Como aumentar el volumen y la rentabilidad de ventas

Consultoría
&
Capacitación

Como aumentar el Volumen y
la Rentabilidad de las Ventas por medio
de la Administración de Ventas.

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Esquema general de medidas para
aumentar ventas y rentabilidad

Optimizar la mezcla de Gestión de inventarios Apertura de nuevos
productos abc mercados

Seguimiento proceso Optimizar la mezcla de Reestructurar canal de
de ventas CRM clientes distribución

Gestión efectiva de la Reestructura de Medios de p & p
cobranza políticas de venta Branding

Incentivos por Reingeniería de Planes de
productividad procesos capacitación


Que es la Administración de Ventas

En un mercado global y competitivo como el actual, nada puede dejarse
librado al azar. Las ventas deben ser el resultado de un cuidado proceso de
planificación y administración que contemple todas sus etapas incluso la del
seguimiento del cliente para generar nuevas oportunidades de negocio y
lograr la fidelidad del mismo.

La administración de ventas es la disciplina encargada de facilitar estos
procesos y mantiene al día a clientes, operaciones y proveedores. La
administración de ventas también permite al empresario analizar qué etapas
del proceso que podrían estar generando cuellos de botella en el flujo de la
tarea de vender y tomar las decisiones necesarias para eliminarlos.


Las ventas y los resultados de la
organización


Cual es la finalidad económica de una
empresa

Independientemente de sus finalidades sociales tanto al exterior como al
interior, desde su fundación una empresa tiene económicamente la
finalidad de OBTENER EL RETORNO MAS ALTO POSIBLE SOBRE LA
INVERSION.

Ya sea la inversión del dueño ( CAPITAL SOCIAL ) ó considerando como
tal, el total de activos de la empresa, financiados por proveedores, bancos
y capital de los dueños.

Si no hay utilidades en lo económico, no se podrán cumplir sus
finalidades sociales.


El Estado de resultados y el impacto del
esfuerzo de ventas

Estado de Resultados del 01/012/2011 al 31/12/2011

Diciembre de 2010 Acumulado 2010

Ingresos $ % Ingresos $ %
Ventas 1,400,000 108% Ventas 15,800,000 104%
Desc. y dev. / ventas 115,000 9% Desc. y dev. / ventas 790,000 5%
Productos financieros 16,000 1% Productos financieros 180,000 1%
Otros ingresos 0 0% Otros ingresos 0 0%
Total ingresos 1,301,000 100% Total ingresos 15,190,000 100%

Egresos $ % Egresos $ %
Costo de venta 680,000 52% Costo de venta 8,400,000 55%
Gastos fijos 290,000 22% Gastos fijos 3,200,000 21%
Gastos variables 58,000 4% Gastos variables 690,000 5%
Gastos financieros 36,000 3% Gastos financieros 432,000 3%
Total egresos 1,064,000 82% Total egresos 12,722,000 84%

Utilidad o pérdida 237,000 18% Utilidad o pérdida 2,468,000 16%

Estado de Resultados del 01/012/2011 al 31/12/2011

Diciembre de 2010 Acumulado 2010

Ingresos $ % Ingresos $ %
Ventas 1,400,000 108% Ventas 15,800,000 104%
Desc. y dev. / ventas 115,000 9% Desc. y dev. / ventas 790,000 5%
Productos financieros 16,000 1% Productos financieros 180,000 1%
Otros ingresos 0 0% Otros ingresos 0 0%
Total ingresos 1,301,000 100% Total ingresos 15,190,000 100%

Egresos $ % Egresos $ %
Costo de venta 680,000 52% Costo de venta 8,400,000 55%
Gastos fijos 290,000 22% Gastos fijos 3,200,000 21%
Gastos variables 58,000 4% Gastos variables 690,000 5%
Gastos financieros 36,000 3% Gastos financieros 432,000 3%
Total egresos 1,064,000 82% Total egresos 12,722,000 84%

