Procesos del área de compras

1. POLITICAS DE COMPRAS

2. Políticas de compras
 Las políticas son planteamientos generales o maneras de guiar el pensamiento
y las diferentes acciones de los colaboradores de una empresa, delimitando
una área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean
consistentes y contribuyan al logro de las metas y objetivos.

3. Políticas de compras
 Las políticas pueden verbales o implícitas pero es recomendable expresarlas
en forma escrita, dado que de esta forma es que se convierten en
lineamientos claros y concretos que definen la orientación de las acciones,
disminuyendo interpretaciones arbitrarias y responsabilizando a actores
específicos en caso de violaciones a los reglamentos.

4. Políticas de compras
 La elaboración y divulgación de las políticas no debe ser estática, ya que el
entorno en que se mueven las organizaciones es cambiante por lo tanto la
forma en que se rige actualmente puede que en unos meses o años ya no sea
valida, debido a que se tienen que adaptar consistentemente a un mercado
cada ves mas fluctuante, por lo que existe la posibilidad de continuos ajustes
o acoplamientos. Esto no significa que las políticas deban cambiar
ininterrumpidamente pues esto originaría consecuencias catastróficas.

5. Políticas de compras
Usualmente en gerente del área de compras, es el encargado de emitir las
políticas de compras que deben estar acordes con las políticas generales de la
empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las
políticas de compras son:
• Ser estar claramente expuestas
• Razonables y fáciles de ejecutar
• Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
• Niveles a las que aplican

6. Políticas de compras
Para lograrlo, es necesario contar con las siguientes políticas:
Fuentes de abastecimiento
Especificaciones
Precio y calidad
Investigación y desarrollo
Compras reciprocas
Ética
Compras anticipadas
Ventas de Material excedente y desperdicios

7. Políticas de compras
Fuentes de abastecimiento
Para realizar políticas sobre este aspecto es necesario tener en cuenta:
• Tipo de materiales y disponibilidad en el mercado.
• Ubicación de las fuentes que permita tener disponibilidad de material
• Solidez y solvencia financiera de los proveedores potenciales
• Aseguramiento del flujo de abastecimiento de materiales
• Historial, prestigio y honradez del proveedor

8. Especificaciones
 Señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas para las
mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como
de proveedores a los requerimientos de Producción.

9. Precio y calidad
 Establecen criterios que buscan equilibrar precio y calidad deseada, en
beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando en
cuenta los diferentes factores que integran el costo.

10. Investigación y desarrollo
 Se refiere a los aspectos necesarios para la búsqueda de nuevos artículos o
materias primas que permiten el mejoramiento de procesos o rentabilidad
misma, con el fin de buscar mayores fuentes de abastecimiento.

11. Compras reciprocas
 Establecen los lineamientos que deben seguir las transacciones para la
compra de partes o materiales a cambio de los productos que fabrica la
empresa.

12. Ética
 Implica los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos
de honradez, lealtad y justicia con que deben operar los compradores en sus
relaciones comerciales.

13. Compras anticipadas
 Previenen la incertidumbre en la obtención de volúmenes que hagan peligrar
la producción en el futuro.

14. Venta de material excesivo y desperdicio
Material excedente. Son los materiales y herramientas especiales que han
sobrado y que carecen de aplicación económica inmediata a las operaciones
normales de la compañía.
• Desperdicios. Son los materiales residuales que no pueden ser aprovechados
nuevamente por el proceso que los originó.

15. Ejemplos de Políticas en Compras
 Se centralizarán en el departamento de Compras todas las cotizaciones de
proveedores, así como la selección de las mismas salvo el caso de
determinadas operaciones especiales en las que se aceptará una opinión
autorizada.
 Toda comunicación que exista entre proveedores y jefaturas de otros
departamentos deberá manifestarse al jefe de Compras para tomar
conjuntamente la decisión final.
 Toda correspondencia con los proveedores deberá ser canalizada a través del
departamento de Compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con
los mismos así como con las compañías transportadoras y compañías de
seguros.
 No se otorgará en ninguna operación anticipos a proveedores, salvo casos
especiales en que se cuente con autorización de la Gerencia de la Empresa.

16. Manual de compras
Partes de las que consta:
 Introducción.
 Contenido.
 Índice.
 Organización.
 Políticas.
 Procedimientos.
 Instrucciones técnicas.
 Circulares y/o boletines.

17. Ejemplo