime la duraciónes fijo. Se solicita que estime la duración
total del proyecto a través del métodototal del proyecto a través del método
CPM.CPM.
EJEMPLO:EJEMPLO:

34. EJEMPLO:EJEMPLO:
ActividadActividad Duración (sem)Duración (sem) Actividad PredecesoraActividad Predecesora
AA 66 --
BB 88 --
CC 1212 A,BA,B
DD 44 CC
EE 66 CC
FF 1515 D,ED,E
GG 1212 EE
HH 88 F,GF,G

35. EJEMPLO:EJEMPLO:
En consideración a las etapas del métodoEn consideración a las etapas del método
CPM definidas anteriormente, en esteCPM definidas anteriormente, en este
caso se debe desarrollar el paso 3 y 5.caso se debe desarrollar el paso 3 y 5.
En este sentido es necesario construir elEn este sentido es necesario construir el
diagrama identificando las relacionesdiagrama identificando las relaciones
entre las actividades y con el objetivo deentre las actividades y con el objetivo de
resumir la metodología se incorporaráresumir la metodología se incorporará
inmediatamente el cálculo de la Holgura,inmediatamente el cálculo de la Holgura,
IC, TC, IL, TL para cada actividad, juntoIC, TC, IL, TL para cada actividad, junto
con la identificación de la ruta críticacon la identificación de la ruta crítica
VERVER

36. EJEMPLO:EJEMPLO:

37. GRACIASGRACIAS
carlosecheverriam@gmail.comcarlosecheverriam@gmail.com
carlosecheverriam@microsimulacion.comcarlosecheverriam@microsimulacion.com