El documento habla sobre la importancia de elaborar un plan de trabajo anual para el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) de acuerdo con la normatividad colombiana. Explica que el plan de trabajo anual debe incluir objetivos, metas, actividades, cronograma y recursos asignados para garantizar el cumplimiento del SG-SST. También resalta la importancia de mantener actualizada la matriz de requisitos legales que recopila toda la normatividad aplicable a la empresa.

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II. MODULO
5. PLANIFICACIÓN DEL SG-SST
5.1 PLAN DE TRABAJO ANUAL DEL SG-SST
El plan de trabajo anual es una de las obligaciones de mayor relevancia de los
empleadores puestoqueconstituyeuno delos documentosindispensablesdentrodel SG-
SST. El Decreto1072 de 2015, respecto a las obligaciones del empleador dentro del Plan
de Trabajo, describe:
“….diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos
propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe
identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en
concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del
Sistema General de Riesgos Laborales.” (Artículo 2.2.4.6.8, punto 7).
De igual manera, el Decreto en mención, respecto a la documentación obligatoria que
el empleador debe mantener actualizada refiere que el plan de trabajo anualen SST dela
empresa, debe ir firmado por el empleador t el responsable del SG-SST. (Artículo
2.2.4.6.12, punto 5).
Como podemos ver, el plan de trabajo anual, constituye uno de los elementos
esenciales en la revisión por la alta dirección, es por ello que la norma establece: “…Dicha
revisión debe determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y
salud en el trabajo y se controlan los riesgos”. (Artículo 2.2.4.6.31)

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FUNDAMENTOS DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL
El desarrollo de un plan de trabajo anual determina el proceso de implementación del
SG-SST,dehecho, seconsidera uno delos principales ejes del sistema por tanto, este plan
debe ser coherente con lo establecido en la planificación y a su vez con sus objetivos.
Cabe anotar que, es en este punto del proceso donde se materializan las prioridades
respecto a SST y, se concretan las medidas de prevención y control de las mismas. En el
Plan de Trabajo Anual es indispensable definir los programas del Sistema junto con las
actividades a desarrollar, la asignación del presupuesto y la disponibilidad de los recursos
tanto humanos como técnicos.
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL
El paso inicial para la elaboración de este Plan de Trabajo, es partir de los riesgos y
peligros prioritariosidentificados durantela evaluación inicial, planteándosemetas reales
y, alcanzables en un año, apuntando siempre a minimizar los peligros y riesgos a los que
se encuentran expuestos los trabajadores y procurando el mejoramiento de la empresa.
Para elaborar un plan de trabajo anual es importante seguir las siguientes
recomendaciones:
 IMPLEMENTACIONDEPROGRAMAS:Sehace necesario desarrollarprogramas que
se puedan ejecutar en las diferentes áreas y garanticen el cumplimiento de los
objetivos del SG-SST; algunos programas pueden ser: Programas de Capacitación,
Gestión del Riesgo, Auditoría, Plan de Emergencias, Vigilancia Epidemiológica,
Tareas de Alto Riesgo, Promoción y Prevención, Riesgo Psicosocial.
 CRONOGRAMADE ACTIVIDADES: El diseño de este cronograma deberá contener
el periodo de tiempo asignado para cada una de las tareas a desarrollar en el año,
determinando las fechas tanto de iniciación como de finalización de las mismas.
De igual manera, es importante determinar dentro del cronograma la preparación

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de las actividades en caso de que así se requiera, de esta manera se evitaran
improvisaciones que impidan el éxito en su ejecución. Así mismo este documento
servirá de evidencia dentro de los procesos de auditoría.
 PLAN DE TRABAJO: Este documento debe elaborarse basándose en la situación
real de la Empresa, teniendo en cuenta las actividades proyectadas y el
presupuesto anualasignado para la implementación del SG-SST, deesta manera se
dará lugar a su ejecución efectiva evitando la cancelación de actividades que
pueden afectar el cumplimiento de los objetivos.
A continuación encontrará un ejemplo de un Plan Anual de Trabajo que le será de gran ayuda al
momento de planificar la implementación del SG-SST; Recuerde que cada empresa es diferente
por esta razón, el plan de trabajo debe ajustarse a las necesidades propias de la misma, tenga
en cuenta que la tabla que muestra el ejemplo, nombra solo algunos de los aspectos de la
planificación anual del plan de trabajo.

