El documento describe las fases de un proyecto y su importancia en los procesos educativos. Explica que un proyecto implica la formulación, ejecución y evaluación de actividades articuladas con objetivos, un procedimiento de seguimiento y control. Las fases clave de un proyecto son la integración, el alcance, la gestión del tiempo y los costos. Siguiendo estas fases, un proyecto educativo como la implementación de una plataforma de sistemas de información tendría mayor probabilidad de éxito.

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Maestría en Gerencia de la Tecnología Educativa
FASES DE UN PROYECTO Y SU IMPORTANCIA EN LOS PROCESOS EDUCATIVOS
José Luis Jiménez Rodríguez
En el proceso educativo es esencial la formulación, ejecución y evaluación de proyectos,
aunque su uso formal no sea un referente común en nuestro medio. En muchas instituciones
educativas se llevan a cabo actividades las cuales son confundidas con el desarrollo de un
proyecto, peor aún, cuando estas acciones no están articuladas con referentes misionales,
estructuración pedagógica y a un procedimiento de seguimiento y control para definir
inversión y estimación sobre los resultados obtenidos. La cultura de proyectos en el sector
educativo oficial de Colombia es lo suficientemente inocua como para generar escasos
resultados a nivel político, económico, social, ambiental y por ende en su propia esfera.
Muchas ideas desarrolladas en los entornos académicos se pierden con el paso del tiempo
sin considerarse en ningún momento su aporte estratégico en el sector y el impacto
ocasionado en las comunidades de influencia. “La visión multidimensional del derecho a la
educación, que incluye el derecho a aprender y a recibir un buen trato en el sistema escolar,
sitúa la calidad de la educación en el centro de las preocupaciones. Más aún, dado los
importantes avances en cobertura, la agenda de educación para todos en la región estará
cada vez más marcada por los desafíos de la calidad, siendo uno de ellos asumir una
definición amplia y no reduccionista del concepto de “calidad educativa”. El pilar
fundamental de la calidad educativa son las capacidades profesionales docentes: si los
alumnos no se encuentran en sus aulas con docentes capaces de generar mayores
oportunidades de aprendizaje, genuino mejoramiento de la calidad educativa no se
producirá”. (CEPAL. Situación Educativa de América Latina y El Caribe. Santiago de Chile.
2015)
Un proyecto también es definido como: “Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado único” (PMBOX, 2008, en Gerencia de Proyectos de
Tecnología Educativa. Capítulo 1. www.cvudes.com.co). Las consideraciones respecto a la
importancia del desarrollo de proyectos en educación son amplias, esto teniendo en cuenta

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que la educación debe ser un proceso más organizado y estratégico y por consiguiente todas
las ideas concebidas desde problemáticas identificadas o aspiraciones de mejoramiento
deben concretarse en el mundo real a partir de proyectos estratégicamente planificados,
garantes de resultados medibles según el impacto ocasionado a sus beneficiarios y la
posibilidad innegable de generar información relevante sobre las estrategias utilizadas en
su desarrollo, mecanismos de organización y control, experiencias en el transcurso de la
planificación, ejecución, evaluación y los datos concebidos fruto de la interacción con los
actores involucrados. Cimentar una cultura de proyectos en el entorno educativo podría
tomarse como una posibilidad de organización estratégica en cada uno de los elementos que
componen el sistema, factor crucial para la optimización de recursos, planificación
estratégica deprocesosyresultadosyaque esinnegable quelas metas decualquier actividad
son efectos proyectados desde los recursosdisponibles y no situaciones “sui generis” que en
algún momento se incrementan y en otro se reducen, en el ámbito educativo debemos
considerar que los resultados se planifican, por ende no son casuales o inconcebibles.
“La fase de planeación del proyecto tiene como fin recoger todas las posibles áreas en dónde
un proyecto tiene influencia y en las cuáles se debe hacer énfasis para obtener un proyecto
con excelentes resultados. Estas áreas también llamadas fases son: Gestión de Integración,
Gestión de Alcance, Gestión del Tiempo y Gestión de Costos”. (Gerencia de Proyectos de
Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co).
Cada punto propone orden desde su propia instancia y en conjunto asumiendo la suma de
todos en coherencia, relación y direccionamiento hacia los mismos propósitos. Las fases de
un proyecto generan una estructura de confianza y viabilidad indiscutible a la hora de
invertir recursos e involucrar grupos de trabajos con acciones claras y precisas, es una
secuencia de pasos interconectados que describen una red de actividades unidas a una
filosofía que precisa tiempos, alcances, costos, retroalimentación y responsables.
Fase deIntegración: La gestión de la integración del proyecto conforma todos los procesos y
actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades
de dirección de proyectos. La integración hace referencia principalmente a la unificación,
consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la

