El documento describe las principales herramientas y conceptos del control de gestión para administrar una empresa. Recomienda implementar un sistema de información gerencial modular que proporcione información actualizada sobre factores críticos como ventas, costos, flujo de efectivo y rentabilidad para facilitar la toma de decisiones estratégicas que conduzcan a lograr los objetivos y el crecimiento de la empresa.

1. El Control de Gestión Abdón Luppi

2. Gestión del Futuro en el Presente La idea principal es manejar el presente conduciendo hacia el futuro

3. Verificando la actualidad se construye el futuro Como mantenerse al corriente de todo lo que sucede en la empresa y como afecta esto al futuro

4. Metas y objetivos Saber que logramos los objetivos planteados Tener estos objetivos explícitos Corroborar que la tendencia es correcta Obtener este cuadro con costo mínimo

5. Situación actual Es muy común que se carezca de información actualizada Muchos datos poca información Necesidad de tener “instrumentos de vuelo” Pensar que un SInGer requiere muchos recursos Falta el “diseñador” de la información.

6. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Nunca hubo tiempo para la “carga administrativa” Se supone (erradamente) que se necesita un “ejercito” para armar y/u operar el sistema

7. Opciones disponibles Seguir manejando a ciegas (NO ES UNA OPCIÓN VÁLIDA) Desarrollar el sistema modular, al ritmo de las necesidades de la empresa Adaptar el sistema a la empresa

8. Recomendación Iniciar el desarrollo Incorporar recursos adicionales “ Instrumental” mínimo de vuelo (en poco tiempo). Esta fase permitirá “acercarnos” mejor a los objetivos estratégicos.

9. Las acciones son: Definir si se quiere ir al oculista (realmente veo bien) Seguir los técnicas recomendadas por los especialistas Comparar los resultados con la realidad actual

10. Control de Gestión Cuadro de Mando Integral Perspectiva del Cliente Perspectiva Comercial Interna Perspectiva Financiera Perspectiva de Innovación y Aprendizaje

11. Control de Gestión Mediciones Financieras Flujo de Efectivo Crecimiento de Ventas Ingresos de Operación Retorno de Capital

12. Control de Gestión Mediciones Comerciales Internas Tiempo del Ciclo Costo por Unidad Rendimiento Introducción de Nuevos Productos

13. Control de Gestión Mediciones de Innovación y Aprendizaje Tiempo para desarrollar una generación de productos Ciclo vital de madurez del producto Tiempo de lanzar al mercado vs. competencia.

14. Control de Gestión Mediciones Con respecto al Cliente Porcentaje de Ventas a Partir de Nuevos Productos Entrega a Tiempo Participación de Compras de Clientes Importantes Ranking de Clientes Importantes

15. Control de Gestión Herramientas Indicadores de DuPont Control Presupuestario Variaciones Punto de Equilibrio

16. Control de Gestión _____________________________________________________ Integral (toda la empresa) Implica factores internos y externos Comerciales Operacionales Económicos Financieros Globales

17. Control de Gestión Factores críticos:

18. Control de Gestión Factores Críticos Globales Finan ciero s Producción Comercial

19. Control de Gestión Características _____________________________________________________ Información por Excepción No es indispensable conocer los detalles, salvo en casos específicos Importa conocer la tendencia Comparar con los objetivos predeterminados Resultados Anteriores Presupuestos, Metas Propuestas o Proyectos

20. Control de Gestión Herramientas _____________________________________________________ Bases de datos Que sean “manejables” y de fácil creación y acceso Que contengan restricciones de acceso y permitan accesibilidad a los usuarios autorizados Que brinden “Información” Su fin principal es la toma de decisiones mediante la retroalimentación (feed back)

21. Control de Gestión Herramientas _____________________________________________________ Cuadros Gráficos Tendencias Comparaciones Comentarios Indicadores Resúmenes

22. Control de Gestión Herramientas _____________________________________________________ Equipos de cómputos Diseñadores del sistema Operadores Usuarios Las más de las veces son las mismas, con uno o dos asistentes.

23. Control de Gestión Implementación _____________________________________________________ Para comenzar con la implementación del Sistema de Información Gerencial (SINGER) se necesita la decisión del primer nivel decisorio de la empresa

24. Control de Gestión Implementación _____________________________________________________ Contando con esta aprobación (decisión) se comienza con ese mismo nivel con la definición de información necesaria para el buen desempeño empresarial

25. Control de Gestión Elementos Necesarios _____________________________________________________ La empresa (el Directorio, el Gerente General) determina el rumbo que toma la empresa, el control de gestión le permite determinar si se está en el camino que conduce al objetivo fijado. N

26. Control de Gestión Elementos Necesarios _____________________________________________________ El diseñador del sistema le ayuda a encontrar el camino que lo conduce a mantener la empresa bajo un ambiente dinámico de control y crecimiento.

