Estructuras organigrama

EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA

DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA
CRITERIOS PARA SU PREPARACIÓN
CLASIFICACIÓN
DISEÑO
PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN
UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

EL ORGANIGRAMA
Es la representación
gráfica de la estructura
orgánica de una
institución o de una de
sus áreas o unidades
administrativas, en la
que se muestran las
relaciones que guardan
entre sí los órganos que
la componen.

Todo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personasTodo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personas
designadas para ejercer las funciones especificas del cargo,designadas para ejercer las funciones especificas del cargo,
así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a laasí como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la
posición que el cargo ocupa en el organigramaposición que el cargo ocupa en el organigrama
1
2
3
a
d
c
b
CARGOCARGO
1
2
3
a
d
c
b
CARGOCARGO

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN
AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIOS
INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO
CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
* Los órganos que integran el área
* El nivel Jerárquico que ocupa
* Las relaciones que guardan
* Las funciones que realizan
* Los puestos y el número de plazas que la integran
DISEÑO DEL ORGANIGRAMA
SOCIALIZACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
PRESENTACIÓN

EQUIPO DE TRABAJO:
La importancia del equipo de trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir
las tareas. Nadie puede tener la capacidad en una empresa de hacerlo todo, por
eso se requiere un equipo de trabajo con diversas habilidades para hacer frente a
las responsabilidades adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas
habilidades permitirán resolver inconvenientes encontrados en un momento dado.
SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO INTERNOEQUIPO DE TRABAJO INTERNO:
Consiste en conformar el equipo del proceso de descripción y análisis de
cargos con personas que laboran para la organización. Este se conforma
cuando la entidad cuenta con el personas capacitado para desarrollar este
proceso.
a. Es menos costoso para la empresa, por cuando no requiere de consultores
externos.
b. Los miembros del equipo conocen el manejo interno de la empresa y el
ambiente laboral en que se desarrolla el trabajo
c. Existe una mayor confianza en el equipo, por el trato existente entre sus
integrantes.
d. Existe una mayor confiabilidad en la información interna suministrada, por
cuanto es entregada de primera mano por parte de quien la maneja
e. Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
VENTAJAS:

DESVENTAJAS:
a. Puede generar apatía en aquellos profesionales que se
consideran con potencial de desarrollo, al no ser
escogidos dentro del equipo de trabajo del proceso de
descripción y análisis de cargos.
b. Puede suceder que los profesionales al interior de la
empresa, no tenga un manejo global y externo del
negocio.
EQUIPO DE TRABAJO EXTERNOEQUIPO DE TRABAJO EXTERNO:
Cuando la empresa no cuenta con el personal capacitado
capaz de llevar a cabo el proceso de descripción y análisis
de cargos, acude a consultores externos que desarrollaran
el trabajo, en este caso se debe asegurar que la firma de
consultores tenga conocimiento y experiencia en el
manejo de proceso de descripción y análisis de cargos.

VENTAJAS:
a. Quienes desarrollan el proceso de descripción y análisis de cargos lo conocen
perfectamente.
b. Existe un mejor manejo del tiempo y la empresa tendrá menores trastornos en
el desarrollo de sus actividades misionales.
c. Los consultores pueden aportar nuevos conocimientos del ambiente externo en
que se desenvuelve la empresa.
DESVENTAJAS
:a. Resulta mas costoso para la empresa, por cuando a los consultores externos,
deben servir de coach (entrenador), de los miembros de la organización que
deben poner en marcha los planes institucionales.
b. La información interna que se recibe puede ser decodificada erróneamente
por el equipo externo.
c. Si existen falencias en la escogencia del equipo de asesores externos, la
información recibida de la empresa puede llegar a manos de la competencia.

EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:
Consiste en llevar a cabo el proceso de descripción y
análisis de puestos, con equipo de trabajo conformado por
personal interno y externo, en este caso se trata de
aprovechar las ventajas de los mismos. En este caso si el
personal interno no cuenta con el tiempo suficiente para
tomar la capacitación por su propio medio y cuenta como
se hace un proceso de descripción y análisis puestos, se
recomendaría contratar a un equipo o asesor externo para
que este socialice en la empresa como se debe desarrollar
el proceso , para que el interno lleve a cabo el proceso de
planeación.