Utilidad o pérdida 237,000 18% Utilidad o pérdida 2,468,000 16%

Cartera 600,000 46% Cartera 2,800,000 18%
Real cobrado 701,000 54% Real cobrado 12,390,000 82%
1,301,000 15,190,000 100%

Inventario 5,400,000 415%


El retorno de las inversiones de la
empresa


La rotación del Activo Circulante

COMPRAS PRODUCCION

ALMACEN Y
VENTAS
DISTRIBUCION

FACTURACION Y
CAJA Y BANCOS COBRANZAS

RAPIDEZ, CALIDAD Y TRABAJO EN EQUIPO = UTILIDAD


Que es la rentabilidad de las ventas

La fórmula del índice de la rentabilidad de las ventas se calcula:
RENTABILIDAD SOBRE VENTAS = ( Utilidades / ventas ) por 100.
Por ejemplo: Si una empresa genera utilidades de 4,000 y en el mismo periodo
obtiene ventas netas por 20,000, aplicando la fórmula sería:
RENTABILIDAD SOBRE VENTAS = ( 4,000 / 20,000 ) por 100
Es decir, la rentabilidad sobre ventas es de 20 % .

Este índice puede obtenerse por las ventas
generales, por línea de producto, por zona de
ventas y hasta por vendedor.


La Planeación y el Presupuesto de Venta



 Qué y cuánto nos conviene vender ( mezcla de productos más rentable ).
 Cuándo nos conviene vender ( optimizar los tiempos de ventas ).
 Dónde nos conviene vender ( ir a los mercados o segmentos más
rentables ).
 Cómo nos conviene vender ( estrategias que utilizaremos para vender ).
Es necesario considerar que una venta no ha sido realmente realizada
hasta que se ha cobrado su IMPORTE.


Potencial de mercado y de venta

Potencial de mercado: Ventas industriales más altas esperadas posibles
de un producto o servicio en un período fijo y un mercado determinado.

Potencial de venta: Participación máxima del mercado que la empresa o la
marca podría obtener durante un período determinado.

Pronóstico de venta: Ventas reales esperadas para una empresa en un
momento dado y en un mercado específico.

Cuota de venta: Meta de volumen de venta para un vendedor u
organización de venta.



El presupuesto de ventas implica estimar futuros niveles cuantitativos de
ingresos y gastos de ventas y, en consecuencia, la contribución a la utilidad
de la empresa que debe hacer la función de ventas.

El resultado de presupuestar las ventas se ve en dos documentos:

 El presupuesto de ventas (pronóstico).
 El presupuesto de gastos de ventas.

El presupuesto de gastos de ventas muestra los gastos necesarios para
alcanzar los objetivos de utilidades. A través del presupuesto, la
administración de ventas puede equiparar gastos y utilidades frente a la
jerarquía de los objetivos de la firma, y normalmente de fija un porcentaje
como limite de gastos contra la venta.


Técnicas o métodos para determinar
pronóstico de venta

Técnicas NO cuantitativas:
• Juicio de opiniones ejecutivas.
• Método Delphi
• Compuesto de la fuerza de ventas.
• Estudios de marketing

Técnicas cuantitativas:
• Análisis de serie de tiempo o de tendencia.
• Promedios móviles
• Análisis de correlación-regresión (a continuación se presenta un
ejemplo).
• Modelos econométricos
En Monroy Asesores tenemos modelos en excel de los principales
métodos para determinar pronósticos de venta. Solicítelos en nuestro
portal web.

Como calcular el perfil de ventas por mes

* D= años, siendo D1 el año previo al que se quiere pronosticar,

Como calcular el perfil de ventas por mes

Las suma de cada columna representa la venta anual: D5 = demanda de
hace 5 años; D1 = demanda del año anterior.

La suma de los renglones representa las ventas de los meses de enero de
los 5 años; las ventas de los meses de febrero de los cinco años, etc…

El perfil de ventas se obtiene dividiendo la suma de cada mes en los cinco
años entre el total de la venta de los cinco años y representa el porcentaje
que se puede vender cada mes con respecto a la venta total. Estos
porcentajes se pueden observar en la gráfica en donde aparecen los meses
en los que se vende menos.