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correcta finalización del proyecto. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo
2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). En este momento debe existir
claridad sobre las expectativas que tienen los interesados en el proyecto, en el caso de los
procesos educativos los partícipes describen con claridad la intención del proceso, su
finalidad, términos, características de la dirección, costos y todo aquello que justifique la
inversión de recursos y participación de los involucrados. Toda inversión de recursos debe
contar con unos objetivos que respalden el gasto, características de los productos, algo así
por ejemplo, en un proceso de inversión para capacitación docente, se deben describir los
entregables como una situación objetiva, cuantificable y evaluable, observaciones que
describan las características de los talleres a llevarse a cabo, como lo es el nivel de los
expositores,horarios,documentosautilizar y demás elementos asociadosauna actividad de
este tipo. Un proyecto de inversión en tecnología precisa de unos objetivos académicos,
pedagógicos y de políticas institucionales que los beneficiarios comprendan, igual sobre las
características de los equipos a comprar teniendo en cuenta criterios de aceptación y
limitantes del proyecto.
Fase del Alcance: “Lafunción principal de esta etapa es definir adecuadamente el alcance del
proyecto. Definido el alcance se procede a desarrollar una herramienta denominada
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO, y finalmente identificar la forma como se
verifica y controla el alcance del proyecto”. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa.
Capítulo 2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). La adopción de una
plataforma de sistemas de información en una institución educativa requiere que este
proyecto se desglose en fases que hagan de este una secuencia de pasos específicos a partir
de sus objetivos, cada etapa definida genera unos productos a partir de unos responsables
identificables y en unos tiempos precisos. La función principal en esta etapa seria definir los
alcances de implementar una plataforma de sistemas de información en la institución
educativa lo cual podría hacerse desde sus objetivos o desde definir estratégicamente una
etapas que otorguen mayores probabilidades de cumplir con las metas trazadas. En la
Estructura de Desglose de Trabajo se podrían tomar cuatro fases:

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 Gestión para la implementación de una plataforma de sistemas de información:
Selección de empresas que ofrecen el servicio de diseño de software o alquiler de la
asistencia. (Responsable)/Análisis de ofrecimientos (Profesional de Sistemas) /
Selección de plataforma (Profesional de Sistemas/Equipo de trabajo)/ Tramite de
contratos (Responsable).
 Proceso decarguedeinformación aPlataforma: Capacitacióndeequipo administrador
de la plataforma (Responsables)/ Suministro de información para el cargue
(Responsable) /Asesoría para el cargue de información (Responsable)/ Cargue de la
información seleccionada (Responsables) / Sección de pruebas con el grupo
administrador de la plataforma
 Proceso de capacitación a docentes, estudiantesy demás integrantes de la comunidad
educativa: Estructuración del protocolo de capacitación
(Responsables)/Convocatoria y cronogramas de la capacitación
(Responsables)/Capacitación con docentes (Responsables) /Capacitación con
estudiantes y acudientes (Responsables)/ Documento de manejo plataforma
(Responsables).
 Protocolo de acompañamiento y seguimiento parael uso de plataforma: Definición de
parámetros para el acompañamiento de uso (Responsables)/ Estructuración de
parámetros para el seguimiento de uso (Responsables)/ Definición de procesos de
retroalimentación para el adecuado uso de la plataforma. (Responsables)
Cadaunade lascuatro etapas estáintegradaporunoselementosquepresentanresponsables
y unos entregables definidos, cada componente se ubica en cronogramas de actividades y
presupuesto.
Fase de Gestión del Tiempo: La Gestión del Tiempo del Proyecto hace referencia a todos
aquelloselementos quehacenpartede unproyecto y quesonindispensables paralacorrecta
finalización del proyecto a tiempo. (Gerencia de Proyectosde Tecnología Educativa. Capítulo
2. Fase de Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). Las actividades definidadas en
cualquier proceso deben contar con unos tiempos estimados que conlleven a todos los
participantes en el proyecto a ubicarserespecto a la duración de cada etapay les permite ver

