proceso de compras se

1. PROCESO COMPRAS

2. OBJETIVO
Atender de forma eficiente los requerimientos de la empresa usuaria y los procesos,
asegurando su continuo abastecimiento, así mismo la rentabilidad de la organización a
través de la adquisición de bienes y servicios, dentro del cumplimiento de la legislación
aplicable y las directrices del SGI.
Proceso de compras
Gerencia corporativa

3. •Cada vez que se recibe o entrega un pedido.
•El cumplimiento de los requisitos para
Selección, Monitoreo y seguimiento al
desempeño de los proveedores (Evaluación y
Reevaluación).
•Medición y Verificación Cumplimiento de los
indicadores de gestión del proceso para
generar información de entrada para la
revisión y la mejora.
• .
•Aplicación de Acciones
Correctivas, Preventivas y de
mejora al proceso y a los
proveedores de mutuo acuerdo y
ser necesario.
•Atención de Quejas, Reclamos y
No Conformidades relacionadas
con su proceso.
•Revisión y Validación de
Objetivos, indicadores y metas.
•Planificación de Compras de acuerdo
con las necesidades del cliente.
•Planeación de la Evaluación y
Reevaluación de Proveedores.
• Planeación de Actividades para
mejora del proceso
Proceso de compras
Gerencia corporativa
• Cumplir con las directrices para la selección, monitoreo
seguimiento y registro de proveedores.
• Gestionar las solicitudes de los procesos y empresas
usuarias.
• Cumplir con el monitoreo, Evaluación y reevaluación de
proveedores programadas.
• Realizar la Calificación de Proveedores de
Productos/Servicios Críticos y el control de calidad del
servicio de estos proveedores.
• Controlar existencias y compras de los insumos.
• Control Base de Datos Proveedores.
• Gestionar ordenes de compra, recibo y entrega pedidos

4. CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO DE
COMPRA
INFORME DE LA ENTREGA PERFECTA
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
MAQUINARIA Y EQUIPO
CUMPLIMIENTO PLAN DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
INFRAESTRUCTURA
Proceso de compras
Gerencia corporativa

5. Coordinador Nacional Compras- Cali
Ivonne Rincón Cortes
irincon@Serviasesorias.com.co
Cel. 3188273497
Asistente de Compras- Cali
Lizeth Zuleta García
lzuleta@Serviasesorias.com.co
Cel. 3165292966
Gerente Corporativo-Cali
Armando Gil Molina
agilmolina@Serviasesorias.com.co
Cel. 3178514560
Asistente de Compras- Bogotá
Diógenes Gil Acevedo
dioga.54@gmail.com
Cel. 3174355173
Auxiliar de Almacen- Cali
Yurley Salazar Grajales
aescobar@Serviasesorias.com.co
Cel. 3162086868
Proceso de compras
Gerencia corporativa
EQUIPO DE TRABAJO

6. DISTRIBUCION INSUMOS MENSUALES SE
# EMPRESA CLIENTE CIUDAD DE ENTREGA SUPERVISOR SOLICITANTE APROBADOR
1 Acueducto Bogotá Mónica Maribel Bohórquez Cel. 3174327309
Rosalba Gil
Cel. 3108830740
2 Corpoboyacá Bogotá Rosalba Gil Acevedo Cel. 3108830740
3 Dermatológico Bogotá Jhon Gil Cel. 3174326558
4 Hospital Chapinero Bogotá Carlos Uriel Gil Cel. 3176396420
ALMACENAMIENTO TEMPORAL BOGOTÁ (Diógenes Gil)
1 Unimagdalena Santa marta Milton AgudeloCel. 3103922852 Sandra Gil
Cel. 3175031064
ALMACENAMIENTO TEMPORAL CALI (Yurley Salazar)
Responsable Requerimientos
Ivonne Rincón Cortés-Coord. Nal Compras Solicitudes de Clientes: Insumos mensuales, maquinaria, dotación, Epps,
equipos computo, comunicaciones, compras de reinversión y todas las
solicitudes de clientes.
Lizeth Zuleta-Asistente Compras Solicitud Gastos internos: papelería y elementos internos, equipos
computo y comunicación, publicidad, insumos aseo planta, reparaciones
locativas, apoyo en gestión de gastos de viaje.
Proceso de compras
Gerencia corporativa
RESPONSABLES DE REQUERIMIENTOS