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Ene Feb Mzo Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Realizar el autodiagnóstico.
Determinar el porcentaje de
cumplimiento del SG-SST
Realizar cuestionario de
autodiagnóstico que conlleve a
determinar el porcentaje de
imnplementación del SG-SST.
X ANUAL HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Implementar el SG-SST
Puesta en marcha del SG-SST con el
90% de efectividad, teniendo en
cuenta el ciclo PHVA, y destinación
de presupuesto.
Desarrollo del SG-SST siguiendo las
pautas del ciclo PHVA y, elaboración
de un presupuesto financiero que
permita la materialización y
efectividad del mismo.
X X X X X X X X X X X X PERMANENTE
HUMANOS Y
FINANCIEROS
REPRESENTANTE
LEGAL Y RESPONSABLE
DEL SG-SST
Actualizar de manera permanente la
matriz de requisitos legales, acorde
con la normatividad legal vigente
aplicable a la organización.
Matriz de requisitos legales
actualizada deacuerdo a las
necesidades de la organización.
Actualización de la matriz de peligros
acorde a las necesidades de la
empresa, teniendo en cuenta la
normatividad legal vigente
X X X X X X X X X X X X
ACTUALIZACIÓN
PERMANENTE
HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
Garantizar que el trabajador
responsable del SG-SST cumpla con lo
requisitos establecidos
Ejecución correcta del SG-SST con
personal idóneo
Designación del Responsable del SG-
SST de la organización.
X ANUAL HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
Identificar peligros, evaluar riesgos e
implementar controles
Matriz de identificación de peligros,
evaluación y valoración de riesgos.
Elaborar conjuntamente con el
personal de la Empresa la matriz de
identificación de peligros, evaluación
y valoración de riesgos utilizando la
metodología adecuada deacuerdo a
normatividad vigente.
X ANUAL HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Verificar que todos los trabajadores
se encuentren afiliados a la ARL de
acuerdo a la clase de riesgo a la que
les corresponda.
Control y Seguimiento a la afiliacion
de los trabajadores al Sistema de
seguridad social en salud, pension y
riesgos.
Revisión de documentos referentes a
la afiliacion de los trabajadores al
Sistema de seguridad social en salud,
pensión y riesgos a través de listas de
verificación.
X X X X X X X X X X X X
CADA VEZ QUE
HAYA UNA
NUEVA
CONTRATACIÓN
HUMANOS RESPONSABLE SG-SST
Realizar promoción en temas
relacionados con el SG-SST
Minimizar accidentes, incidentes y
enfermedades laborales hasta un
90%
Programar capacitaciones y
actividades de promoción y
prevención.
X X X X TRIMESTRAL
HUMANOS
FINANCIEROS
TÉCNICOS
RESPONSABLE SG-SST
Convocatoria, elecciones y
conformación del COPASST
Conformación de COPASST con un
cumplimiento del 100%
Programar actividades encaminadas a
la conformación del Comité Paritario.
X
UNA VEZ CADA
DOS AÑOS
HUMANOS
REPRESENTANTE
LEGAL
Garantizar la disposición adecuada de
los residuos, solidos, líquidos y
gaseosos así como los residuos
peligrosos.
Interiorización en temas
relacionados con la disposición de
residuos y manejo de los mismos,
teniendo en cuenta su clasificación.
Realizar verificación de disposición y
manejo de residuos en todos los
puestos de trabajo y programar
capacitaciones que conlleven a la
concientización del tema.
X X DOS VECES AL AÑO HUMANOS
RESPONSABLE DEL SG-
SST Y LIDER DE
PROCESO
CRONOGRAMA
PERSONAL
RESPONSABLE
RECURSOS
UTILIZADOS
PLAN DE TRABAJO ANUAL
OBJETIVO META ACTIVIDAD
FRECUENCIA DE
EJECUCIÓN

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5.2 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
También conocida como Matriz Legal, se trata de un documento que contiene la
información completa sobre los requisitos legales que una empresa u organización debe
cumplir para una adecuada puesta en marcha de la misma, dependiendo de la
normatividad establecida por las entidades competentes. El cumplimiento de este
requisito buscaque las organizaciones garanticen mediante el desarrollo de actividades
evidenciadas el cumplimiento de la normatividad de la SST.
Respecto a la matriz legal, el Decreto 1072 de 2015 refiere: “24. Matriz legal: Es la
compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades
propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y
técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el
cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. (Art.
2.2.4.6.2)
Teniendo en cuenta esta definición la matriz de requisitos legales exige una
actualización continua acorde a las disposiciones vigentes aplicadas a las normativas
utilizadas, deigual manera esta matriz haceparte delas obligaciones delos empleadores:
“Por su importancia, elempleador debe identificar la normatividad nacionalaplicable del
Sistema Generalde Riesgos Laborales, la cualdebe quedar plasmada en una matriz legal
que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a
la empresa”. (Artículo 2.2.4.6.12. Decreto 1072 de 2015.)
Recuerde que dentro de las disposiciones generales del Decreto en mención este documento
forma parte de la documentación general de la Empresa y, es indispensable al momento de
desarrollar su SG-SST.

