Este documento describe los aspectos clave para realizar una buena gestión de proyectos educativos, incluyendo seguir una metodología de gestión de proyectos LEAN para estructurar el proyecto en fases y maximizar el valor con recursos mínimos. Explica que la gestión de la integración, el alcance, el tiempo y los costos son áreas clave que deben gestionarse mediante el seguimiento, la definición de paquetes de trabajo y responsables, y el cumplimiento del cronograma y presupuesto.

1. UNIVERSIDAD DE SANTANDER
MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA
¿Cómo realizar una buena gestión de proyectos educativos?
Presentado por:
CARLOS MIGUEL NAVAS MORALES

2. ¿CÓMO REALIZAR UNA BUENA GESTIÓN DE PROYECTOS EDUCATIVOS?
Un proyecto educativo es un plan organizado que tiene como objetivo solucionar problemas que se presentan en una institución educativa y que están plenamente identificados por un grupo interdisciplinario que a la postre podría ser el equipo de desarrollo de ese proyecto o coordinar y evaluar su ejecución si se decide contratar una asesoría externa (Martínez, E, 2012).
Como todo proyecto, éste debe contar con un conjunto de actividades programadas en un tiempo y con unos recursos materiales y económicos determinados que permitan cumplir la meta propuesta. Estas actividades deben ser dirigidas por un equipo liderado por un Gerente de proyecto, quienes se van a encargar de la Gestión del proyecto.
Para realizar una buena gestión se debe seguir una metodología que permita estructurar el proyecto en fases de manera eficiente maximizando el valor del producto y disminuyendo costos. La filosofía LEAN aplicada a gerencia de proyectos propone un modelo de gestión de proyectos que plantea obtener un producto de mayor valor con un mínimo de recursos. Teniendo en cuenta que la educación pública en Colombia cuenta con poca inversión por parte del estado este modelo puede ser una buena alternativa para desarrollar proyectos de calidad que solucionen los diferentes problemas que se presentan en una Institución educativa.
Basados en este enfoque en el desarrollo de un proyecto se pueden ver los siguientes procesos o etapas; Inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. A su vez se pueden definir nueve áreas de conocimiento para potenciar las probabilidades de éxito en cualquier proyecto, son ellas: la Integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recurso humano, comunicaciones, riesgo y adquisiciones. De las cuales se explicaran en este texto de manera corta y sustancial sólo cuatro de ellas; La integración, el alcance, el tiempo y los costos.

3. Por falta de un adecuado seguimiento la mayoría de proyectos enfrentan desvíos en las variables que manejan, por eso es importante la gestión de la integración, implementando un proceso de control integrado de cambios con un esquema para la detección temprana y consecuente aceptación o rechazo de cada cambio que acontezca. Entonces la Integración en un proyecto se refiere a las decisiones que se deben tomar acerca de dónde concentrar recursos y esfuerzos para anticipar inconvenientes permitiendo que se manejen correctamente en el momento en que aparecen (Romano G. Yacuzzi E, 2011)
Es importante tener en cuenta la gestión de la integración en proyectos educativos porque permite hacer un seguimiento a todos los procesos que se llevan en el trascurrir del proyecto teniendo en cuenta todas las variables que se tengan y a su vez permita tomar decisiones correctas al momento de enfrentar los cambios a los que se puedan enfrentar.
El plan de Gestión del alcance consiste en la delimitación que se le va a dar al proyecto, en esta etapa debe tenerse en cuenta todo lo necesario para la ejecución del proyecto y para ello es necesario recopilar toda la información que brinden los interesados en el proyecto, es decir, tener en cuenta todas las necesidades y requerimientos del cliente. Por tanto, “El éxito del proyecto se ve altamente influenciado por el cuidado dedicado a la captura y gestión de requisitos del proyecto y del producto” (Romano G. Yacuzzi E, 2011)
Luego de obtener todas las variables que se van a trabajar en el proyecto deben organizarse en diferentes paquetes de trabajo asignando a cada uno, distintos responsables para su ejecución. Una técnica muy utilizada y recomendada para definir paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y recursos para llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto es la Estructura Desglosada de Trabajo EDT, conocida en inglés como WBS (Work Breakdown Structure). La

4. EDT permite hacer una descomposición jerárquica, enfocándose hacia el producto final logrando los objetivos del proyecto (Escuela de Organización Industrial, 2012).
En educación es importante definir el alcance de los proyectos a desarrollar, tener en cuenta todos los requerimientos, las necesidades, descartar los elementos que sobran y hacer una descomposición de las tareas en paquetes asignando responsables, sin duda augurará éxito en la obtención de las metas propuestas.
Otro aspecto que puede considerar un proyecto como exitoso es lograr los objetivos trazados en el plazo definido, es por ello que la Gestión del tiempo es otro de los pilares importantes a tener en cuenta en la elaboración de un proyecto educativo. Un trabajo entregado a tiempo demuestra compromiso y responsabilidad de parte del equipo desarrollador, valores que poco se ven en nuestro entorno y menos en los proyectos del sector público Colombiano. Es el pan de cada día escuchar y ver que las obras elaboradas para el bien común siempre terminan meses o años después y con un valor casi del doble o más de lo presupuestado.
Para realizar una buena gestión del tiempo se deben efectuar mediciones de desempeño por si hay variaciones, hacer una planificación de que se hará si se presentan, definir procedimientos de control de cambios del cronograma y establecer una base para medir cómo va el desempeño del proyecto según el cronograma (Romano G. Yacuzzi E, 2011)
En la Gestión del alcance se fraccionaron las actividades del proyecto en paquetes de trabajo, en la Gestión de tiempo es necesario seguir ahondando en el proceso de descomponer cada paquete de trabajo en las actividades que lo componen debido a que se deben hacer estimaciones de tiempo por cada actividad a realizar, aunque esto conlleve a realizar cambios en la EDT,

5. debido a que a medida que aumenta el nivel de descomposición se pueden evidenciar falencias en el alcance del proyecto.
El plan de Gestión de costos consiste en buena la planificación, estimación y control de costos con el fin de que el proyecto concluya y no se gaste más del presupuesto acordado. Se deben definir los siguientes aspectos: el nivel de precisión de las estimaciones, en base a los recursos que se definieron en la estimación del tiempo. Las unidades de medida a trabajar, estas pueden expresarse en moneda corriente u otras unidades como horas-hombre junto con las estimaciones de costo. Y por último reglas de medición para el valor ganado. Además se debe calcular las posibles causas de variación y los riesgos. (Romano G. Yacuzzi E, 2011).
En educación, es importante tener en cuenta el aspecto costo y cumplir a cabalidad con lo presupuestado, excederse en el gasto presupuestado implica correr el riesgo de no terminar el proyecto debido a los bajos recursos con que se cuenta en las instituciones para el desarrollo de proyectos de calidad.
Referencias
Romano G. Yacuzzi E. (2011). Elementos de la Gestión de Proyectos. Universidad del CEMA, Buenos Aires, Argentina.
Martínez E. (2012). Qué es un proyecto Educativo. Recuperado de http://www.uaeh.edu.mx/docencia/VI_Lectura/maestria/documentos/LECT35.pdf
Escuela de Organización Industrial. (2012). La EDT como herramienta de gestión de alcance de proyectos. Recuperado de http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2012/12/18/la-edt-como- herramienta-de-gestion-del-alcance-de-proyectos/