Generación de Indicadores

generación de
INDICADORES DE GESTIÓN
Programa de especialización con fines de acreditación en proyectos sistémicos, planes
de mejora e indicadores de gestión.

INDICE
• Generación de indicadores de gestión
• El acróstico SMART en la generación de indicadores
• Validación de indicadores
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Programa de especialización con fines de acreditación en
proyectos sistémicos, planes de mejora e indicadores de gestión
El nombre del indicador
Ejemplo
El nombre:
“Porcentaje de solicitudes respondidas”
• ¿Es auto-explicativo?
• ¿Está contextualizado?
Faltaría detalles de espacio y tiempo para
entenderlo y aplicarlo correctamente.
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El nombre del indicador
Ejemplo (mejorado)
El nombre:
“Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de
las ingresadas a nivel nacional en el mes”
Se entiende la comparación de ingresados con el total en
el espacio y en el tiempo.
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Seleccionar un indicador
Este apartado responde a la pregunta "¿Qué indicadores interesa
poner en marcha?".
Existen muchos indicadores posibles que se pueden desarrollar, y
probablemente todos ellos interesantes para la organización. No obstante,
los recursos de toda Organización son limitados y por ello sólo se deben
desarrollar aquellos indicadores que son "rentables"y útiles para la
Organización, es decir, aquellos para los cuales la importancia de la
información que simbolizan justifique el esfuerzo necesario para su
obtención.
Para priorizar los indicadores a desarrollar se pueden utilizar los
siguientes criterios relativos a las áreas a valorar:
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Seleccionar un indicador (criterios a valorar)
- Grado de cumplimiento de los objetivos asignados y de las
acciones derivadas;
- Evolución de los factores críticos de éxito de la organización
o área evaluada
- Evolución de las áreas, procesos o parámetros conflictivos o
con problemas reales o potenciales.
También según el caso
- La información sobre el costo y los recursos necesarios
para establecer el sistema de indicadores.
- La fiabilidad del proceso de captación de la información y
su explotación.
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Forma de Cálculo
Es el sistema que se emplea para computar la información y
llegar al resultado, no sólo puede recoger las definiciones de los
términos y las observaciones necesarias, sino también la
periodicidad con la que se calcula el indicador: mensual,
trimestral, anual, etc.
Debe ser especificado de forma que no genere malas
interpretaciones. En este sentido se debe definir con detalle el
concepto que se quiere valorar. Por ejemplo: el indicador
"rapidez de gestión comercial", puede quedar especificado
como "plazo medio mensual entre la solicitud de oferta y su
envío".
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Forma de cálculo
- Un recuento
- Un grado de medida o una estimación sobre
una escala de valor
- Un porcentaje
- Un ratio
- Una nota estimada en función de una tabla de
datos
- Etc.
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Generando la formula
“Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las ingresadas en
el mes”
“Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las ingresadas”
Forma de cálculo Variable uno Relación Variable dos
=
Solicitudes respondidas
Solicitudes ingresadas en el mes
x 100
%desolicitudesrespondidas
respectoa las ingresadasen el
mes
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Forma de presentación
Muchas veces es conveniente representar la
evolución del objetivo en un gráfico que muestre de
forma expresa al personal involucrado los
resultados alcanzados. De esta forma se puede
conseguir un mayor grado de implicación en la
actividad y una mayor rapidez a la hora de
modificar una evolución negativa.
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Forma de presentación (tipos)
• Diagramas;
• Histogramas, sectores, radial, curvas, etc.;
• Tabla cifrada;
• Colores;
• Símbolos, dibujos, etc.
En gráficos es recomendable seguir el lema "los problemas
mejoras aumentan". Así, todo indicador positivodisminuyen, las
(por ejemplo, rendimiento, etc.) representa la mejora mediante un
gráfico (curva, barra, etc.) ascendente, mientras que todo indicador
negativo (plazo de entrega, % defectos, etc.) muestra su mejora en
gráficas que descienden.
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Definición de responsabilidades
- La forma de obtener o captar la información y de seleccionar
a los responsables para la captura de esta información,
permite a las personas implicadas en los procesos medidos,
integrar fácilmente las tareas de esta captación en sus
actividades habituales.
- El análisis y la explotación de los indicadores o cuadro de
mando;
- La comunicación de los resultados a los responsables y
personas autorizadas.
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Definición de umbrales y de objetivos
Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la
gestión y al control, es muy común la representación de los
objetivos a alcanzar, o los umbrales a considerar junto a los
indicadores relacionados.
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En este sentido los objetivos a conseguir pueden llevar a
definir umbrales para ciertos indicadores como, por ejemplo, los
siguientes:
• Mínimo y/o máximo a respetar sin modificar el proceso.
• Valor a conseguir.
• Consecución sucesiva de valores en el tiempo.