27. Control de Gestión Principios básicos _____________________________________________________ ¿? El control de gestión nos permite salir del camino de las dudas al de la determinación de los aciertos

28. Control de Gestión ¿Como? _____________________________________________________ Mediante la implementación de informes periódicos (diarios, semanales, por mes, trimestrales y anuales) comprensivos de la marcha de la empresa

29. Control de Gestión ¿De qué cosa? _____________________________________________________ De los factores críticos que se producen en la empresa. Aquellos elementos decisivos, sobre los cuales se actuará y representan los puntos clave de la empresa

30. Control de Gestión Áreas de Aplicación __________________________________________________ La meta de toda empresa es: Ganar Dinero

31. Control de Gestión Áreas de Aplicación Se aplica sobre todas las áreas de la empresa que ayuden a ganar dinero en el presente y en el futuro. Aquellas áreas o acciones que no tiendan a ganar dinero no pertenecen al ámbito de la empresa.

32. Control de Gestión De cara a la realidad ¿Por donde comenzamos? Conociendo nuestros productos Descubriendo nuestros clientes Analizando la calidad de nuestros servicios Estableciendo nuestras pautas de crecimiento Determinando como contribuye cada ítem a la meta de la empresa

33. ¿Y cómo? Entrando en el camino especifico del desarrollo de un sistema de información a la gerencia, debemos establecer que toda la información que se genere debe contribuir a la toma de decisiones, y que estas decisiones tienen como fin incrementar la rentabilidad de la empresa.

34. Por lo tanto: Tendremos: Información por excepción Clara, Concisa y Concreta Legible y entendible Homogénea y constante De fácil acceso y que permita análisis Económica (de bajo costo de generación)

35. Ejemplo: Ventas Basados en el resumen de facturación que se genera en forma casi automática se obtienen múltiples usos (fiscales, operacionales, financieros)

36. Ej: Ventas por Segmentos Esta información, es importante en el transcurso del tiempo porque se puede determinar cual es la tendencia de venta de cada uno de nuestros productos, e ir viendo el reemplazo de aquellos de menor rentabilidad por otros mejores.

37. Ej: Por Condición de pago Nos permite determinar el flujo de fondos, y con esto prever probables déficit o superávit de caja, y con la previsión del suceso implementar de antemano los recursos alternativos (créditos, cambios de política, etc.)

38. Ej: Rotación de productos A través del análisis de la facturación se puede determinar la rotación de nuestros productos y con ello prever mejor nuestra producción y compras de insumos.

39. Ej: Con las notas de crédito Se puede analizar las causas de las notas de crédito y establecer patrones para el control de calidad, mejorando, la misma y reduciendo los costos de recepción reenvío y mala imagen.

40. Comparación con el mercado Sabiendo nuestras ventas y estimado el mercado global, podemos determinar cual es nuestra presencia en el mercado y aplicar una estrategia para mejorar nuestra posición

41. Aplicación de Indicadores Se puede refinar y simplificar el uso de indicadores tanto como se quiera, inclusive hasta obtener señales automáticas Semáforos, Alarmas, Informes Automáticos (o de autogeneración)

42. ¿Con qué se realiza? ¿Se pueden hacer manualmente? Si pero es muy costoso en términos de oportunidad y certeza Con PC Tienen en la actualidad el mejor costo beneficio Pueden trabajar en forma independiente o como punto de una gran red. Trabajan generando informes o por data warehousing y data mining (repositorio y minería de datos.

43. Control Presupuestario, Punto de Equilibrio, DuPont, Índices ¿Qué son?¿Para qué sirven? ¿Como se utilizan?¿Cuánto cuestan? ¿Dan resultado?¿Para que se necesitan? ¿Se puede vivir sin ellos?

44. Control Presupuestario, Punto de Equilibrio, DuPont, Índices Son indicadores (información concentrada) Muestran en forma sintética la marcha de la empresa. Se arman y “ven” en forma periódica Son muy económicos Informan en forma concreta y precisa Son los instrumentos adecuados para conducir una empresa.

45. Control Presupuestario Se necesita tener un presupuesto Se comparan los resultados reales con los presupuestados Se toman decisiones a partir de las comparaciones con los resultados programados y los “reales”.

46. Presupuestos Los presupuestos son en base anual, con detalle mensual. Tienen base operacional (operaciones de la empresa) y están expresados en moneda corriente. Sus resultados tienden a lograr los objetivos estratégicos. Se preparan en base a actuaciones pasadas, y en estimaciones futuras de los resultados actuales. Son integrales (toda la empresa) y se expresan en denominador común (moneda)

47. Control Presupuestario Compara resultados actuales (reales) con los pronosticados (Presupuestos) Se investigan las variaciones Se establecen las causas de las variaciones. Se toman las decisiones para seguir el rumbo que marca la estrategia

48. Punto de equilibrio Herramienta que permite determinar a priori el nivel de operaciones óptimo. Tiene en cuenta los costos y gastos variables y los fijos. Ayuda a determinar (por anticipado) los resultados. Permite predecir la utilidad a un cierto nivel de actividad

49. Dupont Analiza la rentabilidad de la empresa. Descompone el resultado en tres elementos: Rentabilidad Rotación Apalancamiento Permite determinar los productos o mercados que mejor se adapten. Se puede aplicar a un área ó a toda la empresa

50. Índices Son fórmulas resumidas que muestran gran cantidad de datos en forma sintética. Permiten la comparación con esos mismos indicadores de otras empresas Ayudan a determinar tendencias y a anunciar desvíos