METODOS PARA ANALISIS DE PUESTOS
1.- OBSERVACION DIRECTA
2.- CUESTIONARIO
3.- ENTREVISTA DIRECTA
4.- METODO MIXTO
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

METODO DE OBSERVACION DIRECTA
VENTAJAS:
 Veracidad de los datos obtenidos,
 Ideal para cargos simples y repetitivos,
 Correspondencia adecuada entre lo que se hace, el porque y como lo
hace.
DESVENTAJAS:
 Costos elevados,
 La simple observación no permite obtener datos importantes en el análisis,
 No se recomienda en cargos que no sean simples y repetitivos.

METODO DE CUESTIONARIO
VENTAJAS:
 Los ocupantes del cargo y sus jefes pueden llenar el cuestionario
secuencialmente,
 Es el más económico,
 Es el que más abarca,
 Ideal para analizar cargos de alto nivel - Tiempo -
DESVENTAJAS:
 No se recomienda en cargos de bajo nivel,
 Exige que se planee y elabore con cuidado,
 Tiende a ser superficial y distorsionado por la calidad de las respuestas.

METODO DE CUESTIONARIO

METODO DE ENTREVISTA
VENTAJAS :
 Los datos del cargo se obtienen de quien lo conoce mejor,
 Hay posibilidades de dialogar y aclarar todas las dudas,
 Proporciona mayor rendimiento en el análisis,
 Puede aplicarse en cualquier cargos.
DESVENTAJAS :
 Puede ocasionar reacciones negativas,
 Puede generar contradicciones entre opiniones y hechos,
 Puede generar perdida de tiempo,
 Tiene unos costos operativos elevados.

METODOS MIXTOS:
 CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL OCUPANTE DEL
CARGO.
 CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL
SUPERIOR.
 CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL SUPERIOR.
 OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON
EL SUPERIOR.
 CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA, AMBOS CON EL
OCUPANTE.
 CUESTIONARIO CON EL SUPERIOR Y OBSERVACIÓN DIRECTA CON
EL OCUPANTE, ETC.

CRITERIOS PARA SU
PREPARACIÓN
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Vigencia

DISEÑO
Figuras
Los textos deben escribirse horizontalmente
Los rectángulos deben tener dimensiones similares
Los rectángulos deben ordenarse de acuerdo a sus diferentes
niveles jerárquicos
Para mostrar la relación entre áreas se utilizan líneas
La relación de autoridad funcional puede existir en forma
paralela a la de autoridad lineal.
La relación de asesoría interna se suele representar en
perpendicular a la línea de mando de la unidad adscrita.

DISEÑO
La relación de asesoría externa se suele representar en
forma perpendicular a la línea de mando de la unidad
adscrita, se señala con líneas de trazo discontinuos.
La relación de coordinación se representan por líneas de
trazos largos discontinuos
Los órganos desconcentrados se colocan en el último nivel
del organigrama. Trazándose una línea de eje que establezca
su distinción.
Las comisiones intersecretariales se identifican con líneas
de trazo amplio discontinuos y rectángulos de líneas
discontinuas.
Las comisiones internas se identifican con líneas de trazo
cortos discontinuos y rectángulos de líneas discontinuas.

CORRECTA
FIGURAS

TITULOS
GERENCIA GENERAL
GERENCIA
GENERAL
GENERAL
GERENCIA

DIMENSIONES DE LOS RECTANGULOS
CORRECTO INCORRECTO

RECTANGULOS Y LOS NIVELES
CORRECTO INCORRECTO

LA LINEAS DE CONECCIÓN NO DEBEN TERMINAR
EN FLECHAS
CORRECTO INCORRECTO

LAS UNIDADES QUE DEPENDEN DE UN SOLO SUPERIOS
DEBEN ESTAR UNIDAS POR UNA SOLA LÍNEA
CORRECTO INCORRECTO

EVITAR LOS TRAZOS Y TRAMOS INJUSTIFICADOS
CORRECTO INCORRECTO

MANTENER EL MISMO GROSOR EN LÍNEAS DE
INTERCONEXIÓN.
CORRECTO INCORRECTO

RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL
EDGARDO MEJIA HERRERAEDGARDO MEJIA HERRERA º

AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA EXTERNA

RELACIÓN DE COORDINACIÓN

RELACIÓN CON ORGANOS DESCONCENTRADOS
RELACIÓN DE AUTORIDAD
RELACIÓN DE COORDINACIÓN
RELACIÓN DESCONCENTRADA
SEPARACIÓN ENTRE ORGANOS
ORGANO
DESCONCENTRADO