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COMO ELABORAR UNA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
La Matriz Legal de la empresa está directamente relacionada con la actividad
económica de la misma, por tanto no todas las matrices son iguales o aplicables a
cualquier tipo de organización. Otro aspecto importante a tener en cuenta al momento
de desarrollar este documento es que su objetivo principal es verificar y evidenciar las
mejoras que realiza la empresa para certificar que cumple con las normas, leyes,
resoluciones, decretos y demás obligaciones vigentes.
Las normas en las cuales se fundamenta la matriz legal de una organización son:
 Normatividad General del SG-SST: Es la primera que se debe consultar y debe
aplicarse a la implementación del Sistema de Gestión y se encuentra en el Decreto
Único Reglamentario del Sector Trabajo Colombiano. Esta información se
encuentra en el Capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, “Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo”. Después de confirmar la normatividad
relacionada con el SG-SST, elsiguiente paso es consultar la Normatividad Nacional,
Departamental y Local, Normatividad de acuerdo a la actividad económica de la
Empresa,Normastécnicas sectoriales y Normatividadacogida voluntariamente por
la Empresa.
 Normatividad Nacional: Está dirigida a las leyes, decretos, resoluciones,
reglamentos, estatutos etc., que la empresa debe cumplir y que son respaldados
por el Congreso Nacional, los Ministerios o Departamentos Administrativos. Un
documento que debe considerarse dentro de este punto son: Código sustantivo
del Trabajo, DecretoÚnicoReglamentariodel Sector Trabajo y, Resolución2646
de 2008. (ver documento anexo Res. 2646/2008).

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 Normatividad Departamental: Este tipo de normatividad se relaciona
directamente con la ubicación geográfica en donde se encuentra ubicada la
Empresa, puesto que algunas entidades Departamentales emiten normatividades
específicas para prevenir efectos nocivos frente alguna situación que se presente.
Un ejemplo de este tipo de normatividad se hace presente en los Departamentos
ubicados en zonas de altas temperaturas en donde existe alta posibilidad que se
desarrollen enfermedades transmitidas por vectores como el Zika, Dengue,
Malaria, etc. Para estas zonas las entidades competentes emiten algunas
disposicionesespeciales para evitar la mortalidad de suspobladoresy, controlar de
alguna manera la propagación de enfermedades.
 NormatividadLocal: Esta normatividad se hace presente en municipios o zonas en
las que se desarrollen de manera específica labores que expongan a los
trabajadoresen mayorgrado a Peligrosque podrían poner en Riesgo la saludde los
mismosalmomento de ejecutarsu labor.Paracontra restarestosRiesgosy peligros
las Alcaldías o las instituciones pertinentes promueven leyes o normas obligatorias
que favorecen a la población. Un ejemplo aplicable a este tipo de normatividad es
la disposición de normas para manejo de residuos sólidos y basuras en la ciudad,
manejo de sustancias químicas en zonas de explotación minera y petrolera, etc.
 Normatividadde acuerdoa laactividadque realizalaempresa:Esta normatividad
se expide para aquellas empresas que desarrollan actividades específicas con
disposiciones especiales para la ejecución de labores de mayor riesgo. Un ejemplo
de este tipo de normatividad es la Resolución 1409 de 2012, aplicable en el sector
de la construcción, en donde los trabajadores necesitan capacitación especial
certificada para el desempeño de trabajo en alturas. Así mismo existen otras
normas que disponen el manejo de cargas, manejo de maquinaria pesada etc.