7. 1. Detectar la necesidad de compra y gestionar visto bueno de jefe
inmediato para gastos internos
2. Toda solicitud de compra debe ser tramitada teniendo en cuenta el
cronograma de solicitud de gastos internos y cronograma de
entrega a clientes para la distribución de insumos mensuales
3. Para las solicitudes de Elementos, Materiales, Insumos, Equipos,
Dotación deben diligenciar el formato COM-FOR-001, para la
solicitud de servicios debe tramitarse por escrito a través de un
correo electrónico
4. Toda compra debe ser aprobada por el responsable SAC para cada
cliente y por la Gerencia Corporativa para gastos internos, las
entregas se realizarán de acuerdo a esta aprobación.
5. Toda compra debe ser soportada con el recibido a satisfacción a
través del COM-FOR-001 para todos los requerimientos y el COM-
FOR-005 para entrega de dotación por colaborador
Proceso de compras
Gerencia corporativa
PROCESO DE COMPRA

8. CRONOGRAMA SOLICITUD REQUERIMIENTOS INTERNOS
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 3 8 9 10 11 12 13
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 14 15 16 17 18 19 20
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 21 22 23 24 25 26 27
25 26 27 28 29 30 31 29 28 29 30 31
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 1 2 3 4 5
4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 6 7 8 6 7 8 9 10 11 12
11 12 13 14 15 16 17 9 10 11 12 13 14 15 13 14 15 16 17 18 19
18 19 20 21 22 23 24 16 17 18 19 20 21 22 20 21 22 23 24 25 26
25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29 27 28 29 30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
4 5 6 7 8 9 10 8 9 10 11 12 13 14 5 6 7 8 9 10 11
11 12 13 14 15 16 17 15 16 17 18 19 20 21 12 13 14 15 16 17 18
18 19 20 21 22 23 24 22 23 24 25 26 27 28 19 20 21 22 23 24 25
25 26 27 28 29 30 31 29 30 31 26 27 28 29 30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D
1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
3 4 5 6 7 8 9 7 8 9 10 11 12 13 5 6 7 8 9 10 11
10 11 12 13 14 15 16 14 15 16 17 18 19 20 12 13 14 15 16 17 18
17 18 19 20 21 22 23 21 22 23 24 25 26 27 19 20 21 22 23 24 25
24 25 26 27 28 29 30 28 29 30 26 27 28 29 30 31
1
2
3
ENERO FEBRERO MARZO
ABRIL MAYO JUNIO
SOLICITUD GASTO INTERNO PROCESO COMPRAS AÑO 2016
Realización y envío de pedido en formato COM-FOR-001, enviar por ticket ó ubicación en red, ruta:
Consolidación, visto bueno, aprobación y compra de los requerimientos de gasto interno
Entrega de requerimientos a solicitantes
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1. Todos los pedidos deben solicitarse a través del
COM-FOR-001, si no viene en el formato deberá
realizarse nuevamente
2. Los solicitantes que no tengan acceso a serviticket
deben ubicar los pedidos en la siguiente ruta:
Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS
USO COMUN14-GESTION PROCESOSCOM1.
SOLICITUD PEDIDOSASOLICITUDES
PAPELERIA,CAFETERIA Y ASEO GASTO INTERNO
3. La Asistente de gerencia consolida las solicitudes
Bogotá y gestiona visto bueno de Gerencia
Regional, la Asistente de Compras consolida Cali y
Ciudades
4. Todos los pedidos serán aprobados por la
Gerencia Corporativa y se realizarán las entregas
de acuerdo a esta aprobación
5. Para las regionales Pereira, Medellín, Barranquilla,
Ibagué y Bucaramagna se realizará un pedido
bimensual
Ruta cronograma: Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO
COMUN14-GESTION PROCESOSCOM0. PLANEACION PROCESO COM
Proceso de compras
Gerencia corporativa

