Organizacion [Maestria En Administracion]
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Munich Garcia la define como Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social. Otros autores la definen como La identificación y clasificación de actividades requeridas El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos La asignación de cada agrupamiento a un administrador necesaria para supervisarlo
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- 3. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL •Estructura formal •Estructura informal
- 4. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL • Estructura formalEstructura formal Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad,
- 5. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL • Estructura informalEstructura informal la estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales . se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública.
- 6. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN • Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son: Del objetivo Difusión Especialización Coordinación Jerarquía Continuidad Paridad de autoridad y responsabilidad Unidad de mando
- 7. OBJETIVO • Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
- 8. ESPECIALIZACIÓN • El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
- 9. JERARQUIA • Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes,
- 10. PARIDAD DE AUTORIDADY RESPONSABILIDAD • No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
- 11. UNIDAD DE MANDO • Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.
- 12. DIFUSIÓN • Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
- 13. CONTROL • Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente..
- 14. COORDINACIÓN • Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.
- 15. CONTINUIDAD •Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
- 16. HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes: • Organigramas. • Análisis de puestos. • Manuales
- 17. ORGANIGRAMAS • Por su objetivo Por su área Por su contenido Estructurales:Estructurales: Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales:Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. EspecialesEspeciales: Se destaca alguna característica. Generales:Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras. Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección Esquemáticos:Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. AnalíticosAnalíticos: Más detallados y técnicos.
- 18. ORGANIGRAMAS Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
- 19. ANALISIS DE PUESTO Analizar significa separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática.
- 20. ANALISIS DE PUESTO El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia.
- 21. MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido
- 22. MANUALES • Manuales de organización • Manuales departamentales • Manuales Interdepartamentales
- 23. CENTRALIZACIÓN - DESCENTRALIZACIÓN Fayol defendía a la organización lineal caracterizada por la centralización de la autoridad y Taylor defendía a la organización funcional en donde había descentralización de la autoridad.
- 24. VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN • Las decisiones son tomadas por administradores que poseen una visión global de la empresa. • Quienes toman decisiones están mejor entrenados que quienes están en los niveles más bajos. • Elimina la duplicación de esfuerzos y reduce los costos operacionales de la descentralización. • Ciertas funciones logran una mayor especialización y aumento de habilidades.
- 25. DESCENTRALIZACIÓN El grado de descentralización depende de el tamaño de la organización, el tipo de negocio (ramo de act.), tendencias económicas y políticas del país, filosofía de la alta administración y personalidades involucradas, competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa competencia, facilidad de información que permita la toma de decisiones.
- 26. VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN • Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones. Disminuye los atrasos causados por consultas. • Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de funcionarios. • Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del exceso de trabajo decisorio. • La cantidad de papel debido al trámite de documentación del personal de las oficinas centrales puede reducirse. • Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la mayor autonomía para tomar decisiones.
- 27. LA REORGANIZACIÓN • Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha. • Debe tener claro que revisar a fondo su forma de operar, su comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura, sus procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su relación con los grupos de interés implica un arduo y complejo trabajo
- 28. LA REORGANIZACIÓN • la formulación de una propuesta de reorganización tiene que fundamentar las causas que la originan y su área de influencia *Necesidades Internas *Necesidades Externas
Notas del editor
- Munich Garcia la define como Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social. Otros autores la definen como La identificación y clasificación de actividades requeridas El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos La asignación de cada agrupamiento a un administrador necesaria para supervisarlo
- Organización:proviene del latín organon que significa órgano como elemento de un sistema ampliando más este concepto, organizar es el proceso de distribuir actividades, recursos, a través de la división de funciones, definiendo las autoridades y responsabilidades de cada departamento para que la empresa pueda alcanzar de una forma fácil sus metas Estructura:Una definición muy general no solo para la administración donde esta palabra procede del latín structura[2] que se refiere a disposición orden de las partes dentro de un todo, es un grupo de elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes cargas sin romperse ni deformarse.