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una lista de actividades asegurándose la comprensión de todo lo que se requiere llevar a
cabo.En la implementación deuna plataformade sistemas de información, el plan degestión
del tiempo permite ver a los integrantes de la comunidad educativa todas las actividades
propuestas para el desarrollo total del proceso, el tipo de dependencia entre las actividades
programadas y por consiguiente la generación de expectativas que redundan en la
motivación del grupo de trabajo. Los cronogramas proyectan organización y compromiso
por parte de los directivos, elemento esencial en la generación de cultura para la
planificación estratégica a partir de proyectos.
FaseGestión de Costos: “Loscostosdentrodeunproyecto correspondenaunáreaquegenera
un gran desafío, ya que la mayoría de los proyectos son aprobados o rechazadosteniendo en
cuenta la cantidad de inversión en capital o especie que cada uno de los participantes del
proyecto deba aportar”. (Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 2. Fase de
Planeación de un Proyecto. www.cvudes.com.co). La etapa de costos e inversión en un
proceso de implementación de una plataforma de sistemas de información es fundamental,
no solo para cumplir con las expectativas de adquisición inicial referente a costos, sino
también con todos aquellos recursos postcontratación que se deben invertir en el
mantenimiento, actualización y capacitación para que el proyecto no se vea afectado por
ninguno de los aspectos mencionados y en realidad genere el impacto deseado. Es
importante definir el rol de cada uno de los beneficiarios del proyecto ya que estos son pieza
clave por su papel de alimentadores del sistema, dinamizadores y evaluadores de los
resultados emitidos, igual, son los encargados de traducirlos e incorpóralos a las dinámicas
institucionales conel resto de la comunidadeducativa. Lasinversionesenel sectoreducativo
deben contar con un respaldo de planificación estratégica ya que los recursos son mínimos
y solamente comprar no garantiza que ingresen y potencialicen lo que se pretende.
En el caso del recurso tecnológico, agotar las fases comprometidas en el desarrollo de un
proyecto nos garantiza involucrar a todos los miembros de las comunidades educativas en
la inversión adecuada de los recursos, en los tiempos previstos para su implementación y
adecuado funcionamiento y en la común evaluación de los resultados obtenidos. Una
plataforma de sistemas de información ofrece un buen número de beneficios respecto al

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manejo dela cantidad de informaciónqueproduceel sistema educativo y esresponsabilidad
de todos optar por llegar al tope de beneficio sugerido, no acostumbrarnos a la recurrente
historia en el sector educativo de invertir en tecnología sin planificar sobre su uso y
beneficios que brinda la posibilidad de tenerlas.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CEPAL. Situación Educativa de América Latina y El Caribe. Santiago de Chile. 2015
PMBOX, 2008, en Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa. Capítulo 1.
www.cvudes.com.co.
Gerencia deProyectos deTecnologíaEducativa. Capítulo 2. FasedePlaneación de unProyecto.
www.cvudes.com.co.