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 Normas técnicas sectoriales: Estetipo de normatividad se aplica en determinados
sectores laborales que requieren normatividad específica dependiendo del tipo de
servicio que ofrecen, un prototipo aplicable en este caso es el Sector de la
Gastronomía y Bares, para los cuales existe la Norma Técnica Sectorial Colombiana
NTS-TS 004, y la Resolución 01748 de 2015 aplicada al Sector Turismo.
 Normatividad acogida voluntariamente por la empresa: Se refiere a la
normatividad que adoptan algunas empresas a voluntad propia en vías del
mejoramiento de la misma; es el caso de las empresas que se encuentran
certificadas con las normas ISO: 14001por ejemplo, quienes a pesar de que no es
obligatorio han decidido mejorar la Gestión de calidad Ambiental, en pro del
beneficio de la empresa y el medio que nos rodea.
Recordemos que es importante revisar a conciencia tanto la normatividad obligatoria
aplicable a la empresa como la voluntaria las cuales deben estar incluidas en la Matriz de
Requisitos Legales, ya que contiene los lineamientos sobre los cuales está trabajando la
empresa incluido cada uno de los procesos que su actividad económica conlleva. Así
mismo existen empresas que debido a su actividad económica, negociaciones con el
exterior, o por requisitos con sus clientes, se acogen a la Normatividad Internacional; de
ser así, este tipo de normatividad también debe aparecer relacionada en la Matriz de
Requisitos Legales.
Una Matriz de Requisitos Legales puede contener los siguientes lineamientos:
a. Fecha de Elaboración, próxima evaluación y actualización
b. Nombres del personal responsable de la elaboración y actualización de la matriz
c. Clasificación: Determina si se trata de una norma GENERAL o ESPECÍFICA
d. Tipo y Nombre del Documento: Código sustantivo de Trabajo, Resoluciones,
Decretos, Circulares, Sentencias, NTC (Norma Técnica Colombiana), GTC (Guía
Técnica Colombiana, Constitución Política, etc. Que estén asociados y sean
aplicables a la actividad económica de la empresa.

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e. Fecha de Emisión del documento
f. Emisor: Describe que Entidad emite o expide el documento
g. Descripción: Se describe el objetivo en resumen de la emisión del documento
utilizando palabras claves como: Prevenir, sancionar, corregir,etc. Queconlleven a
determinar el por qué es aplicable a los procesos de la Empresa.
h. Artículos que aplican: Se describe de manera concreta el número o números de
artículos que se aplican a los procesos laborales.
i. Requisito específico: Nombra en forma general y resumida el porqué de la
aplicación de la norma.
j. Evidencia de cumplimiento: Describe de manera sintetizada hacia qué área y
proceso de la empresa está dirigida la norma, nombrando el documento que
permite la verificación del cumplimiento.
k. Responsable: Describe el cargo del trabajador responsable de verificar que la
norma se cumpla.
l. Observaciones: Describe o advierte novedades
Para un mayor entendimiento del tema, a continuación se muestra la construcción
explicada de un modelo de Matriz Legal para una Empresa, la cual puede tomarse como
punto de referencia al momento de la implementación del SG-SST; recuerde que cada
matriz es diferente puesto que adopta los lineamientos normativos de la empresa en
particular.

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GENERAL ESPECÍFICA
SI NO
X DECRETO 1072 2015
Ministerio de
Trabajo
Decreto Único
Reglamentario de trabajo
Art. 2.2.4.6.25.
Formula el plan de emergencias
para responder ante inminencia u
ocurrencia de eventos
parcialmente desastrosos.
Plan de Emergencias
Gerente, Responsable
de SG-SST
X
X LEY 1010 2006
Congreso de la
República
Prevenir, corregir y
sancionar diversas formas
de maltrato, trato
desconsiderado y, en
general todo ultraje a la
dignidad humana.
Ar. 9 y Art. 10
Medidas de prevención de acoso
laboral y tratamiento
sancionatorio al acoso laboral
Comité de Convivencia
Gerente, Responsable
de SG-SST
X
PENDIENTE ACTUALIZACIÓN
PARA EL 2020
X RESOLUCION 1401 2007
Ministerio de
Protección Social
Reglamenta la investigación
de incidentes y accidentes
de trabajo.
Toda la
Resolución
Dispone los lineamientos
necesarios para la investigación
de incidentes y accidentes de
trabajo.
Manual de Accidentes e
Incidentes de Trabajo
Equipo Investigador de
Accidentes de Trabajo
X
EMISOR
FECHA DE ELABORACIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
RESPONSABLE DE ACTUALIZACIÓN:
OBSERVACIONES
EVIDENCIA DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
EXISTE EVIDENCIA
ACTUALIZADA
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
NORMA ó
DOCUMENTO
AÑO DE
EMISION
DISPOSICIÓN QUE REGULA
CLASIFICACIÓN
ART. APLICABLE DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO