Técnicas Básicas Cuarto Modulo

1. TÉNICAS DETÉNICAS DE
ADMINISTRACIÓADMINISTRACIÓ
NN
MODULO IVMODULO IV
FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
CONTROLAR
Facilitador:Facilitador:
Lic. Yeigar GuzmánLic. Yeigar Guzmán

2. OBJETIVOS DEL MÓDULO
Al finalizar el módulo el alumno estará en capacidad de :
• Comprender definir el concepto de control
• Conocer las funciones del proceso de control
• Identificar las etapas del proceso de control
• Entender la importancia del control en la organización
• Reconocer los medios utilizados para el control
• Identificar los diferentes tipos de control en la organización

3. Es la medición del desempeño de lo ejecutado,
comparándolo con los objetivos y metas fijadas;
mediante el control se detectan los desvíos y se
toman las medidas necesarias para corregirlos.
El control como fase del proceso administrativo
incluye actividades que se emprenden para
garantizar las operaciones como por ejemplo las
auditorias, inspecciones, registros etc.
CONTROLAR

4. FUNDAMENTOS DEL
CONTROL
• Controlar es restringir las actividades y los recursos para
que se adecuen a un plan de acción.
• Evitar el desvío en la consecución de los objetivos.
• Verificar, regular, comparar con estándares, restringir el
ejercicio de autoridad sobre alguien.
• Mantener la actividad organizacional dentro de límites
tolerables. La idea de control como regulación es posible
después de verificar (que hay que medir) y comparar (para
que se requieren estándares predefinidos)

5. IMPORTANCIA DEL
CONTROL
Es el enlace final en la cadena de funciones de la
administración. Mediante él se sabe si las metas se
están cumpliendo. Radica en su relación con la
planificación y la delegación de actividades implica
hacer un seguimiento para garantizar que las
acciones que se supone que otros realizan se
están haciendo conforme a lo planificado; es un
proceso continuo que proporciona el enlace
fundamental que lleva de regreso a la planificación

6. FUNCIONES DEL
PROCESO DE CONTROL
• Medir
– Observar al personal
– Observar los diferentes reportes, escritos y orales
• Comparar
– Determinar el grado de variación entre el
desempeño y lo planificado
• Tomar decisiones
– Corregir el desempeño actual (estrategias,
practicas, políticas, etc.)
– Revisar la planificación (resultados no realistas,
metas, objetivos, etc.)

7. ETAPAS DEL PROCESO
DE CONTROL
• Establecimiento de normas o estandartes: representar el
desempeño deseado, proporcionar medios para establecer lo
que se debería hacer
• Seguimiento o monitoreo : acompañar y medir el
desempeño, observar de cerca, ver como marchan las cosa.
• Comparación del desempeño: determinar variaciones,
errores o desviación. Establecer los límites en que esa
variación podrá aceptarse como normal y diseñar correctivos
• Acción correctiva: lograr que lo realizado este de acuerdo
con lo que se pretendía realizar

8. MEDIOS PARA EL
CONTROL
• Jerarquía : asigna autoridad a cada jefatura
• Reglas y Procedimientos: controla impersonalmente,
coordina el comportamiento de manera preestablecida
• Sistemas de información Vertical : ascendente o
descendente, permiten que fluyan las órdenes, decisiones,
aclaraciones y orientaciones
• Relaciones laterales: comunica personas y cargos que
ocupan el mismo nivel jerárquico, integrando y logrando
coordinación, sincronización y menos discrepancias

9. TIPOS DE CONTROL
Según el nivel:
• Control operativo u operacional: garantiza que
las tareas específicas se llevan a cabo en forma
efectiva y eficiente en los niveles de ejecución
• Control administrativo o de gestión: garantiza
que las actividades y los recursos se dediquen al
logro efectivo y eficiente de los objetivos definidos
en el proceso de planeamiento. Se efectúa en los
niveles medios y superior (responsables de la
ejecución de las estrategias)

10. Según la oportunidad en que se realiza
• Previo o de retroalimentación: se hace con anticipación a la
actividad. Es el tipo de control más deseable. Previene los problemas
por anticipado, exige información oportuna y exacta que con
frecuencia es difícil de obtener.
• Concurrente : se realiza mientras se lleva a cabo la actividad,
mientras la tarea se desarrolla, busca corregir problemas antes de
que sean demasiado costosos.
• Posterior o de retroalimentación: se realiza después de la acción,
es el más común, depende de la retroalimentación, se da después
de que la actividad terminó; la desventaja más importante es que
para cuando el gerente se da cuenta el daño ya está hecho
TIPOS DE CONTROL

11. Según el área hacia la que se dirige
• Control de Recursos humanos: controla a las personas
(habilidades, talento, eficiencia y eficacia)
• Control de Finanzas: controla los recursos económicos,
materiales, maquinaria, etc.
• Control de Operaciones: controla procesos, operaciones en
términos de rendimiento (materiales, mano de obra,
maquinaria, método) y productividad
TIPOS DE CONTROL

12. CONTROL DE
RECURSOS HUMANOS
Su función es evaluar la efectividad en la
implantación y ejecución de los objetivos
organizacionales; para ello se aplican evaluaciones
al personal, durante el reclutamiento, en la etapa de
selección y se aplican técnicas o estrategias para
capacitar y desarrollar el talento de las personas
también se motiva aplicando incentivos, se
establece un sistema de remuneración (sueldos y
salarios) y una política seguridad e higiene en el
trabajo, entre otros

13. CONTROL DE
FINANZAS
Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en
términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Establece lineamientos para evitar pérdidas y
costos innecesarios y para canalizar
adecuadamente los fondos monetarios ayuda a la
toma de decisiones para establecer medidas
correctivas y optimizar el manejo de los recursos

14. CONTROL DE
OPERACIONES
Asegura que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la
organización en buen camino. Vigila que se haga
todo como se planeó; verifica para que se cumpla
todas las tareas y procedimientos tal y como ha
sido descrito, reduce errores en la practica,
disminuye costos y genera mayor productividad y
eficiencia

15. REGISTRO DE
CONTROL PERSONAL
Son instrumentos técnicos que sirven para controlar,
registrar y manejar las ocurrencias en el personal sean
estos ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares
obreros y pueden ser :
• Ficha Social
• Ficha Personal
• Control de Asistencia
• Autorización de Salidas
• Tarjetas de record laboral
• Reglamento Interno

16. QUÉ REGISTRA LA FICHA SOCIAL O
COLECTIVA
• Solicitudes de empleos
• Asistencias
• Movimientos de personal
• Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual
• Atención médica
• Número de horas extraordinarias laboradas
• Contratos de Personal
• Listado de Trabajadores (Nomina)
• Servicios y Bienestar del Personal
• Actos deportivos y Culturales donde participa el personal

17. QUÉ REGISTRA LA
FICHA PERSONAL
• Promoción o Ascensos
• Becas concedidas
• Beneficios otorgados
• Compensación por Tiempo de
Servicios
• Movimientos de Rotación, o
Reubicación
• Datos Personales:
– Nombre y dirección
– Código o número de
identificación laboral.
– Edad, fecha de nacimiento, etc.
– Titulo o grado académico
• Especialidad obtenida.
– Empleo: características de los
puestos desempeñados,
indicando fechas y motivos de
cambio
• Evaluaciones de méritos
– Ascensos
– Puntualidad
• Capacitación y Formación
– Datos académicos del colegio,
instituto o Universidad.
• Sueldos o Salarios
– Remuneraciones
– Fecha de incrementos
• Aptitudes e intereses especiales