Este documento describe las funciones del departamento de ventas y los factores a considerar para determinar la estructura organizativa y el tamaño óptimo del equipo de ventas. Explica cómo establecer objetivos, organizar el equipo por zonas geográficas o productos, y calcular el número de vendedores necesarios. También cubre el diseño de rutas de ventas, la asignación de zonas a los vendedores y el uso de aplicaciones de geomarketing para la gestión de planes de ventas.

1. DETERMINACIÓN DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y
DEL TAMAÑO DEL EQUIPO DE
VENTAS
TEMA 1

2. ÍNDICE
• Funciones del departamento de ventas
• Objetivos y estructura del plan y la fuerza de ventas
• Organización del equipo de ventas
• Cálculo del tamaño óptimo del equipo de ventas
• Tiempo medio de duración de la visita
• Diseño y planificación de las rutas de ventas
• Asignación a los vendedores de zonas de venta
• Aplicaciones informáticas de gestión y control de planes de venta. Geomarketing

4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
• El departamento de ventas se encuadra dentro del departamento comercial de la empresa.
• Las ventas forman parte de la función comercial de la empresa.
• La función comercial conecta a la empresa con el mercado.

5. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Investigación
comercial
Aprovisionamiento Producción
Gestión y
administración
empresarial
Ventas

6. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
• Las ventas consigue para la empresa los ingresos necesarios.
• La función comercial se realizar en departamento de marketing o comercial:
• Con un director comercial o de marketing
• Del que depende el director del departamento de ventas

7. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.
• Frecuentemente las empresas sólo tienen un departamento de ventas, en vez de departamento
comercial.
• Pues la función comercial a veces no se realiza o se subcontrata .

8. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
• El departamento de ventas forma parte del departamento de marketing.
• Las funciones del departamento de ventas están encuadradas dentro del maketing mix:
• Producto
• Precio
• Distribución
• Promoción

9. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PRODUCTOS
• Trabajo en la elaboración de especificaciones de los productos
• Participación en ensayos del productos
• Selección de mercados de prueba
• Consejo sobre producción o diseño

10. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PRECIO
• Aplica política de precios
• Asesora sobre las reacciones del mercado
• Aconseja sobre el nivel de precios de nuevos productos

11. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
DISTRIBUCIÓN
• Enlace entre la empresa y el canal de distribución
• Controlan lo pactado con los distribuidores (fecha, pago…)
• Servicio preventa
• Servicio postventa
• Gestión de quejas y reclamaciones.

12. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
PROMOCIÓN
• Los vendedores son promotores por definición
• Realizar publicidad
• Utilizar promociones de venta
• Función de relaciones públicas

13. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Funcionesrelativasalcliente
Averiguar las necesidades del cliente
Ofrecer al cliente el producto que satisface mejor su necesidad
Informar al cliente de nuevos productos, promociones y cambios en los productos existentes
Realizar demostraciones
Atender quejas sobre el uso del producto
Atender la ficha del cliente

14. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Funcionesrelativasal
producto
Conocer el proceso productivo
Conocer el tiempo de fabricación
Conocer el stock existente en cada momento
Saber el precio y las condiciones de venta
Tener disponibles folletos y catálogos
Conocer el modo de empleo

15. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Funciones
relativasal
mercado
Conocer las empresas de la competencia
Conocer los productos de la competencia

16. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Funcionesrelativasala
propiaempresa
Visitar a los clientes
Captar nuevos clientes
Realizar ventas conforme a los objetivos marcados
Formar a nuevos vendedores

17. OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DEL PLAN Y LA FUERZA
DEL PLAN.
• Los objetivos del departamento de ventas deber estar en línea con:
• El plan de negocio que marca la dirección
• El plan de marketing diseñado por la dirección comercial.

18. OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DEL PLAN Y LA FUERZA
DEL PLAN.
Nuevo enfoque orientado hacia el cliente:
•Toda la empresa, empleados, y funciones
deben estar orientados hacia el cliente.
•Si el cliente está satisfecho volverá a comprar.

19. OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DEL PLAN Y LA FUERZA
DEL PLAN.
Objetivo
corporativo
• Estrategia corporativa
Objetivos de
marketing
• Estrategia de marketing
• Marketing mix
Objetivos de
ventas
• Estrategia de ventas

20. OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DEL PLAN Y LA FUERZA
DEL PLAN.
• Los objetivos sirven:
• de guía al equipo de ventas
• de instrumento de medida y evaluación

21. OBJETIVOS Y ESTRUCTURAS DEL PLAN Y LA FUERZA
DEL PLAN.
• Clara
• Términos
medibles
• Específicos
• Alcanzables
Han de ser
establecidos
por la
dirección de
forma:
La fuerza de
ventas los ha de
comprender

22. OBJETIVOS Y ESTRUCTURA DEL PLAN Y FUERZA DE
VENTAS
Los objetivos de venta pueden
establecerse:
En función
al volumen
de ventas
en
unidades
Número de
pedidos
Ingresos
en euros
Compra
media por
cliente
Número de
nuevos
clientes
Número de
visitas a
clientes
Cuota de
mercado

23. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS:
ESTRUCTURA GEOGRÁFICA
• Es el tipo de estructura más utilizados.
• Pues es muy sencilla de aplicar
• Cada vendedor es responsable de una zona:
• Actúa como jefe de ventas de su zona
• Se ocupa de los clientes de su zona
• La empresa evalúa los resultados por vendedor y zona
• El cliente sólo trata con un vendedor, fortaleciendo la relación
• Problema de la falta de especialización en productos

24. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS.
ESTRUCTURA DE PRODUCTOS
• Cada vendedor se encarga de un producto o gama de productos.
• Cada vendedor se especializa
• Problema de que un cliente sea visitado por varios vendedores.

25. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS
ESTRUCTURA MIXTA
• Empresas grandes mezclan la geográfica y por productos
• Permite especialización y ahorrar costes
• Los vendedores responsable de una zona determinada

26. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS
POR MERCADOS
• Los clientes son empresas de distinto tamaño:
• PYMES
• Grandes Empresas
• Clientes en mercados muy diversos:
• Por mercados. Ej. Industria alimentaria, química…

27. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE VENTAS.
POR CLIENTES
• Cada vendedor se encarga de un tipo de clientes
• Problema de dispersar el coste, por eso se emplean con grandes cuentas

28. CÁLCULO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL EQUIPO DE
VENTAS.
• Número de vendedores que forman el equipo.
• Mayor eficacia si el equipo es mayor.
• Mayor coste si el equipo es mayor.
• En la búsqueda del equilibrio hay que considerar:
• Número de clientes
• Localización de clientes
• Visitas que hay que realizar
• Número de visitas que puede hacer cada vendedor
• Duración media de la visita.

29. CÁLCULO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL EQUIPO DE
VENTAS. MÉTODO DEL DESGLOSE
• Es una previsión de venta para un periodo determinado
• N = V/F
• V= Ventas previstas en tiempo (año)
• F= Facturación del vendedor por tiempo (año presente)
• N=Número de vendedores que necesitamos en el equipo de ventas
• Inconveniente, se basa en una estimación de ventas (próximo año)

30. CÁLCULO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL EQUIPO DE
VENTAS. MÉTODO CARGA DE TRABAJO
• Se trata de la carga de trabajo que ha de asumir todo el equipo de ventas para asumir:
• Clientes reales y potenciales
• Vendedores necesarios= Carga total de trabajo /carga de trabajo de un vendedor.
• Considerar:
• Tiempo de desplazamientos
• Número de visitas
• Tiempo necesario para tareas administrativas (pedidos, facturación…)
• El problema es que no todos los vendedores rinden igual
• Ni todos los clientes (Pymes, grandes empresas, Grandes cuentas, clientes normales…)

31. CÁLCULO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL EQUIPO DE
VENTAS. MÉTODO POTENCIAL DE VENTAS.
• Partimos del método anterior pero considera el rendimiento de cada vendedor
• Elaboramos una tabla con los vendedores tipo: Encima de la media, media, debajo de la media.
• Así se ajusta el tamaño de la fuerza de ventas.