- La experiencia práctica demuestra que ninguna organización es completamente sujeta a reglas: en cambio, todas las organizaciones reales representan una mezcla de formal e informal. Por consiguiente, cuando se trata de legislar para una organización y crear una estructura formal, es necesario reconocer la organización informal a fin de crear estructuras viables. Sin embargo, la organización informal puede fallar, o, si ya está en orden, puede trabajar en contra de la mala gestión.
- Características de una organización formal Bien definidas las normas y la regulación Estructura arbitraria Objetivos y políticas fijadas Status Limitación de las actividades de la persona La estricta observancia del principio de coordinación
- Proporciona la condición social y la satisfacción que no se puede obtener de la organización formal. En una organización grande, un trabajador puede sentirse como un número anónimo en lugar de un individuo único. Los miembros de los grupos informales, sin embargo, entre bromas y quejas, comer juntos, juegan y trabajan juntos, y son amigos, lo que contribuye a la autoestima personal, la satisfacción y un sentimiento de valía. VENTAJAS 2. Aligera la carga de trabajo de gestión 3. Subsanar las deficiencias en la capacidad de gestión 4. Alentar a la práctica una mejor gestión DESVENTAJAS La resistencia al cambio. 2. Conflicto de rol. 3. Rumorología
- Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
- Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
- Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.
- A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. NO TIENE SENTIDO HACER RESPONSBLE A UNA PERSONA SI NO SE LE DA LA AUTORIDAD PARE EJERCERLO.
- Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.
- Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes
- Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.
- Que sea sustentable
- Mejorar el desempeñ y la productividad de la organización.
- Obtienen información. Empledaos y supervisores para realizar el análisis. Metodos de recopicacion de datos. ENTREVISTAS. CUESTIONARIOS. OBSERVACIONES. Y REGISTROS.(No solo escritos tmb electrónicos)
- Fines de los manuales administrativos. *COMPARTIR EL CONOCIMIENTI *UNIFORMAR Y CONTROLAR EL CUMPLIMIENT DE LAS RUTINAS DE TRBAJO *AUMENTAR LA EFICIENCIA D ELOS EMPLEADOS INDICANDOLES LO QUE DEBEN HACER Y COMO DEBEN HACERLO *FACILITAR Y SERVIR DE DOCUMENTO BASICO DE REFERENCIA PARA LA REALIZACION DE LAS AUDITORIAS Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
- Delimitan actividades, responsabilidad y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.
- Una organización debe tomar desiciones importantes. Pero quien las toma. Son maneras opuestas de transferir poder en la toma de desiocnes y cambiar la estructura organizacional.
- Desventajas de la centralización:· Quienes toman decisiones raramente tienen contacto con las personas y situaciones involucradas.· Las líneas de comunicación más distanciadas ocasionan demoras y un mayor costo operacional.· Al haber mayor nº de personas involucradas, crece la posibilidad de que haya distorsiones y errores personales en el proceso.
- Desventajas de la descentralización: falta de uniformidad en las decisiones, insuficiente aprovechamiento de los especialistas (están concentrados en las oficinas centrales), falta de equipo apropiado o de funcionarios en el campo de act (al descentralizar se debe capacitar).
- INTERNAS • Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta. • Lentitud en el flujo de recursos económicos. • Cambio de estrategias. • Funcionalidad técnica y/o tecnológica. • Detección de problemas operativos internos. • Dificultades en el proceso de toma de decisiones. • Expansión de la organización. • Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeño. • Para asegurar una ventaja competitiva. EXTERNAS • Cambio en la situación del mercado. • Presión de una competencia. • Modificación de las condiciones económicas del país. • Cambios en el marco legal. • Como propuesta de cámaras o grupos de afiliación. • Por acuerdos inter e intraorganizacional. • En atención a convenios y/o tratados nacionales o internacionales. • Por demanda de grupos de interés.