El calculo de la venta anual (pronóstico) 1

1) Se inicia al cálculo de la venta anual con base en la demanda del año
anterior, en la gráfica vista D1, y se identificará como ( Va) o ventas del
ejercicio anterior, mismas que como podrá revisarse en la gráfica
anterior, fueron de: 6,792.

2) Luego, debe aumentarse o disminuirse el ajuste para normalizar las
ventas. Lo cual significa que deben aumentarse a la cifra anterior las
ventas de productos solicitados por los clientes y que por alguna razón
no fueron surtidas.

3) Luego se deben restar las ventas que por cualquier motivo no son
repetitivas.


El calculo de la venta anual (pronóstico) 2

4) Luego deben agregarse o quitarse las ventas que resulten afectadas por
los planes por los planes y programas administrativos, tales como
lanzamiento de nuevos productos o retiro de algunos de ellos, apertura
de nuevas zonas de ventas, lanzamiento de ofertas o promociones…
Para ejemplo, en el caso que nos ocupa, el Gerente de Ventas informó que
en ese año anterior:
1. Los pedidos no surtidos ascendieron a 13.
2. Las ventas consideradas extraordinarias ( no repetitivas fueron 8.
3. Se estima un incremento del 15 % por la apertura de dos nuevas zonas
de venta.
Como las ventas del ejercicio anterior fueron de 6,792 + 13 – 8 = 6,797. Las
ventas mejoradas , es decir, aumentándoles el 15 % ( multiplicándolas por
el 1.15 ) daría un total de = 7,817.

La aplicación de la Ley de Pareto en los
clientes y la planeación de ventas


La aplicación de la Ley de Pareto en los
clientes y la planeación de ventas

Fue generada por la fórmula matemática creada por el italiano Vilfredo
Pareto a principios del siglo XX, que estableció, utilizando esta fórmula
la distribución desigual de la riqueza en Italia, Pareto, observó que solo
el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza.

Posteriormente Joseph Juran, una de las figuras más importantes en el
Control de Calidad y la Administración moderna (junto a Deming y
Drucker) lo llamó en 1937 el Principio de Pareto. Popularmente el
Análisis ABC se conoce como la Ley del 20/80.


Es posible aplicar el Análisis ABC a los clientes
(facturación, morosidad, etc.); a los productos (productos más
vendidos, márgenes, rotación, espacio ocupado en almacén por el
stock; a los vendedores por su contribución a las ventas y a las
utilidades….
No. Clientes Venta Peso en % Utilidad Peso en %
1 Metales Fortuna 12,000 28% 980 11%
2 Industrias Real 8,300 19% 1,162 14%
3 Tubos de Acero 6,500 15% 2,080 24%
4 Global Trade 4,500 11% 665 8%
5 Comertodo 2,340 5% 749 9%
6 Aerocentro 2,000 5% 480 6%
7 Metales del pacífico 1,600 4% 480 6%
8 Deseño industrial 1,300 3% 364 4%
9 Soluciones Metálicas 1,200 3% 552 6%
10 Lubricantes Genta 680 2% 211 2%
12 Estructuras Castro 450 1% 194 2%
11 Asesores OPR 450 1% 162 2%
13 Serviaceros 340 1% 41 0%
14 Reminsa 300 1% 114 1%
15 Celestica 250 1% 95 1%
16 Industrial del Hierro 180 0.4% 72 1%
17 Chevrolet 160 0.4% 115 1%
18 Grupo Carso 90 0.2% 34 0.4%
19 Dimetro 80 0.2% 27 0.3%
20 Morfin y Asociados 25 0.1% 11 0.1%

Suma 42,745 100% 8,588 100%


Impacto del presupuesto de ventas en
otros presupuestos de la empresa

Si el presupuesto de ventas no es realista, no ha sido preparado
cuidadosamente, y no se asume como compromiso por sus
responsables, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no
serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos
para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos
de ventas, inversiones, recursos humanos y de administración.


Impacto del presupuesto de ventas en
otros presupuestos de la empresa

PRONOSTICO DE VENTAS EN UNIDADES Y VALORES

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COMPRAS

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACION

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS

PRESUPUESTO TESORERO

ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA

Tipos de cuotas de venta

 Sobre volumen en valor.
 Sobre volumen en unidades.
 Sobre número de visitas a clientes.
 Sobre apertura de clientes nuevos.
 Sobre ventas de clientes nuevos ( % del volumen total ).
 Sobre monto promedio de pedidos.
 Sobre rentabilidad por periodo.


El plan de trabajo diario del vendedor

VENDEDOR: FECHA :
No. HORA PROSPECTO O DIRECCION TEL. OBJETIVO OBSERVACIONES
APROX. CLIENTE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
VISITAS PLANEADAS: MONTO DE COBRANZA:
ENTREVISTAS REALIZADAS: MONTO DE DESCUENTOS OTORGADOS:
VENTAS CONCERTADAS: FIRMA DEL VENDEDOR:
MONTO TOTAL DE PEDIDOS: FIRMA DEL SUPERVISOR:


El plan de trabajo diario del vendedor

VENDEDOR: FECHA :

No. HORA PROSPECTO O DIRECCION TEL. ORIGEN DE LA FECHA VISITA MOTIVO DE COMPRA RESULTA-DO PEDIDO
A-PROX. CLIENTE VISITA ANTERIOR LA VISITA ANTERIOR

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

PRONOSTICO DEL DIA REALIZADO DIFERENCIA PRONOSTICO DEL MES ACUMULADO DEL MES
No. VENTAS:
No. PEDIDOS:
CANTIDAD ( $ ):
COBRANZA:

FIRMA VENDEDOR: FIRMA SUPERVISOR:


El análisis de los clientes

1. Se basa en la Ley de Pareto o del 20 – 80. Indica que en el
comportamiento normal de las ventas, la mayor parte de ellas, se
concentra en un número reducido de clientes.
2. La lógica que sustenta este esquema se expresa de la siguiente
manera:



Una vez que se ha determinado a qué categoría pertenece cada cliente,
se deben diseñar para cada una de ellas:

 Políticas de precio, descuento, ofertas, concursos, sorteos …
 Incentivos.
 Ejecutivos de cuenta.

Consecuentes con la contribución que cada categoría tiene a los
resultados financieros de la empresa.


Evaluación de la importancia del
producto


Evaluación de la importancia del
producto y su rotación

% máximo de productos según categoria contra total inventario % mínimo de productos contra inventario

1% 2% 5% 10% 20% 60%
URGENTE GRAVE SERIO DETALLADO RELEVANTE IDEAL
Cuando:
a) No se ha vendido a) No se ha vendido a) No se ha vendido a) No se ha vendido a) No se ha vendido a) Todos los meses
ninguna pieza en los ninguna pieza en los ninguna pieza en los ninguna pieza en los ninguna pieza en el se han vendido
últimos 5 meses. últimos 4 meses. últimos 3 meses. últimos 2 meses. último mes. productos.
b) Cuando se vende b) Cuando se vende
b) Cuando se vende b) Cuando se vende b) Cuando se vende b) Cuando se vende
mensualmente entre mensualmente el 9%
mensualmente el 1% o mensualmente el 4% mensualmente el 6% mensualmente el 7%
el 2% y 4% del o más del inventario
menos del inventario total del inventario total del inventario total del inventario total
inventario total total
Intervención de Equipo Revision de Equipo Análisis positivo Ventas

1.- Dar seguimiento que se mantengan los
a) Coordinadores de Línea se encargaran de: a) Ventas se encargará de:
productos en ideal.

1.- Impulso a dar a conocer los productos con 2.- Verificar niveles de inventario para evitar
1.- Revisión de aplicaciones en sistema.
telemarketing y agentes de venta posibles desabastos.


Tel. 33 3832-4023


http://www.facebook.com/pages/Monroy-
Asesores/123659804358452

http://www.youtube.com/user/MrAgustinraul

Skype: amonroyacosta


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