9. SOPORTES DE ENTREGA DE REQUERIMIENTOS
Ruta Copia Controlada: Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN14-GESTION PROCESOSCOM7. COPIAS
CONTROLADAS COM
COM-FOR-001
COM-FOR-005
Proceso de compras
Gerencia corporativa

10. Naturaleza Documentación requerida
Persona Jurídica
Cámara y comercio
RUT
Certificación bancaria (si la certificación no está a nombre del
proveedor debe enviar carta autenticada autorizando el pago a
otro tercero)
Cedula Representante Legal
alidar con Compras si el proveedor aplica para realizar registro
(COM-FOR-002 Registro Proveedor) y otros requisitos.
Persona Natural
RUT/ Cámara y Comercio
Certificación bancaria (si la certificación no está a nombre del
proveedor debe enviar carta autenticada autorizando el pago a
otro tercero)
Cedula Representante Legal
Validar con Compras si el proveedor aplica para realizar registro
(COM-FOR-002 Registro Proveedor) y otros requisitos.
Las cuentas de cobro deben tener todos los datos requeridos
por el modelo de cuenta de cobro suministrado por el proceso
de compras.
Si se requiere realizar compra a un proveedor puntual se debe validar con el proceso de compras que el
proveedor se encuentre registrado en el sistema, en caso contrario se debe solicitar y enviar los siguientes
documentos:
• En caso de que el proveedor entregue la
factura/cuenta de cobro directamente al
solicitante, debe enviarla de manera
inmediata a compras teniendo en cuenta los
tiempos de envío para asegurar que el
documento sea radicado en la oficina
principal dentro de las fechas establecidas
• Cada solicitante debe verificar las condiciones
de entrega de los productos o servicios y
firmar recibido a satisfacción en la remisión
que el proveedor presenta como soporte de
facturación
• Ningún colaborador está autorizado para
informar fechas de pago a proveedores,
deben consultar con el proceso de tesorería
para brindar esta información
• Deben radicar las facturas sólo en original en
la sucursal principal, de acuerdo al
cronograma de cierre de facturación
proveedores
Proceso de compras
Gerencia corporativa
TRAMITES DE PROVEEDORES

11. Sólo se radicaran facturas correspondientes al mes en curso en la ciudad de Cali, hasta las fechas indicadas
para cada periodo:
ENERO FEBRERO MARZO
VIERNES MARTES MIERCOLES
ABRIL MAYO JUNIO
VIERNES LUNES JUEVES
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
VIERNES LUNES VIERNES
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
LUNES MIERCOLES VIERNES
CRONOGRAMA CIERRE FACTURACION PROVEEDORES
RUTA CRONOGRAMA: :ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN14-GESTION PROCESOSCOM0. PLANEACION
PROCESO COM
Proceso de compras
Gerencia corporativa
CIERRE DE FACTURACIÒN PROVEEDORES

12. GASTOS DE VIAJE
1. Detectar necesidad de viaje: Todo colaborador debe justificar requerimiento a través de plan
de trabajo y presentarlo a jefe inmediato para que defina con Gerencia de Planeación y
Desarrollo o Gerencia General viabilidad de viaje.
2. Enviar cotización a proveedor: Dentro de nuestras instalaciones contamos con un asesor de
nuestro proveedor de viajes. Todo colaborador debe enviar a través de correo datos de rutas y
horarios para que el proveedor inicie cotización:
3. Selección de opciones: El proveedor envía opciones y cada colaborador debe gestionar
elección y visto bueno de la opción por parte de jefe inmediato, en este paso y no antes se
diligencia el formato SOLICITUD Y APROBACION DE GASTOS DE VIAJE.
4. Aprobación: El colaborador/jefe inmediato gestiona aprobación por parte de Gerencia de
Planeación y Desarrollo o Gerencia General a través del formato y lo envía al correo electrónico
de Recio para que inicie el proceso de compra.
RUTA POLÍTICA GASTOS DE VIAJE: Y:ARCHIVOS DE CONSULTA SGIDOCUMENTOS USO COMUN14-GESTION PROCESOSCOM11. GASTOS
DE VIAJESPOLITICA Y FORMATOS UTILIZADOS
Proceso de compras
Gerencia corporativa