COMISIONES INTERSECRETARIALES
COMISIONES INTERNAS
COMISIÓN “A”
COMISIÓN “B”
DIRECTOR
GENERAL
DIRECTOR
GENERAL
COMISIÓN

MICROADMINISTRATIVO
CLASIFICACIÓN
POR SU
NATURALEZA MACROADMINISTRATIVOS

CLASIFICACIÓN
POR
DEPARTAMEN
TALIZACIÓN
POR NUMERO
POR FUNCIONES
POR PRODUCTOS
GEOGRAFICA
POR CLIENTES
POR PROCESO
MATRICIAL
POR TIEMPO

CLASIFICACIÓN
POR PRESENTACIÓN
VERTICALES
HORIZONTALES
MIXTOS
DE BLOQUES
NO CONVENCIONALES

DEPARTAMENTALIZACION
FUNCIONAL
DIRECCION
DEPARTAMENTO
DE
PRODUCCION
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
DEPARTAMENTO
DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO
DE
TALENTO HUM.
EDGARDO MEJIA HERRERA

VENTAJAS
ES EL REFLEJO LOGICO DE LAS FUNCIONES
MANTIENE EL PODER Y EL PRESTIGIO EN LAS
FUNCIONES PRINCIPALES
SIGUE EL PRINCIPIO DE LA
ESPECIALIZACION FUNCIONAL
SIMPLIFICA LA CAPACITACION
PROPORCIONA LOS MEDIOS DE CONTROL
ESTRICTO EN LA ALTA DIRECCION.

DESVENTAJAS
RESTA IMPORTANCIA A LOS OBJETIVOS
GLOBALES DE LA CIA.
EXAGERA LA ESPECIALIZACIÓN Y REDUCE LOS
PUNTOS DE VISTA DEL PERSONAL CLAVE
REDUCE LA COORDINACION ENTRE LAS
FUNCIONES
LA RESPONSABILIDAD DE LAS UTILIDADES SE
ENCUENTRA SOLO EN LA ALTA DIRECCION
EXISTE ADAPTACION LENTA A LOS CAMBIOS
LIMITA EL DESARROLLO DE GERENTES
GENERALES

DEPARTAMENTALIZACION POR
PRODUCTOS O SERVICIOS
DIRECCION
DIVISION
VETERINARIA
DIVISION
FARMACEUTICA
DIVISION
QUIMICA
DEPARTAMENTO
DE
ANTIBIOTICOS
DEPARTAMENTO
DE
VACUNAS
DEPARTAMENTO
DE
INSECTICIDAS
DEPARTAMENTO
DE
COLORANTES
DEPARTAMENTO
DE
ANALGESICO

VENTAJAS
LOGRA VENTAJAS
ECONOMICAS
USA TECNOLOGIA
ESPECIALIZADA
UTILIZA HABILIDADES
ESPECIALIZADAS
SIMPLIFICA LA
CAPACITACION.

DESVENTAJAS
Es difícil la Coordinación de
los departamentos.
La responsabilidad por las
utilidades está en la alta
dirección.
Es inadecuada para el
desarrollo de Gerentes
Generales.

GEOGRAFICA
DIRECCION
REGION CENTRO ZONA SUR
AGENCIA
DE
ALVARADO
AGENCIA
DE
HONDA
AGENCIA
DE
CHAPARRAL
AGENCIA
DE
ATACO
AGENCIA
DE
IBAGUE
ZONA NORTE

VENTAJAS
Coloca la responsabilidad en un nivel
inferior.
Insiste en los mercados y problemas
locales.
Mejora la coordinación en una región.
Aprovecha las economías de las
operaciones locales.
Mejor comunicación personal con los
intereses locales.
Proporciona un campo de capacitación
mensurada para los gerentes Generales.

DESVENTAJAS
Requiere de más personas
con capacidad de gerentes
generales.
Tiende a dificultar el
mantenimiento de servicios
en centrales económicas.
Aumenta el problema de
control de la alta dirección.