Programa de especialización con fines de acreditación en proyectos
sistémicos, planes de mejora e indicadores de gestión
Ejemplo de un indicador implementado
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Indicadores implantados
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Elaboración basada en información de expertos
Fase I Formulación de preguntas
Fase II Selección de informantes
Fase III Primera rueda de consulta
Fase IV Segunda rueda de consulta
Fase V Conclusiones
IEtapa
Se procede a la construcción del
indicador con datos de los informantes
y el análisis multifactorial realizado.
IIIEtapa
1 Selección de criterios
2 Jerarquizar componentes
3 Puntuación por factores
4 Análisis multifactorial
IIEtapa
Se formula el indicador con el tipo que
le corresponde, siglas, forma de
cálculo, unidades, fuente, definición,
frecuencia de evaluación, vigencia.
IVEtapa
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En resumen, al elaborar un indicador
debe considerar
1. El objetivo del indicador: propósito de medición del
indicador, responde a la pregunta ¿que se busca medir?
2. La pertinencia del indicador: importancia de la
construcción del indicador para el análisis de la gestión
de la i.e. responde al beneficio o utilidad. incluye análisis
con otros indicadores.
3. La unidad de medida: unidad mínima de identificación
del valor del indicador: esta puede ser: porcentaje,
variación porcentual, numero, etc.
4. La definición de variables de la formula: concepto de
variables que componen el indicador.
5. La formula para su calculo: expresión matemática
mediante la cual se calcula el indicador.
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En resumen, al elaborar un indicador
debe considerar
19
7. El rango de valores: escala de valoración para la
interpretación del indicador (en algunos casos).
8. La fuente de datos: nombre las entidades externas o
dependencias encargadas de la producción y/o
suministro de la información que se utiliza para la
construcción del indicador.
9. La periodicidad de los datos: frecuencia en la que
debe ser calculado el indicador, este puede ser anual,
trimestral, mensual, diario, etc.
10. El responsable del indicador: responsable de calcular
y hacer seguimiento al indicador.

Los indicadores y el acróstico SMART
S pecific
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M easurable
A ctionable
R elevance
T imely
Dirigida a su área (Al objetivo que se busca)
Medible, precisa y completa (Datos confiables y
completos)
Indica como actuar (Orientada a la acción)
Resultados significativos (Información sobre lo
que es importante)
Oportunos (En el momento que los necesita)

Errores comunes en la elaboración de indicadores
1. Medición engañosa: se muestra como resultado (y se
hace) solo lo que se puede medir.
2. Se tiende a medir de acuerdo a la información disponible,
descuidando la medición de los aspectos mas relevantes.
3. Medir por medir y no medir lo relevante.
4. Subvaloración de las metas frente a un ambiente crítico
de la evaluación.
5. Tendencia a medir todo para no “generar” esfuerzos.
6. Se desarrollan indicadores pero no se usan para la toma de
Decisiones.
7. Llegar al extremo de la “indicadoritis” (todo se quiere
evaluar).
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Línea base
Dato de un indicador que se tomará como inicio
para establecer los valores futuros, los que servirán
para evaluar el grado de cumplimiento de las metas
y objetivos.
Para nuevos indicadores podría suceder que no se
halle un valor base, por lo cual debe ser
estimado.
Una vez realizada la primera medición, se tomará
como línea de base el último dato obtenido.
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Evolución de la medición en el tiempo
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Registros para reportar al SGC
Se utilizan los registros de calidad requeridos por la
norma y los registros necesarios a la organización para
demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo
eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.
El manual de calidad que documenta el SGC establece
los procedimientos y formatos a utilizarse. Estos
registros muchas veces se presentan con los registro de
oportunidades de mejora.
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Cuestionario para la validación de indicadores
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N° Ítem SI NO
1 El indicador tiene claramente un producto relevante o estratégico con el
cual se vincula un objetivo asociado
2 El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su
resultado
3 El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de
cumplimiento de la meta o resultado
4 Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser
analizado por el responsable
5 Su fórmula expresa el sentido del indicador
6 Los factores externos del proceso no afectan el resultado del indicador
7 Se ha definido la frecuencia de medición del indicador
8 La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir
9 En la construcción del indicador han participado el jefe del área o centro
de responsabilidad
10 Los indicadores han sido validados por la Unidad de SGC y por la Dirección
para informarse del desempeño del Área o Centro

Validemos el siguiente indicador
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Porcentaje de horas de prácticas en el plan de estudios.

Análisis sistémico de la organización
27

Establecimiento de actividades por proceso y
subproceso
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Anexo 4 de los tomos del CONEAU
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Indicadores en los planes de mejora
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Indicadores propuestos por el CONEAU
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El indicador validado
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Indicador de gestión: GII - 41 Factor: Enseñanza – aprendizaje
Indicadores del modelo de calidad para la acreditación de carreras universitarias: 37
Estándares del modelo de calidad para la acreditación de las carreras de Ingeniería: 39
Número de docentes “Satisfechos”y “Muy satisfechos”con el
cumplimiento de normas por parte de los estudiantes
Σ [ ----------------------------------------------------------------------------------------- ]Ciclo académico
Número total de docentes
Porcentaje de docentes = ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ x 100
Número de ciclos académicos
Número de administrativos “Satisfechos“ y “Muy satisfechos”con el
cumplimiento de normas por parte de los estudiantes
Σ [ ----------------------------------------------------------------------------------------- ]Ciclo académico
Número total de administrativos
Porcentaje de administrativos = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100
Número de ciclos académicos
DEFINICIÓN: Es la percepción que se tiene del cumplimiento de las normas por parte de los estudiantes.
OBJETIVO: Tener referencia sobre el grado de cumplimiento de las normas establecidas para los estudiantes.
INTERPRETACIÓN Un porcentaje igual a 100 indicaría que todos los estudiantes cumplen con las normas.
CONSIDERACIONES: • El ciclo académico es el período de 17 semanas de clases.
RESPONSABLES DE
LA MEDICIÓN:
Unidad Académica

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