32. CÁLCULO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL EQUIPO DE VENTAS.
MÉTODO DEL ANÁLISIS MARGINAL WALTER SEMLOW
• Si la fuerza de ventas sobrepasa su tamaño optimo no tiene sentido añadir más vendedores
• Se trata de saber en qué momento el equipo de ventas tiene el tamaño ideal.
• Cuando el beneficio de añadir otro vendedor es igual al coste de dicho vendedor
• V= B x C
• V= Volumen total estimado de ventas anuales para un vendedor.
• B=Porcentaje de beneficio esperado sobre el volumen de ventas
• C=Coste de mantener al vendedor.
• Problema se basa en una estimación

33. TIEMPO MEDIO DE DURACIÓN DE LA VISITA
• La finalidad es rentabilizar el trabajo y el tiempo del equipo de ventas.
• Zt=P(n)/n VAN x N- (N x C)
• n = numero de visitas a cliente potencial
• P(n) probabilidad de conversión de un cliente potencial en real después de número de visitas.
• VAN= Valor Actual Neto

34. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTA
• Se trata del recorrido que cada vendedor ha de realizar para visitar a los clientes en cada zona.
• Se trata de lograr eficiencia en términos de:
• Tiempo de desplazamiento.
• Dietas de alojamiento
• Dietas de manutención
• Gasto de combustible.

35. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTA.
SECTORES
• Muy popular cuando no se realizan visitas regulares a clientes .
• Se divide el territorio en sectores
• Se suceden las visitas por unidad de tiempo y por día.
• Se aprovecha la cercanía de los sectores para rentabilizar tiempo

36. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTA.
MARGARITA
• Apropiada para granes territorios con gran densidad de clientes a los que hay que visitar regularmente.
• El territorio de divide en varias zonas y estas en subsectores.
• Se visitan las zonas en el mismo orden y los subsectores de zona por orden
• Si el vendedor vive en el centro puede regresar todos los días a casa

37. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTA. RUTA
EL TRÉBOL DE CUATRO HOJAS.
• El territorio no es grande y tienen número similar de clientes
• El vendedor vive en el centro.
• Las visitas son periódicas
• El vendedor regresa a casa cada día

38. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTAS
SISTEMA DE LÍNEA RECTA Y ZONAS
• El vendedor vive en el centro y los clientes se reparten de manera poco uniforme
• Se desplaza hasta una zona y visita a los clientes para luego regresar

39. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE RUTAS DE VENTA. RUTA
DE CÍRCULOS CONCÉNTRICOS Y ESPIRAL
• El vendedor reside en la zona central del círculo o de la espiral
• Los clientes están repartidos de manera uniforme y requieren número de visitas similar.

40. ASIGNACIÓN DE VENDEDORES DE ZONAS DE VENTAS,
RUTAS O CLIENTES.
• Determinado por la necesidad de maximizar las ventas de la empresa en dicho territorio o ruta.
• Evitar la saturación de vendedores en un territorio
• Cuando la estructura de la fuerza de ventas responde al tipo de clientes:
• Se asigna un vendedor a un tipo de cliente
• Cada cliente recibe el trato más adecuado
• Hay que analizar a los clientes:
• Ingresos que aportan a la compañía
• Número de visitas que necesita
• Número de vendedores.

41. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y
CONTROL DE PLANES DE VENTA
• La creación de un plan de ventas deviene algo esencial
• Los responsables de ventas son los responsables de dicho plan
• Requiriendo el tratamiento de un gran número de información
• Por eso se utilizan aplicaciones informáticas:
• Permitiendo la creación de un plan de ventas
• Permitiendo el control y seguimiento de dicho plan
• Servir de apoyo al plan de marketing

42. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y
CONTROL DE PLANES DE VENTA.GEOMÁRKETING
• Es una de las últimas tendencias de la mercadotécnia estratégica e investigación de mercados
• ¿Dónde debo dirigir una campaña publicitaria?
• ¿En qué orden tengo que planificar las visitas?
• Localización de la empresa…
• Analiza la localización exacta de clientes , puntos de venta, sucursales, competencia…
• Localiza en un mapa digital los elementos importantes.
• almacenando información en bases de datos obtenida de:
• Acceso web, información código postal, tarjetas de fidelización.

43. APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN Y CONTROL DE
PLANES DE VENTA. GEOMÁRKETING BENEFICIOS
• Focalizar esfuerzos
• Diseñar zonas de venta
• Visualizar las ventas por cliente
• Identificar puntos de venta
• Localizar oficinas más cercanas
• Determinar el área de influencia