POR CLIENTES
DIVISION
COMERCIAL
DEPARTAMENTO
MASCULINO
DEPARTAMENTO
FEMENINO
DEPARTAMENTO
INFANTIL
SECCION
DE
ROPA INTERIOR
SECCION
DE
CALZADOS
SECCION
DE
JUGUETES
SECCION
DE
CONFECCIONES
SECCION
DE
PERFUMERIA

VENTAJAS
Estimula la concentración
sobre las necesidades de los
clientes.
Le da a los clientes la
impresión de que tienen un
proveedor comprensivo.
Desarrolla destreza en el
área de la clientela.

DESVENTAJAS
Requiere de gerentes y “staff”
expertos en los problemas de
los clientes.
La preocupación
estrictamente territorial se
concentra más en los aspectos
de mercadeo y de producción
y las demás áreas pasan a un
segundo plano.

POR PROCESOS
DEPARTAMENTO
DE HILANDERIA
SECCION DE
PREPARACION DE
MATERIA PRIMA
SECCION DE
LAVADO DE
MATERIA PRIMA
SECCION
DE
CONFECCIONES
SECCION
DE
CORTADO
ENTRADAS SALIDAS

VENTAJAS
Usa tecnología especializada.
Utiliza habilidades
especializadas.
Simplifica la capacitación.
Se obtiene ganancias
económicas ofrecida por la
propia naturaleza del equipos
o de la tecnología.

DESVENTAJAS
Se hace difícil la coordinación
de los departamentos.
La responsabilidad por las
utilidades está en la alta dirección.
Es inadecuada para el desarrollo
de Gerentes Generales.
Se puede pecar por la falta de
flexibilidad ante cambios
tecnológicos.

DEPARTAMENTALIZACION MATRICIAL
DIRECTOR
JEFE DE
MECANICA
JEFE DE
ELECTRICIDAD
JEFE DE
HIDRAULICA
JEFE DE
DISEÑO
PRELIMINAR
GERENTE DEL
PROYECTO A.
GERENTE DEL
PROYECTO B.
GERENTE DEL
PROYECTO C.

VENTAJAS
Se orienta hacia resultados
finales.
Se mantiene la identidad
profesional.
Determina con precisión la
responsabilidad sobre las
utilidades del producto.

DESVENTAJAS
Existe conflicto en la
autoridad de la organización.
Existe la posibilidad de falta
de unidad de mando.
Requiere de administrador
eficaz en relaciones humanas.

DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO
Es una de las formas más antiguas
de departamentalización, utilizada
generalmente en los niveles
inferiores de las organizaciones,
consiste en agrupar las actividades
con base en el tiempo. El uso de
turnos de tareas es común en
muchas empresas donde por
razones económicas , tecnológicas
u otras, el día normal de trabajo no
es suficiente.

DEPARTAMENTALIZACION POR
NUMEROS SIMPLES
Consiste en agrupar a las
personas que van a
desarrollar los mismos
deberes y colocarlas bajo la
supervisión de un gerente.
El hecho esencial no es que
hacen las personas, dónde
trabajan o con qué trabajan;
el éxito depende sólo del
número de personas que
participan en el.

ORGANIGRAMA VERTICALES

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

VERTICAL - HORIZONTAL

DISEÑO REPLEGADO

ORGANIGRAMA DE BLOQUE
SECRETARIO
OFICIAL MAYOR
SUBSECRETARIA
“A”
SUBSECRETARIA
“B”
1. Dirección
1.1.Departamento
1.1.1. Oficina
1.1.2. Oficina
1.1.3. Oficina
2. Dirección
2.1. Departamento
2.1.1. Oficina
2.1.2. Oficina
2.1.3. Oficina
3. Dirección
3.1.Departamento
3.1.1. Oficina
3.1.2. Oficina
3.1.3. Oficina
4. Dirección
4.1. Departamento
4.1.1. Oficina
4.1.2. Oficina
4.1.3. Oficina
5. Dirección
5.1.Departamento
5.1.1. Oficina
5.1.2. Oficina
5.1.3. Oficina
6. Dirección
6.1. Departamento
6.1.1. Oficina
6.1.2. Oficina
6.1.3. Oficina

ORGANIGRAMAS NO CONVENCIONALES

UTILIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
Proporcionan una imagen formal de la
organización
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de una organización,
así como de sus relaciones de jerarquía
Representan un elemento técnico valioso para
el análisis organizacional

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